Comment soumettre une demande de paiement

Avant de commencer une réclamation

Examinez votre entente de contribution avec votre agent de programme avant de commencer toute demande de paiement. Les exigences peuvent varier selon le projet et le programme.

Pour une demande ordinaire ou une demande finale

• Votre numéro de projet et les dates de la période de demande (début et fin).
• Une ventilation complète des coûts, y compris les coûts détaillés par catégorie, les noms des fournisseurs et les détails de la facture
• Preuve de paiement des coûts réclamés (relevés bancaires, chèques annulés ou confirmations de paiement électronique).
• Une brève mise à jour de l’état d’avancement décrivant les activités réalisées et les résultats obtenus pendant la période de demande.

Éléments supplémentaires pour une demande finale seulement

• Date d’achèvement de votre projet.
• Confirmation que tous les fournisseurs et employés ont été entièrement payés.
• Une liste de l’ensemble des sources et montants de financement du projet (y compris ceux de l’APECA et de tout autre financement gouvernemental).
• Un rapport final du projet, si votre entente de contribution l’exige.

Pour une demande d’avance

• Votre numéro de projet et les dates de début et de fin de la période de prévision (maximum de trois mois).
• Une ventilation des coûts prévus par catégorie pour chaque mois de la période de prévision, y compris le nom du fournisseur ou de l’employé et le montant estimatif.

Conservez toutes les factures et preuves de paiement dans vos dossiers. N’envoyez pas de documents justificatifs à l’APECA, à moins d’une demande expresse.

Conseils pour éviter les erreurs courantes

• Ne réclamez que les coûts admissibles. Les coûts doivent être reçus, facturés ou payés pendant la période d’admissibilité du projet. Votre entente de contribution peut inclure une option de paiement anticipé pour des biens ou services qui n’ont pas encore été reçus, ainsi que des acomptes ou des paiements progressifs des fournisseurs exigés par le contrat.
• Utilisez le bon taux de remboursement de la TVH/TPS. Le taux dépend du type de coût réclamé. Vérifiez auprès de l’Agence du revenu du Canada ou de votre comptable en cas de doute.
• Déclarez tous les crédits et remboursements. Tout crédit ou remboursement reçu doit être signalé lors de votre prochaine demande de paiement. S’ils sont reçus après votre demande finale, communiquez avec votre agent de programme.
• Faites correspondre les coûts aux documents justificatifs. Le montant demandé doit correspondre exactement aux documents justificatifs. Si vous ne réclamez que certains coûts d’une facture, indiquez clairement quels coûts s’appliquent.
• Utilisez le bon taux de change. Tous les coûts doivent être indiqués en dollars canadiens que vous avez payés au fournisseur. Reportez-vous à l’annexe 3 de votre entente de contribution pour obtenir des conseils sur les coûts en devises étrangères.
• Vérifiez les avantages sociaux. Confirmez auprès de votre agent de programme que toutes les prestations demandées au-delà des cotisations obligatoires à l’assurance-emploi et au RPC sont admissibles avant de les soumettre.

Rendez-vous sur MonAPECA

Ouvrez une session dans MonAPECA et suivez les étapes ci-dessous pour remplir et soumettre votre demande.

Utilisez Enregistrer et quitter à tout moment pour sauvegarder vos progrès et revenir au tableau de bord du portail.

Demande ordinaire

1. Remplissez la section 1 – Coûts. Entrez les dates de votre période de demande, téléversez votre ventilation des coûts, répondez aux questions de déclaration des coûts et entrez les montants totaux payés.
2. Remplissez la section 2 – Rapport. Répondez aux questions sur l’état d’avancement, décrivez les activités réalisées et les résultats obtenus au cours de la période de demande, et indiquez la date et le montant prévus de votre prochaine demande.
3. Sélectionnez Examiner et soumettre une fois que les deux sections sont marquées comme étant terminées. Examinez votre soumission complète avant de confirmer.

Demande d’avance

⚠  Confirmez auprès de votre agent de programme que votre entente de contribution comprend l’option de paiement anticipé avant de soumettre.

1. Entrez les dates de votre période de prévision et remplissez le tableau des prévisions de coûts en indiquant les coûts prévus par catégorie et par mois.
2. Répondez aux déclarations requises et téléversez tout document justificatif facultatif.
3. Sélectionnez Examiner et soumettre une fois le formulaire rempli. Examinez votre soumission complète avant de confirmer.

Demande finale

1. Suivez le même processus que pour une demande de paiement ordinaire pour la section 1 (coûts).
2. Remplissez la section 2 – Questions sur le paiement final. Confirmez que le projet est terminé, que tous les fournisseurs et employés ont été payés et que toutes les conditions de l’entente de contribution ont été respectées.
3. Énumérez toutes les sources de financement du projet dans le champ prévu à cet effet.
4. Téléversez votre rapport final du projet, au besoin, ainsi que tout autre document justificatif.
5. Sélectionnez Examiner et soumettre une fois que les deux sections sont marquées comme étant terminées.

Une copie de votre demande de paiement soumise sera conservée dans votre compte MonAPECA.

Après avoir soumis votre demande de paiement

Révision. L’APECA examinera votre demande et les documents justificatifs. Nous communiquerons avec vous si des renseignements ou des précisions supplémentaires sont nécessaires.