Politique sur le numérique : Étape des idées - Compte rendu sur ce que nous avons entendu

1) Prestation de services – Conception axée sur le client

2) Amélioration de l’infrastructure numérique

3) Efficacité accrue des opérations du gouvernement

4) Amélioration de la capacité – Effectif et outil

5) Accent mis sur la mesure axée sur les résultats

Principaux obstacles au numérique

Les cinq principaux obstacles au numérique indiqués par les répondants au sondage étaient les suivants : 1) la culture rejetant le risque (42 %); 2) l’incapacité de travailler de façon décloisonnée (35 %); 3) la collaboration inadéquate (30 %); 4) le manque d’une vision organisationnelle en matière de numérique (23 %); 5) les contraintes en matière de ressources (22 %).

Parmi les autres obstacles, mentionnons le manque de culture numérique dans les postes de direction, ainsi que les problèmes liés à la centralisation des services de technologie de l’information.

Élimination des obstacles

Les répondants ont indiqué que les principaux obstacles au numérique pourraient probablement être abordés par : 1) la culture (59 % étaient tout à fait d’accord; 26 % étaient d’accord); 2) la capacité (47 %; 36 %); 3) la vision et la stratégie (46 %; 33 %); 4) l’orientation (27 %; 50 %); 5) la gouvernance (33 %; 39 %).

Les réponses sur d’autres façons d’aplanir les obstacles portaient sur le changement de culture auprès des cadres supérieurs et des employés, les outils permettant de tirer parti des espaces de travail numériques, la mise à jour des stratégies mises à jour et des analyses de rentabilisation pour le changement, ainsi que l’accroissement de la collaboration et des partenariats.

Autres commentaires

Lorsqu’on leur a demandé s’ils avaient autre chose à dire, les répondants ont souligné la nécessité d’avoir des leaders du changement dans tous les ministères et à différents niveaux, et d’appuyer les visions, les stratégies ou les politiques ministérielles. De plus, ils demandaient une meilleure communication, que ce soit entre les cadres supérieurs et les employés de première ligne, en mettant en commun les leçons tirées des projets innovateurs ou en apprenant du secteur privé.

1) Prestation de services

L’objectif ultime de la Politique sur le numérique devrait être celui d’améliorer la prestation des services, un point sur lequel la plupart des contributeurs étaient d’accord. Les participants ont souligné la nécessité de concevoir et d’améliorer les services tout en faisant participer l’utilisateur. Il a été suggéré que le gouvernement développe une meilleure compréhension des utilisateurs et offre des canaux de service adaptés à leurs besoins. Les participants étaient d’avis que les services devraient être offerts de manière proactive, organisés de façon logique pour l’utilisateur, et que les citoyens ne devraient fournir leurs renseignements qu’une seule fois. Les participants voient également dans la politique une occasion d’améliorer la qualité des données ainsi que leur utilisation et leur gestion dans la conception et la prestation des services, ainsi que dans les opérations du gouvernement.

De nombreux participants ont souligné l’importance de l’inclusivité et de l’accessibilité. Les besoins particuliers des personnes handicapées devraient être satisfaits par les services gouvernementaux, les plateformes et les publications. Il faudrait également aborder la question de la culture numérique des représentants du gouvernement et maintenir des canaux analogues, le cas échéant, avec l’orientation fournie par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Lorsque l’analogue est transformé en numérique, les participants ont fait remarquer qu’il ne devrait pas s’agir nécessairement d’une traduction directe; ce faisant, nous devrions chercher à améliorer les processus opérationnels et l’expérience des utilisateurs. L’importance de maintenir neutre la plateforme des systèmes, des outils et des jeux de données a été réitérée, ce qui permet la souplesse pour passer entre les canaux parallèles ou servir au moyen de ceux-ci.

2) Infrastructure numérique

Les contributeurs aimeraient voir des systèmes et des jeux de données interopérables, ayant des normes communes qui les appuient, afin de permettre l’échange d’information interministériel, voire pangouvernemental, de réduire le dédoublement des efforts et des données et, en fin de compte, d’améliorer le service. L’accroissement de l’ouverture et de l’accès à des données de qualité a été perçu comme une approche visant uniquement à permettre l’échange d’information, mais aussi à promouvoir la responsabilisation. Certains ont mentionné qu’il faudrait éliminer les obstacles législatifs réels et perçus. L’élimination des cloisonnements permettrait également de trouver des solutions intégrées, lorsque c’est approprié, ce qui accroîtrait l’efficience.

Les contributeurs ont également souligné l’importance de maintenir la confiance des citoyens envers les services gouvernementaux en établissant un équilibre entre l’ouverture et la sécurité et la protection de la vie privée. L’ouverture, la sécurité et la protection de la vie privée devraient être intégrées aux systèmes et aux services dès le départ et être mises à jour de façon proactive. Une meilleure compréhension des pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée et une meilleure sensibilisation à leur égard ont également été signalées comme une lacune actuelle.

Les contributeurs ont indiqué qu’il était urgent de veiller à ce que l’information et les données soient préservées de manière à ce que les changements technologiques ne rendent pas leur format obsolète, garantissant ainsi l’intégrité et l’authenticité de l’information à long terme.

De nombreux fonctionnaires fédéraux ont indiqué que l’identité numérique et les signatures seraient des outils qui simplifieraient leur travail et leur permettraient d’offrir des services de meilleure qualité et dignes de confiance, et ils ont demandé que les obstacles à cet égard soient retirés.

3) Efficacité accrue des opérations du gouvernement

Les contributeurs ont demandé que, dans la politique, l’accent soit mis sur l’orientation et les principes, en permettant une certaine souplesse pour répondre aux exigences uniques et en laissant de la place à l’innovation. Les instruments souples (règles) qui sont plus faciles à mettre à jour peuvent aussi permettre de suivre le rythme des changements technologiques et des nouvelles idées. Les participants ont déclaré que la politique devrait reconnaître les différentes circonstances de certains ministères au moment de la rédaction des exigences, car les besoins et les limites (coûts, capacité, etc.) varieront.

La nécessité d’améliorer la communication a été exprimée, en vue de partager les réussites et les échecs entre les ministères, ce qui leur permettrait de tirer des leçons d’apprendre des expériences des uns des autres. Les participants ont également souligné la nécessité de clarifier les rôles et les procédures ainsi qu’un ensemble commun de définitions et de compréhensions, qui sous-tend les efforts multiministériels.  

4) Amélioration de la capacité – Effectif et outils

Bien que l’accès aux bons outils ait été un thème commun, les contributeurs ont insisté sur la nécessité d’une formation appropriée sur l’utilisation des outils numériques actuels et futurs, ce qui contribuerait au plus grand thème récurrent de la rétroaction sur les médias sociaux, en soulignant le besoin d’une culture numérique dans la fonction publique, par l’embauche, le maintien en poste et surtout la formation des employés actuels.

La nécessité de gérer le changement pour amener la culture de la fonction publique à un niveau où les employés sont encouragés à innover, à prendre des risques mesurés et à échanger l’information a été à la base d’un bon nombre des idées reçues dans le cadre de cet exercice. Les participants ont exprimé le souhait que le gouvernement adopte une approche plus itérative de la conception et de la mise à l’essai, tant en ce qui concerne les services que les politiques. Les contributeurs ont souligné l’importance d’un leadership solide et solidaire à l’échelle du gouvernement, qui habilite les employés en veillant à ce qu’ils reçoivent le financement, les outils et la formation appropriés.

5) Mesure axée sur les résultats

Les participants ont demandé que des indicateurs plus mesurables soient soigneusement choisis afin d’améliorer la prestation des services et les opérations, tout en réduisant le fardeau de l’établissement de rapports.