Le 28 juillet 2015
Le Groupe de travail a été créé dans le but de trouver des moyens de réduire la quantité de documents que doivent remplir les vétérans et leurs familles, de veiller à ce que toute lettre ou tout formulaire soit facilement compréhensible et que toutes les communications soient empreintes de respect et de compassion.
Le Groupe de travail a analysé l’équivalent d’une année de correspondance du ministre afin de cerner les huit sujets les plus abordés. De nouveaux paragraphes normalisés employant un langage centré sur les vétérans ont été rédigés et seront inclus dans la correspondance ministérielle adaptée. On utilise déjà les nouvelles lettres.
Un groupe de travail comprenant un représentant du Bureau de l’ombudsman des vétérans a recensé plus de 30 améliorations possibles à apporter aux 22 formulaires les plus fréquemment utilisés par Anciens Combattants Canada (ACC). Suite aux commentaires des autres parties concernées, les changements suivants seront mis en vigueur à l’automne 2015 :
- Le nombre de formulaires les plus fréquemment utilisés sera réduit de 22 à 9, ce qui permettra une réduction de plus de 800 000 pages de documentation par année.
- L’énoncé de confidentialité relatif aux applications d’ACC a été simplifié, et le nombre de mots a été coupé de 50 %. Ce changement réduira la documentation liée à l’énoncé de près 150 000 pages dans l’ensemble des formulaires qu’ACC émet chaque année.
- Un formulaire de base unique sur les renseignements personnels et sur le service est en voie d’élaboration. Auparavant, les vétérans avaient à fournir ces renseignements jusqu’à dix fois.
- Tous les formulaires de demandes seront empreints de respect et de compassion.
- Depuis juillet 2015, les vétérans n’ont plus à remplir le formulaire de suivi annuel du Programme pour l’autonomie des anciens combattants. Ce formulaire a été remplacé par un appel téléphonique, qui permet une forme de conversation plus personnalisée. Grâce à ce changement, ce sont 425 000 pages de documents en moins qui seront traitées chaque année.
Le Ministère utilise actuellement plus de 650 lettres qui font l’objet d’environ 450 000 envois par année. Une centaine de ces lettres seulement comptent pour 90 % de toutes les lettres envoyées par le Ministère. ACC veillera à ce que ces 100 lettres soient claires et faciles à comprendre, à ce qu’elles mettent l’accent sur le vétéran et qu’elles soient empreintes de bienveillance, de compassion et de respect. Ce travail devrait être terminé d’ici décembre 2015.
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