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Gouvernement du Canada / Government of Canada

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3020-1 Procédures de transport

Ordonnances et instructions du Groupe des cadets et des Rangers juniors canadiens (Or Gp CRJC)

1. Identification

Date de publication : 2020-11-22

Date de vérification : S.O.

Application : La présente ordonnance s’applique aux membres des Forces armées canadiennes (FAC) et la présente directive s’applique aux instructeurs civils et aux employés du ministère de la Défense nationale (MDN) au sein des Cadets et des Rangers juniors canadiens (CRJC).

Document annulé : Politique et procédures de transport

Autorité approbatrice : La présente ordonnance est diffusée avec l’autorisation du commandant CRJC.

Bureau de première responsabilité (BPR) : SCEM Sout CRJC. 

Demandes de renseignements : J4 QG CRJC 

2. Abréviations

Abréviation Mot ou expression en toutes lettres
Administrateur de CR Administrateur de centre de responsabilité
BPR Bureau de première responsabilité
CEC Centre d’entraînement des cadets
Cmdt Commandant
CRJC Cadets et Rangers juniors canadiens
DP Dossier du passager
Gestionnaire de CR Gestionnaire de centre de responsabilité
HRG Hogg Robinson Group 
MDN Ministère de la Défense nationale
NAV Numéro d’autorisation de voyage
NIV Numéro d’identification du voyageur
P rés Première réserve
QG Quartier général
RAU Retour à l’unité
SCTM Service central de transport du matériel
SVP Services de voyage partagés
Trsp Transport

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3. Définitions 

Délégation de pouvoirs. La délégation de pouvoirs en matière d’administration financière pour le MDN et les Forces armées canadiennes établit les divers pouvoirs en identifiant, par position, ceux qui ont délégué ces pouvoirs. Il est important que tout le personnel intervenant dans l’engagement des dépenses, le contrôle de l’engagement et la passation de marchés se familiarise avec la matrice de délégation et s’assure de comprendre la différence entre le pouvoir d’engager des dépenses et le pouvoir de passer un marché. Le formulaire de délégation de pouvoir est le mécanisme officiel utilisé pour autoriser un employé à exercer le pouvoir de signer, de dépenser et de payer qui lui a été délégué. Le formulaire indique les autorités financières et toute restriction qui peut s’appliquer. La personne qui exercera le pouvoir délégué et le supérieur de cette personne doivent signer le formulaire. Le service de comptabilité ministériel régional doit, tous les ans, passer en revue les formulaires de délégation de pouvoirs remplis afin de vérifier leur validité et de s’assurer que ces délégations de pouvoirs sont toujours requises. 

Administrateur de CR. L’administrateur de centre de responsabilité (CR) est la personne qui occupe un poste auquel un gestionnaire de CR a conféré, par écrit, le pouvoir d’exercer certaines ou toutes les fonctions administratives en son nom, conformément aux limites et restrictions établies dans les formulaires de délégation de pouvoirs. 

Gestionnaire de CR. Le gestionnaire de CR est le titulaire d’un poste auquel a été attribué un budget et qui détient le pouvoir de dépenser en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques pour ce budget. 

Organisateur de voyage. Un organisateur de voyage est une personne qui est responsable de créer un itinéraire efficace et précis pour des personnes dans son domaine de responsabilité. Il doit savoir où chercher de l’information, comment choisir les solutions de voyage les plus appropriées et comprendre toutes les possibilités et connaître les besoins et les préférences des voyageurs. Les organisateurs de voyage prennent toutes les dispositions nécessaires pour les personnes ou les groupes, y compris les vols, le transport terrestre, l’hébergement, les repas, et s’occupent de toute autre tâche liée au voyage.  

  1. Organisateur de voyage pour les cadets – personnel responsable des mouvements  J4; 
  2. Organisateur de voyage pour le personnel adulte – Commis/personnel aux voyages et aux réclamations J8. 

4. Transport aérien 

NAV 

4.1 Les régions utiliseront leur propre NAV et feront un rapprochement avec l’UU19 normal. Ce rapprochement doit faire en sorte que les voyages effectués uniquement par des cadets seront imputés au code de grand livre (GL) 2136 et que les déplacements du personnel de soutien seront imputés au code pertinent du GL et assortis des OI applicables. Aux fins du recouvrement des coûts, tous les frais de HRG sont codés séparément dans les comptes pertinents du GL et portent la mention « frais administratifs de HRG » dans le champ Affectation. 

Réservations de vol 

4.2 Toutes les demandes seront présentées par l’entremise de l’organisateur de voyage responsable. Les intéressés ne sont pas autorisés à modifier les réservations aériennes. 

Réservations d’urgence et SVP  

4.3 Organisateurs de voyages – HRG 1-866-857-3578.  

Billets commerciaux et électroniques 

4.4 Les billets commerciaux et électroniques seront transmis électroniquement à l’organisateur de voyage concerné. 

Modification d’un arrangement de voyage 

4.5 La décision que doivent prendre par défaut tous les organisateurs de voyages est la suivante, à savoir qu’AUCUNE MODIFICATION n’est autorisée lorsque celle-ci engendre des coûts supplémentaires. Les seules exceptions sont les modifications effectuées pour des raisons exceptionnelles (familiales), pour un RAU, ou le déménagement de la résidence permanente des parents/tuteurs, conformément aux paragraphes qui suivent. 

4.6 Les intéressés ne sont pas autorisés à modifier eux-mêmes des réservations confirmées. Les intéressés qui désirent faire apporter une modification doivent communiquer avec leur organisateur de voyage, qui prie le fournisseur, Hogg Robinson Group (HRG), de lui indiquer si la modification engendre des coûts supplémentaires. S’il n’y a pas de coûts supplémentaires, l’organisateur de voyage peut approuver la modification. Pour les modifications où des coûts supplémentaires seraient engagés, la demande de modification doit être présentée à l’organisateur de voyage. Celui-ci sollicitera l’approbation du gestionnaire de CR ou de l’administrateur de CR, au besoin. Les modifications autorisées aux réservations confirmées peuvent être approuvées à condition que :

  1. La demande soit soumise par écrit; 
  2. La modification soit demandée pour une raison valable (c’est-à-dire pour un motif familial pressant, pour un RU, ou le déménagement de la résidence permanente des parents/tuteurs) et si l’itinéraire ou les horaires originaux ne sont pas alignés avec les nouvelles exigences en matière de date de voyage. La ligne directrice générale appliquée s’énonce ainsi  : si le vol original est prévu dans les 72 heures précédant ou suivant le nouveau vol proposé, la modification n’est pas approuvée. Seul le gestionnaire de CR a le pouvoir de passer outre cette restriction et cela, seulement en présence de circonstances atténuantes substantielles, qu’il doit vérifier. 

4.7 Si un intéressé ne reçoit pas d’autorisation écrite pour une demande de modification de son voyage initial et que le membre décide toujours d’apporter une modification, celle-ci sera considérée comme étant une modification non autorisée. Tous les coûts non approuvés seront à la charge de cette personne. Le transporteur ou l’agent (de voyage) ne peut en aucun cas facturer cette différence au compte gouvernemental. Quiconque permet pareille facturation s’expose à des mesures disciplinaires et/ou de recouvrement. 

4.8 Seuls les organisateurs de voyage sont autorisés à faire ce qui suit :

  1. Modifications d’itinéraire : 
    en raison d’exigences relatives à l’affectation de parents militaires ou du déménagement de parents pour des raisons professionnelles; 
    lorsqu’elles peuvent être apportées sans coûts supplémentaires à bord d’un avion nolisé; 
  2. Annulations; 
  3. Changements de nom; et 
  4. Nouvelles réservations. 

Personnel du CEC  

4.9 Les commandants des CEC doivent respecter ces règles. Aucune nouvelle réservation ou modification apportée à une réservation demandée directement par le personnel d’un CEC ne sera acceptée. 

4.10 Quand l’emploi d’une personne est prolongé pour des motifs comme le démantèlement du CEC, le commandant (cmdt) du CEC (ou son délégué) doit communiquer la demande de modification de la réservation au gestionnaire de CR au moins dix jours avant la date du départ. Les gestionnaires de CR s’assureront que l’organisateur de voyage est avisé dans les limites du calendrier prévu.  

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5. Réservations de groupe  

5.1 Il faut tirer tout le parti possible des réservations de groupe, même si elles donnent lieu à des périodes d’attente plus longues. Le transporteur aérien doit être informé des noms des membres du groupe ayant réservé, conformément au contrat. Il faut s’efforcer de réunir les passagers à un seul point de rendez-vous (RV) au moment du départ de manière à tirer pleinement parti des réservations de groupe. Au moment de réserver, il faut choisir le vol le moins cher. 

6. Voyage internationaux 

6.1 Le J4 Trsp du QG CRJC effectuera les réservations pour la partie outre-mer  des voyages internationaux. Les organisateurs de voyage de l’URSC confirmeront le NIV des cadets/du personnel de supervision et s’assureront que les renseignements figurant sur les passeports sont à jour dans Fortress (cadets uniquement) et dans le système d’HRG (cadets et personnel de supervision), respectivement. Les URSC sont responsables des réservations pour la partie intérieure du voyage une fois qu’elles ont reçu l’itinéraire international du J4 Trsp du QG du CRJC. Les NIV et les renseignements figurant sur les passeports doivent parvenir au J4 Trsp du QG CRJC à temps pour que les coûts du voyage puissent demeurer aussi bas que possible.  

7. Itinéraires de voyage individuels – Cadets 

7.1 Les itinéraires de voyage individuel sont le lien d’information critique entre les unités régionales de soutien aux cadets (URSC) et les corps/escadrons. Tous les itinéraires doivent être accessibles en temps opportun dans le système Fortress. On doit y trouver les renseignements suivants : 

  1. Centre de destination pour l’instruction/l’activité; 
  2. Nom et numéro du cours/de l’activité; 
  3. Nom et prénom du cadet; 
  4. Numéros de localisateur du transporteur aérien; 
  5. Détails sur le vol (c.-à-d. AC 123); 
  6. Heures de départ et d’arrivée; et 
  7. Coordonnées de l’URSC. 

8. Indemnités de repas 

8.1 Le remboursement des repas des cadets se fait dans la région où ils sont consommés. Un cadet n’a pas droit au remboursement d’un repas pris à l’extérieur de la région s’il n’a pas d’abord confirmé que la région en question ne le lui fournissait pas. 

9. Déménagement

9.1 Lorsqu’un parent/tuteur change de résidence permanente pendant l’instruction estivale du cadet ou toute autre activité autorisée, l’URSC J4 Trsp doit confirmer la nouvelle adresse permanente et s’assurer que le cadet se rendra à ce nouvel endroit à la fin de l’instruction. On recommande que l’URSC J4 Trsp engage le bureau régional, sinon on risque de perdre le commandant du corps ou de l’escadron en ce qui concerne le statut du cadet. 

9.2 Les CRJC n’apportent pas de modifications à leurs itinéraires pour des vacances en famille. Le parent/tuteur doit être relocalisé de façon permanente et disposer d’une nouvelle adresse permanente. Un message d’affectation ou une lettre d’embauche peut être demandé à l’appui de la modification de l’itinéraire de voyage. 

10. Bagages 

Frais pour bagages 

10.1 Les Trsp du J4 URSC sont responsables du paiement des frais de bagages applicables pour tous les cadets de leur zone géographique de responsabilité. Ceci inclut les frais de départ et de retour des bagages : 

  1. À bord des vols internationaux. Il incombe à l’officier responsable de l’échange ou au superviseur d’assumer ces frais lorsque les cadets reviennent au Canada; 
  2. Lorsque les cadets voyagent sans supervision, tous les efforts doivent être consentis pour que l’état-major du corps ou de l’escadron de classe « A » aide au paiement des frais pour bagages et au processus d’enregistrement. Si un cadet doit payer ses frais pour bagages, il doit conserver le reçu officiel de bagages et réclamer le coût à son retour de l’activité approuvée. 

Excédent de bagages 

10.2 Les intéressés sont informés que chaque transporteur commercial a ses propres exigences en matière de bagages, qui sont normalement d’un poids maximal de 23 kilogrammes (50 livres). Quiconque décide d’apporter un excédent de bagages à bord d’un vol commercial doit régler les frais additionnels exigibles et ne peut en réclamer le remboursement. En outre, il peut arriver que le transporteur refuse de prendre à bord un excédent de bagages. Les instructions de ralliement dans chaque région doivent être en harmonie avec cette directive et, lorsque les excédents de bagages sont approuvés, ils doivent être autorisés à l’avance par le BPR de l’activité.

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11. Supervision 

11.1 Pendant le transport, y compris à bord des véhicules et dans les centres de transport, les cadets seront supervisés conformément à l’Ordonnance du Gp CRJC 5001-0 intitulée Supervision des cadets. 

Officiers superviseurs et accompagnateurs  

11.2 L'URSC J4 Trsp veillera à ce que tout le personnel de surveillance soit informé des tâches et des responsabilités liées à la surveillance des cadets. Tout le personnel de supervision doit recevoir une copie des numéros de téléphone de tous les bureaux de mouvement de l'URSC.  

Appareils de communications électroniques 

11.3 Afin d’assurer le transport et le transfert en toute sécurité des cadets, les Trsps J4 de l’URSC sont tenus de communiquer régulièrement entre eux. Les Trsps J4 de l’URSC doivent porter en tout temps un appareil de communication électronique. Les changements à court préavis (c.-à-d. le jour même) doivent être communiqués par téléphone et non par courriel. 

12. Affréteurs du MDN 

Contact d’urgence vol nolisé 

12.1 En cas d’incident aérien, l’entrepreneur doit immédiatement communiquer avec le Centre de commandement intégré des Forces canadiennes au 613­998-4136. La deuxième ressource est le représentant du service des transports des QG CRJC au 6139966112. 

Gestion des passagers pour les vols nolisés 

12.2 Le départ et l’arrivée des passagers sur un vol nolisé commercial se feront à l’aérogare civile principale. Cette règle n’a pour exceptions que les terminaux militaires nommés dans le contrat. 

Listes des passagers 

12.3 Les listes des passagers pour le transport aérien du MDN et nolisé commercial doivent être envoyés au J4 Trsp du J4 QG CRJC 96 heures avant le départ. Après vérification, le J4 Trsp du QG CRJC transmettra la liste au 2e Escadron des mouvements aériens et à l’entrepreneur, au besoin. La liste sera générée par l’application Forteresse, avec les renseignements sur les passagers.  

Retards ou annulations de vol 

12.4 Lorsqu’un vol commercial ou nolisé prévu est retardé d’une demi-heure ou plus, ou si l’on annonce qu’il arrivera plus tôt que prévu, les Trsps du J4 URSC qui s’occuperont de ce vol veilleront à ce que tous les Trsps du J4 URSC concernés par le retard ou la modification de l’horaire soient tenus informés de la situation. 

Repas en vol  

12.5 Les repas supplémentaires ou les demandes de repas spéciaux seront effectués par l’entremise  du Trsp J4 QG CRJC, dès que possible. 

Financement des vols nolisés commerciaux 

12.6 Les régions doivent financer tous les vols nolisés et commerciaux à l’appui des mouvements de cadets. Le Trsp J4 QG CRJC financera toutes les autres exigences relatives aux vols nolisés à l’appui de l’instruction estivale, sauf en ce qui concerne la rémunération des officiers superviseurs. 

13. Contraintes 

Vols de nuit à service simplifié 

13.1 Les cadets ne doivent pas voyager à bord de vols de nuit à service simplifié (vols qui partent après 23 h). En ce qui concerne les voyages, le bien-être et la sécurité du cadet doivent être les premiers critères à prendre en considération. Par conséquent, les URSC doivent équilibrer les temps de déplacement avec les périodes de sommeil et de repos. Il peut y avoir des circonstances atténuantes qui nécessitent le recours à des vols de nuit à service simplifié. L’approbation sera donnée au cas par cas, auprès du Trsp du J4 QG CRJC. La pratique courante consistera à prépositionner les cadets dans un plus grand centre pivot et à fournir l’hébergement, les repas, la supervision et le transport terrestre pendant la nuit, au besoin.

Transport d’armes à feu à bord d’un avion 

13.2 Les culasses doivent être transportées dans les bagages enregistrés et non dans le bagage à main. Quiconque voyage avec une arme autorisée doit avoir été informé, avant son arrivée à l’aéroport, des règles et règlements sur le transport d’armes à feu. Il est important de vérifier auprès du transporteur aérien les formulaires qui doivent être remplis au moment de l’enregistrement. 

Utilisation des autobus 

13.3 Tous les trajets qui peuvent être effectués en bus et qui durent moins de 12 heures, repas et arrêts compris, doivent être effectués en bus. De plus, il peut y avoir des circonstances atténuantes où un trajet en bus, incluant les repas et les arrêts, de plus de 12 heures peut être nécessaire, et sera évalué et approuvé au cas par cas par le  J4 Trsp CRJC QG. 

13.4 Bien que l'utilisation du transport terrestre doive être maximisée, il peut y avoir des circonstances atténuantes qui nécessitent l'utilisation de vols lorsque le voyage terrestre est dans les 12 heures prescrites ci-dessus. L'approbation sera examinée au cas par cas par le J4 Trsp CRJC QG. 

13.5 Dans toutes les situations, la pratique courante consistera à prépositionner les cadets dans un centre plus important et à leur fournir l'hébergement pour la nuit, les repas, la supervision et un autre moyen de transport terrestre, au besoin, afin de réduire les temps de déplacement sur une seule journée.  

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14. Lignes directrices sur les voyages vers un CEC à l’extérieur de la région 

14.1 Les directives de voyage du CEC seront promulguées annuellement par le Trsp du J4 QG CRJC.  

15. Publication 

Fréquence de la publication 

15.1 Examen et mises à jour sur une base annuelle ou plus fréquemment, s’il y a lieu.  

Erreurs/omissions ou suggestions 

15.2 On incite les utilisateurs des ordonnances du Gp CRJC à relever toute erreur, omission ou ordonnance proposée à l’intention du responsable de la politique du J1 QG CRJC.  

16. Références 

Source des références 

Références supplémentaires 

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