Gestionnaires civils détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 : n’oubliez pas d’examiner attentivement les demandes dans Phénix avant de les approuver!
Le 27 septembre 2022 - Nouvelles de la Défense
En tant que gestionnaire civil détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34, vous avez de nombreuses responsabilités à exercer dans le module libre-service de Phénix pour gestionnaires qui peuvent avoir une incidence sur la rémunération de votre personnel. Une des tâches importantes consiste à examiner et à approuver les transactions en attente. Vérifiez régulièrement si des demandes sont en attente dans le système et assurez-vous d’y donner suite avant les dates limites du système de paye Phénix afin que votre personnel puisse être payé correctement et à temps.
Avant d’approuver des demandes dans Phénix, vous devez faire ce qui suit :
- Examiner et comprendre la demande : Lorsque vous examinez une demande, que ce soit pour un congé non payé (CNP) de 5 jours ou moins ou pour des heures payables, vous devez vous assurer de comprendre l’objet de la demande. Approuver des demandes sans les comprendre peut entraîner des problèmes de rémunération. En cas de doute, HR Connect RH est là pour vous aider!
- Assurez-vous que les membres de votre personnel comprennent leurs demandes : Il est important que vous discutiez de ces demandes avec les membres de votre personnel pour vérifier qu’ils les ont soumises correctement. Ce faisant, vous les soutenez en les aidant à comprendre leurs demandes de congé et d’heures payables.
Une fois les transactions examinées, vous pouvez approuver, corriger ou refuser les demandes en respectant les dates limites du système de paye Phénix pour chaque cycle de paye. La date limite est normalement le lundi d’une semaine qui n’est pas une semaine de paye. Les retards d’approbation occasionnent des retards de paye et, dans certains cas, des problèmes dans Phénix.
Un nouveau processus automatisé est maintenant en place pour envoyer une notification aux gestionnaires civils détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 toutes les deux semaines, après le jour de la paye, lorsque des transactions datant de plus de quatorze jours sont en attente dans Phénix. Ce processus permet de signaler les transactions en suspens qui nécessitent une intervention immédiate de votre part afin d’assurer la rémunération exacte et en temps opportun du personnel.
Même si les notifications sont envoyées toutes les deux semaines, les gestionnaires sont invités à vérifier régulièrement si des transactions sont en attente dans Phénix pour s’assurer que les employés reçoivent une paye exacte et en temps opportun. Une pratique exemplaire consiste à fixer un moment pour cette tâche, c’est-à-dire à prévoir du temps à votre agenda, chaque semaine, pour traiter les transactions de paye de votre personnel dans Phénix. Par exemple, cela peut être tous les vendredis matin de 8 h à 9 h. Consultez le calendrier des responsabilités relatives à la paye à l’intention des gestionnaires (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale) pour contribuer à l’amélioration des résultats relatifs à la paye du personnel.
Enfin, si les heures ne sont pas saisies dans les six mois, la transaction ne peut pas être traitée par un adjoint en rémunération (Gestion temps) du MDN, et le gestionnaire civil détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 devra soumettre une demande d’intervention de paye (DIP) à l’intention du Centre des services de paye par l’entremise des Services et soutien en ressources humaines (accessible seulement sur le Réseau de la Défense nationale).
Pour accéder aux transactions et les approuver, suivez les instructions contenues dans le document Aide à la formation – Comment approuver les heures payables (PDF, 290 Ko) (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
Pour toutes questions concernant les RH, envoyez une demande en ligne à HR Connect RH (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) ou composez le 1-833-747-6363 (pour l’Équipe de la Défense uniquement).