17-34 – Allocation de soutien local – Corps/escadrons de cadets

Ordonnances sur l'Administration et l'Instruction des Cadets (OAIC)

Contexte

1. La Direction des finances (Politiques et procédures) [DFPP] a approuvé l’allocation de soutien local (ASL) en 2006 pour remplacer les subventions pour imprévus et les subventions accordées aux musiques des cadets, établies en vertu des articles 7.20 et 7.21 des OR (Cadets) et de la section 2 de l’OAFC 210-32.

Justification

2. La justification de l’ASL est la suivante :

1. conformément au protocole d’entente (PE) entre le ministère de la Défense nationale (MDN) et la Ligue navale, la Ligue des cadets de l’Armée et la Ligue des cadets de l’Air du Canada, les comités répondants des corps et escadrons de cadets locaux sont responsables du financement de l’instruction facultative et du soutien administratif non offert par les Forces armées canadiennes (FAC); et
2. les FAC conviennent d’accorder du soutien financier pour compenser les dépenses admissibles des comités répondants des corps/esc locaux pour le soutien qu’ils offrent aux corps/esc de cadets sur présentation de reçus, tel que déterminé par le Directeur – Cadets et Rangers juniors canadiens (D Cad & RJC).

Dépenses admissibles pour l’ASL

3. Pour chaque exercice financier (EF), un corps/esc de cadets pourra obtenir du soutien financier afin de compenser les dépenses admissibles suivantes engagées par le comité répondant du corps ou de l’escadron :

1. Catégorie 1 – Activités d’instruction facultative : les dépenses admissibles pour des activités d’instruction facultative approuvées pour les cadets, incluant notamment :
   (1)  les instruments et les accessoires de musique ainsi que leur entretien,
   (2)  le matériel et l’équipement didactique,
   (3)  l’entretien du matériel et de l’équipement didactique,
   (4)  le transport,
   (5)  les vivres,
   (6)  l’hébergement temporaire,
   (7)  les installations temporaires,
   (8)  les frais d’inscription, et
   (9)  toute dépense admissible dans le cadre d’une activité d’instruction facultative approuvée pour les cadets;
2. Catégorie 2 – Activités physiques facultatives : les dépenses admissibles engagées pour favoriser et permettre davantage d’activités physiques optionnelles pour les cadets, incluant notamment :
   (1) l’achat, la location et l’entretien de matériel didactique ou d’équipement de conditionnement physique ou de sport,
   (2) la location d’installations pour le conditionnement physique et les activités sportives,
   (3) les frais d’inscription et les droits d’entrée imposés pour des activités physiques facultatives (p. ex., une journée de ski, la Course de l’Armée),
   (4) les services de formation liés au conditionnement physique (p. ex., une formation, un cours, une qualification ou une attestation liée à l’entraînement), et
   (5) toute dépense raisonnable appuyant les activités physiques facultatives; et
3. Catégorie 3 – Soutien administratif : les dépenses admissibles engagées pour le soutien de l’administration du corps/esc de cadets et qui ne sont pas assumées par les FAC. Ces dépenses se limitent aux suivantes :
   (1)  les installations des corps/esc de cadets,
   (2)  l’électricité,
   (3)  le téléphone,
   (4)  les stylos, le papier et autres fournitures, et
   (5)  toute dépense raisonnable engagée pour le soutien de l’administration du corps/esc de cadets qui n’est pas assumée par les FAC.

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Dépenses non admissibles

4. Les dépenses suivantes des corps/esc de cadets ne sont pas admissibles pour ce qui est de l’ASL :

1. les contributions aux ligues provinciales ou nationales, ou tous autres frais fondés sur le nombre de cadets dans un corps/esc de cadets; et
2. les dépenses engagées pour des cadeaux et des témoignages de reconnaissance.

Soutien financier

5. Le montant maximal du soutien financier sera calculé d’après le nombre officiel de cadets au sein du corps/esc de cadets publié dans le plus récent Rapport statistique sur les programmes pour les jeunes, comme suit :

1. une somme totale de 600 $ plus 15 $ par cadet pour les dépenses admissibles des catégories 1 et 3; et
2. une somme supplémentaire de 30 $ par cadet octroyée exclusivement pour les dépenses admissibles de la catégorie 2.

REMARQUE : dans le cas de la formation d’un nouveau corps/esc de cadets non incluse dans le Rapport statistique, l’Unité régionale de soutien aux cadets (URSC) déterminera la somme appropriée et demandera une ASL supplémentaire au D Cad & RJC.

6. L’allocation décrite au paragraphe 5.b vise à favoriser et à permettre davantage d’activités physiques pour les cadets. Ce soutien financier supplémentaire a pour but de cibler l’objectif du programme des cadets consistant à favoriser la bonne condition physique; il aidera aussi à atténuer certains des principaux obstacles à l’instruction que les corps/esc ont cernés, dont le manque d’équipement et de matériel didactique, le manque d’accès à des installations ainsi que le manque de personnel et d’instructeurs. Ce soutien financier supplémentaire ne doit être utilisé que pour des dépenses décrites au paragraphe 3.b.

Financement aux fins de l’ASL

7. Le transfert des fonds aux URSC se fera suivant le processus du plan d’activités au début de chaque EF. L’URSC a la responsabilité de s’assurer que l’allocation est dépensée en entier avant la fin de chaque EF. L’ASL peut être utilisée pour financer l’année d’instruction qui se termine en juin ou celle qui commence en septembre de l’EF, ou les deux.

8. L’URSC mettra en place un mécanisme d’allocation des fonds et de compte rendu des dépenses admissibles à l’ASL pour chacun des corps/esc de cadets, normalement au moyen d’ordres internes et du grand livre (GL) 12113, lequel a été créé exclusivement pour l’ASL.

Traitement de l’ASL

9. Les URSC sont chargées de déterminer la méthode la plus appropriée pour traiter les ASL en fonction des circonstances applicables à chacun des corps/esc de cadets.

10. La distribution d’articles ou de biens correspondant à la définition des dépenses admissibles mentionnées au paragraphe 3, de valeur comparable à ce qui serait par ailleurs remboursé au corps/esc de cadets, est permise dans des circonstances extraordinaires, lesquelles sont déterminées par l’URSC.

11. Les demandes relatives à l’ASL doivent être présentées par l’intermédiaire du commandant du corps/esc de cadets et inclure la confirmation que le comité répondant du corps/esc est d’accord avec la demande.

12. Les ASL reçues par suite d’une demande ne sont payables qu’au corps/esc de cadets lui-même et elles ne doivent jamais être accordées au comité répondant du corps/esc ou au commandant. L’URSC doit créer des codes fournisseurs uniques au nom des corps/esc de cadets (ex. CCRAC 2920 Gatineau / CCMRC Falkland / ECARC 762) et le versement sera fait au corps/esc de cadets lui-même.

Autres précisions concernant la politique

13. Par souci de clarté, il faut préciser que les dépenses admissibles à l’ASL engagées par le répondant doivent concerner des articles dont les FAC ne sont pas responsables. Par conséquent, les répondants ne doivent pas faire d’achats pour le compte des FAC. L’ASL est simplement le moyen qu’utilisent les FAC pour offrir du soutien financier et compenser certains des coûts engagés par les comités répondants des corps/esc pour les soutenir. Le traitement des demandes d’ASL conformément à la présente politique est une transaction précise qui doit respecter la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), et tout particulièrement les dispositions concernant la planification et l’engagement des dépenses qui figurent à l’article 32 et concernant la validation des comptes d’ASL à l’article 34 de la LGFP.

14. La présente OAIC ne doit pas servir à circonvenir les procédures d’approvisionnement normales des FAC; par exemple, l’URSC ne peut utiliser le comité répondant local comme agent pour acheter des biens ou des services qui sont clairement la responsabilité des FAC.

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BPR : D Cad & RJC adjoint

Date : sept 13

Modification :  mod 7/13