Audit interne de la gestion de l'information au sein des Agences de développement régional

Rapport final

Octobre 2016

Bureau du contrôleur général (BCG)

Table des matières

Sommaire exécutif

Le présent audit vise à déterminer si les cadres de gouvernance et de surveillance pour la gestion de l’information (GI) sont en placeVoir la note en bas de page 1 dans les Agences de développement régional (ADR).

La portée de cet audit englobait les cadres de gouvernance et de surveillance pour la GI en place au pour deux ADR sélectionnés : Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC) et l’Agence de promotion économique du Canada atlantique (APECA).

Pourquoi est‑ce important?

« Dans le paysage de l’information actuel, qui évolue à un rythme toujours plus effréné, la responsabilité de créer et de conserver les documents de l’administration fédérale est devenue un enjeu véritable. »Voir la note en bas de page 2 Dans de récentes études, on signale que 4,4 milliards de téraoctets de données numériques ont été créés au cours de la dernière année, et que 90 p. 100 des données du monde ont été créées au cours des deux dernières années.Voir la note en bas de page 3 L’information est une composante essentielle d’une gestion efficace dans l’ensemble des organisations et, lorsqu’elle est gérée convenablement, l’information devient une ressource précieuse.Voir la note en bas de page 4 Par conséquent, la GI, qui autrefois, consistait en la tenue de documents, comprend désormais des stratégies (comme l’intégration opérationnelle) visant à reconnaître l’information comme bien stratégique et à améliorer le soutien des opérations par, notamment, la prise de décisions fondées sur des données de même que l’accroissement de la transparence et de la collaboration. On peut définir la GI comme une discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’une organisation, allant de l’étape de planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme.Voir la note en bas de page 5 La GI est axée sur la capacité des organisations à saisir, à gérer, à conserver, à stocker et à diffuser la bonne information aux bonnes personnes et au bon moment.Voir la note en bas de page 6

La quantité d’information que l’on retrouve dans l’ensemble du gouvernement est considérable; il est donc essentiel que les ministères et les agences la gèrent de manière efficace et efficiente afin de tirer parti de sa véritable valeur à l’appui de la prestation des programmes et des services, tout en respectant les exigences en matière de sécurité et de protection de la vie privée. Pour les décideurs, la disponibilité d’information de qualité supérieure qui fait autorité favorise aussi la prise de décisions éclairées, et elle facilite la responsabilisation, la transparence et la collaboration. De plus, l’application de pratiques solides de GI permet de protéger encore mieux l’information, et elle permet de garantir l’accès à l’information et aux documents pour le bienfait des générations actuelles et futures.Voir la note en bas de page 7

La vision du gouvernement du Canada (GC) pour la GI est que l’information soit protégée en vertu d’un mandat public et gérée comme un élément d’actif stratégique, de manière à ce que la valeur en soit maximisée au profit de l’ensemble de la population canadienne.Voir la note en bas de page 8 L’intégration de considérations relatives à la GI dans tous les aspects des activités gouvernementales permet de mettre à profit l’information et de la reconnaître à titre de ressource précieuse.Voir la note en bas de page 9 Par exemple, étant donné que le GC fait un usage croissant des technologies de l’information, l’intégration des exigences de GI à la planification de la technologie assure l’accessibilité, l’échange et la facilité d’emploi de l’information numérique au fil du temps de même que dans le cadre de l’évolution de la technologie.Voir la note en bas de page 10

Les priorités du gouvernement illustrent un engagement envers l’ouverture et la transparenceVoir la note en bas de page 11 de même qu’une forte orientation sur les résultats. Les initiatives de données ouvertes se sont accélérées et élargies dans le but de rendre les données du gouvernement accessibles sur le plan numérique, ce qui permet aux Canadiens d’y accéder et de les utiliser facilement. Le suivi et les rapports sur les progrès réalisés au regard des engagements, appuyés par la mesure du rendement, permettent de veiller à l’établissement clair de la responsabilisation ainsi qu’à la présentation de rapports sur les résultats obtenus par le gouvernement pour le compte des Canadiens. L’existence de cadres de gouvernance et de surveillance de la GI dans l’ensemble du gouvernement et au sein des agences est essentielle pour s’assurer que les avantages des pratiques solides de GI se font sentir dans l’ensemble du gouvernement.

Le GC, y compris les ADR, utilise de plus en plus les technologies de l’information pour intégrer les exigences de GI et fournir aux décideurs de l’ensemble du gouvernement des renseignements qui sont facilement accessibles. Cette information leur permet de comprendre le contexte et de tenir compte des possibilités et des risques associés à diverses options avant de prendre des décisions pour que les ressources soient déployées de manière à optimiser leur impact. L’accessibilité d’une information de grande qualité et qui fait autorité pour les décideurs revêt une importance particulière pour les ADR, compte tenu de leur accent sur la prestation de programmes pour le développement économique régional et de l’exigence de gérer les renseignements des demandeurs et des destinataires provenant de tiers assurant l’exécution des programmes de paiements de transferts. La gestion efficace de l’information ayant une valeur opérationnelle, tout au long de son cycle de vie, assure un fondement pour la prise de décisions à l’appui de la prestation des programmes et des services des ADR et de la présentation de rapports connexes. Étant donné la définition, l’orientation et les objectifs de la GI décrits plus haut, des pratiques solides dans toutes les ADR constituent le fondement de la réalisation de ces engagements et de ces priorités envers les Canadiens.

Principales constatations

Les deux ADR avaient mis en place des plans pour soutenir les initiatives des agences et du GC à l’égard de la GI. De plus, des instruments de politique qui communiquent des responsabilités et des exigences pour la GI ont été élaborés et communiqués aux ADR. Cependant, certains de ces plans et de ces instruments de politique devaient être mis à jour. La publication de la stratégie et des politiques gouvernementales mises à l’égard de la GI sera un moment opportun pour que les deux agences examinent, harmonisent et mettent à jour leurs plans opérationnels, leurs politiques et leurs instruments à l’appui de la GI pour qu’ils reflètent les priorités et les risques actuels de la GI.

Les cadres de contrôle de la surveillance, y compris la mesure du rendement exhaustive, établissent les assises permettant aux organisations d’évaluer l’atteinte des objectifs de la GI ainsi que la conformité aux politiques en général. Même si le cadre de contrôle de la surveillance a été jugé comme étant exhaustif pour DEC, les activités actuelles de suivi et de présentation de rapports de l’APECA, y compris la mesure du rendement, n’ont pas présenté une évaluation exhaustive des accomplissements de la GI ou de la conformité en général. La surveillance et l’établissement de rapports fondés sur des renseignements de rendement exhaustifs sont importants afin de déterminer les secteurs où il est nécessaire d’ajuster les efforts déployés et d’élaborer des plans d’action, de les établir en ordre de priorités et d’y affecter des ressources en vue d’atteindre les objectifs de la GI ainsi que d’assurer la conformité aux politiques en général.

Des comités appuyant la GI étaient en place au sein des ADR. Leur mandat définissait les rôles et les responsabilités au regard de la GI, et les comités jouent un rôle de conseiller auprès de la haute direction à l’appui de la prise de décisions sur la GI. Cependant, il est possible d’améliorer leurs opérations et leur rôle dans la gouvernance des activités de GI, surtout en ce qui a trait au suivi du rendement de la GI et de la conformité en général. Si de l’information approfondie sur le rendement devenait disponible, il serait possible de la transmettre aux comités, ce qui améliorerait leur capacité à encadrer les activités de GI à l’appui de l’atteinte des objectifs qui s’y rattachent. Les opérations des comités (par exemple, la mobilisation de la haute direction, la fréquence et l’orientation des discussions sur la GI, et une diligence requise judicieuse) peuvent donner le ton à une culture qui reconnaît l’importance de la GI.

Les plans de GI des deux agences tiennent compte des systèmes et des initiatives communs du GC. La mise en œuvre de systèmes communs tels que GCDOCS soutient le volet de l’information ouverte de l’Initiative pour un gouvernement ouvert du GC. Des systèmes et des outils d’applications opérationnels de GI étaient également en place afin de soutenir le cycle de vie des renseignements et les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle des agences. Les deux ADR ont identifié leurs ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, ce qui permet la prise de décisions solides à l’appui des programmes, des services et des opérations continues. De plus, ces ressources répondent aux exigences ministérielles en matière de présentation de rapports, de rendement et de responsabilisation.

Pour que les programmes et les services du gouvernement permettent un accès pratique à des renseignements pertinents, fiables, exhaustifs et opportuns,Voir la note en bas de page 12 il est nécessaire que l’information soit reconnue et gérée comme une ressource précieuse et stratégique qui appuie les résultats, les besoins opérationnels et la responsabilisation. Pour y arriver, il faut obtenir l’engagement et la participation de tous les employés du gouvernement et le soutien des spécialistes fonctionnels de la GI. Même si les ADR font partie de la collectivité de la GI au GC, il est possible d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir et mobiliser la GI de façon plus générale comme élément faisant partie intégrante des politiques, des programmes, des services et des initiatives des ADR.

Les spécialistes fonctionnels de la GI soutiennent les ministères dans la mise en œuvre et la réalisation de leurs initiatives de GI. Il est ressorti de l’audit que le recrutement et le maintien en poste de ressources compétentes et qualifiées posent des défis pour les ADR. Les deux agences ont entrepris des efforts sur ce front pour leur permettre de remplir leurs besoins actuels et à long terme et pour soutenir la mise en œuvre des initiatives de GI et l’atteinte des objectifs de la GI.

Conclusion

Dans l’ensemble, les cadres de gouvernance et de surveillance pour la GI ont été mis en place pour les deux agences visées par l’examen. Les plans opérationnels de GI ont été élaborés pour mettre en œuvre la stratégie de GI des ADR, et les exigences et les responsabilités particulières ont été traitées dans les instruments de politique. Des comités ont été établis dans les agences afin d’aborder les questions de GI, et des activités ont été lancées afin de mobiliser et de promouvoir la collectivité de la GI. Cependant, on a relevé des possibilités dans les deux agences pour mettre à jour les instruments de politique, renforcer les opérations des comités et faire en sorte qu’ils reçoivent les renseignements nécessaires pour s’acquitter de leur rôle de gouvernance. Il est ressorti de l’audit que certains travaux ont déjà été entrepris dans ces domaines. Les plans de GI des deux agences ont également tenu compte des systèmes et des initiatives communs du GC. La mise en œuvre de systèmes communsVoir la note en bas de page 13 qui soutient davantage le volet de l’information ouverte de l’Initiative pour un gouvernement ouvert du GC. Des systèmes et des outils d’applications organisationnels de la GI étaient également en place afin de soutenir le cycle de vie de l’information des agences. Les deux ADR ont déterminé leurs ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, lesquelles permettent et documentent la prise de décisions à l’appui des programmes, des services et des opérations continues. De plus, elles soutiennent les exigences du Ministère relatives à la présentation de rapports, au rendement et à la responsabilisation. Étant donné les défis que doivent relever les agences pour la promotion de la GI comme une priorité, il existe des possibilités d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies pour mobiliser et promouvoir la GI de façon plus générale, et ce, comme un élément intégral des politiques, des programmes, des services et des initiatives des ADR. Ces améliorations pourraient renouveler l’engagement et la priorité de la GI dans toutes les agences et appuyer la réalisation des priorités du gouvernement à l’avenir.

Alors que l’Agence de développement économique Canada pour les régions du Québec a défini des activités de mesure du rendement, de surveillance et de présentation de rapports pour la surveillance de la GI, les mesures du rendement de  l’Agence de promotion économique du Canada atlantique ou les activités de surveillance et de présentation de rapports connexes ne présentaient pas une évaluation exhaustive de l’atteinte des objectifs de GI ou de la conformité aux politiques en général. Sans la surveillance des renseignements de rendement exhaustifs, il est difficile d’évaluer la conformité   aux exigences des politiques du  Conseil du Trésor , de déterminer si les avantages prévus sont en cours de réalisation et de définir les secteurs où les stratégies et les plans doivent être ajustés pour atteindre les objectifs de GI établis.

Conformité aux normes professionnelles

Cette mission d’audit est conforme aux Normes relatives à la vérification interne au sein du GC, comme en témoignent les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.

Anthea English, CPA, CA
Contrôleur général adjoint et dirigeant principal de la vérification
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général

Contexte

Suivant les progrès de la technologie, la quantité de l’information, de l’information numérique en particulier, continue d’augmenter de façon exponentielle chaque année. On estime qu’à l’échelle mondiale, 90 p. 100 des données ont été créées au cours des deux dernières années.Voir la note en bas de page 14 On estime également qu’au cours de la prochaine décennie, l’univers numérique augmentera de 40 p. 100 par année, compte tenu du nombre de personnes, d’entreprises et d’appareils qui sont connectés à Internet, ce qui aura pour effet de « générer une nouvelle vague de possibilités pour toutes les entreprises et tous les habitants du monde. »Voir la note en bas de page 15 Même si le simple volume d’information à lui seul pose des défis considérables pour les organisations, l’information devient une ressource précieuse lorsqu’elle est gérée convenablement.Voir la note en bas de page 16

On peut définir la GI comme une discipline qui oriente et appuie une gestion efficace et efficiente de l’information au sein d’une organisation, allant de l’étape de la planification et de l’élaboration des systèmes jusqu’à celle de l’élimination de l’information ou de sa conservation à long terme.Voir la note en bas de page 17 La GI est axée sur la capacité des organisations à saisir, à gérer, à conserver, à stocker et à diffuser la bonne information aux bonnes personnes, au bon moment.Voir la note en bas de page 18 Cette orientation établit un fondement important pour atteindre les priorités et les engagements du gouvernement en matière d’ouverture et de transparenceVoir la note en bas de page 19 tout en étant fortement axée sur les résultats.

En 2005, le Secrétariat a entrepris une initiative de transformation approfondie afin de définir et de réaliser une vision intégrée de la GI au GC. Afin de mieux réaliser cette vision, le Secrétariat a lancé la Stratégie de GI du GC en 2008, qui comptait quatre objectifs stratégiques liés à la politique et à la gouvernance, aux personnes et à la capacité, à l’architecture de l’information intégrée et aux outils et aux applications de la GI.Voir la note en bas de page 20

L’ensemble des politiques sur la GI du GC a été publié, dont la Politique sur la gestion de l’information. Les objectifs de cette politique sont d’assurer une gestion de l’information efficace et efficiente à l’appui de la mise en œuvre des programmes et des services, de promouvoir la prise de décisions éclairées, de faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration, de conserver l’information et de veiller à l’accès à l’information et aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et des générations futures.Voir la note en bas de page 21 L’annexe A présente une description des politiques, des directives, des normes, des lois et des lignes directrices sur la GI.

Depuis que la Stratégie de GI du GC a été mise au point, des changements importants sont survenus dans l’environnement stratégique et opérationnel, y compris le lancement du Plan d’action du Canada pour un gouvernement ouvert, l’Initiative de transformation des services de courriel, l’Initiative de renouvellement du milieu de travail 2.0 et l’Initiative de refonte des politiques du Secrétariat. Un certain nombre d’initiatives liées à la GI sont également en cours, comme une structure de gouvernance en évolution et la transition vers une solution de GI pangouvernementale (par exemple, GCDOCS). De plus, l’initiative de Renouvellement de la Stratégie de GI de l’administration fédérale a été lancée pour mettre à jour la vision et les objectifs de la GI, dans le but de tenir compte des progrès réalisés à ce jour ainsi que des priorités, des sensibilités et des valeurs du GC et de la population canadienne.Voir la note en bas de page 22

Les administrateurs généraux des ADR assument un rôle central de GI. Ils sont responsables de s’assurer que l’orientation de la gestion, les processus et les outils appropriés sont en place pour gérer de manière efficace l’information qui relève de l’agence ainsi que de soutenir ses opérations et d’assurer la qualité de l’information tout au long de son cycle de vie.Voir la note en bas de page 23 Les ADR administrent les programmes qui font la promotion des possibilités économiques dans leurs régions, et une part importante des renseignements qu’ils gèrent ont trait aux programmes de transfert de paiements. De plus, tous les employés sont tenus de gérer l’information qu’ils rassemblent, créent et utilisent comme une ressource précieuse à l’appui non seulement des résultats attendus des programmes et des services, mais aussi des besoins opérationnels et de la reddition de comptes du ministère.Voir la note en bas de page 24 Par conséquent, une gestion rigoureuse de l’information de demandeurs et de bénéficiaires de programme est essentielle pour veiller à ce que les renseignements présentant une valeur opérationnelle soient correctement protégés et accessibles aux fins de la prise de décisions.

Lors des consultations sur le développement du Plan triennal d’audit interne axé sur les risques du Bureau du contrôleur général (BCG) pour l’exercice financier 2015‑2016 à l’exercice financier 2017‑2018 et du Plan pluriannuel d’audit interne axé sur les risques des ADR pour l’exercice financier 2015‑2016 à l’exercice financier 2018‑2019, la GI a été désignée comme un secteur qui continue de représenter un haut risque inhérent, car elle est le fondement de tous les aspects des programmes et des services du gouvernement et des ADR, de sorte qu’elle favorise la prise de décisions éclairées et la prestation de services efficaces et efficients, et qu’elle est essentielle à la réalisation des objectifs et du mandat des ADR. L’importance de la GI, combinée aux priorités du gouvernement et aux initiatives de changement en cours dans l’ensemble du gouvernement et au sein des ADR, ont accru les préoccupations relatives aux risques de la GI, surtout en ce qui a trait aux cadres de gouvernance et de surveillance.

Objectif et portée de l’audit

Le présent audit vise à déterminer si les cadres de gouvernance et de surveillance pour la GI sont en placeVoir la note en bas de page 25 dans les ADR.

La portée de cet audit englobait les cadres de gouvernance et de surveillance pour la GI en place au pour deux ADR sélectionnées, soit DEC et l’APECA. Les éléments clés de ces cadres devaient s’harmoniser avec les instruments de politique du Conseil du Trésor, y compris les définitions des rôles et responsabilités, les structures de responsabilisation, les politiques, les plans, les outils, les systèmes, la planification des ressources humaines ainsi que la surveillance et la présentation de rapports. Cependant, l’audit a aussi permis de reconnaître les initiatives et les améliorations en cours ou mises en œuvre après cette date, le cas échéant.

La portée de l’audit a aussi permis d’évaluer les progrès réalisés au regard des éléments de gouvernance de la GI qui avaient été présentés comme des aspects à améliorer dans les conclusions de la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les grands ministères et organismes et de la Vérification interne horizontale de la tenue des documents électroniques dans les petits ministères et agencesVoir la note en bas de page 26 menés en 2011 par le BCG. L’Audit interne horizontal de la sécurité des technologies de l’information dans les grands et les petits ministères (Étape 1)Voir la note en bas de page 27 mené par le BCG, qui porte sur les cadres de gouvernance de la sécurité des TI en place dans les ministères et l’ensemble du gouvernement, vient d’être achevé en 2016. Les éléments de risque qui se chevauchent en ce qui concerne les cadres de gouvernance de la GI ont été exclus de la portée de cet audit.

Les champs d’enquête et les critères d’audit permettant d’atteindre l’objectif de l’audit sont présentés à l’annexe B.

Constatations détaillées et recommandations

Constatation 1 : Orientation stratégique pour la GI

L’orientation stratégique établit le plan d’action qui permet d’atteindre les objectifs. Elle peut prendre différentes formes, y compris des stratégies, des plans et des instruments de politique. L’audit devait établir si des plans étaient en place dans les ADR pour mettre en œuvre des objectifs de GI dans l’ensemble du gouvernement de même que des objectifs propres aux agences. L’élaboration de plans facilite l’entente sur les questions clés et ce qu’il faudra faire pour les aborder, renforce la collaboration et l’engagement au regard de la mise en œuvre des priorités relevées, et établit les résultats visés comme fondement pour en assurer la mise en œuvre. L’audit a également permis de déterminer si des instruments de politique ont été élaborés et communiqués à l’appui de la GI dans l’ensemble des agences. Le fait d’établir des politiques permet de définir les responsabilités et les exigences jugées nécessaires pour atteindre les objectifs établis pour les agences et les employés.

Les ADR ont élaboré et communiqué des plans opérationnels pour soutenir les objectifs pangouvernementaux de GI ainsi que les objectifs propres aux agences. Toutefois, l’APECA peut améliorer certains éléments de son plan.

Les administrateurs généraux sont responsables d’établir une stratégie ou un programme ministériel pour améliorer la gestion de l’information.Voir la note en bas de page 28 Les plans opérationnels décrivent les étapes, les activités et les initiatives à prendre pour atteindre les priorités et les objectifs ministériels de GI, qui devraient correspondre à ceux de la Stratégie de GI du GC. Les deux ADR ont élaboré des plans de GI qui s’harmonisent avec les objectifs de GI de l’ensemble du gouvernement et les objectifs propres aux agences. Les risques liés à la GI des agences qui entravent l’atteinte des objectifs ont été pris en considération dans leurs processus de planification de la GI. On a également cerné des risques de GI dans le Profil des risques organisationnels des deux agences, lesquels comprennent des réponses au risque et des stratégies d’atténuation. Les principaux intervenants internes de la GI ont également été consultés dans le cadre de l’examen et de la mise à jour annuelle des plans de GI et l’ensemble du personnel pouvait accéder à ces plans par l’intermédiaire d’Intranet ou de sites collaboratifs.

Les ADR avaient mis en place des plans de GI qui comprenaient une liste d’activités et d’initiatives de GI. L’audit a permis de constater que le plan de GI de DEC contenait des éléments clés d’un plan de GI tels qu’ils sont présentés dans les Lignes directrices de GIVoir la note en bas de page 29 du Secrétariat, comme le responsable, l’affectation de ressources, les mesures de rendement et les calendriers de surveillance et de présentation de rapports.Le plan de GI de l’APECA pourrait être renforcé par l’ajout des mesures de rendement et des calendriers de surveillance et de présentation de rapports. Les renseignements contenus dans les plans de GI constituent le fondement nécessaire pour traduire l’orientation stratégique en mesures spécifiques dont les responsables doivent rendre compte.

Les ADR ont élaboré et communiqué des instruments de politique à l’appui des objectifs de GI. Toutefois, quelques instruments de l’APECA n’étaient pas mis à jour.

Les deux ADR ont élaboré des instruments de politique pour soutenir le programme de GI propre à leur agence de même qu’un éventail de directives, de manuels et de guides internes. Ils étaient harmonisés au cadre stratégique de la GI du GC. Les rôles et les responsabilités des personnes qui participent à la gestion de l’information ont été clairement définis dans les politiques de GI des agences. Le cadre stratégique de la GI a été communiqué par le portail intranet de chaque ADR, et il est, par conséquent, facilement accessible pour tous les employés. De plus, les deux ADR ont élaboré et présenté des programmes de formation et des activités de sensibilisation sur la GI. L’accessibilité des politiques de GI et la formation connexe augmentent la vraisemblance que les politiques et les directives sur la GI s’appliquent de façon uniforme dans toutes les agences.

Le cadre stratégique de GI de DEC avait été mis à jour en fonction du cadre de politique de GI actuel du GC, et l’on attendait son approbation finale. Plusieurs guides de l’APECA sur la GI n’avaient pas été examinés et mis à jour depuis plusieurs années.

Le Secrétariat procède actuellement à l’élaboration de son initiative de Renouvellement de la Stratégie de GI du GC et des instruments de politique à l’appui dans le but de tenir compte des priorités actuelles du GC. La publication d’une stratégie et de politiques du Conseil du Trésor mises à jour sur la GI sera un moment opportun pour que les deux ADR examinent, harmonisent et mettent à jour leurs plans opérationnels, leurs politiques et leurs instruments à l’appui sur la GI. Une telle publication permettra de veiller à ce que les responsabilités et les exigences de GI du gouvernement et des agences reflètent les changements intervenus dans les risques et l’environnement opérationnel et y apportent des solutions appropriées.

Sommaire de la constatation : Orientation stratégique pour la GI

Les ADR ont élaboré des plans et des politiques de GI en tenant compte des objectifs de GI pour l’ensemble du gouvernement ainsi que des objectifs propres aux agences. Cependant, certaines politiques et certains guides n’ont pas été tenus à jour. La prochaine initiative de Renouvellement de la Stratégie de GI du GC et la publication des politiques de GI mises à jour sera un moment opportun pour que les deux ADR s’assurent que leurs plans, leurs politiques et leurs instruments à l’appui au regard de la GI sont examinés et mis à jour en fonction des priorités actuelles.

Recommandation : Orientation stratégique pour la GI

  1. L’APECA devrait mettre à jour ses plans et ses instruments de politique de GI en prenant en considération la prochaine mise à jour de la Stratégie de GI du GC et des instruments de politique du Secrétariat.

Constatation 2 : Surveillance de la GI

Les cadres de surveillance offrent le moyen de surveiller et d’ajuster, au besoin, les stratégies, les plans et les processus afin de veiller à ce que les bienfaits de pratiques solides de GI se réalisent. Les mesures du rendement et les objectifs sont des éléments nécessaires du cadre de surveillance afin de définir et de fournir l’information nécessaire pour effectuer ces évaluations et prendre ces décisions.

Les administrateurs généraux sont responsables de surveiller le respect de la Politique sur la gestion de l’information et de veiller à ce que les mesures correctives qui s’imposent soient prises pour remédier à toute lacune au sein de leur ministère.Voir la note en bas de page 30 L’audit a permis de déterminer si les cadres de surveillance étaient en place dans les ADR afin de veiller à ce qu’ils atteignent les buts et les objectifs de GI et à ce qu’ils se conforment aux politiques.

Les deux ADR ont défini des activités de surveillance et de présentation de rapports, y compris la mesure du rendement, pour assurer la surveillance de la GI. Cependant, l’APECA peut fournir une évaluation plus exhaustive de l’état de la GI.

Les administrateurs généraux des ADR sont responsables de mesurer une stratégie ou un programme ministériel et de présenter un rapport connexe en vue d’améliorer la gestion de l’information. Les deux ADR ont défini des activités de surveillance et de présentation de rapports liées à la GI, y compris des mesures du rendement, dans leurs politiques et leurs plans de GI. Les politiques de GI stipulent comment les agences surveilleront la conformité avec tous les aspects de leurs politiques et de leurs directives de GI, et ils rendront compte de l’atteinte des résultats attendus.

Pour les ADR, les activités de surveillance et de présentation de rapports étaient principalement effectuées en remplissant les autoévaluations annuelles du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) requises par le Secrétariat, et, périodiquement, au moyen de l’outil d’évaluation en tenue de documents (OETD) pour autoévaluer leur niveau de conformité avec la Directive sur la tenue de documents.Au cours de l’exercice financier 2014-2015, les deux ADR ont effectué leurs autoévaluations annuelles pour le CRG, lequel comprenait également les résultats de l’évaluation au moyen de l’OETD. Même si le CRG et l’OETD présentent des renseignements pour évaluer la conformité à la Directive sur la tenue de documents, ils ne présentent pas des renseignements exhaustifs permettant d’évaluer la conformité aux politiques en général.

De plus, DEC a élaboré un cadre de mesure du rendement exhaustif qui dépasse les exigences du CRG et de l’OETD, en tant que fondement pour surveiller le rendement et la conformité de la GI et en rendre compte. Leur plan stratégique sur la GI indique les résultats escomptés ainsi que les indicateurs de rendement de chaque objectif stratégique pour l’année à venir. Tout au long de l’année, les résultats ont été surveillés et comparés aux résultats attendus. Au plan opérationnel, les initiatives planifiées pour appuyer le plan stratégique de la GI ont aussi défini les résultats escomptés, lesquels ont été surveillés et ont fait l’objet d’un rapport d’une manière semblable, en plus de déterminer les risques possibles pour la mise en œuvre réussie et l’atteinte des résultats. L’Agence a également surveillé la conformité de la GI, et il a effectué le suivi des questions de GI dans le cadre de son programme de surveillance active. Les écarts notés ont été comblés, au besoin. Ce type d’information sur le rendement et la surveillance permet aux agences d’évaluer les plans et les processus et d’y apporter les ajustements qui s’imposent afin d’assurer l’atteinte des résultats escomptés et visés.

L’APECA a également présenté ses résultats au moyen du CRG et de l’OETD. Les activités de surveillance et de présentation de rapports étaient centrées sur l’état de la mise en œuvre d’initiatives particulières et non sur l’atteinte des objectifs ou des résultats voulus de la GI. L’APECA a ni élaboré ni mis en œuvre un cadre de mesure du rendement exhaustif pour surveiller la conformité de la GI et produire des rapports connexes, et ce, au‑delà des exigences du CRG et de l’OETD. Le suivi, la présentation du rendement de la GI et la conformité aux politiques en général permettraient à l’agence de mesurer ses progrès relatifs à l’atteinte des objectifs, des buts et de la conformité aux politiques de GI en général. Ces initiatives permettraient également de mettre en place la fondation pour développer, établir en ordre de priorités et affecter les ressources pour les plans d’action correctifs relatifs à la conformité aux politiques de GI de même que l’atteinte des objectifs de la GI. Les responsables de la GI de l’APECA ont mentionné qu’ils n’avaient pas la capacité de mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement solide, car les ressources disponibles étaient centrées sur la mise en œuvre d’exigences et d’initiatives clés de GI.

Des plans d’action ont été élaborés, mis en œuvre et surveillés dans les deux ADR afin de s’assurer qu’on comble les manques de conformité dans la GI.

Au cours des deux dernières années, les deux agences ont porté leurs efforts sur la mise en œuvre des exigences prévues par la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat, y compris la prise de mesures pour remédier aux écarts. Pour DEC, les résultats de l’OETD de 2014-2015 ont relevé une conformité totale avec une cote de 100 p. 100. L’Agence a également fait le suivi des enjeux de la GI dans le cadre de son programme d’examen de la conformité, et les écarts notés ont été comblés, au besoin. L’APECA a analysé les écarts relevés dans les résultats de l’OETD, et elle a inclus les mesures nécessaires pour combler les écarts dans son plan opérationnel. En conséquence, la cote autoévaluée obtenue au moyen de l’OETD s’est améliorée de 48 p. 100 en 2014‑2015 à 93 p. 100 en . Par ailleurs, étant donné que les activités de surveillance et de présentation de rapports de l’APECA ne comptaient pas d’information exhaustive sur le rendement, les ajustements découlant des plans d’action pourraient ne pas fournir de possibilités pour l’agence d’effectuer des améliorations quant à l’atteinte de ses objectifs de GI ou à la conformité aux politiques en général. La pratique de l’APECA d’élaborer des plans d’action pour combler les écarts de conformité à la Directive sur la tenue de documents pourrait s’appliquer à la conformité aux politiques de GI en général et à l’atteinte des objectifs de GI. Par l’élaboration et la mise en œuvre des plans d’action pour réduire les écarts de conformité de la GI, les organisations sont en mesure d’établir les mesures requises en ordre de priorités ainsi que de déterminer et d’affecter les ressources nécessaires. Elles fournissent également une base de référence pour continuer de suivre les progrès et d’ajuster les plans, au besoin.

Sommaire de la constatation : Surveillance de la GI

DEC a défini des activités de mesure du rendement, de surveillance et de présentation de rapports pour la surveillance de la GI. Cependant, les mesures du rendement de l’APECA ou les activités de surveillance et de présentation de rapports connexes ne présentaient pas une évaluation exhaustive de l’atteinte des objectifs de GI ou de la conformité aux politiques en général. Des cadres de mesure du rendement, de surveillance et de présentation de rapports exhaustifs établissent le fondement qui permet aux organisations d’élaborer, d’établir en ordre de priorités et d’affecter des ressources pour les plans d’action correctifs visant à réaliser des progrès en ce qui a trait à la conformité aux politiques de GI et à l’atteinte des objectifs de GI.

Recommandation : Surveillance de la GI

  1. L’APECA devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance exhaustif afin de cerner, d’établir en ordre de priorités et de traiter les écarts de rendement. Le cadre de surveillance devrait tenir compte d’une approche fondée sur le risque et de mesures de rendement pertinentes.

Constatation 3 : Comités appuyant la GI

La gouvernance est un processus au moyen duquel les organisations établissent des orientations stratégiques, affectent des ressources, définissent et attribuent des responsabilités, évaluent les risques et établissent des contrôles internes afin d’aider à atteindre les résultats conformément aux objectifs établis. Un des résultats escomptés de la Politique sur la gestion de l’information du Conseil du Trésor est que les structures, les mécanismes et les ressources de gouvernance soient en place afin d’assurer la gestion de l’information de manière efficace et continue. L’audit a permis de déterminer si les structures de gouvernance et de responsabilisation étaient en place pour appuyer la GI au sein des ADR. Il portait principalement sur le rôle que jouent les comités dans la gouvernance de la GI, visant notamment à déterminer s’ils ont été créés pour contribuer à l’atteinte des objectifs et des initiatives de GI.

Les comités étaient en place au sein des ADR pour appuyer la GI.

Chaque ADR avait mis en place un comité à l’appui de la GI. Pour préciser, DEC avait établi un Comité de régie interne responsable de la direction de l’agence sur des questions stratégiques comme celle de la GI. L’APECA avait mis sur pied un Comité sur la gestion de l’information et de la technologie pour surveiller l’orientation et les activités de GI-TI. Chaque comité avait un mandat respectif, lequel comprend les définitions des responsabilités des comités au regard de la GI. Les membres de ces comités représentent tous les secteurs de chaque ADR. Les comités relèvent du comité exécutif de chaque ADR, et ils jouent un rôle de conseiller auprès de la haute direction à l’appui de la prise de décisions au regard de la GI. Les présidents de ces comités étaient également membres des comités exécutifs. De plus, chaque ADR avait nommé un cadre supérieur ministériel chargé de la GI qui assure un rôle de liaison avec le Secrétariat. Ces cadres supérieurs étaient également membres de l’un des comités. Une gouvernance saine et une structure de suivi qui définit les rôles et responsabilités des principaux intervenants augmentent la vraisemblance que les objectifs de GI à travers les ADR soient traités, intégrés et atteints, à l’appui des objectifs ministériels en général.

Il serait possible d’améliorer les opérations des comités et leur rôle dans la gouvernance des activités de GI.

Des examens et des évaluations périodiques des structures et des instances de gouvernance permettent de veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la responsabilisation soient définis, tenus à jour et menés à bien de manière efficace et efficiente. Un examen approprié tient compte des facteurs tels que le mandat, les rôles et les responsabilités, la composition (c’est-à-dire la portée des compétences et le pouvoir décisionnel), la fréquence des réunions, la participation des membres, la diligence requise et l’orientation des discussions relativement au mandat. De plus, la Politique sur la gestion de l’informationstipule que les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations, permettre la reconstitution de l’évolution des politiques et des programmes et permettre la réalisation d’évaluations et d’audits indépendants.Voir la note en bas de page 31 En outre, une diligence raisonnable pour s’assurer que les comités au soutien de la GI fonctionnent de la manière prévue favorise une culture qui met en évidence l’importance de la GI et appuie l’atteinte des objectifs de la GI.

Aucun des comités de GI des deux ADR n’a tenu de réunions aussi souvent qu’envisagé. Dans certains cas, les enjeux de GI des comités ont été traités en dehors des structures des comités. De plus, les documents sur les opérations des comités des deux ADR (par exemple, les mandats, les ordres du jour et les comptes rendus de décisions) n’étaient pas toujours disponibles et à jour pour refléter la structure de GI des agences et de leur environnement opérationnel. Les procès‑verbaux du comité de DEC, par exemple, n’ont pas toujours été consignés, et le mandat du comité de GI-TI de l’APECA n’a pas été mis à jour au cours des quatre dernières années. En outre, la mise en œuvre d’un cadre de mesure du rendement exhaustif, en plus des plans d’action correctifs, comme il est présenté à la recommandation 2 du présent rapport, représente une occasion d’améliorer la surveillance par les comités des ADR des stratégies, des plans opérationnels, de la mise en œuvre des politiques et de la conformité aux politiques de GI. L’information sur le rendement pourrait être présentée aux comités et servir à surveiller, à réévaluer et à ajuster l’orientation stratégique en temps opportun pour appuyer l’atteinte des objectifs de GI propres à l’agence. Une telle approche s’harmonise également avec les priorités et les tendances du GC au regard de la prise de décisions fondées sur les données ou les éléments probants.

Au moment de l’audit, les deux ADR avaient déjà pris des mesures et examiné des moyens de renforcer les opérations de leur comité. DEC utilise maintenant une base de données électronique pour mettre à jour l’ordre du jour de son comité et pour consigner les documents de décision. L’APECA a entrepris un exercice de restructuration de sa gouvernance de la GI-TI, et il a indiqué s’il s’agira d’une occasion de mettre à jour le mandat de son comité de GI-TI conformément à la nouvelle structure de gouvernance de la GI-TI. L’examen et la mise à jour régulière du mandat des comités contribueraient à maintenir la précision et la pertinence des rôles, des responsabilités et des responsabilisations, ce qui aurait pour effet la promotion de l’atteinte des objectifs de GI. De plus, une diligence raisonnable pour soutenir les opérations des comités favorise une culture qui souligne l’importance de la GI.

Sommaire de la constatation : Comités appuyant la GI

Les comités étaient en place au sein des ADR pour appuyer la GI; cependant, il est possible d’améliorer la gestion des opérations des comités de chaque ADR et d’améliorer leur rôle de surveillance dans la gouvernance des activités de GI.

Recommandations : Comités appuyant la GI

  1. DEC et l’APECA devraient poursuivre leurs efforts pour renforcer les opérations des comités en consignant l’ordre du jour des réunions et les comptes rendus de décision et en examinant périodiquement leur mandat.
  2. DEC et l’APECA devraient s’assurer que les comités reçoivent les renseignements sur le rendement de la GI nécessaires pour renforcer leur rôle de surveillance dans la gouvernance des activités de GI.

Constatation 4 : Systèmes de GI

Alors que le GC fait un usage croissant des technologies de l’information pour mettre en œuvre les exigences de GI, les organisations doivent adopter des systèmes de GI qui appuient le cycle de vie de l’information et l’information ayant une valeur opérationnelle. Les biens ayant une valeur opérationnelle dans l’ensemble du gouvernement sont considérables; il est donc essentiel que les ministères et agences soient en mesure de sécuriser leur investissement et d’en tirer parti.

Des changements importants sont survenus récemment dans l’environnement stratégique et opérationnel, et un certain nombre d’initiatives de GI sont en cours. Une fois terminées, ces initiatives de transformation devraient soutenir le GC dans son ensemble afin d’offrir de meilleurs services aux Canadiens.Voir la note en bas de page 32 L’audit a permis de déterminer si les plans de GI tenaient compte des systèmes organisationnels et des initiatives de GI du GC afin d’appuyer les objectifs et les priorités de la GI du GC et des agences. L’audit a également permis de déterminer si les ADR ont mis en place des systèmes pour appuyer leur cycle de vie de l’information respectif et les objectifs et priorités de la GI du GC et des agences.

Les plans de GI des deux ADR soutiennent les systèmes organisationnels et les initiatives de GI pour l’ensemble du gouvernement.

Selon la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information, les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les exigences de GI soient dûment prises en compte à l’étape de la planification en vue de la conception des programmes et des systèmes ministériels.Voir la note en bas de page 33 Ainsi, les plans de GI doivent faire état et rendre compte de la mise en œuvre des activités de GI et des initiatives particulières, tel qu’il est exigé par le Secrétariat. L’adoption de bonnes pratiques de tenue de documents, la mise en œuvre du gouvernement ouvert, l’Initiative de transformation des services de courriel et la transition vers une solution de GI pangouvernementale (par exemple, GCDOCS) sont toutes des exemples d’initiatives qui offrent un soutien aux ADR dans la réalisation de leurs mandats.

Les deux ADR avaient établi un plan officiel afin de se conformer à la Directive sur la tenue de documents. Les agences avaient également établi un plan de gestion de l’élimination de documents et d’information. Cette initiative a été menée en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, s’harmonisant avec la stratégie de GI du GC, afin d’adopter des systèmes électroniques comme moyen privilégié de gérer l’information. L’adoption de pratiques solides de tenue de documents fournit un cadre de responsabilisation et de gérance dans lequel les ressources documentaires sont considérées comme un bien opérationnel essentiel et une ressource de savoir à l’appui d’un processus décisionnel efficace et de l’atteinte de résultats.Voir la note en bas de page 34

Les deux ADR avaient élaboré un plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO). Chaque plan a démontré comment chaque agence avait l’intention de se conformer à la Directive sur le gouvernement ouvert, décrivant les responsabilités et les pouvoirs des joueurs clés participant à sa mise en œuvre ainsi que les résultats voulus. Le PMOGO s’harmonisait avec les engagements du Plan d’action pour un gouvernement ouvert de 2014 à 2016 du GC, qui soutient les progrès relativement à la prestation de programmes et de services transparents et responsables qui sont axés sur les besoins des Canadiens.

Les plans de GI de chaque ADR prenaient également en considération la mise en œuvre de l’initiative des données opérationnelles communes du GC afin de soutenir les programmes et les services de subventions et contributions. GCDOCS est le système de gestion des documents et des dossiers électroniques qui a été désigné comme la solution organisationnelle officielle de gestion des documents et des dossiers du GC. Sa mise en œuvre vise à aider les organisations du GC à remplir leurs obligations relativement à la gestion du cycle de vie de l’information, à leur permettre de produire, de recueillir et de conserver les données, en plus d’assurer facilement l’échange, l’organisation, l’évaluation, l’identification et l’élimination des données. GCDOCS favorise une collaboration axée sur la GI tout en offrant un contrôle d’accès sécurisé par la gestion des droits d’accès d’utilisateurs et de groupes.Voir la note en bas de page 35 Par conséquent, il est placé, du point de vue stratégique, pour relever le défi d’assurer la gestion efficace des ressources publiques en plus d’offrir la possibilité de résoudre l’enjeu lié à l’accroissement de l’intégrité publique et à l’amélioration des services publics.Voir la note en bas de page 36 L’audit a permis de confirmer que les deux ADR avaient amorcé l’adoption de GCDOCS. DEC avait déjà élaboré un plan de mise en œuvre, et il s’attendait d’achever la migration en . L’APECA prévoit mettre en œuvre GCDOCS au cours de l’exercice de 2017-2018, en attendant la conformation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). La mise en œuvre de systèmes tels que GCDOCS soutient le volet d’information ouverte de l’Initiative pour un gouvernement ouvert du GC.

De plus, les deux ADR font également partie de 43 organisations partenaires du GC ayant terminé la transformation des services de courriel, qui vise à fournir au GC un système de courriels commun, moderne, centralisé, sécurisé, plus fiable et plus rentable.Voir la note en bas de page 37 Enfin, les deux ADR surveillent les progrès de la mise en œuvre des applications et des initiatives opérationnelles en fonction des dates d’achèvement prévues afin de déterminer si l’application contribue à leurs besoins de GI.

Les systèmes d’application opérationnelle de la GI sont en place dans les deux ADR pour appuyer leur cycle de vie de l’information et les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle.

L’établissement et la mise en œuvre d’outils de systèmes qui appuient le cycle de vie de l’informationVoir la note en bas de page 38 sont un élément essentiel qui permet l’établissement de pratiques solides de GI. La gestion du cycle de vie de l’information peut être définie comme étant une approche exhaustive au regard de la création, du stockage et de l’élimination des données, en reconnaissant que la valeur de l’information change au fil du temps.Voir la note en bas de page 39 Les deux ADR avaient défini leur cycle de vie de l’information, et ils l’avaient documenté.

On a constaté que les principaux systèmes d’application opérationnelle de GI visant à soutenir le cycle de vie de l’information des deux ADR étaient en place et qu’ils s’harmonisaient avec leurs objectifs et besoins de GI. Les systèmes utilisés comprennent les dépôts de documents, les systèmes appuyant les processus de gestion opérationnelle et les systèmes intégrés de GI de documents. Les deux agences ont également maintenu un inventaire des systèmes d’applications opérationnelles. Ils ont également élaboré des programmes de formation et de sensibilisation, des conseils et des outils afin d’appuyer les systèmes et les initiatives d’applications opérationnelles pour l’ensemble de l’agence (administration centrale et bureaux satellites) qui favorisent la cohérence et l’uniformité dans leur application et leur utilisation. Les entrevues menées auprès des responsables de la GI des deux agences ont également révélé que les systèmes d’applications opérationnelles appuient un processus décisionnel efficace de chaque agence.

Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (RDVO) comprennent des documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils permettent et documentent la prise de décisions au regard des programmes, des services et des opérations continues.Voir la note en bas de page 40 La Directive sur la tenue de documents indique que les cadres supérieurs ministériels chargés de la GI sont responsables de l’identification des RDVO, déterminées par l’analyse des fonctions et activités exécutées par le ministère qui appuient le mandat que lui confère la loi.Voir la note en bas de page 41 Les RDVO soutiennent, par conséquent, les exigences relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation. Les deux ADR ont identifié leurs RDVO au soutien de leur cycle de vie de l’information. Les RDVO des deux agences s’harmonisaient avec leur mandat pour la prestation des programmes et des services. Utilisée comme bien stratégique, l’identification des RDVO facilite le processus décisionnel ainsi que la prestation efficace des programmes et des services.Voir la note en bas de page 42 Les deux agences avaient également maintenu un dépôtVoir la note en bas de page 43 pour classer les renseignements ayant une valeur opérationnelle des agences, par type de document et format, ainsi que pour déterminer les unités opérationnelles qui sont responsables de leur mise à jour. Une ressource documentaire réputée avoir une valeur opérationnelle et versée dans un dépôt favorise l’efficacité du processus décisionnel, et elle fournit aux gestionnaires de programmes, aux administrateurs généraux, aux ministres et à la population canadienne une preuve fiable des décisions, des activités et des transactions opérationnelles.Voir la note en bas de page 44

Sommaire de la constatation : Systèmes de GI

Les plans de GI des deux ADR tiennent compte des systèmes organisationnels et des initiatives de GI pour l’ensemble du gouvernement afin de soutenir les ADR et le GC dans la prestation de programmes et de services aux Canadiens. La mise en œuvre de systèmes reconnus par le GC comme GCDOCS favorise la collaboration dans le domaine de la GI et soutient le volet de données ouvertes de l’Initiative pour un gouvernement ouvert. Les systèmes de GI étaient en place afin de soutenir le cycle de vie de l’information des agences. Les deux ADR ont identifié leurs RDVO qui permettent et documentent la prise de décisions au regard des programmes, des services et des opérations continues. Les RDVO soutiennent également les exigences ministérielles relatives à la présentation de rapports, au rendement et à la responsabilisation.

Constatation 5 : Promotion de la GI et mobilisation

L’intégration de considérations relatives à la GI dans tous les aspects des activités gouvernementales permet de mettre à profit l’information et de la reconnaître à titre de ressource précieuseVoir la note en bas de page 45 pour appuyer les résultats des programmes et des services ainsi que pour satisfaire aux besoins opérationnels et aux obligations de rendre compte.Voir la note en bas de page 46 Les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les programmes et les services ministériels intègrent les exigences de la GI dans les activités d’élaboration, de mise en œuvre, d’évaluation et de présentation de rapports.Voir la note en bas de page 47 En outre, tous les employés sont responsables d’appliquer les principes, les normes et les pratiques de la GI dans l’exécution de leurs fonctions ainsi que de documenter leurs activités et leurs décisions.Voir la note en bas de page 48

La Stratégie de GI de 2008 du GC a permis de définir le but stratégique pour les personnes et la capacité comme le maintien d’un « effectif du GC hautement qualifié qui produit les résultats de la gestion de l’information en utilisant les instruments de politique appropriés sur la gestion de l’information. »Voir la note en bas de page 49 Dans le cadre de l’audit, on a examiné de nombreux secteurs qui contribuent à la promotion et au renforcement de la capacité des ressources humaines pour la mise en œuvre et l’intégration de la GI. En premier lieu, l’audit a permis d’examiner la planification des ressources humaines pour la collectivité fonctionnelle de la GI au sein des agences. Il s’agissait, entre autres, des activités mises en œuvre au sein des agences afin de renforcer et d’appuyer ceux qui fournissent de l’expertise et un soutien spécialisé de la GI à chaque agence. En deuxième lieu, l’audit a permis d’examiner des stratégies comme les mécanismes de communication, les efforts de formation et de sensibilisation et l’établissement de partenariats afin de positionner la GI comme priorité dans l’ensemble de l’agence ainsi que d’accroître la probabilité que des pratiques de GI soient adoptées et intégrées aux opérations quotidiennes de tous les employés des ADR.

Les agences doivent relever les défis qui accompagnent la promotion de la GI comme priorité et élément intégral des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

L’intégration des exigences de la GI dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes et des services ministériels ainsi que dans la présentation de rapports connexes est une responsabilité de l’administrateur général.Voir la note en bas de page 50 L’intégration des considérations et des exigences relatives à la GI dans les politiques, les procédures, les initiatives et les programmes de formation et de perfectionnement professionnel pour les opérations quotidiennes augmente la probabilité que les employés adoptent des pratiques solides de GI dans leurs activités quotidiennes. L’élaboration de stratégies pour mobiliser et promouvoir la GI comme élément intégral des opérations des ADR peut souligner l’importance de la GI et favoriser l’engagement des employés envers l’adoption de pratiques solides de GI. Parmi ces stratégies, on compte la formation et des objectifs de rendement obligatoires au regard de la GI pour tous les employés de même que des partenariats avec des programmes et des services ministériels.

Le Secrétariat est responsable de la promotion des collectivités fonctionnelles aux fins de la gestion de l’information ainsi que du renforcement et de l’appui des capacités et des pratiques des spécialistes de la GI.Voir la note en bas de page 51 Les entrevues avec les cadres supérieurs chargés de la GI ont confirmé que les deux ADR ont participé aux activités du Secrétariat visant à promouvoir les collectivités fonctionnelles de la GI. La Journée des cadres supérieurs ministériels chargés de la GI et la Journée de tenue des documents ont été perçues comme de précieuses possibilités d’échanger sur les pratiques exemplaires de GI du GC et de se renseigner sur les initiatives de GI en cours. Les deux ADR ont également participé aux discussions avec le Secrétariat sur des questions liées à la GI et sur les activités et les initiatives mises en œuvre. Les cadres chargés de la GI ont également confirmé qu’ils avaient été sollicités pour fournir des  commentaires sur le récent renouvellement de la Stratégie de GI dans le cadre de ces événements d’apprentissage et des consultations ministérielles. On a également remarqué que la mise en œuvre des systèmes opérationnels comme GCDOCS favorise la collaboration dans le domaine de la GI.

Du point de vue de l’agence, les deux ADR avaient assumé leurs fonctions de GI par la promotion de la GI, y compris des courriels de rappel, des bulletins, des programmes de formation et de sensibilisation internes, des politiques de publication, des outils et des ressources en ligne. Cependant, on a noté, dans le cadre de l’audit, qu’il y aurait lieu d’améliorer les stratégies visant à s’assurer que les exigences de GI sont adoptées et intégrées aux programmes et aux services ministériels. La formation liée à la GI pour tous les employés, par exemple, portait principalement sur la mise en œuvre d’initiatives particulières comme GCDOCS et la tenue de documents, et les objectifs de la GI n’étaient pas inclus dans les ententes de rendement de tous les employés. En outre, même si les ADR ont indiqué en entrevue qu’ils avaient établi des partenariats avec d’autres programmes et services, il est possible de tirer davantage parti de ces partenariats pour intégrer la GI à d’autres politiques, procédures, initiatives et programmes de formation. Pour y arriver, tous les employés doivent appliquer les principes, les normes et les pratiques de GI dans l’exécution de leurs fonctions. La fonction de GI offre un soutien spécialisé au sein des ministères afin d’aider les administrateurs généraux et les employés à reconnaître et à exécuter ces responsabilités.Voir la note en bas de page 52

Les deux ADR ont établi des activités de planification afin d’élaborer et de soutenir leur capacité de ressources humaines au regard de la GI.

L’accès à des spécialistes de la GI compétents, qualifiés et formés est important pour appuyer la mise en œuvre fructueuse des initiatives de GI. Les deux ADR ont noté que la disponibilité de candidats qualifiés pour doter les postes de spécialistes de la GI était limitée. Malgré le fait que les deux ADR avaient indiqué les difficultés à reconnaître, la GI comme profession (par exemple, des difficultés à définir un spécialiste de la GI, les compétences désuètes et la classification connexes), les deux agences ont mis en œuvre des stratégies pour surmonter ces difficultés. L’aide temporaire, les affectations et les détachements étaient souvent utilisés comme mesure compensatoire. La rareté de spécialistes de la GI dans la collectivité du GC est également un facteur qui contribue à cette situation.

Les deux ADR avaient élaboré des activités de planification des ressources humaines afin d’élaborer et de soutenir leur capacité de ressources humaines en GI. Ces activités de planification déterminent la vision et l’orientation des ressources humaines des agences pour aider à établir les ressources requises afin de mettre en œuvre les activités et les initiatives de GI. Les activités de formation et de perfectionnement professionnel pour appuyer les spécialistes de la GI se fondent sur ces activités et ces initiatives de GI planifiées. L’audit a aussi permis de noter que DEC avait élaboré et documenté, à titre de bonne pratique, des objectifs de travail génériques pour les postes de spécialistes fonctionnels de la GI. Le renforcement de la capacité et des compétences des spécialistes fonctionnels de la GI accroît la probabilité qu’ils s’acquittent de leurs fonctions.

Sommaire de la constatation : Promotion de la GI et mobilisation

Les ADR ont établi des activités de planification des ressources humaines afin de renforcer la capacité, les pratiques et les compétences des spécialistes fonctionnels. Tandis que les ADR ont été mobilisés pour participer aux activités visant à promouvoir la collectivité de la GI, il est possible d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies pour renforcer les responsabilités des employés et d’intégrer la GI dans les programmes et services ministériels.

Recommandation : Promotion de la GI et mobilisation

  1. DEC et l’APECA devraient mettre en œuvre des stratégies pour renforcer les responsabilités ministérielles et intégrer la GI dans les programmes et services ministériels.

Conclusion

Dans l’ensemble, les cadres de gouvernance et de surveillance pour la GI ont été mis en place pour les deux agences visées par l’examen. Les plans opérationnels de GI ont été élaborés pour mettre en œuvre la stratégie de GI des ADR, et les exigences et les responsabilités particulières ont été traitées dans les instruments de politique. Des comités ont été établis dans les agences afin d’aborder les questions de GI, et des activités ont été lancées afin de mobiliser et de promouvoir la collectivité de la GI. Cependant, on a relevé des possibilités dans les deux agences pour mettre à jour les instruments de politique, renforcer les opérations des comités et faire en sorte qu’ils reçoivent les renseignements nécessaires pour s’acquitter de leur rôle de gouvernance. Il est ressorti de l’audit que certains travaux ont déjà été entrepris dans ces domaines. Les plans de GI des deux agences ont également tenu compte des systèmes et des initiatives communs du GC. La mise en œuvre de systèmes communsVoir la note en bas de page 53 qui soutient davantage le volet de l’information ouverte de l’Initiative pour un gouvernement ouvert du GC. Des systèmes et des outils d’applications organisationnels de la GI étaient également en place afin de soutenir le cycle de vie de l’information des agences. Les deux ADR ont déterminé leurs ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle, lesquelles permettent et documentent la prise de décisions à l’appui des programmes, des services et des opérations continues. De plus, elles soutiennent les exigences du Ministère relatives à la présentation de rapports, au rendement et à la responsabilisation. Étant donné les défis que doivent relever les agences pour la promotion de la GI comme une priorité, il existe des possibilités d’élaborer et de mettre en œuvre des stratégies pour mobiliser et promouvoir la GI de façon plus générale, et ce, comme un élément intégral des politiques, des programmes, des services et des initiatives des ADR. Ces améliorations pourraient renouveler l’engagement et la priorité de la GI dans toutes les agences et appuyer la réalisation des priorités du gouvernement à l’avenir.

Alors que l’Agence de développement économique Canada pour les régions du Québec a défini des activités de mesure du rendement, de surveillance et de présentation de rapports pour la surveillance de la GI, les mesures du rendement de  l’Agence de promotion économique du Canada atlantique ou les activités de surveillance et de présentation de rapports connexes ne présentaient pas une évaluation exhaustive de l’atteinte des objectifs de GI ou de la conformité aux politiques en général. Sans la surveillance des renseignements de rendement exhaustifs, il est difficile d’évaluer la conformité   aux exigences des politiques du  Conseil du Trésor , de déterminer si les avantages prévus sont en cours de réalisation et de définir les secteurs où les stratégies et les plans doivent être ajustés pour atteindre les objectifs de GI établis.

Réponse de la direction

Les constatations et les recommandations de cet audit ont été présentées à DEC et à l’APECA.

La direction accepte les constatations du présent rapport, et elle prendra les mesures nécessaires pour aborder toutes les recommandations qui s’appliquent à leur ADR.

Annexe A : Politiques, directives et guides pertinents

Politiques, directives, normes, lois et lignes directrices (liens mis à jour en )

Description

Le Cadre stratégique pour l’information et la technologie établit le contexte stratégique de la Politique sur la gestion de l’information et de la Politique sur la gestion des technologies de l’information. Il tient aussi compte de la Politique sur la protection de la vie privée, de la Politique sur l’accès à l’information et de la Politique sur la sécurité du gouvernement. En outre, il établit les principes directeurs pour des pratiques solides de gestion de l’information et des technologies dans l’ensemble du gouvernement.

 

L’objectif de la politique est d’assurer la GI efficace à l’appui de la mise en œuvre des programmes et des services; d’assurer la prise de décisions éclairées; de faciliter la responsabilisation, la transparence et la collaboration; de conserver l’information et de veiller à l’accès à l’information et aux documents pour le bienfait de la génération actuelle et des générations futures.

La Directive a pour objet de déterminer les rôles et les responsabilités de tous les employés des ministères afin d’appuyer l’administrateur général dans la gestion efficace de l’information au sein de son ministère.

Cette Directive garantit l’adoption de pratiques de tenue de documents efficaces qui permettent aux ministères de créer, d’acquérir, de saisir, de gérer et de protéger l’intégrité des ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle dans la prestation des programmes et des services du GC.

La Directive a pour objet d’optimiser la communication de l’information et des données gouvernementales ayant une valeur opérationnelle afin de favoriser la transparence, la responsabilisation, la mobilisation des citoyens ainsi que les avantages socioéconomiques par la réutilisation, sous réserve des restrictions s’appliquant à la protection de la vie privée, à la confidentialité et à la sécurité.

Cette Norme vise à accroître l’utilisation de métadonnées et de domaines de valeurs normalisés afin de faciliter la gestion des ressources documentaires.

L’objectif de la norme est d’appuyer la gérance et à l’interopérabilité des données en veillant à ce que les ministères puissent accéder à des données géospatiales, les utiliser et les échanger de façon efficace et efficiente afin de favoriser la prestation des programmes et des services.

Cette norme vise à favoriser la gestion de l’information de manière efficace et efficiente par l’utilisation de systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (GEDD) afin d’améliorer l’accès à l’information pertinente, fiable et exhaustive en temps opportun et de faciliter la prise de décisions relatives à la prestation des programmes et des services. Elle a également pour objectif d’optimiser les retombées des investissements du GC reliés aux systèmes de GEDD en réduisant le coût global de la mise en œuvre et des opérations en cours par l’uniformisation et des économies d’échelle.

Cette ligne directrice fournit des renseignements sur les pratiques de base de la GI et de la tenue de documents, les notions de la GI ainsi que des directives pour obtenir de l’aide et des conseils plus détaillés.

Ces lignes directrices fournissent des directives sur la planification de la GI dans l’ensemble du gouvernement.

Cette Loi a pour objet d’élargir la portée de la législation canadienne en matière de protection des renseignements personnels de particuliers que possède une administration fédérale, leur accordant le droit d’accès à ces renseignements qui les concernent.

Cette Loi a pour objet d’élargir la portée de la législation canadienne afin de donner accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Cette loi établit Bibliothèque et Archives Canada, modifie la Loi sur le droit d’auteur ainsi que certaines lois en conséquence.

Annexe B : Champs d’enquête et critères d’audit

Champ d’enquête

Critères

Source(s) connexe(s)

1. Des cadres de gouvernance de la GI de l’ADR sont en place pour appuyer les objectifs ministériels.

 

1.1 Des structures de gouvernance et de responsabilisation, y compris la définition des rôles et responsabilités, sont en place pour soutenir la GI dans les ADR.

Politique sur la gestion de l’information (PGI), sous‑sections 6.1.1, 6.1.6 et 6.1.7

Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information (DRRGI), sous‑sections 3.2, 5.2.1, 6.1.4, 6.1.5, 6.2.4 et 7.2.1

1.2 Des politiques de GI de l’ADR, harmonisés avec les instruments de politique de la GI du gouvernement, ont été élaborées et communiquées pour soutenir la GI au sein de l’agence.

DRRGI, sous-sections 6.4.1, 6.4.2, 6.4.3 et 6.4.4

Directive sur la tenue de documents (DTD), sous‑sections 6.1.3, 6.1.4 et 6.1.5

1.3 Des systèmes de GIVoir la note en bas de page 54 et des outils clés sont en place afin d’appuyer le cycle de vie de l’information de l’ADR.

PGI, sous-sections 5.2.1 et 6.1.5

DTD, sous-section 6.1.3

1.4 Des plans de l’ADR ont été élaborés et communiqués afin de mettre en œuvre des initiatives de GI dans l’ensemble de l’agence et du gouvernement.

PGI, sous-section 6.1.6
DRRGI, sous-sections 5.2.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.9, 6.2.4 et 6.4.3

Directive sur le gouvernement ouvert (DGO), sous‑section 6.4

1.5 Des plans de ressources humaines de l’ADR appuyant les professionnels de la GI ont été établis et s’harmonisent avec les priorités dans l’ensemble de l’agence et du gouvernement.

DRRGI, sous-sections 6.1.6 et 6.1.7

2. Des cadres de surveillance pour la GI sont en place au sein des ADR.

2.1 La surveillance et la présentation de rapports sur la conformité aux exigences de l’ensemble des politiques de la GI ont été mises en œuvre au sein des ADR.

Cadre stratégique pour l’information et la technologie (CSIT), sous-section 4.1.3

PGI, sous-sections 6.1.8 et 6.2.1

DRRGI, sous-sections 6.1.3, 6.2.1, 6.2.2 et 7.2.1

DTD, sous-sections 6.1.1, 6.1.2 et 6.2.1

2.2 Des plans d’action ont été élaborés et mis en œuvre pour combler les manques de conformité aux cadres de politique de la GI.

PGI, sous-sections 6.2.1 et 6.1.8
DRRGI, sous-section 7.1

DTD, sous-section 6.2.1

Annexe C : Recommandations par agence de développement régional et niveau de priorité

Recommandations

APECA

DEC

Niveau de priorité

  1. L’APECA devrait mettre à jour ses instruments de politique de GI en tenant compte de la mise à jour des instruments de politique en matière de GI du Secrétariat.

Applicable

Sans objet

Élevé

  1. L’APECA devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance de la GI exhaustif afin de cerner, d’établir en ordre de priorités et de traiter les écarts de rendement et de conformité dans l’ensemble du gouvernement. Le cadre de surveillance devrait tenir compte d’une approche fondée sur le risque et de mesures du rendement pertinentes.

Applicable

Sans objet

Élevé

  1. DEC et l’APECA devraient poursuivre leurs efforts pour renforcer les opérations des comités en consignant les décisions et les ordres du jour des réunions et en examinant périodiquement leurs mandats.

Applicable

Applicable

Moyen

  1. DEC et l’APECA devraient s’assurer que les comités reçoivent les renseignements sur le rendement afin de renforcer leur rôle de surveillance dans la gouvernance des activités de GI.

Applicable

Applicable

Moyen

  1. DEC et l’APECA devraient mettre en œuvre des stratégies visant à renforcer les responsabilités ministérielles et à mieux intégrer la GI dans les programmes et les services ministériels.

Applicable

Applicable

Moyen

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