Normes fonctionnelles canadiennes pour les registres de vaccination (NFRV) 2020-2024 – Recommandations du Réseau canadien des registres d'immunisation et de couverture vaccinale (RCRICV)

Table des matières

Glossaire

Abréviations :

MCI
Manifestations cliniques inhabituelles
SIV
Système d’information sur la vaccination
NFRV
Normes fonctionnelles pour les registres de vaccination
EDNV
Éléments de données nationaux sur la vaccination
LDS
Lieu de dispensation de services

Contexte

Le présent document a pour but de définir les Normes fonctionnelles canadiennes pour les registres de vaccination (NFRV) afin de soutenir un réseau de registres de vaccination interreliés au CanadaLes NFRV décrivent les normes minimales requises par les registres de vaccination pour informer les vaccinateurs, les programmes de vaccination, les consommateurs canadiens et d’autres intervenants en matière de vaccination.

Afin de soutenir pleinement les objectifs des programmes et des intervenants en matière de vaccination, les NFRV sont rédigées de manière à refléter les capacités fonctionnelles que les registres de vaccination devraient atteindre.

Le but général de la fonctionnalité des registres de vaccination est de faciliter la saisie de dossiers de vaccination de façon complète, exacte, en temps opportun, et fondés sur des normes, sans égard au lieu où une personne est vaccinée.

Le modèle canadien de prestation de programmes de vaccination comprend plusieurs fournisseurs de services de vaccination et donc, plusieurs applications de lieu de dispensation de services (LDS). L’adoption des Normes fonctionnelles pour les registres de vaccination ainsi que celle d’autres outils fondés sur des normes (annexes A et B), aidera à assurer l’exhaustivité et l’exactitude des dossiers de vaccination (saisis à l’intérieur ou à l’extérieur des registres). Par ailleurs, des normes claires sur la soumission de données réduiront les efforts requis pour regrouper les dossiers de plusieurs sources au sein du registre de vaccination.

Pour être efficaces, les NFRV doivent permettre la saisie de l’information sur la vaccination au lieu de dispensation de service et permettre le partage des données avec d’autres systèmes de dossiers de vaccination électroniques. Le but des NFRV est de soutenir la collecte de dossiers de vaccination de façon exacte et complète, quel que soit le vaccinateur (p. ex. pharmacien, médecin de première ligne, salle d’urgence, infirmière de la santé publique), et permettre leur partage entre les registres provinciaux, territoriaux ou autres, ceci dans les limites permises par les lois provinciales ou territoriales. Cela permettra :

  1. L’accès en temps réel aux antécédents vaccinaux détaillés des clients, peu importe où ces derniers se présentent pour obtenir un service au Canada. Cela comprend la raison de la non-vaccination, le cas échéant (p. ex. refus, contre-indications, etc.).
  2. Les prévisions portant sur la vaccination systématique pour des personnes en particulier ou des groupes, y compris pour la planification des cliniques de vaccination de masse et en milieu scolaire, et aux fins de rappels/relances, de production de consentements et d’activités connexes.
  3. La production de rapports sur la couverture vaccinale, y compris par le biais d’extraction des données aux fins d’analyse externe.
  4. L’investigation des manifestations cliniques inhabituelles.
  5. L’accès par les clients à leurs propres dossiers.

Principes fondamentaux se rattachant aux Normes fonctionnelles pour les registres de vaccination

Utilisation du terme « registre de vaccination »
Le terme « registre de vaccination » représente les interfaces et les composantes numériques du système d’information sur la vaccination utilisé par une province ou un territoire dans la gestion et la prestation des programmes de vaccination. Ces composantes pourraient inclure les systèmes à la source, interopérables et qui collecteraient des données standardisées directement vers une seule base de données sur les vaccinations. A l’échelle internationale, ce système est généralement appelé un système d’information sur la vaccination (SIV).

Qualité et intégrité des données
La soumission de données standardisées est nécessaire pour maintenir l’intégrité et la fonctionnalité du registre de vaccination. Puisqu’un registre de vaccination évolue, il est primordial de maintenir la qualité des données. En effet, la capacité du registre à produire des données aux fins d’analyse repose sur la disponibilité de données complètes et exactes.

Cadre de réglementation
Toutes les fonctionnalités du registre de vaccination doivent se conformer à la législation, aux politiques et aux restrictions fédérales, provinciales/territoriales et locales applicables. Un registre de vaccination doit comprendre des mesures appropriées de manière à restreindre l’accès, gérer et prévenir la perte ou le vol, et garantir la confidentialité renseignements personnels du client concernant sa santé.

Données de population comme dénominateur
Le registre de vaccination utilise des sources de données de dénominateur appropriées pour appuyer la prestation de services de vaccination et l’estimation de la couverture vaccinale. Les sources appropriées pour la population desservie par les programmes de vaccination pourraient comprendre les données de l’état civil (c.-à-d. dossiers de naissance ou de décès), les listes d’inscriptions de garderies et d’écoles, le régime d’assurance-maladie provincial/territorial ou d’autres registres des intervenants.

Portée
Bien que les programmes de vaccination requièrent les fonctionnalités d’un système d’information pour des activités telles que les déclarations des MCI et la gestion du stock de vaccins, ces fonctionnalités n’ont pas à être les fonctionnalités de base d’un registre de vaccination. Cela dit, l’adoption des NFRV facilitera les déclarations des MCI et la gestion du stock de vaccins par la tenue de dossiers au lieu de dispensation de service de façon complète, exacte et fondée sur des normes.

Interopérabilité
Des normes communes relatives aux données doivent être utilisées dans l’ensemble des registres de vaccination afin de permettre l’échange des données des dossiers de vaccination. Les provinces et territoires sont encouragés à convenir d’un ensemble de normes concernant la sauvegarde des données et le transfert entre les provinces et territoires. Les éléments de données nationaux sur la vaccination (EDNV, voir l’annexe A) décrivent les variables minimales dont les champs devraient être complétés lors de la saisie d’un dossier de vaccination dans un registre. En septembre 2018, les membres du Comité canadien sur l’immunisation ont donné leur accord de principe à la nécessité et à l’utilisation recommandée des Éléments de données nationaux sur la vaccination.

Normes fonctionnelles pour les registres de vaccination (NFRV)

Premier but du registre de vaccination

Le registre de vaccination permet la saisie des dossiers de vaccination et la prestation de services de vaccination, quel que soit le milieu de soins.

Normes fonctionnelles :

Deuxième but du registre de vaccination

Le registre de vaccination maintient des données complètes, exactes et opportunes, fondées sur des normes, sur tous les clients et les services de vaccination fournis.

Normes fonctionnelles :

Troisième but du registre de vaccination

Le registre de vaccination permet l’accès et l’échange électroniques des renseignements électroniques sur la vaccination, de façon fiable, par l’ensemble des professionnels de la santé ainsi que par l’ensemble des provinces et des territoires (y compris le gouvernement fédéral), et ceci en accord avec les exigences législatives et en matière d’interopérabilité.

Normes fonctionnelles :

Quatrième but du registre de vaccination

Le registre de vaccination permet la déclaration en temps opportun et avec exactitude des Manifestations cliniques inhabituelles (MCI).

Normes fonctionnelles :

Annexe A : Éléments de données nationaux sur la vaccination (EDNV) 2018

Les Éléments de données nationaux sur la vaccination (EDNV) pancanadiens sont les champs minimums qu’un registre de vaccination doit stocker et/ou produire pour permettre l’interopérabilité. Quatorze éléments de données et leurs sous-ensembles terminologiques ont été définis en 2016. La mise à jour de 2018 comprend quatre autres éléments de données, leurs sous-ensembles terminologiques, ainsi que des mises à jour du contenu créé en 2016. L’annexe B présente les éléments de données minimums qui doivent être saisis dans un registre de vaccination.

Les EDNV ne se veulent pas une liste exhaustive de tous les éléments de données dont auraient besoin les registres de vaccination et d’autres systèmes d’information pour assurer une fonctionnalité optimale. Le registre de vaccination pourrait suggérer, extraire ou remplir automatiquement des valeurs ou éléments de données distincts; la mise en place de l’architecture des systèmes différera entre les systèmes eux-mêmes.

Les EDNV pancanadiens comprennent un document d’orientation pour que le contenu, le format et la transmission du message permettent l’interopérabilité du système en temps réel, quel que soit le système utilisé (p. ex. applicable à Panorama et d’autres solutions). Le document d’orientation est disponible ici : NIDE 2018 (en anglais seulement).

Le Canadian Vaccine Catalogue (en anglais seulement) fournit une base de données pouvant être téléchargée. Celle-ci est mise à jour chaque mois et contient les sous-ensembles de terminologies relatives aux vaccins ainsi que les variables servant à remplir les champs relatifs à l’information sur les produits, comme prescrit par les EDNV.

Annexe B : Les éléments de données sur la vaccination obligatoire (ou de base/minimums)

Les éléments de données sur les clients et les vaccinateurs sont inclus, le cas échéant, dans les spécifications de conformité. Cependant, les normes relatives à la terminologie pour les éléments de données des clients et des vaccinateurs sont gérées selon les exigences des registres des clients et des vaccinateurs propres aux provinces et territoires.

Deux cas pratiques clés sont fournis ci-dessous, ainsi que les éléments de données obligatoires correspondants. Ces éléments de données doivent être présents pour que le dossier soit créé.

1er cas pratique : Vaccin administré. Le clinicien a le « flacon en main » et peut donc fournir des détails précis sur l’événement, y compris sur le produit, le client et le clinicien.
Élément de données Utilisation recommandée
Agent immunisant administrable (nom commercial) Obligatoire
Numéro de lot du vaccin Obligatoire
Date d’expiration du vaccin Obligatoire
Date d’administration du vaccin Obligatoire
Identifiant unique du client Obligatoire
Date de naissance du client Obligatoire
2e cas pratique : Dossier des vaccins déclarés.  Le clinicien/client/parent déclare un vaccin qui a déjà été administré.
Élément de données Utilisation recommandée
Agent immunisant (générique) OU
agent immunisant administrable (nom commercial)
Obligatoire
Source de déclaration de la vaccination Obligatoire
Date d’administration du vaccin Obligatoire
Identifiant unique de client Obligatoire
Date de naissance du client Obligatoire
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