Notre devoir envers la population canadienne : répondre exhaustivement aux demandes d’accès à l’information
Le 30 octobre 2023 - Nouvelles de la Défense
Le travail qu’accomplit l’Équipe de la Défense intéresse vivement la population canadienne, l’industrie et le milieu universitaire. Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FAC), qui forment l’un des plus grands ministères fédéraux, se trouvent régulièrement en haut de la liste pangouvernementale en ce qui concerne le nombre de demandes d’accès à l’information reçues chaque année.
Pour nos compatriotes, l’accès à l’information constitue un droit fondamental qui soutient directement les objectifs du gouvernement du Canada en matière de transparence et de responsabilisation. Le MDN et les FAC n’en sont pas exemptés, et nous sommes résolus à remplir nos obligations à cet égard.
On prête davantage attention au nombre de réponses « néant », celles-ci indiquant qu’aucun renseignement n’a été trouvé. Dans certains cas, il y a des raisons valables pour donner une réponse « néant », quand une recherche de renseignements dans nos dossiers s’avère infructueuse. Cependant, bien trop souvent, des documents sont trouvés lors d’une recherche secondaire effectuée pour donner suite à une plainte acheminée au commissaire à l’information du Canada.
Nous savons que tous les membres de l’Équipe de la Défense sont occupés et nous faisons tous face à des priorités concurrentes; cependant, la transmission de renseignements inexacts (par exemple, une réponse « néant ») remet en question notre engagement à l’ouverture et à la transparence. Nous rappelons au personnel qu’une recherche exhaustive doit également inclure, dans la mesure du possible, une vérification et un examen des documents de prédécesseurs ou de personnes qui ont occupé votre poste ou géré vos dossiers avant vous.
En tant qu’institution fédérale, nous avons l’obligation d’aider les demandeurs, conformément à la Loi sur l’accès à l’information. Ainsi, chacun d’entre nous ne doit ménager aucun effort raisonnable pour appuyer les personnes qui présentent une demande d’accès à des documents. Le MDN et les FAC s’engagent entièrement à respecter cette disposition en vue du traitement de toutes les demandes présentées au titre de la Loi. De plus, nous reflétons l’esprit de la disposition au moment de traiter les demandes présentées conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le concept de l’obligation d’aider comprend ce qui suit
- formuler des réponses exactes et complètes;
- fournir un accès en temps opportun;
- traiter les demandes sans distinction de l’identité du demandeur ou de la demandeuse;
- offrir une aide raisonnable tout au long du processus de demande;
- renseigner les demandeurs sur les processus d’accès à l’information et de traitement d’une plainte;
- présenter des occasions de clarifier la demande lorsqu’il est nécessaire ou approprié de le faire, d’une manière à réduire au minimum l’incidence sur le délai de réponse;
- déployer un effort diligent et exhaustif pour trouver et récupérer tous les documents demandés en temps opportun;
- mettre en application des exemptions limitées et précises aux documents demandés;
- fournir les documents dans le format demandé, s’il y a lieu.
L’obligation d’aider ne signifie pas que nous divulguerons des renseignements qui peuvent et doivent être protégés conformément à la Loi d’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle exige que les étapes initiales d’une demande – c’est-à-dire la recherche et la collecte d’éléments d’information – soient exécutées de manière complète et opportune. Le Directeur – Accès à l’information et protection des renseignements personnels offre des conseils et une orientation, tout en veillant à ce que chaque membre de l’Équipe de la Défense comprenne les exigences prévues par les lois.
Nous comptons sur votre soutien afin de garantir que les demandes d’accès à l’information et de communication de renseignements personnels soient traitées de sorte à refléter notre engagement au fonctionnement ouvert et transparent du gouvernement.
Bill Matthews
Sous-ministre
Le général Wayne Eyre
Chef d’état-major de la Défense