Agence de la santé publique du Canada Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2017-2018

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Organization : Agence de la Santé Publique du Canada

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Table des matières

Introduction

I. Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d'accès aux renseignements les concernant qui sont détenus par le gouvernement fédéral, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi protège les renseignements personnels des individus par des dispositions qui régissent la collecte, la conservation, l'exactitude, le retrait, l'utilisation et la communication des renseignements personnels.

En vertu de la Loi, le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l'administration de la Loi après la clôture de chaque exercice. Ce rapport annuel est rédigé et présenté devant chaque chambre du Parlement, conformément à l'article 72 de la Loi. Ce rapport résume les mesures prises par l'Agence de la santé publique du Canada (ASPC) pour remplir ses obligations en matière de protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2016-2017.

II. À propos de l'Agence de la santé publique du Canada

L'ASPC a pour mission de promouvoir et de protéger la santé des Canadiens grâce au leadership, à des partenariats, à l'innovation et à l'intervention dans le domaine de la santé publique.

Le rôle de l'ASPC comprend les responsabilités suivantes :

  • promouvoir la santé;
  • prévenir et contrôler les maladies chroniques et les blessures;
  • prévenir et contrôler les maladies infectieuses;
  • se préparer et intervenir en cas d'urgence en santé publique;
  • être une plaque tournante de la diffusion du savoir-faire canadien en matière de santé publique dans le reste du monde;
  • appliquer aux programmes de santé publique du Canada les résultats des travaux internationaux de recherche et de développement;
  • renforcer la collaboration intergouvernementale dans le domaine de la santé publique et faciliter l'adoption d'approches nationales en matière d'élaboration de plans et de politiques en santé publique.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'ASPC, veuillez consulter notre site Web à l'adresse : https://www.canada.ca/fr/sante-publique.html.

Protection de la vie privée et gouvernance

La protection de la vie privée et la gestion appropriée des renseignements personnels, y compris les renseignements médicaux personnels, sont extrêmement importantes pour les Canadiens et pour l'ASPC. Celle-ci prend au sérieux son rôle de gestion des renseignements personnels et a pris des mesures pour accroître la sensibilisation et mettre en œuvre des processus afin de se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces mesures sont décrites dans le présent rapport.

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels et la Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) sont chargées des exigences liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces deux divisions font partie de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion de la Direction générale des services de gestion de Santé Canada (SC).

En 2016-2017, la Loi était administrée à l'ASPC par5,57 équivalents temps plein (ETP) avec le soutien de services consultatifs (0,57 ETP), ainsi que de certains employés à temps partiel et occasionnels (0,43 ETP), pour un effectif de 6,57 ETP. Ces chiffres comprennent le soutien administratif, la gestion, la rédaction de rapports, la surveillance et les ressources stratégiques ainsi que les frais généraux qui contribuent à l'appui des opérations liées à l'application de la Loi.

I. Division de la gestion de la protection des renseignements personnels

La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels renforce la capacité et l'expertise à l'appui des programmes de l'ASPC pour la collecte, l'utilisation, la conservation, la communication et le retrait des renseignements personnels.

Voici les principaux secteurs de travail de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels :

  • Élaborer des politiques, des lignes directrices et des pratiques ministérielles en matière de protection des renseignements personnels qui favorisent une culture axée sur la connaissance et la compréhension de la protection des renseignements personnels;
  • Promouvoir activement la connaissance de la protection des renseignements personnels dans les deux organismes grâce à une formation en ligne et en personne;
  • Collaborer avec les responsables des programmes pour effectuer et surveiller les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée et les atteintes à la vie privée et en faire rapport;
  • Examiner les mémoires au Cabinet et les présentations au Conseil du Trésor pour s'assurer que les exigences en matière de protection des renseignements personnels sont respectées;
  • Coordonner la contribution annuelle de l'ASPC et de Santé Canada à Info Source et à l'élaboration de fichiers de renseignements personnels;
  • Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée au sujet des aspects des programmes nouveaux et proposés, des lois et règlements, des politiques, des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, des atteintes à la vie privée et des plaintes qui se rapportent à la protection des renseignements personnels;
  • Surveiller les politiques et les pratiques en matière de protection des renseignements personnels;
  • Assurer la liaison avec d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de questions portant sur la protection des renseignements personnels au sein du portefeuille de la santé afin de fournir des conseils éclairés aux clients.

II. Division des opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Division des opérations de l'AIPRP et la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels sont chargées de la gestion des demandes et des plaintes connexes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elles sont également chargées de toutes les exigences liées à la protection de la vie privée prévues par la Loi, notamment :

  • Répondre aux demandes de renseignements personnels dans les délais prescrits et s'acquitter de l'obligation de venir en aide aux demandeurs;
  • Sensibiliser et former les employés relativement à la Loi;
  • Rédiger le rapport annuel au Parlement;
  • Appuyer d'autres formes d'échange de renseignements adoptées par l'ASPC en veillant à l'identification et au caviardage adéquats des renseignements personnels (p. ex. des documents aux fins de litiges ou de divulgation d'information, et des documents concernant des questions liées aux ressources humaines);
  • Assurer la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée, le Secrétariat du Conseil du Trésor, d'autres ministères et organismes fédéraux, les ministères provinciaux de la Santé et d'autres partenaires clés au sujet de l'application de la Loi afin d'élaborer des politiques, des lignes directrices et des outils pertinents.

Délégation de pouvoirs

Le 25 novembre 2015, la ministre de la Santé a signé une nouvelle délégation du pouvoir décisionnel pour la Loi sur la protection des renseignements personnels. Conformément aux recommandations du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'ordonnance de délégation étend les pouvoirs aux multiples postes, y compris à celui du coordonnateur, du sous-ministre adjoint de la Direction générale des services de gestion et du directeur général de la Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion. Le cas échéant, certaines autorités administratives reçoivent la délégation de pouvoirs à divers niveaux supérieurs au sein de la Division de l'AIPRP et de la Division de la gestion de la protection des renseignements personnels pour appuyer l'administration efficace et efficiente de la Loi. En vertu de cette délégation de pouvoirs, Santé Canada, dans le cadre de l'accord de partenariat sur les services partagés, fournit les services de l'AIPRP à l'ASPC.

L'ordonnance de délégation des pouvoirs se trouve à l'annexe A.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels - données statistiques, interprétation et explication

I. Rapport statistique

Cette section comprend une interprétation et une explication des données contenues dans le rapport statistique de l'ASPC qui résume les activités liées à la protection des renseignements personnels pour la période allant du 1er avril 2016 au 31 mars 2017 (annexe B).

II. Nombre de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et charge de travail

Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le nombre de demandes reçues a augmenté légèrement en 2016-2017 (62 demandes par rapport à 47 en 2014-2015). Le nombre de pages examinées a considérablement fluctué au cours de deux dernières années, permettant d'atteindre 1 782 pages examinées en 2016-2017 et représentant ainsi une augmentation de 395%.

Charge de travail

Au cours de l'exercice 2016-2017, l'ASPC a fermé 67 des 71 demandes actives. Les demandes actives comprenaient 62 nouvelles demandes reçues en 2016-2017 et 9 demande reportée de l'exercice 2015-2016.

Charge de travail contre pages examinées par exercice
Exercice Nombre de demandes reçues Nombre de demandes reportées Charge de travail totale Nombre de demandes fermées Nombre de pages examinées pour les dossiers fermés
2012-2013 30 2 32 28 6 275
2013-2014 57 4 61 59 4 150
2014-2015 45 2 47 46 4 086
2015-2016 47 1 48 39 360
2016-2017 62 9 71 67 1 782
Figure 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignments reçues/traitées
Figure 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignments reçues/traitées
Figure 1 - Équivalent textuel
Figure 1. Demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignments reçues/traitées
Exercice financier Nombre de demandes reçues Nombre de demandes fermées
2013-2014 57 59
2014-2015 45 46
2015-2016 47 39
2016-2017 62 67
2017-2018 49 51

Demandes de consultation reçues d'autres institutions gouvernementales

En 2016-2017, l'ASPC n'a reçu aucune demande de consultation provenant d'autres ministères fédéraux, comparativement à l'exercice précédent, où l'ASPC avait reçu et traité une demande de consultation totalisant 97 pages.

Nombre de demandes de consultations d'autres institutions fédérales et pages examinées
Institutions fédérales Nombre de demandes de consultations traitées Pages examinées
Total 0 0

III. Répartition des demandes traitées

Les demandes traitées se répartissent comme suit :

Répartition des demandes traitées en pourcentage
Répartition des demandes Demandes traitées en pourcentage
Aucun document n'existe 41 %
Demande abandonnée 25 %
Communication partielle 19 %
Communication totale 15 %
Exception totale 0 %
Exclusion totale 0 %
Figure 2. Disposition des demandes traitées par pourcentage
Figure 2. Disposition des demandes traitées par pourcentage

IV. Exceptions invoquées

Les articles 18 à 28 de la Loi énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements liés à un intérêt public ou privé particulier. L'article 26, « Renseignements concernant un autre individu », représentait 100 % de toutes les exceptions invoquées en 2016-2017.

Principales exceptions appliquées
Exceptions Nombre d'applications
Article 26 - Renseignements concernant un autre individu 13

V. Exclusions citées

La Loi ne s'applique ni aux renseignements personnels qui sont accessibles au public (article 69), ni aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine (article 70), à quelques exceptions près. Les demandes contenant les exclusions proposées en vertu de l'article 69 doivent faire l'objet d'une consultation avec le ministère de la Justice et peut-être avec le Bureau du Conseil privé. En 2016-2017, l'ASPC n'a exclu aucun renseignement en vertu de l'article 69 ou 70.

VI. Délai de traitement

L'ASPC fait le suivi de la répartition des demandes fermées et de leurs délais de traitement. Sur une charge de travail totale de 71 demandes, l'ASPC en a traité 67 et a reporté quatre demandes actives à l'exercice 2017-2018.

L'ASPC a été en mesure de répondre dans un délai de 30 jours ou moins dans le cas de 54 (81 %) des demandes traitées. Parmi les demandes restantes, 8 (12 %) ont été traitées dans un délai de 31 à 60 jours, 1(1 %), dans un délai de 61 à 120 jours, et 4 (6 %) dans un délai de 121 jours ou plus.

VII. Prorogations

Un délai légal a été invoqué dans deux cas (3 %) parmi les 67 demandes traitées.

VIII. Traduction

En 2016-2017, il n'y a eu aucune demande de traduction de documents en réponse à des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

IX. Format des renseignements communiqués

Des demandeurs qui ont été totalement ou partiellement divulguées, 83% ont été envoyées en format papier comparativement et 17% l'ont été en format électronique.

Le logiciel d'imagerie de l'ASPC permet à l'Agence de répondre aux demandes de renseignements personnels en utilisant le format de document portable (PDF). Il est à prévoir que l'utilisation du format électronique dans la communication de l'information continuera de croître dans les années à venir.

X. Corrections et notations

Aucune demande de correction ou de notation de renseignements personnels n'a été soumise au cours de la période visée par le rapport.

XI. Coûts

Les dépenses totales encourues par l'ASPC pour répondre aux demandes liées à la Loi s'élèvent à 512 002 $. Les coûts salariaux représentaient 427 671 $ de ce total et les coûts administratifs, 84 331 $. La majeure partie de cette somme (68 422 $) a servi à retenir les services du personnel temporaire rendus nécessaires par la complexité des demandes.

Formation et sensibilisation

Formation pour les employés de l'ASPC

L'ASPC continue d'offrir une formation sur la protection des renseignements personnels par le biais d'un cours « Protection des renseignements personnels 101 ». Une formation générale visant la sensibilisation à la protection de la vie privée a été donnée à 48 employés au cours de l'année. Le cours traite d'un vaste éventail de sujets et s'attarde aux obligations des employés en matière de traitement des renseignements personnels en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le principe de connaissance sélective et les obligations générales concernant la collecte, l'utilisation, la communication et la conservation des renseignements personnels.

Plusieurs nouvelles séances de formation ont été offertes au cours du présent exercice, notamment une séance sur les communications autorisées et l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ainsi qu'une nouvelle séance sur les atteintes à la vie privée conçue pour faciliter la gestion et la prévention des atteintes à la vie privée. En tout, 58 personnes ont participé à ces séances de formation. De plus, un outil d'apprentissage en ligne appelé « Protection des renseignements personnels : introduction » a continué à être utilisé en 2017–2018. Le total des participants à l'apprentissage en ligne durant l'année était de 23.

En tout, 81 employés de l'ASPC ont reçu une formation sur la protection des renseignements personnels en 2017–2018.

L'ASPC continue d'accroître la sensibilisation des employés à l'égard de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en offrant des séances d'information ciblées (p. ex. promouvoir la Semaine de sensibilisation à la protection des renseignements personnels en octobre, au cours de laquelle des communications et des messages de sensibilisation générale ont été envoyés par voie interne). Les gazouillis au sujet des activités de la Semaine sur la protection des renseignements personnels ont été partagés environ 8000 fois. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels utilise encore son compte Twitter, qui comptait 245 abonnés à la fin de l'exercice.

Initiatives récentes relatives à la protection des renseignements personnels

En mars 2018, la DGPRP et l'AIPRP participaient à la séance d'orientation sur l'intégration des nouveaux employés à l'Agence de la santé publique du Canada. La séance présente aux employés les principaux services dont ils peuvent avoir besoin dans le cadre de leur travail. La DGPRP et l'AIPRP donne un aperçu de ce que constituent les renseignements personnels, pourquoi les employés doivent les gérer de façon appropriée, l'importance d'une recherche détaillée tout en respectant un délai raisonnable ainsi que les rouages qui sont impliqués lorsqu'une demande est faite. La séance comptait 36 participants.

L'Agence de la santé publique du Canada continue à travailler de manière à augmenter la sensibilisation et l'expertise dans ce domaine.

Politiques, lignes directrices et procédures nouvelles ou révisées propres à l'institution

I. Division des opérations de l'AIPRP

La DGPRP a de nouveau donné un cours d'introduction sur les principales exigences sur la collecte, l'utilisation, la conservation, la communication et le retrait des renseignements personnels ainsi que des modules spécifiques sur la surveillance de la protection des renseignements personnels, la gestion des atteintes à la vie privée et les évaluations des facteurs liés à la vie privée (ÉFVP). La formation donnée à l'aide de ce module a été grandement suivie au cours de l'exercice, avec 2411 participants à l'échelle du gouvernement.

II. Autres initiatives

Gouvernance et sensibilisation

L'ASPC continue d'accorder une grande importance à la participation en tenant des réunions avec les employés de l'Agence, des organismes centraux et d'autres ministères. Par exemple, en 2017–2018, le Comité de protection des renseignements personnels du partenariat en santé (CPRPPS) a tenu trois réunions afin de promouvoir les questions liées à la protection des renseignements personnels. Composé de représentants de tous les domaines de l'ASPC, ce comité, qui tient lieu de forum pour les directeurs, suscite des discussions et des approbations qui concernent les orientations, les pratiques et les outils liés à la protection des renseignements personnels, collabore afin de s'assurer que les exigences de conformité en matière de protection des renseignements personnels sont satisfaites et formule des recommandations à l'intention des cadres supérieurs.

Groupe pancanadien de protection des renseignements personnels sur la santé

En tant que membre du Groupe pancanadien de protection des renseignements personnels sur la santé, l'ASPC, par l'entremise de la DGPRP continue de participer à un groupe de travail fédéral-provincial-territorial relevant de l'Inforoute Santé du Canada qui se consacre aux questions de protection des renseignements personnels liées à la création des dossiers de santé électroniques au Canada. En 2017–2018, l'ASPC a participé à deux réunions en personne ainsi qu'à une conférence.

Principales questions soulevées dans le cadre de plaintes et d'enquêtes

I. Plaintes déposées auprès du commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Deux plaintes ont été reçues du Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) en 2017–2018.

II. Types de plaintes et décisions connexes

Deux plaintes ont été reçues par l'Agence de la santé publique aux termes de l'article 31 portant sur le traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Deux avis, basés sur l'article 33 de la Loi, ont été envoyés à l'Agence par le CPVP. Ces avis permettent à l'Agence de présenter des observations officielles relativement aux enquêtes en cours. Enfin, deux lettres de conclusions (article 35) liées à des plaintes ont été transmises par le CPVP.

Si une plainte est reçue et fait l'objet d'une enquête par le CPVP, l'ASPC examinera les résultats et, s'il y a lieu, intégrera les leçons apprises aux processus opérationnels.

III. Demandes ou appels présentés à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale

Aucune demande ou appel n'a été présenté à la Cour fédérale ou à la Cour d'appel fédérale pendant l'exercice 2017–2018.

IV. Réponses de l'ASPC aux recommandations d'autres agents du Parlement

Aucune recommandation n'a été faite par d'autres agents du Parlement pendant l'exercice 2017-2018.

V. Vérifications de la protection des renseignements personnels

Aucune vérification de la protection des renseignements personnels n'a été conclue au cours de l'exercice fiscal 2016-2017 pour l'ASPC.

Surveillance de la conformité

La Division de l'AIPRP a entrepris la présentation des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels à la haute gestion afin d'assurer la surveillance du rendement au sein de l'ASPC. De même, la DGPRP rédige des rapports trimestriels sur les atteintes à la vie privée et sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, pour ajout au tableau de bord ministériel.

Atteintes à la vie privée

La Division de l'AIPRP a entrepris la présentation des rapports hebdomadaires, mensuels et trimestriels à la haute gestion afin d'assurer la surveillance du rendement au sein de l'ASPC. De même, la DGPRP rédige des rapports trimestriels sur les atteintes à la vie privée et sur les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée, pour ajout au tableau de bord ministériel.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée effectuées

Une évaluation des facteurs liés à la vie privée a été réalisée au cours de l'exercice 2017–2018. Vous trouverez ci-dessous l' ÉFVP complétée avec une brève description. Un lien hypertexte est fourni lorsqu'il est disponible. Pour plus d'information, y compris des informations sur les ÉFVP non encore publiées sur le site Web, veuillez envoyer votre demande à l'ASPC au :
hc.privacy-vie.privee.sc@canada.ca

  1. Le Système national de surveillance des troubles du spectre autistique - L'EFVP s'est concentré sur l'analyse et l'identification des risques pour la collecte, l'utilisation, la divulgation, la conservation et la disposition des renseignements personnels de l'Agence de la santé publique du Canada. Cette analyse comprenait des échanges de données avec le Québec, la Nouvelle-Écosse, le Nouveau-Brunswick, l'Île-du-Prince-Édouard, Terre-Neuve-et-Labrador et le territoire du Yukon.

Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)(e) de la Loi

Il n'y a eu aucune communication faite à un organisme d'enquête fédéral au cours de l'exercice 2017–2018.

Divulgations aux termes de l'alinéa 8(2)(m) de la Loi

Il y a eu une communication de renseignements personnels pour raison d'intérêt public et un avis écrit correspondant au Commissariat à la protection de la vie privée en vertu du paragraphe 8(5) au cours de cet exercice.

Annexe A : Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels - Ordonnance de délégation des pouvoirs

L'ordonnance de délégation des pouvoirs

Loi sur l'accès à l'information et Loi sur la protection des renseignements personnels

En ma qualité de ministre de la Santé et en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information et de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, je délègue par la présente aux titulaires des postes énoncés à l'annexe de délégation de pouvoirs ci-après, ou aux personnes occupant lesdits postes à titre intérimaire, les attributions dont je suis investie, à titre de ministre de l'Agence de la santé publique du Canada, aux termes des dispositions des lois et des règlements connexes mentionnés en regard de chaque poste. Le présent document remplace toute ordonnance de délégation de pouvoirs antérieure.

Jane Philpott
Ministre de la Santé
25 novembre 2017

Annexe de délégation de pouvoirs
Poste Loi sur l'accès à l'information et règlements Loi sur la protection des renseignements personnels et règlements
Sous-ministre adjoint, Direction générale des services de gestion Autorité absolue Autorité absolue
Directeur (trice) général(e), Direction de la planification, de l'intégration et des services de gestion, Direction générale des services de gestion Autorité absolue Autorité absolue
Directeur (trice) (Coordinateur (trice)), Accès à l'information et protection des renseignements personnels Autorité absolue Autorité absolue sauf :
Articles :
8(2)(j), 8(2)(m), 8(5), 9(1), 9(4), 10
Directeur (trice), Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Autorité absolue Autorité absolue sauf :
Articles :
8(2)(j), 8(2)(m), 8(5), 9(1), 9(4), 10
Directeur (trice), Division de la gestion de la protection des renseignements personnels nil Autorité absolue sauf :
Articles :
14 - 28 inclusivement
Chef, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Autorité absolue sauf :
Articles : 35(2), 52(2)(b), 52(3), 72
Règlements : Articles : Autorité absolue
Autorité absolue sauf :
Sections / Articles : 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 9(1), 9(4), 10, 33(2), 51(2)(b), 51(3), 72(1)
Règlements :
Articles : Autorité absolue sauf : 7
Chef d'équipe, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 8(1), 9(1), 9(2), 10(1), 10(2), 11(2), 11(3), 11(4), 11(5), 11(6), 12(2)(b), 12(3)(b), 19, 25, 27(1), 27(4), 33, 43(1), 44(2)
Règlements :
Articles : Autorité absolue
Articles : 14, 15, 16, 17(2)(b), 17(3)(b), 26, 31
Règlements :
Articles : 9, 11(2), 13(1), 14
Analyste principal, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2), 27(1), 27(4), 33
Règlements :
Articles : 5
Règlements :
Articles : 9, 11(2)
Analyste, Accès à l'information et de la protection des renseignements personnels Articles : 4(2.1), 7, 9(2)
Règlements :
Articles : 5
Règlements :
Articles : 9, 11(2)

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

TBS/SCT 350-63
Nom de l'institution : Agence de la santé publique du Canada
Période d'établissement de rapports : 2017-04-01 au 2018-03-31

Partie 1 - Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes
Demandes Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 49
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 4
Total 53
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 51
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 2

Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 6 0 1 0 0 0 7
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 8 7 1 0 0 0 0 16
Demande abandonnée 20 5 1 1 0 0 0 27
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 28 18 3 2 0 0 0 51
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1) a) 0
19(1) b) 0
19(1) c) 0
19(1) d) 0
19(1) e) 0
19(1) f) 0
20 0
21 0
22(1) a)(i) 0
22(1) a)(ii) 0
22(1) a)(iii) 0
22(1) b) 0
22(1) c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23 a) 0
23 b) 0
24 a) 0
24 b) 0
25 0
26 0
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1) a) 0
69(1) b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1) a) 0
70(1) b) 0
70(1) c) 0
70(1) d) 0
70(1) e) 0
70(1) f) 0
70.1 0
2.4 Support des documents communiqués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 7 0 0
Communication partielle 0 1 0
Total 7 1 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
Communication totale 217 217 7
Communication partielle 28 28 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 27
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 245 245 35
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
Communication totale 7 217 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 28 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 27 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 35 245 0 0 0 0 0 0 0 0
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
5 1 0 1 3
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours
de retard
Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 3 0 3
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 1 1 2
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 4 1 5
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)

3.1 Communications en vertu du paragraphe 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)(e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 1 1 2

Partie 4 - Demandes de correction et de notation de renseignements personnels

4.1 Demandes de correction et de notation de renseignements personnels
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Notations annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 - Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 1 0
Communication partielle 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 0 0 1 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15(a)(i)
Entrave au fonctionnement
15(a)(ii)
Consultation
15(b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 1 0
Total 0 0 1 0

Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations
Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de
pages à traiter
Autres organisations Nombre de
pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 3 27 0 0
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 3 27 0 0
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 3 27 0 0
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 2 0 0 0 0 0 0 2
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 1 0 0 0 0 0 1
Total 2 1 0 0 0 0 0 3
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organismes
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1 001 à 5000
pages traitées
Plus de 5000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 - Avis de plaintes et d'enquêtes reçus

8.1 Avis de plaintes et d'enquêtes reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
2 2 2 0 6

Partie 9 - Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP

Nombre d'EFVP terminées
1

Partie 10 - Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 425 332 $
Heures supplémentaires 2 339 $
Biens et services 484 331 $
  • Contrats de services professionnels
68 422 $
  • Autres
15 909 $
Total 512 002 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Employés équivalents temps plein consacrés aux activités relatives à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 4,39
Employés à temps partiel et occasionnels 0,37
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,42
Étudiants 0,00
Total 5,18
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