Politique de protection de la vie privée de l'Office national du film du Canada (ONF)
Dernière mise à jour : Février 2025
Responsabilité : Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP)
1. Aperçu et cadre juridique
L'Office national du film du Canada (ONF) est régi par la Loi sur la protection des renseignements personnels, L.R.C. 1985, ch. P-21 (la « Loi ») et les règlements connexes, qui établissent les règles pour la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et l'élimination des renseignements personnels par les institutions fédérales. L'ONF s'efforce d’assurer que les renseignements personnels sont traités de manière responsable et transparente conformément à la Loi. La Loi accorde également aux individus le droit d'accéder à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales, y compris l'ONF, et de les corriger, sous réserve de certaines exceptions.
2. Définitions
Renseignements personnels : Renseignements sur un individu identifiable enregistrés sous quelque forme que ce soit. Les exemples incluent, sans s'y limiter, les coordonnées, les informations démographiques, les antécédents professionnels et scolaires, les transactions financières, les dossiers médicaux, les numéros d'identification et les opinions personnelles, tels que définis à l'article 3 de la Loi.
Certains types d'informations sont exclus en vertu de la Loi, tels que :
- Informations sur un individu agissant dans le cadre de ses fonctions professionnelles (par exemple, titre de poste, adresse professionnelle).
- Informations sur des individus décédés depuis plus de 20 ans.
3. Collecte des renseignements personnels
- Dans le cadre de ses opérations quotidiennes, l'ONF collecte ou reçoit des renseignements personnels de la part des employé(e)s et des individus impliqués dans ses activités, ainsi que d'autres organisations gouvernementales, lorsque cela est nécessaire pour remplir son mandat.
- L'ONF collecte des renseignements personnels uniquement lorsqu'ils sont directement liés à ses programmes ou activités.
- Dans la mesure du possible, les renseignements personnels sont collectés directement auprès de l'individu, sauf si l'individu consent à une collecte indirecte ou si une loi l'autorise autrement.
4. Utilisation et divulgation des renseignements personnels
L'ONF utilise les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés ou à des fins compatibles, telles que définies par la Loi.
Exceptions à la divulgation sans consentement :
En vertu de l'article 8(2) de la Loi, les renseignements personnels peuvent être divulgués sans le consentement de l'individu dans des circonstances spécifiques, telles que :
- Aux fins pour lesquelles ils ont été initialement collectés ou à des fins compatibles.
- Pour se conformer aux lois fédérales, aux ordonnances judiciaires ou aux assignations.
- À un organisme d'enquête pour l'application des lois ou des enquêtes légales.
- À Bibliothèque et Archives Canada à des fins d'archivage.
- Lorsque l'intérêt public dans la divulgation l'emporte sur l'atteinte potentielle à la vie privée.
- Lorsque la divulgation bénéficie clairement à l'individu.
5. Conservation et destruction des renseignements personnels
- Les renseignements personnels d'un individu sont conservés pendant au moins deux (2) ans après leur dernière utilisation à des fins administratives, afin de fournir à l'individu concerné l'occasion d'exercer ses droits en vertu de la Loi. Cette période de conservation peut être réduite avec le consentement écrit de l'individu concerné.
- Une fois la période de conservation expirée, les renseignements personnels sont détruits de manière sécurisée selon des méthodes approuvées, telles que le déchiquetage ou la suppression sécurisée.
6. Exactitude et sécurité des renseignements personnels
- L'ONF prend des mesures raisonnables pour s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour à des fins administratives.
- Les renseignements personnels sont protégés par :
- Mesures de protection technologiques : Authentification multifactorielle, chiffrement de données, anonymisation, journalisation des audits, surveillance et pare-feu.
- Mesures de protection physiques : Classeurs sécurisés, accès restreint et stockage verrouillé.
- L'accès aux renseignements personnels est limité aux employés qui en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L'accès, l'utilisation ou la divulgation non autorisés sont interdits et peuvent entraîner des mesures disciplinaires.
7. Accès et correction des renseignements personnels
Les individus ont le droit de :
- Accéder aux renseignements personnels les concernant qui sont sous le contrôle de l'ONF.
- Demander des corrections à leurs renseignements personnels s'ils sont inexacts, incomplets ou obsolètes.
- Ajouter une note à leur dossier si une demande de correction est refusée.
Pour faire une demande, les individus doivent contacter le coordonnateur de l'AIPRP de l'ONF par écrit, en fournissant suffisamment de détails pour localiser les renseignements demandés.
8. Exceptions à l'accès
L'accès aux renseignements personnels peut être refusé dans des situations spécifiques, telles que :
- Lorsque les renseignements sont protégés par le secret professionnel de l'avocat.
- Lorsque la divulgation pourrait compromettre une enquête ou mettre en danger la sécurité des individus.
- Lorsque les renseignements concernent un tiers et que leur divulgation violerait leur vie privée.
9. Rôles et responsabilités
- Employés de l'ONF : Responsables de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à cette politique lors de la collecte, de l'utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels.
- Coordonnateur de l'AIPRP : Assure la conformité aux lois sur la protection des renseignements personnels, traite les demandes d'accès et de correction, et répond aux questions liées à la protection des renseignements personnels.
10. Recours et plaintes
Si un individu est insatisfait de la manière dont ses renseignements personnels sont traités, il peut :
- Déposer une plainte auprès du coordonnateur de l'AIPRP de l'ONF.
- Soumettre une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, qui a le pouvoir d'enquêter sur les préoccupations liées à laprotection des renseignements personnels.
11. Coordonnées
Pour toute question, demande ou plainte, veuillez contacter :
Coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Courriel : ATIP-AIPRP@onf.ca