CANCDTGEN 001/14

Ordre général des cadets du Canada (CANCDTGEN)

Migration de CadetNet vers MS Outlook 2010

1. Depuis les 15 dernières années, les Forces armées canadiennes (FAC) ont fait confiance à CadetNet comme outil de communication et de collaboration pour relier le personnel des corps et escadrons de cadets à celui des URSC, des détachements, des CIEC et de la Direction des cadets et Rangers juniors canadiens (D Cad & RJC). L’arrivée de cet outil polyvalent a permis aux FAC de moderniser la gestion des organisations de cadets du Canada (OCC) avec l’utilisation à grande échelle, notamment, du courriel, des babillards (conférences et forums) et des formulaires électroniques. Avant-gardiste à l’origine mais aujourd’hui désuet, ce progiciel ne répond plus aux besoins ni aux attentes des FAC et des utilisateurs. Dans le but de corriger cette situation, le Groupe de gestion de l’information au Quartier général de la Défense nationale procédera au remplacement de CadetNet au profit de Microsoft Outlook 2010 au cours des prochains mois.


2. Avec cet outil, les utilisateurs auront accès à un progiciel moderne, polyvalent et fiable pour gérer leurs courriels, les événements inscrits au calendrier et les tâches depuis le Réseau étendu des OCC (RÉOCC). L’accès à Outlook sera possible depuis un ordinateur RÉOCC directement ou depuis un ordinateur personnel, public ou du Réseau étendu de la Défense (RED) via l’Accès web au RÉOCC.


3. En raison du très grand nombre d’utilisateurs CadetNet, la migration doit se faire en deux phases comme suit :
   
   
   1. Phase du personnel des CIEC. En juin 2014, le personnel appelé à servir dans un CIEC, y compris les membres des URSC avec un besoin immédiat, seront migrés en premier de façon à ce que les communications internes des CIEC se fassent avec le même progiciel; et
   
   
   2. Phase du personnel des corps et escadrons de cadets. Les autres utilisateurs CadetNet seront migrés au début de la nouvelle année d’instruction.
      Nota. Les centres de soutien informatique régionaux, de concert avec leur URSC, ont l’option de migrer le personnel des corps et escadrons de cadets plus tôt s’ils ont la disponibilité et les ressources pour le faire de façon efficace et efficiente.
   
   
4. Il revient à chaque URSC d’identifier les utilisateurs à migrer à chacune des phases et de communiquer cette information au Centre d’exploitation du réseau des OCC à Winnipeg dès que possible. Des instructions détaillées sur ce sujet seront acheminées sous pli séparé.


5. Peu de temps avant sa migration à Outlook, un utilisateur recevra un courriel à son adresse CadetNet l’informant du changement prochain. Il recevra également un courriel après la migration. Dès lors, il doit utiliser Outlook seulement puisque certains courriels ne seront pas acheminés à CadetNet. Exception faite des courriels reçus depuis le début de mai 2014, rien d’autre provenant de CadetNet (courriels transmis, événements inscrits au calendrier, documents affichés dans une conférence ou un forum) n’aura été migré automatiquement. Il se peut alors qu’un utilisateur souhaite ou ai besoin de les sauvegarder avant la migration. Des instructions à ce sujet sont disponibles sur l’Extranet des OCC.


6. En ce qui a trait à l’adresse individuelle d’un utilisateur (p. ex. JEAN.GAGNE@cadets.gc.ca) et de l’adresse générique d’un corps ou escadron de cadets (197marine@cadets.gc.ca), il n’y aura pas de changement sauf sur un point. Au lieu d’y être associée à un seul utilisateur (le cmdt), tout le personnel d’un corps ou escadron de cadets aura accès au courriel transmis et reçu à l’adresse générique. Pour ce qui est des adresses associées à un poste (p. ex. Cmdt.197marine@cadets.gc.ca), elles seront abandonnées.


7. Les utilisateurs souhaitant se familiariser avec Outlook peuvent consulter des aide-mémoire conviviaux se trouvant sur l’Extranet des OCC.


8. En plus d’accéder à Outlook, les corps et escadrons de cadets, les URSC, les CIEC et la D Cad & RJC se verront chacun octroyer de l’espace mémoire sur les serveurs informatiques du RÉOCC sous forme de répertoires réseaux. Cela donnera aux unités un nouvel emplacement pour y sauvegarder ou publier des documents électroniques qu’on retrouve présentement dans les conférences et forums CadetNet. Les utilisateurs du RÉOCC auront tous accès au répertoire national, à celui de leur URSC et à celui de leur unité. En plus, les utilisateurs appelés à servir dans un CIEC se verront donner l’accès au répertoire de cette unité pendant la durée de leur période de service.


9. En ce qui a trait aux formulaires et demandes électroniques se trouvant présentement dans CadetNet, ils feront l’objet d’une analyse et, s’il y a lieu, seront convertis et placés dans l’Intranet ou l’Extranet des OCC dans un avenir rapproché. Des travaux à cet effet sont déjà en cours et devraient mener à la définition d’une stratégie globale sur la gestion intégrée des processus informatiques, de l’information électronique et des communications internes.


10. Il est important que tous portent très attention aux changements qui verront le jour au cours des prochains mois. Puisque CadetNet est une partie intégrante de plusieurs processus, son retrait pourrait causer des inconvénients si des précautions ne sont pas prises au préalable. Il est essentiel que l’exploitation des OCC ne soit aucunement affectée par ces changements. Nous aurions même avantage à revoir ce que nous faisons et la méthode utilisée. Ces nouveaux outils, utilisés de façon efficiente, peuvent nous être d’une très grande utilité et nous aider à amener les OCC dans le 21e siècle. Je compte sur vous tous dans la voie hiérarchique des OCC pour appuyer cette initiative et lui donner la plus haute importance pour que nous puissions compléter cette transition dans les plus brefs délais et avec le moins d’inconvénients possibles.


11. Pour obtenir plus de renseignements sur la migration de CadetNet à Outlook, consulter le document à cet effet qui se trouve sur l’Extranet des OCC. Pour obtenir des précisions ou de l’aide en cas d’ennuis techniques, l’utilisateur CadetNet peut communiquer avec son centre régional de soutien informatique.