Politique de congé pour service militaire
Les politiques de congé pour service militaire contiennent des dispositions mises en place par des organisations civiles pour encadrer les congés accordés aux employés ou aux étudiants réservistes en raison de leurs engagements militaires. Les politiques de congé militaire permettent d’instaurer les dispositions applicables des codes du travail et sont intégrées aux directives de gestion des ressources humaines, aux conventions collectives et à d’autres documents d’entreprise.
En général, les politiques de congé militaire reflètent l’engagement de l’organisation à accompagner les réservistes dans leurs fonctions militaires et décrivent les obligations de l’organisation et du réserviste.
Les politiques des établissements d’enseignement peuvent inclure des dispositions sur les congés et d’autres considérations spéciales qui accommodent les étudiants‑réservistes en raison de leurs fonctions militaires.
Les politiques de congé militaire sont une manifestation concrète de l’engagement des organisations civiles envers la défense, la sécurité et la prospérité du Canada.
Pourquoi le congé pour service militaire est‑il nécessaire?
Les réservistes sont généralement des matelots, des soldats et des membres du personnel aérien qui ont des engagements à temps plein dans le civil – qu’il s’agisse d’études ou d’un emploi. Ils suivent une instruction avec les Forces armées canadiennes en moyenne un soir par semaine et une fin de semaine par mois, et participent à des opérations militaires au pays et à l’étranger. En général, l’instruction militaire ne nuit pas à leurs engagements civils.
Cependant, à l’occasion, les réservistes ont besoin d’un congé de travail ou d’études pour prendre part à des activités militaires, comme :
- un cours
- des exercices
- des opérations, au Canada ou à l’étranger.
Les politiques de congé militaire décrivent les circonstances et les procédures qui permettent à un employé ou un étudiant réserviste de prendre un congé pour service militaire ou de bénéficier d’accommodements à cet égard. Par conséquent, elles évitent aux employés réservistes de ne compter que sur leurs vacances pour respecter leurs engagements militaires.
Éléments d’une politique de congé pour service militaire
Les politiques de congé pour service militaire doivent toujours tenir compte des lois sur le travail et des conventions collectives applicables.
Même s’il n’existe pas de modèle unique qui répondra aux besoins de toutes les entreprises et organisations, et de tous les établissements d’enseignement, les politiques de congé pour service militaire couvrent généralement les aspects suivants :
- période d’emploi minimale avant d’être admissible à un congé pour service militaire
- motif du congé (p. ex., cours, exercice, opération)
- période d’avis requis pour l’octroi du congé
- documentation requise pour accorder le congé
- durée du congé
- fréquence des congés ou restrictions quant au nombre de demandes de congé
- responsables de l’approbation
- avis de retour
- avantages sociaux pendant le congé
- congé payé ou non
- possibilité d’une rémunération compensatoire pour combler la différence entre la solde et le salaire de l’emploi civil pendant le congé.
Les particularités de votre organisation devront dicter le contenu de votre politique de congé pour service militaire.
Votre politique de congé pour service militaire doit bénéficier à votre entreprise, mais également à votre employé ou étudiant réserviste. Par exemple, vous devriez considérer les activités d’instruction militaire de votre employé réserviste comme faisant partie du programme de perfectionnement professionnel de votre entreprise, même si cette instruction ne vous coûte rien. Cela s’avère plus particulièrement dans le cas des formations en gestion et leadership, ainsi que de toute instruction pertinente de nature technique.
Pourquoi mon entreprise devrait‑elle mettre en place une politique de congé pour service militaire?
Lorsque votre entreprise adopte une politique officielle de congé pour service militaire, cela montre que vous :
- appuyez les employés réservistes, conformément aux codes du travail applicables
- reconnaissez les avantages que les réservistes apportent en milieu de travail civil
- valorisez l’apprentissage et le perfectionnement continus
- établissez des procédures pour gérer les demandes de congé pour service militaire
- soutenez la défense, la sécurité et la prospérité du Canada
Les Forces armées canadiennes investissent des milliers de dollars dans l’Instruction et le perfectionnement des réservistes afin qu’ils puissent acquérir les compétences essentielles et spécialisées nécessaires pour réussir dans un contexte militaire (p. ex., connaissances propres au métier, leadership, gestion financière, gestion du personnel, gestion de la chaîne d’approvisionnement). Les réservistes font également l’objet d’une vérification de leurs antécédents criminels et suivent régulièrement des cours sur des sujets tels que la sécurité en milieu de travail, les premiers soins et l’éthique. Ils sont loyaux, dévoués et motivés.
Ces compétences et attributs sont transférables dans la vie civile, et votre entreprise ne peut que bénéficier de l’embauche de personnes qui possèdent un solide profil en matière de leadership, de travail d’équipe et de résolution de problèmes. Grâce à votre politique de congé pour service militaire, vous reconnaissez que l’expérience militaire et l’instruction des réservistes profitent à vos opérations et complètent les programmes de perfectionnement professionnel dans le civil.
Why Should an Educational Institution Have a Military Leave Policy?
Lorsque votre établissement d’enseignement adopte une politique officielle de congé pour service militaire, ou une politique qui propose des accommodements aux étudiants en raison de leurs fonctions militaires, cela montre que votre établissement :
- aide les étudiants réservistes à respecter leurs engagements au sein des Forces armées canadiennes
- appuie les employés réservistes, conformément aux codes du travail applicables
- reconnaît les avantages que les réservistes apportent en salle de classe et dans un contexte de travail civil
- valorise l’apprentissage et le perfectionnement continus
- établit des procédures pour encadrer les demandes de congé pour service militaire ou d’autres considérations particulières
- soutient la défense, la sécurité et la prospérité du Canada
Les établissements d’enseignement ont un double rôle à jouer pour soutenir les réservistes : certains membres du corps professoral ou de votre personnel peuvent faire partie des unités de réserve de votre ville, mais cela peut également être le cas de certains de vos étudiants.
Les membres du corps professoral et du personnel sont susceptibles d’être plus avancés dans leur carrière militaire que les étudiants. Il est possible qu’ils demandent un congé d’une durée limitée pour suivre un cours d’instruction militaire (p. ex., une à six semaines) ou d’une plus longue durée pour participer à un déploiement opérationnel (p. ex., de deux semaines jusqu’à douze mois et plus). Ces types de congés devraient être couverts par la politique de congé pour service militaire de votre stratégie de gestion des ressources humaines.
Les étudiants ont des besoins différents parce qu’ils n’en sont qu’au début de leur carrière militaire. Les étudiants réservistes rejoignent normalement l’unité de réserve un soir par semaine et participent une ou deux fois par mois à un exercice qui se déroule le temps d’une fin de semaine. Les cours d’instruction prolongée sont généralement prévus pendant les mois d’été afin de ne pas entrer en conflit avec le calendrier scolaire. Cependant, il peut arriver que ce soit le cas. Dans cette situation, les étudiants peuvent demander un report d’échéancier pour leurs travaux ou une modification de leurs dates d’examen afin de pouvoir participer à des activités d’instruction militaire.
En outre, les étudiants réservistes peuvent également se porter volontaires pour des déploiements opérationnels au Canada ou à l’étranger. Ils devront alors s’absenter pendant une partie d’une session, ou même pendant plusieurs sessions. Dans de telles circonstances, il se pourrait qu’ils aient besoin d’accommodements spéciaux en ce qui a trait à leur capacité de suivre les cours, d’obtenir certains prérequis ou de suivre leurs cours dans une séquence donnée. La législation fédérale relative à la Loi fédérale sur les prêts aux étudiants prévoit des crédits d’impôt sur les prêts et bourses pendant la durée du déploiement, mais cela ne constitue qu’une partie du soutien requis.
Bien sûr, aucun accommodement accordé à un étudiant réserviste pour accomplir son service militaire ne doit compromettre les normes d’intégrité dans les études de l’établissement d’enseignement.
Obligations des employés et des étudiants réservistes
La chaîne de commandement encouragera les réservistes à :
- s’identifier auprès de leurs employeurs en tant que membres de la Force de réserve du Canada (même s’ils ne sont pas obligés de le faire)
- prendre l’initiative de collaborer avec leurs employeurs et enseignants pour équilibrer leurs engagements civils et militaires
- fournir le plus long préavis possible lorsqu’il apparaît évident que leurs engagements militaires risquent d’interférer avec leur travail ou leurs études.
Cette approche qui repose sur l’ouverture permet de bâtir un climat de confiance et de compréhension qui bénéficiera à toutes les parties.
Au Canada, le service militaire est volontaire. Les membres de la Force de réserve peuvent participer volontairement à des missions au Canada ou à l’étranger. On peut demander aux réservistes de faire du service non volontaire lors d’une situation de crise nationale, telle que définie dans la Loi sur la défense nationale et dans la législation d’exception du gouvernement du Canada. Selon la Loi sur la défense nationale, un état d’urgence se définit comme suit : insurrection, émeute, invasion, conflit armé et guerre, réels ou appréhendés.
En tant qu’employeur ou enseignant, vous pouvez demander à votre employé ou étudiant réserviste :
- de soumettre une demande de congé pour service militaire par écrit
- de fournir des documents qui étayent sa demande de congé (p. ex., lettre du commandant)
- fournir les dates approximatives de début et de fin du congé pour service militaire (ces dates sont susceptibles de changer, surtout dans le cadre d’opérations militaires où les besoins évoluent).
Les obligations des parties devraient être décrites dans votre politique de congé pour service militaire.
Modèle de politique de congé pour service militaire pour les employeurs de réservistes
Généralités
1. En vertu de sa politique, il incombe à l’entreprise XYZ de se conformer pleinement aux lois fédérales ou provinciales qui régissent les congés pour service militaire des employés de l’entreprise XYZ qui sont également des membres de la Force de réserve du Canada.
1.1. En cas de conflit entre une loi applicable et la politique de ressources humaines établie par l’entreprise XYZ, la loi applicable a préséance.
Applicabilité
2. La présente politique s’applique à tous les employés de l’entreprise XYZ, y compris le personnel à temps plein, à temps partiel et les travailleurs sous‑traitants, qui sont :
(a) des membres de la Force de réserve du Canada;
(b) des employés de l’entreprise XYZ depuis au moins trois mois.
Congés pour service militaire
3. Conformément aux lois fédérales ou provinciales, tout employé réserviste de l’entreprise XYZ qui effectue le service militaire obtient un congé autorisé pour service militaire correspondant à la durée du service militaire.
3.1. En vertu de la politique d’assiduité de l’entreprise XYZ, les périodes de congé autorisé pour service militaire ne doivent pas être considérées comme des absences.
Demande de congé pour service militaire
4. Il incombe à chaque employé réserviste de l’entreprise XYZ d’aviser son superviseur immédiat, son gestionnaire ou le service des ressources humaines sur place de ses obligations à venir relativement au service militaire.
4.1. Cette notification peut être présentée par écrit ou de vive voix; cependant, pour éviter toute confusion et tout conflit éventuel, il est préférable de la présenter par écrit.
4.2. Cette notification doit être présentée le plus tôt possible avant l’obligation liée au service militaire à venir.
4.3. La notification doit inclure la date de début et de fin prévue du congé.
4.4. La notification doit être accompagnée des documents d’appui pertinents des Forces armées canadiennes (p. ex., lettre du commandant).
Utilisation des jours de vacances
5. Aucun employé réserviste de l’entreprise XYZ ne peut être forcé à utiliser des jours de vacances pendant les périodes de service militaire. Toutefois, les employés réservistes peuvent choisir d’utiliser des jours de vacances pendant les périodes de service militaire.
Avis de retour
6. Si la date de retour au travail d’un employé réserviste de l’entreprise XYZ change pendant sa période de service militaire, l’employé réserviste doit remettre un avis indiquant sa date de retour au travail à son superviseur immédiat, son gestionnaire ou le service de ressources humaines sur place, dès que possible et au plus tard le nombre de jours avant le dernier jour du service militaire précisé dans la législation fédérale ou provinciale. Cette notification peut être présentée par écrit ou de vive voix; cependant, pour éviter toute confusion et tout conflit éventuel, il est préférable de la présenter par écrit.
6.1. Le superviseur immédiat, le gestionnaire ou le service de ressources humaines sur place s’assurera que l’employé est réintégré à l’horaire de travail conformément aux politiques de rémunération de l’entreprise XYZ, aux conventions collectives et aux lois fédérales ou provinciales.
Poste au moment de la réintégration
7. L’entreprise XYZ réintégrera l’employé réserviste dans le poste qu’il occupait avant la période de service militaire, ou dans un poste comparable si le poste d’origine n’existe plus.
Avantages sociaux
8. Un employé réserviste en congé autorisé pour service militaire continuera d’accumuler de l’ancienneté et des avantages sociaux en fonction de son ancienneté.
8.1. L’entreprise XYZ maintiendra l’assurance‑maladie de l’employé et de sa famille pendant les périodes de service où ce bénéfice n’est pas fourni par les Forces armées canadiennes.
Rémunération pendant le congé pour service militaire
9. L’entreprise XYZ accorde à chaque employé réserviste XX heures de congé payé pour service militaire par année. Bien que ces heures soient prévues pour être utilisées dans le cadre de l’instruction annuelle, l’employé réserviste peut les utiliser à sa discrétion dans le cadre de toute période de service militaire.
9.1. Une fois les XX heures de congé payé pour service militaire épuisées, toutes les autres périodes de service militaire ne seront pas rémunérées.
Versement de primes et mesures incitatives
10. Un employé réserviste de l’entreprise XYZ a droit aux primes et mesures incitatives conformément aux politiques de l’entreprise sur les congés payés et non payés.
Protection contre un congédiement
11. Aucun employé réserviste de l’entreprise XYZ de retour d’une période de service militaire ne peut être congédié au cours des six premiers mois qui suivent sa réintégration par l’entreprise XYZ, sauf pour un motif valable.
Démission
12. Aucun employé réserviste de l’entreprise XYZ, sous réserve de notification à son supérieur immédiat, à son gestionnaire ou au service de ressources humaines sur place de périodes de service militaire à venir, ne peut être forcé à présenter une lettre de démission à l’entreprise XYZ.
Actes prohibés
13. Les actes suivants ne seront pas tolérés au sein de l’entreprise XYZ :
(a) discrimination d’un employé de l’entreprise XYZ envers un autre employé réserviste ou congédiement d’un employé réserviste en raison de l’appartenance de cet employé à la Force de réserve du Canada ou de sa participation à des activités militaires;
(b) participation d’un employé réserviste de l’entreprise XYZ entravée ou empêchée par un dirigeant ou un mandataire de l’entreprise XYZ;
(c) dissuasion d’un employé de l’entreprise XYZ de s’enrôler dans la Force de réserve du Canada par un dirigeant ou un mandataire de l’entreprise XYZ en le menaçant de congédiement.
Exemple de politique d’autorisation spéciale pour service militaire – Étudiants réservistes
Généralités
1. Un étudiant qui est membre de la Force de réserve du Canada peut, à l’occasion, être appelé à demander une autorisation spéciale (p. ex., congé ou accommodement) afin de participer à des activités militaires telles que :
(a) instruction militaire
(b) exercices militaires
(c) opérations au Canada ou à l’étranger.
2. Une autorisation spéciale peut être accordée à un étudiant pour service militaire en ce qui concerne sa présence, la disponibilité du matériel d’études, les exigences des évaluations, les délais des travaux ou examens et le remboursement des frais.
Demande d’autorisation spéciale
3. Les demandes d’autorisation spéciale doivent être présentées par l’étudiant au moyen du formulaire de demande requis par l’établissement le plus tôt possible avant le début des fonctions militaires, et conformément aux règlements sur les études de l’établissement.
3.1. L’étudiant doit fournir des documents des Forces armées canadiennes pour étayer sa demande (p. ex., lettre du commandant).
3.2 Toute la documentation liée à la demande d’autorisation spéciale doit être remise au bureau du registraire en ligne à LIEN, par la poste ou en personne au 123, rue XYZ, Ville, Province, A1B 2C3.
Approbation de l’autorisation spéciale
4. À sa discrétion, l’établissement peut approuver une demande d’autorisation spéciale présentée par un étudiant s’il juge que :
(a) l’étudiant est désavantagé, ou a été désavantagé, sur le plan financier ou sur le plan des études en raison de sa participation à des activités militaires;
(b) les inconvénients sont si importants que l’établissement se doit d’accorder une autorisation spéciale à l’étudiant;
(c) l’étudiant a présenté sa demande conformément aux règlements concernant les études de l’établissement.
4.1. L’établissement déterminera à sa discrétion les autorisations spéciales à accorder et la façon de les mettre en œuvre. Les autorisations spéciales comprennent, notamment :
(a) une exemption des exigences concernant la présence obligatoire;
(b) la prestation de matériel d’apprentissage dans un autre format ou à un autre moment ;
(c) une exemption ou une modification des exigences d’évaluation;
(d) une prolongation de délai pour la remise de travaux, ou un report des évaluations;
(e) une autorisation d’abandonner des cours ou des programmes sans sanction financière (p. ex., remboursement complet des droits de scolarité) ou liée aux études.
5.1. Si l’établissement approuve la demande d’autorisation spéciale en vertu des dispositions de la présente politique, il doit remettre un avis de sa décision et fournir tout autre renseignement pertinent à l’étudiant qui a présenté la demande et aux enseignants des cours pour lesquels l’étudiant a présenté une demande d’autorisation spéciale.
5.2. L’établissement doit collaborer avec le personnel et le corps professoral pour mettre en œuvre toute autorisation spéciale accordée en vertu de la présente politique.
5.3. Le fait d’accorder une autorisation spéciale à un étudiant en vertu de la présente politique n’exempte pas ledit étudiant de son obligation de respecter les règlements sur les études de l’établissement.
Refus d’une demande d’autorisation spéciale
6. L’établissement peut rejeter une demande d’autorisation spéciale d’un étudiant si, à sa discrétion, il constate que la demande ne satisfait pas aux exigences de la présente politique, y compris pour l’une des raisons suivantes, sans toutefois s’y limiter :
(a) la demande ne démontre pas la nécessité d’accorder une autorisation spéciale;
(b) la demande ne respecte pas les exigences requises pour accorder une autorisation spéciale;
(c) l’étudiant n’a pas remis la demande ou tout autre document subséquent nécessaire dans un délai raisonnable;
(d) l’étudiant n’a pas respecté les règlements sur les études de l’établissement pendant le processus de demande.
6.1. Même si l’établissement rejette une demande, un professeur peut néanmoins accorder une autorisation spéciale s’il détient les pouvoirs nécessaires pour le faire.
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