Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2015-2016

Table des matières

• Introduction
  1. Loi sur l'accès à l'information
  2. À propos de l'Agence de la santé publique du Canada
• Infrastructure de l'accès à l'information
  1. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
  2. Salle de lecture
• Délégation de pouvoirs
• Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistiques, interprétation et explication
  1. Rapport statistique
  2. Nombre de demandes d'accès et charge de travail
  3. Disposition des demandes traitées
  4. Motifs d'exception invoqués
  5. Exclusions citées
  6. Disposition et délai de traitement
  7. Prorogations
  8. Traductions
  9. Format des renseignements communiqués
  10. Frais
  11. Coûts
• Formation et sensibilisation
• Plaintes et demandes de révision par la Cour
  1. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information
  2. Types de plaintes et leur disposition en 2015-2016
  3. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie
  4. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du Parlement
• Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs
• Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

Introduction

I. Loi sur l'accès à l'information

La Loi sur l'accès à l'information (la Loi) accorde à la population canadienne le droit d'accéder aux renseignements conservés dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions spécifiques et limitées.

En vertu de la Loi, le chef de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Il présente un résumé de la façon dont l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) a assumé ses responsabilités en matière d'accès à l'information au cours de l'exercice 2015-2016.

II. À propos de l'Agence de la santé publique du Canada

L'ASPC a pour mission de promouvoir et de protéger la santé des Canadiens grâce au leadership, à des partenariats, à l'innovation et à l'intervention dans le domaine de la santé publique.

Le rôle de l'ASPC est :

• de promouvoir la santé;
• de prévenir et de contrôler les maladies chroniques et les blessures;
• de prévenir et de contrôler les maladies infectieuses;
• de se préparer et d'intervenir en cas d'urgence en santé publique;
• d'être une plaque tournante favorisant la diffusion du savoir-faire canadien en matière de santé publique dans le reste du monde;
• d'appliquer aux programmes de santé publique du Canada les résultats des travaux internationaux de recherche et de développement;
• de renforcer la collaboration intergouvernementale dans le domaine de la santé publique et de faciliter l'adoption d'approches nationales en matière d'élaboration de plans et de politiques en santé publique.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'ASPC, veuillez consulter notre site Web.

Infrastructure de l'accès à l'information

I. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) relève de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada.

En juin 2012, conformément aux conditions de l'entente de partenariat de services partagés conclue entre l'Agence et Santé Canada, un service partagé a été créé afin d'administrer la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein des deux institutions. En 2013-2014, soit le premier exercice financier complet qui s'est déroulé dans le cadre de cette nouvelle entente, un modèle de coordonnateur unique de l'AIPRP a été mis sur pied pour l'ASPC et Santé Canada.

Le coordonnateur de l'AIPRP voit à l'élaboration, à la coordination et à la mise en œuvre de politiques, de lignes directrices, de systèmes et de procédures qui assurent le traitement efficace des demandes présentées en vertu de la Loi. Le coordonnateur est également responsable de la mise en œuvre des politiques, des systèmes et des procédures pangouvernementaux pertinents. La Division est responsable de toutes les exigences législatives relatives à l'accès à l'information en vertu de la Loi comme :

• répondre aux demandes d'accès à l'information dans le délai prévu par la loi ainsi que respecter le devoir d'aider les demandeurs;
• fournir des conseils et des lignes directrices aux employés ministériels sur l'application de la Loi et les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT);
• élaborer des protocoles et des pratiques dans l'ensemble du ministère pour guider l'accès à l'information;
• promouvoir la sensibilisation du personnel et offrir de la formation sur la Loi;
• rédiger des rapports annuels au Parlement;
• assurer une liaison avec le Commissariat à l'information du Canada (CIC), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), d'autres ministères et organismes fédéraux, des ministères provinciaux de la Santé et d'autres intervenants clés.

En 2015-2016, la Loi était administrée par 1,99 employé équivalent temps plein (ETP) avec le soutien des services de consultants (2,70 ETP) et de quelques employés à temps partiel et occasionnels (0,07 ETP) pour un complément total de 4,76 ETP.

L'automne passé, le chef chargé de surveiller les demandes de l'ASPC est décédé subitement. Il était un employé très apprécié et il nous manquera beaucoup.

II. Salle de lecture

Au titre de l'article 71 de la Loi, les institutions gouvernementales ont l'obligation d'avoir des locaux où le grand public peut consulter les manuels qu'utilisent les employés pour administrer ou mener à bien les programmes ou les activités dont ils sont chargés qui touchent le grand public. L'ASPC met à la disposition du grand public une salle de lecture où ce dernier peut prendre des dispositions pour examiner le matériel.

Le lieu suivant de l'Agence à Ottawa a été désigné en tant que salle de lecture que le public peut utiliser :

Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
1600, rue Scott, Holland Cross, tour B, 7^e étage, bureau 700
Ottawa (Ontario) K1A 0K9

Délégation de pouvoirs

Le 25 novembre 2015, une ordonnance de délégation de pouvoirs pour la Loi sur l'accès à l'information a été signée par le ministre de la Santé. L'ordonnance de délégation de pouvoirs élargit la délégation de pouvoirs au-delà de l'échelon du coordonnateur au sous-ministre adjoint et du directeur général au sein de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada qui fournit les services liés à l'AIPRP à l'ASPC. L'ordonnance de délégation de pouvoirs reconnaît la nouvelle Division de la gestion des renseignements personnels et établit une distinction entre les fonctions de la gestion des renseignements personnels et des opérations de l'AIPRP. En outre, l'ordonnance de délégation de pouvoirs reconnaît la fonction de directeur adjoint, un nouveau poste au sein de la Division des opérations de l'AIPRP.

L'ordonnance de délégation de pouvoirs forme l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information - Données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section du rapport comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de l'ASPC qui résume l'activité relative à l'accès à l'information pour la période allant du 1^er avril 2015 au 31 mars 2016 (annexe B).

II. Nombre de demandes d'accès et charge de travail

Nombre de demandes d'accès

Il y a eu une diminution du nombre de demandes reçues en 2015-2016 (75 par rapport à 133 en 2014-2015). Les causes de cette diminution du volume sont inconnues. Les niveaux d'intérêt dépendent du niveau d'intérêt des demandeurs et des activités à l'échelle nationale et internationale. L'ASPC continuera de traiter toutes les demandes présentées et de s'adapter aux fluctuations, selon les besoins.

Source des demandes : Tendances

Des 75 demandes d'accès à l'information reçues par l'ASPC en 2015-2016, 14 (19 %) provenaient de demandeurs qui ont refusé de s'identifier. Il s'agit de la première année pendant laquelle l'option était disponible pour les demandeurs et le nombre de demandeurs qui ont choisi cette option a augmenté par rapport à l'année précédente. Cette augmentation peut être attribuable en partie au fait que les demandeurs sont de plus en plus conscients de la disponibilité de l'option et au fait que des demandeurs qui auparavant pouvaient s'identifier en indiquant une autre source (par exemple, médias ou public) décident maintenant de ne pas s'identifier. On devra déterminer s'il s'agit d'une tendance ou si ce nombre se stabilisera à l'avenir.

Des 61 demandes restantes dont la source est connue, 22 demandes provenaient du secteur privé, représentant 29 % des demandes reçues cette année. Avec les médias et le public, ces sources représentent la majorité des demandes de l'ASPC, comme indiqué dans le tableau ci-après.

Demandes non officielles

Dans la mesure du possible, l'ASPC traite les demandes de façon informelle comme étant des demandes « non officielles ». On a observé une légère augmentation de l'utilisation de cette méthode de traitement, y compris les dossiers diffusés précédemment en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. En 2015-2016, l'ASPC a traité 16 demandes « non officielles » comparativement à 13 demandes en 2014-2015.

Diffusion des demandes d'accès à l'information traitées

L'ASPC a respecté l'exigence du SCT visant à afficher de façon proactive sur son site Web des résumés mensuels des demandes d'accès à l'information traitées qui facilitent le droit d'accès des Canadiens aux dossiers ministériels. En outre, depuis janvier 2015, l'ASPC a publié les données sommaires sur le portail des données ouvertes du SCT.

Charge de travail

Pendant l'exercice 2015-2016, l'ASPC a traité 76 des 112 (68 %) demandes actives, y compris 75 nouvelles demandes et 37 demandes reportées des années précédentes. 

L'exercice 2015-2016 a connu une diminution importante par rapport à l'année précédente quant au nombre de pages examinées. Un certain nombre de facteurs ont contribué à ce résultat. Le nombre de pages examinées pour les dossiers fermés a diminué en raison des efforts visant à rationaliser le traitement des demandes en s'assurant d'examiner seulement les dossiers qui entraient dans la portée de la demande. Cette attention aux détails quant à l'examen des dossiers et une plus grande éducation et sensibilisation des employés de l'ASPC ont permis à l'ASPC de récupérer et d'examiner de manière plus stratégique les dossiers pour répondre aux demandes.

En outre, plusieurs documents volumineux comportant des milliers de pages ont été reportés à l'exercice financier suivant, ce qui a eu une incidence sur le nombre de pages examinées. Les défis liés à la migration au système d'exploitation Windows 7 ont eu une certaine incidence négative sur les activités de l'ASPC. Le logiciel de gestion des cas utilisé par l'ASPC était incompatible avec Windows 7, ce qui a donné lieu à des retards dans la mise en œuvre de Windows 7 et a nécessité la réaffectation de ressources pour régler le problème.

Consultations pour d'autres institutions

En 2015-2016, l'Agence a réalisé 79 consultations représentant 3 704 pages, y compris 76 consultations d'autres institutions fédérales et trois consultations d'autres administrations. Dans l'ensemble, le nombre de consultations réalisées par l'ASPC a augmenté de 30 % par rapport à l'année précédente.

III. Disposition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit.

IV. Motifs d'exception invoqués

Les articles 13 à 24 de la Loi portent sur les exceptions qui visent à protéger des renseignements concernant un segment particulier du public ou des intérêts privés, et l'article 26 de la Loi est une exception temporaire liée à la publication des renseignements.

La majorité des 75 motifs d'exception invoqués par l'ASPC portait sur 4 articles de la Loi : l'article 13 (renseignements obtenus à titre confidentiel), l'article 19 (renseignements personnels), l'article 20 (renseignements de tiers) et l'article 21 (activités du gouvernement). Ensemble, ils représentent 52 (ou 69 %) des exceptions appliquées en 2015-2016.

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente dans le public ou conservés à des fins de référence pour le public (article 68), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine pour le Canada (article 69). Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé.

Pendant l'exercice 2015-2016, l'ASPC a appliqué 3 exclusions en vertu de l'article 68 de la Loi et 9 exclusions en vertu de l'article 69 de la Loi.

VI. Disposition et délai de traitement

L'ASPC fait un suivi de la disposition des demandes fermées et du temps qu'il a fallu pour effectuer le traitement. De la charge de travail totale des 112 demandes en 2015-2016, l'ASPC a traité 76 cas et reporté 36 demandes non traitées à l'exercice 2016-2017.

L'ASPC a répondu dans un délai de 30 jours à la moitié des demandes pendant l'exercice financier. Les demandes restantes, catégorisées en segments temporels de 31 à 60 jours, de 61 à 120 jours et de 121 jours ou plus, sont illustrées dans le tableau ci-après. Il est important de noter que le délai pour un grand nombre de ces demandes a été légalement étendu en vertu de la Loi.

VII. Prorogations

Les prorogations prévues par la loi ont été plus fréquemment invoquées pour avoir le temps d'effectuer des consultations et de traiter des dossiers volumineux. En 2015-2016, l'Agence a invoqué 50 prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi.

VIII. Traductions

Aucune traduction n'a été nécessaire pour répondre aux demandes en 2015-2016.

IX. Format des renseignements communiqués

Des demandes qui ont été partiellement ou entièrement communiquées, 20 l'ont été en format papier. Ce nombre représente seulement 50 % des pages totales communiquées pour ces catégories. Les autres 20 demandes partiellement ou entièrement communiquées (50 %) ont été communiquées électroniquement. 

La mise en œuvre du nouveau système de gestion des cas a été reportée au 1^er avril 2016. Cela a nécessité le traitement manuel des demandes, ce qui a retardé la mise en place de mesures visant à améliorer l'efficacité du traitement. À l'avenir, le nouveau système de gestion des cas permettra un traitement plus efficace et offrira plus d'options au public.

X. Frais

La Loi autorise l'imposition de frais pour certains aspects du traitement des demandes officielles et la structure des droits est établie dans le Règlement sur l'accès à l'information.  Par conséquent, l'ASPC ne peut pas exiger de frais pour l'examen ou l'envoi de documents, les frais généraux et les cinq premières heures consacrées à la recherche du document ou au prélèvement de la partie communicable.

En outre, l'ASPC ne peut plus imposer des frais pour faire des recherches ou préparer des documents électroniques. Le 31 mars 2015, dans Commissaire à l'information c. Procureur général du Canada, 2015 CF 405, la Cour fédérale a confirmé la position du commissaire, soit que les documents qui « ne sont pas informatisés » sont des documents qui ne sont pas stockés en format électronique. Dans la pratique, cela signifie qu'on ne peut pas exiger des frais de traitement, sauf 5 $ pour la demande conformément à la Loi, pour des documents stockés par des moyens électronique, par exemple dans des courriels, des logiciels de traitement de texte (Microsoft Word) ou des bases de données.

Selon les demandes traitées en 2015-2016, l'ASPC a recueilli 340 $ en frais de demande et n'a pas facturé des frais de préparation ou de recherche. Au total, le receveur général du Canada a recueilli 340 $ en tant que frais. De plus, l'ASPC a accordé des dispenses totalisant 182 $ pour 19 demandes. On peut dispenser des frais pour un certain nombre de facteurs, mais généralement il s'agit du coût du papier ou d'une copie numérique lorsque les frais sont inférieurs à 25 $.

XI. Coûts

L'ASPC a dépensé un total de 454 853 $ pour les fonctions d'accès à l'information en 2015-2016. De ce total, les salaires représentent 322 648 $ et l'administration représente 132 205 $, la plupart étant utilisés pour retenir une aide temporaire pour faire face au volume et à la complexité des demandes. Les effectifs affectés aux activités liées à l'accès à l'information pendant l'exercice étaient de 4,76 ETP, soit 1,99 employés équivalents temps plein (ETP), des employés à temps partiel et occasionnels (0,07 ETP) et des consultants ou du personnel fourni par des agences de placement (2,70 ETP). Pendant l'exercice financier 2015-2016, tous les éléments liés aux frais administratifs ont été intégrés aux chiffres susmentionnés, y compris les heures supplémentaires (5 329 $) et les contrats de services professionnels (110 769 $) entre autres frais généraux liés au soutien des opérations et à l'application de la Loi.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de l'Agence

Des séances de formation concernant la Loi et les processus connexes sont organisées régulièrement pour les employés de l'ASPC. Pendant l'exercice 2015-2016, on a organisé sept séances de formation « Accès à l'information 101 » pour 156 participants. Les objectifs de base du cours sont de faire comprendre la Loi, les rôles et les responsabilités, le traitement des demandes officielles et officieuses et la façon de traiter une demande d'accès à l'information. En outre, deux activités spéciales de formation et de sensibilisation concernant l'accès à l'information ont été organisées pour 62 employés de l'ASPC. Des efforts importants ont été déployés pour mettre à jour le matériel et les outils de formation. De plus, un nouveau processus pour cerner et évaluer stratégiquement les besoins en formation et fournir une formation personnalisée aux groupes cibles a été mis en œuvre.

Orientation et sensibilisation

La Division des opérations de l'AIPRP a travaillé en collaboration avec différents secteurs de programme pour promouvoir la sensibilisation et élaborer une formation personnalisée pour répondre aux besoins de l'Agence. Cette approche a entraîné une mobilisation et une sensibilisation accrues. La division a continué d'accroître la sensibilisation parmi les employés de l'ASPC concernant leurs responsabilités en vertu de la Loi en annonçant les séances ouvertes à tous les employés.

Plaintes et demandes de révision par la Cour

I. Plaintes déposées auprès du Commissaire à l'information

En 2015-2016, trois plaintes en vertu de la Loi ont été déposées auprès du Commissariat à l'information du Canada (CIC) relativement aux demandes traitées par l'ASPC.

L'ASPC examine les résultats de toutes les enquêtes du CIC et, s'il y a lieu, intègre les leçons apprises aux processus opérationnels.

II. Types de plaintes et leur disposition en 2015-2016

III. Demandes ou appels dont la Cour fédérale ou la Cour d'appel fédérale a été saisie

Pendant la période de déclaration, aucun avis de demande n'a été déposé par des tiers auprès de la Cour fédérale ou de la Cour d'appel fédérale en vertu du paragraphe 44(1) de la Loi.

IV. Réponses aux recommandations soulevées par d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été soumise par d'autres agents du Parlement au cours de l'exercice 2015-2016.

Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l’accès à l’information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de l’Agence de la santé publique du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste.  Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Original signé par :

Jane Philpott
Ministre de la Santé
25 novembre 2015

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur l'accès à l'information

TBS/SCT 350-63

Nom de l'institution : Agence de la santé publique du Canada

Période d'établissement de rapports : 2015-04-01 au 2016-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus

Partie 3 - Prorogations

Partie 4 - Frais

Partie 5 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

Partie 6 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

Partie 7 - Plaintes et enquêtes

Partie 8 - Recours judiciaire

Partie 9 - Ressources liées à la Loi sur l'accès à l'information