Rapport annuel sur l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2024-2025
Publié par: Office national du film du Canada
© Office national du film du Canada, 2025
ISSN 2816-2641
Cat.no. NF1-9F-PDF
1. INTRODUCTION
La Loi sur la protection des renseignements personnels (la « Loi ») donne aux citoyennes et citoyens canadiens, aux résidentes et résidents permanents et aux personnes installées au Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont en possession du gouvernement du Canada. La Loi garantit la protection contre la divulgation non autorisée de ces renseignements personnels. En outre, elle impose des contrôles stricts quant à la façon dont le gouvernement fédéral recueille, utilise, conserve, divulgue et élimine les renseignements personnels.
En vertu de l’article 72 de la Loi, la personne responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport sur l’administration de la Loi durant l’exercice.
Le présent rapport préparé en vertu de l’article 72 de la Loi décrit la façon dont l’Office national du film du Canada (l’« ONF ») a appliqué la Loi au cours de l’exercice 2024-2025.
L’ONF a le mandat de créer des œuvres audiovisuelles pertinentes et innovatrices qui font connaître le Canada et ses diverses perspectives au peuple canadien et au reste du monde. L’ONF travaille avec des cinéastes, des créateurs et des créatrices provenant de toutes les régions du pays pour produire des documentaires et des animations enracinés dans les expériences et les réalités canadiennes. L’ONF se doit d’être un milieu propice à l’innovation technologique et cinématographique, et ce, sur la scène tant nationale qu’internationale. L’ONF se donne l’objectif de refléter les points de vue et les expériences de communautés qui sont sous-représentées dans le paysage médiatique, et d’innover dans la création de nouvelles formes et approches pour raconter des histoires.
2. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Conformément à l’article 73 de la Loi, les personnes suivantes sont nommées par la commissaire du gouvernement à la cinématographie pour l’exécution de la Loi :
- coordonnatrice principale de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels ;
- conseiller juridique principal.
L’ONF n’a pas de service officiel pour traiter les demandes d’accès aux renseignements personnels. Celles-ci sont dirigées à la coordonnatrice principale de la protection des renseignements personnels, qui fait partie du Secteur des relations d’affaires et des services juridiques
La coordonnatrice principale de la protection des renseignements personnels assume également la responsabilité de la coordination en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. L’ONF ne compte aucun autre agent de l’AIPRP (Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels).
L’ONF n’a fait partie d’aucun contrat de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi durant la période visée par le présent rapport.
3. ORDONNANCE DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS
Une copie de l’arrêté de délégation de pouvoirs est jointe au présent rapport en annexe A.
4. RENDEMENT POUR 2024-2025
Le rapport statistique 2024-2025 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et le rapport statistique supplémentaire sur l’AIPRP pour 2024-2025 ont été soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.
Pourcentage de demandes traitées dans les délais prescrits par la Loi
Du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, l’ONF n’a reçu aucune demande d’accès aux renseignements personnels.
Mise à disposition des documents
Pas de documents mis à disposition.
Nombre de demandes actives en attente des périodes d’établissement de rapports précédentes
Il n’y a aucune demande active en attente des périodes d’établissement de rapports précédentes.
Nombre de plaintes actives en attente des périodes d’établissement de rapports précédentes
Il n’y a aucune plainte active en attente des périodes d’établissement de rapports précédentes.
Consultations
En 2024-2025, l’ONF n’a reçu aucune demande de consultation d’autres institutions du gouvernement du Canada ou d’autres organisations.
5. FORMATION ET SENSIBILISATION
Au cours de la période visée, la coordonnatrice principale de la protection des renseignements personnels a mis l’accent sur des discussions pratiques en équipe afin d’aider les membres du personnel à comprendre comment les principes de confidentialité s’appliquent à leurs responsabilités spécifiques. Plutôt que de recourir à des séances de formation formelles, l’approche a privilégié des échanges directs et des séances d’information informelles axées sur des situations en milieu de travail. Ces échanges ont porté sur des préoccupations liées à la confidentialité et aux risques en cybersécurité propres aux activités de l’ONF. Des rencontres ont notamment eu lieu avec les équipes des technologies de l’information (TI) et de la sécurité des TI pour examiner les considérations relatives à la confidentialité dans la conception des systèmes et la gestion des incidents. D’autres séances ont été tenues avec les équipes de production et d’autres services internes afin de répondre à des préoccupations précises, notamment en ce qui concerne les pratiques de gestion des données, le respect des politiques et l’atténuation des risques dans les activités quotidiennes.
Toutes les nouvelles personnes embauchées à l’ONF sont tenues de suivre la formation en ligne « Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels » (COR502) de l’École de la fonction publique du Canada.
6. POLITIQUES, LIGNES DIRECTRICES, PROCÉDURES ET INITIATIVES
Au cours de la période visée par le rapport, l’ONF a élaboré et finalisé plusieurs politiques et procédures institutionnelles en matière de protection de la vie privée, notamment sa politique générale de protection de la vie privée, qui a été publiée sur le site institutionnel afin de fournir des lignes directrices claires sur la gestion des renseignements personnels dans l’ensemble de ses activités. De plus, une clause sur le partage des renseignements personnels a été rédigée pour les nouveaux contrats d’embauche, ainsi qu’une clause de protection de la vie privée pour la politique d’accommodement en milieu de travail. Un protocole encadrant l’utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives a également été élaboré.
L’ONF s’efforce d’améliorer les mécanismes de consentement, particulièrement dans le domaine numérique en ligne, pour garantir aux individus une compréhension claire de la manière dont leurs informations personnelles seront utilisées et pour leur permettre de donner un consentement éclairé.
L’ONF a amélioré ses mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels, y compris le chiffrement, l’anonymisation et les contrôles d’accès.
En outre, nous avons mis à jour notre politique de confidentialité pour refléter nos efforts continus visant à protéger les renseignements personnels collectés au moyen des questionnaires d’auto-déclaration en matière de diversité, d’équité et d’inclusion (DEI).
7. INITIATIVES ET PROJETS VISANT À AMÉLIORER LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE
L’ONF a mis en œuvre diverses initiatives visant à améliorer l’accès aux renseignements personnels et à renforcer les pratiques en matière de protection de la vie privée. Cela comprend des consultations internes sur des enjeux liés à la vie privée, le développement d’outils pour soutenir l’utilisation responsable des technologies émergentes, ainsi que la gestion de demandes de suppression de renseignements personnels dans les systèmes internes.
8. SOMMAIRE DES ENJEUX CLÉS ET MESURES PRISES À L’ÉGARD DES PLAINTES
L’ONF n’a fait l’objet d’aucune plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada au cours de la période visée par le présent rapport.
9. ATTEINTES IMPORTANTES À LA VIE PRIVÉE
Une atteinte substantielle à la vie privée a été signalée au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada au cours de la période visée par le rapport.
L’atteinte concernait un accès non autorisé à un compte utilisateur à la suite d’un incident d’hameçonnage. Des renseignements personnels limités ont été exposés dans des pièces jointes de courriels. Des mesures immédiates de confinement et d’atténuation ont été mises en œuvre, incluant une surveillance accrue, la sécurisation des systèmes et la notification des personnes concernées. Des services de protection de l’identité ont également été offerts à titre préventif.
10. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE (EFVP)
Au cours de la période visée par le rapport, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) n’a été complétée.
11. DIVULGATIONS DANS L’INTÉRÊT PUBLIC
Aucun renseignement personnel n’a été divulgué en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi.
12. SURVEILLANCE DE LA CONFORMITÉ
Pour assurer la conformité aux obligations en matière de protection de la vie privée, l’ONF a intégré des considérations relatives à la vie privée dans ses processus internes et ses ententes contractuelles. Cela comprend l’examen et les conseils sur l’accès aux systèmes institutionnels, la prise en compte des enjeux de confidentialité dans divers contextes opérationnels, ainsi que la garantie que les données publiées respectent les principes de protection de la vie privée. La coordonnatrice principale de la protection des renseignements personnels a également collaboré avec les équipes des TI pour évaluer et classifier les renseignements sensibles dans les sources de données, soutenant ainsi une culture de sensibilisation et de responsabilité en matière de vie privée.
ANNEXE A
ARRÊTÉ DE DÉLÉGATION DE POUVOIRS
LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
