Audit interne de la gestion de l'information au sein des Agences de développement régional

Les ADR ont élaboré et communiqué des plans opérationnels pour soutenir les objectifs pangouvernementaux de GI ainsi que les objectifs propres aux agences. Toutefois, l’APECA peut améliorer certains éléments de son plan.

Les administrateurs généraux sont responsables d’établir une stratégie ou un programme ministériel pour améliorer la gestion de l’information.^{Voir la note en bas de page 28} Les plans opérationnels décrivent les étapes, les activités et les initiatives à prendre pour atteindre les priorités et les objectifs ministériels de GI, qui devraient correspondre à ceux de la Stratégie de GI du GC. Les deux ADR ont élaboré des plans de GI qui s’harmonisent avec les objectifs de GI de l’ensemble du gouvernement et les objectifs propres aux agences. Les risques liés à la GI des agences qui entravent l’atteinte des objectifs ont été pris en considération dans leurs processus de planification de la GI. On a également cerné des risques de GI dans le Profil des risques organisationnels des deux agences, lesquels comprennent des réponses au risque et des stratégies d’atténuation. Les principaux intervenants internes de la GI ont également été consultés dans le cadre de l’examen et de la mise à jour annuelle des plans de GI et l’ensemble du personnel pouvait accéder à ces plans par l’intermédiaire d’Intranet ou de sites collaboratifs.

Les ADR avaient mis en place des plans de GI qui comprenaient une liste d’activités et d’initiatives de GI. L’audit a permis de constater que le plan de GI de DEC contenait des éléments clés d’un plan de GI tels qu’ils sont présentés dans les Lignes directrices de GI^{Voir la note en bas de page 29} du Secrétariat, comme le responsable, l’affectation de ressources, les mesures de rendement et les calendriers de surveillance et de présentation de rapports.Le plan de GI de l’APECA pourrait être renforcé par l’ajout des mesures de rendement et des calendriers de surveillance et de présentation de rapports. Les renseignements contenus dans les plans de GI constituent le fondement nécessaire pour traduire l’orientation stratégique en mesures spécifiques dont les responsables doivent rendre compte.

Les ADR ont élaboré et communiqué des instruments de politique à l’appui des objectifs de GI. Toutefois, quelques instruments de l’APECA n’étaient pas mis à jour.

Les deux ADR ont élaboré des instruments de politique pour soutenir le programme de GI propre à leur agence de même qu’un éventail de directives, de manuels et de guides internes. Ils étaient harmonisés au cadre stratégique de la GI du GC. Les rôles et les responsabilités des personnes qui participent à la gestion de l’information ont été clairement définis dans les politiques de GI des agences. Le cadre stratégique de la GI a été communiqué par le portail intranet de chaque ADR, et il est, par conséquent, facilement accessible pour tous les employés. De plus, les deux ADR ont élaboré et présenté des programmes de formation et des activités de sensibilisation sur la GI. L’accessibilité des politiques de GI et la formation connexe augmentent la vraisemblance que les politiques et les directives sur la GI s’appliquent de façon uniforme dans toutes les agences.

Le cadre stratégique de GI de DEC avait été mis à jour en fonction du cadre de politique de GI actuel du GC, et l’on attendait son approbation finale. Plusieurs guides de l’APECA sur la GI n’avaient pas été examinés et mis à jour depuis plusieurs années.

Le Secrétariat procède actuellement à l’élaboration de son initiative de Renouvellement de la Stratégie de GI du GC et des instruments de politique à l’appui dans le but de tenir compte des priorités actuelles du GC. La publication d’une stratégie et de politiques du Conseil du Trésor mises à jour sur la GI sera un moment opportun pour que les deux ADR examinent, harmonisent et mettent à jour leurs plans opérationnels, leurs politiques et leurs instruments à l’appui sur la GI. Une telle publication permettra de veiller à ce que les responsabilités et les exigences de GI du gouvernement et des agences reflètent les changements intervenus dans les risques et l’environnement opérationnel et y apportent des solutions appropriées.

Recommandation : Orientation stratégique pour la GI

1. L’APECA devrait mettre à jour ses plans et ses instruments de politique de GI en prenant en considération la prochaine mise à jour de la Stratégie de GI du GC et des instruments de politique du Secrétariat.

Les deux ADR ont défini des activités de surveillance et de présentation de rapports, y compris la mesure du rendement, pour assurer la surveillance de la GI. Cependant, l’APECA peut fournir une évaluation plus exhaustive de l’état de la GI.

Les administrateurs généraux des ADR sont responsables de mesurer une stratégie ou un programme ministériel et de présenter un rapport connexe en vue d’améliorer la gestion de l’information. Les deux ADR ont défini des activités de surveillance et de présentation de rapports liées à la GI, y compris des mesures du rendement, dans leurs politiques et leurs plans de GI. Les politiques de GI stipulent comment les agences surveilleront la conformité avec tous les aspects de leurs politiques et de leurs directives de GI, et ils rendront compte de l’atteinte des résultats attendus.

Pour les ADR, les activités de surveillance et de présentation de rapports étaient principalement effectuées en remplissant les autoévaluations annuelles du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) requises par le Secrétariat, et, périodiquement, au moyen de l’outil d’évaluation en tenue de documents (OETD) pour autoévaluer leur niveau de conformité avec la Directive sur la tenue de documents.Au cours de l’exercice financier 2014-2015, les deux ADR ont effectué leurs autoévaluations annuelles pour le CRG, lequel comprenait également les résultats de l’évaluation au moyen de l’OETD. Même si le CRG et l’OETD présentent des renseignements pour évaluer la conformité à la Directive sur la tenue de documents, ils ne présentent pas des renseignements exhaustifs permettant d’évaluer la conformité aux politiques en général.

De plus, DEC a élaboré un cadre de mesure du rendement exhaustif qui dépasse les exigences du CRG et de l’OETD, en tant que fondement pour surveiller le rendement et la conformité de la GI et en rendre compte. Leur plan stratégique sur la GI indique les résultats escomptés ainsi que les indicateurs de rendement de chaque objectif stratégique pour l’année à venir. Tout au long de l’année, les résultats ont été surveillés et comparés aux résultats attendus. Au plan opérationnel, les initiatives planifiées pour appuyer le plan stratégique de la GI ont aussi défini les résultats escomptés, lesquels ont été surveillés et ont fait l’objet d’un rapport d’une manière semblable, en plus de déterminer les risques possibles pour la mise en œuvre réussie et l’atteinte des résultats. L’Agence a également surveillé la conformité de la GI, et il a effectué le suivi des questions de GI dans le cadre de son programme de surveillance active. Les écarts notés ont été comblés, au besoin. Ce type d’information sur le rendement et la surveillance permet aux agences d’évaluer les plans et les processus et d’y apporter les ajustements qui s’imposent afin d’assurer l’atteinte des résultats escomptés et visés.

L’APECA a également présenté ses résultats au moyen du CRG et de l’OETD. Les activités de surveillance et de présentation de rapports étaient centrées sur l’état de la mise en œuvre d’initiatives particulières et non sur l’atteinte des objectifs ou des résultats voulus de la GI. L’APECA a ni élaboré ni mis en œuvre un cadre de mesure du rendement exhaustif pour surveiller la conformité de la GI et produire des rapports connexes, et ce, au‑delà des exigences du CRG et de l’OETD. Le suivi, la présentation du rendement de la GI et la conformité aux politiques en général permettraient à l’agence de mesurer ses progrès relatifs à l’atteinte des objectifs, des buts et de la conformité aux politiques de GI en général. Ces initiatives permettraient également de mettre en place la fondation pour développer, établir en ordre de priorités et affecter les ressources pour les plans d’action correctifs relatifs à la conformité aux politiques de GI de même que l’atteinte des objectifs de la GI. Les responsables de la GI de l’APECA ont mentionné qu’ils n’avaient pas la capacité de mettre en œuvre un cadre de mesure du rendement solide, car les ressources disponibles étaient centrées sur la mise en œuvre d’exigences et d’initiatives clés de GI.

Des plans d’action ont été élaborés, mis en œuvre et surveillés dans les deux ADR afin de s’assurer qu’on comble les manques de conformité dans la GI.

Au cours des deux dernières années, les deux agences ont porté leurs efforts sur la mise en œuvre des exigences prévues par la Directive sur la tenue de documents du Secrétariat, y compris la prise de mesures pour remédier aux écarts. Pour DEC, les résultats de l’OETD de 2014-2015 ont relevé une conformité totale avec une cote de 100 p. 100. L’Agence a également fait le suivi des enjeux de la GI dans le cadre de son programme d’examen de la conformité, et les écarts notés ont été comblés, au besoin. L’APECA a analysé les écarts relevés dans les résultats de l’OETD, et elle a inclus les mesures nécessaires pour combler les écarts dans son plan opérationnel. En conséquence, la cote autoévaluée obtenue au moyen de l’OETD s’est améliorée de 48 p. 100 en 2014‑2015 à 93 p. 100 en septembre 2015. Par ailleurs, étant donné que les activités de surveillance et de présentation de rapports de l’APECA ne comptaient pas d’information exhaustive sur le rendement, les ajustements découlant des plans d’action pourraient ne pas fournir de possibilités pour l’agence d’effectuer des améliorations quant à l’atteinte de ses objectifs de GI ou à la conformité aux politiques en général. La pratique de l’APECA d’élaborer des plans d’action pour combler les écarts de conformité à la Directive sur la tenue de documents pourrait s’appliquer à la conformité aux politiques de GI en général et à l’atteinte des objectifs de GI. Par l’élaboration et la mise en œuvre des plans d’action pour réduire les écarts de conformité de la GI, les organisations sont en mesure d’établir les mesures requises en ordre de priorités ainsi que de déterminer et d’affecter les ressources nécessaires. Elles fournissent également une base de référence pour continuer de suivre les progrès et d’ajuster les plans, au besoin.

Recommandation : Surveillance de la GI

2. L’APECA devrait mettre en œuvre un cadre de surveillance exhaustif afin de cerner, d’établir en ordre de priorités et de traiter les écarts de rendement. Le cadre de surveillance devrait tenir compte d’une approche fondée sur le risque et de mesures de rendement pertinentes.

Les comités étaient en place au sein des ADR pour appuyer la GI.

Chaque ADR avait mis en place un comité à l’appui de la GI. Pour préciser, DEC avait établi un Comité de régie interne responsable de la direction de l’agence sur des questions stratégiques comme celle de la GI. L’APECA avait mis sur pied un Comité sur la gestion de l’information et de la technologie pour surveiller l’orientation et les activités de GI-TI. Chaque comité avait un mandat respectif, lequel comprend les définitions des responsabilités des comités au regard de la GI. Les membres de ces comités représentent tous les secteurs de chaque ADR. Les comités relèvent du comité exécutif de chaque ADR, et ils jouent un rôle de conseiller auprès de la haute direction à l’appui de la prise de décisions au regard de la GI. Les présidents de ces comités étaient également membres des comités exécutifs. De plus, chaque ADR avait nommé un cadre supérieur ministériel chargé de la GI qui assure un rôle de liaison avec le Secrétariat. Ces cadres supérieurs étaient également membres de l’un des comités. Une gouvernance saine et une structure de suivi qui définit les rôles et responsabilités des principaux intervenants augmentent la vraisemblance que les objectifs de GI à travers les ADR soient traités, intégrés et atteints, à l’appui des objectifs ministériels en général.

Il serait possible d’améliorer les opérations des comités et leur rôle dans la gouvernance des activités de GI.

Des examens et des évaluations périodiques des structures et des instances de gouvernance permettent de veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la responsabilisation soient définis, tenus à jour et menés à bien de manière efficace et efficiente. Un examen approprié tient compte des facteurs tels que le mandat, les rôles et les responsabilités, la composition (c’est-à-dire la portée des compétences et le pouvoir décisionnel), la fréquence des réunions, la participation des membres, la diligence requise et l’orientation des discussions relativement au mandat. De plus, la Politique sur la gestion de l’informationstipule que les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les décisions et les processus décisionnels soient assortis de toute la documentation justificative nécessaire pour assurer et appuyer la continuité des opérations, permettre la reconstitution de l’évolution des politiques et des programmes et permettre la réalisation d’évaluations et d’audits indépendants.^{Voir la note en bas de page 31} En outre, une diligence raisonnable pour s’assurer que les comités au soutien de la GI fonctionnent de la manière prévue favorise une culture qui met en évidence l’importance de la GI et appuie l’atteinte des objectifs de la GI.

Aucun des comités de GI des deux ADR n’a tenu de réunions aussi souvent qu’envisagé. Dans certains cas, les enjeux de GI des comités ont été traités en dehors des structures des comités. De plus, les documents sur les opérations des comités des deux ADR (par exemple, les mandats, les ordres du jour et les comptes rendus de décisions) n’étaient pas toujours disponibles et à jour pour refléter la structure de GI des agences et de leur environnement opérationnel. Les procès‑verbaux du comité de DEC, par exemple, n’ont pas toujours été consignés, et le mandat du comité de GI-TI de l’APECA n’a pas été mis à jour au cours des quatre dernières années. En outre, la mise en œuvre d’un cadre de mesure du rendement exhaustif, en plus des plans d’action correctifs, comme il est présenté à la recommandation 2 du présent rapport, représente une occasion d’améliorer la surveillance par les comités des ADR des stratégies, des plans opérationnels, de la mise en œuvre des politiques et de la conformité aux politiques de GI. L’information sur le rendement pourrait être présentée aux comités et servir à surveiller, à réévaluer et à ajuster l’orientation stratégique en temps opportun pour appuyer l’atteinte des objectifs de GI propres à l’agence. Une telle approche s’harmonise également avec les priorités et les tendances du GC au regard de la prise de décisions fondées sur les données ou les éléments probants.

Au moment de l’audit, les deux ADR avaient déjà pris des mesures et examiné des moyens de renforcer les opérations de leur comité. DEC utilise maintenant une base de données électronique pour mettre à jour l’ordre du jour de son comité et pour consigner les documents de décision. L’APECA a entrepris un exercice de restructuration de sa gouvernance de la GI-TI, et il a indiqué s’il s’agira d’une occasion de mettre à jour le mandat de son comité de GI-TI conformément à la nouvelle structure de gouvernance de la GI-TI. L’examen et la mise à jour régulière du mandat des comités contribueraient à maintenir la précision et la pertinence des rôles, des responsabilités et des responsabilisations, ce qui aurait pour effet la promotion de l’atteinte des objectifs de GI. De plus, une diligence raisonnable pour soutenir les opérations des comités favorise une culture qui souligne l’importance de la GI.

Recommandations : Comités appuyant la GI

3. DEC et l’APECA devraient poursuivre leurs efforts pour renforcer les opérations des comités en consignant l’ordre du jour des réunions et les comptes rendus de décision et en examinant périodiquement leur mandat.
4. DEC et l’APECA devraient s’assurer que les comités reçoivent les renseignements sur le rendement de la GI nécessaires pour renforcer leur rôle de surveillance dans la gouvernance des activités de GI.

Les plans de GI des deux ADR soutiennent les systèmes organisationnels et les initiatives de GI pour l’ensemble du gouvernement.

Selon la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information, les administrateurs généraux sont responsables de veiller à ce que les exigences de GI soient dûment prises en compte à l’étape de la planification en vue de la conception des programmes et des systèmes ministériels.^{Voir la note en bas de page 33} Ainsi, les plans de GI doivent faire état et rendre compte de la mise en œuvre des activités de GI et des initiatives particulières, tel qu’il est exigé par le Secrétariat. L’adoption de bonnes pratiques de tenue de documents, la mise en œuvre du gouvernement ouvert, l’Initiative de transformation des services de courriel et la transition vers une solution de GI pangouvernementale (par exemple, GCDOCS) sont toutes des exemples d’initiatives qui offrent un soutien aux ADR dans la réalisation de leurs mandats.

Les deux ADR avaient établi un plan officiel afin de se conformer à la Directive sur la tenue de documents. Les agences avaient également établi un plan de gestion de l’élimination de documents et d’information. Cette initiative a été menée en collaboration avec Bibliothèque et Archives Canada, s’harmonisant avec la stratégie de GI du GC, afin d’adopter des systèmes électroniques comme moyen privilégié de gérer l’information. L’adoption de pratiques solides de tenue de documents fournit un cadre de responsabilisation et de gérance dans lequel les ressources documentaires sont considérées comme un bien opérationnel essentiel et une ressource de savoir à l’appui d’un processus décisionnel efficace et de l’atteinte de résultats.^{Voir la note en bas de page 34}

Les deux ADR avaient élaboré un plan de mise en œuvre pour un gouvernement ouvert (PMOGO). Chaque plan a démontré comment chaque agence avait l’intention de se conformer à la Directive sur le gouvernement ouvert, décrivant les responsabilités et les pouvoirs des joueurs clés participant à sa mise en œuvre ainsi que les résultats voulus. Le PMOGO s’harmonisait avec les engagements du Plan d’action pour un gouvernement ouvert de 2014 à 2016 du GC, qui soutient les progrès relativement à la prestation de programmes et de services transparents et responsables qui sont axés sur les besoins des Canadiens.

Les plans de GI de chaque ADR prenaient également en considération la mise en œuvre de l’initiative des données opérationnelles communes du GC afin de soutenir les programmes et les services de subventions et contributions. GCDOCS est le système de gestion des documents et des dossiers électroniques qui a été désigné comme la solution organisationnelle officielle de gestion des documents et des dossiers du GC. Sa mise en œuvre vise à aider les organisations du GC à remplir leurs obligations relativement à la gestion du cycle de vie de l’information, à leur permettre de produire, de recueillir et de conserver les données, en plus d’assurer facilement l’échange, l’organisation, l’évaluation, l’identification et l’élimination des données. GCDOCS favorise une collaboration axée sur la GI tout en offrant un contrôle d’accès sécurisé par la gestion des droits d’accès d’utilisateurs et de groupes.^{Voir la note en bas de page 35} Par conséquent, il est placé, du point de vue stratégique, pour relever le défi d’assurer la gestion efficace des ressources publiques en plus d’offrir la possibilité de résoudre l’enjeu lié à l’accroissement de l’intégrité publique et à l’amélioration des services publics.^{Voir la note en bas de page 36} L’audit a permis de confirmer que les deux ADR avaient amorcé l’adoption de GCDOCS. DEC avait déjà élaboré un plan de mise en œuvre, et il s’attendait d’achever la migration en mars 2016. L’APECA prévoit mettre en œuvre GCDOCS au cours de l’exercice de 2017-2018, en attendant la conformation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). La mise en œuvre de systèmes tels que GCDOCS soutient le volet d’information ouverte de l’Initiative pour un gouvernement ouvert du GC.

De plus, les deux ADR font également partie de 43 organisations partenaires du GC ayant terminé la transformation des services de courriel, qui vise à fournir au GC un système de courriels commun, moderne, centralisé, sécurisé, plus fiable et plus rentable.^{Voir la note en bas de page 37} Enfin, les deux ADR surveillent les progrès de la mise en œuvre des applications et des initiatives opérationnelles en fonction des dates d’achèvement prévues afin de déterminer si l’application contribue à leurs besoins de GI.

Les systèmes d’application opérationnelle de la GI sont en place dans les deux ADR pour appuyer leur cycle de vie de l’information et les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle.

L’établissement et la mise en œuvre d’outils de systèmes qui appuient le cycle de vie de l’information^{Voir la note en bas de page 38} sont un élément essentiel qui permet l’établissement de pratiques solides de GI. La gestion du cycle de vie de l’information peut être définie comme étant une approche exhaustive au regard de la création, du stockage et de l’élimination des données, en reconnaissant que la valeur de l’information change au fil du temps.^{Voir la note en bas de page 39} Les deux ADR avaient défini leur cycle de vie de l’information, et ils l’avaient documenté.

On a constaté que les principaux systèmes d’application opérationnelle de GI visant à soutenir le cycle de vie de l’information des deux ADR étaient en place et qu’ils s’harmonisaient avec leurs objectifs et besoins de GI. Les systèmes utilisés comprennent les dépôts de documents, les systèmes appuyant les processus de gestion opérationnelle et les systèmes intégrés de GI de documents. Les deux agences ont également maintenu un inventaire des systèmes d’applications opérationnelles. Ils ont également élaboré des programmes de formation et de sensibilisation, des conseils et des outils afin d’appuyer les systèmes et les initiatives d’applications opérationnelles pour l’ensemble de l’agence (administration centrale et bureaux satellites) qui favorisent la cohérence et l’uniformité dans leur application et leur utilisation. Les entrevues menées auprès des responsables de la GI des deux agences ont également révélé que les systèmes d’applications opérationnelles appuient un processus décisionnel efficace de chaque agence.

Les ressources documentaires ayant une valeur opérationnelle (RDVO) comprennent des documents, publiés ou non, quel qu’en soit le support ou la forme, créés ou acquis parce qu’ils permettent et documentent la prise de décisions au regard des programmes, des services et des opérations continues.^{Voir la note en bas de page 40} La Directive sur la tenue de documents indique que les cadres supérieurs ministériels chargés de la GI sont responsables de l’identification des RDVO, déterminées par l’analyse des fonctions et activités exécutées par le ministère qui appuient le mandat que lui confère la loi.^{Voir la note en bas de page 41} Les RDVO soutiennent, par conséquent, les exigences relatives aux rapports, au rendement et à la responsabilisation. Les deux ADR ont identifié leurs RDVO au soutien de leur cycle de vie de l’information. Les RDVO des deux agences s’harmonisaient avec leur mandat pour la prestation des programmes et des services. Utilisée comme bien stratégique, l’identification des RDVO facilite le processus décisionnel ainsi que la prestation efficace des programmes et des services.^{Voir la note en bas de page 42} Les deux agences avaient également maintenu un dépôt^{Voir la note en bas de page 43} pour classer les renseignements ayant une valeur opérationnelle des agences, par type de document et format, ainsi que pour déterminer les unités opérationnelles qui sont responsables de leur mise à jour. Une ressource documentaire réputée avoir une valeur opérationnelle et versée dans un dépôt favorise l’efficacité du processus décisionnel, et elle fournit aux gestionnaires de programmes, aux administrateurs généraux, aux ministres et à la population canadienne une preuve fiable des décisions, des activités et des transactions opérationnelles.^{Voir la note en bas de page 44}

Les agences doivent relever les défis qui accompagnent la promotion de la GI comme priorité et élément intégral des politiques, des programmes, des services et des initiatives.

L’intégration des exigences de la GI dans l’élaboration, la mise en œuvre et l’évaluation des programmes et des services ministériels ainsi que dans la présentation de rapports connexes est une responsabilité de l’administrateur général.^{Voir la note en bas de page 50} L’intégration des considérations et des exigences relatives à la GI dans les politiques, les procédures, les initiatives et les programmes de formation et de perfectionnement professionnel pour les opérations quotidiennes augmente la probabilité que les employés adoptent des pratiques solides de GI dans leurs activités quotidiennes. L’élaboration de stratégies pour mobiliser et promouvoir la GI comme élément intégral des opérations des ADR peut souligner l’importance de la GI et favoriser l’engagement des employés envers l’adoption de pratiques solides de GI. Parmi ces stratégies, on compte la formation et des objectifs de rendement obligatoires au regard de la GI pour tous les employés de même que des partenariats avec des programmes et des services ministériels.

Le Secrétariat est responsable de la promotion des collectivités fonctionnelles aux fins de la gestion de l’information ainsi que du renforcement et de l’appui des capacités et des pratiques des spécialistes de la GI.^{Voir la note en bas de page 51} Les entrevues avec les cadres supérieurs chargés de la GI ont confirmé que les deux ADR ont participé aux activités du Secrétariat visant à promouvoir les collectivités fonctionnelles de la GI. La Journée des cadres supérieurs ministériels chargés de la GI et la Journée de tenue des documents ont été perçues comme de précieuses possibilités d’échanger sur les pratiques exemplaires de GI du GC et de se renseigner sur les initiatives de GI en cours. Les deux ADR ont également participé aux discussions avec le Secrétariat sur des questions liées à la GI et sur les activités et les initiatives mises en œuvre. Les cadres chargés de la GI ont également confirmé qu’ils avaient été sollicités pour fournir des  commentaires sur le récent renouvellement de la Stratégie de GI dans le cadre de ces événements d’apprentissage et des consultations ministérielles. On a également remarqué que la mise en œuvre des systèmes opérationnels comme GCDOCS favorise la collaboration dans le domaine de la GI.

Du point de vue de l’agence, les deux ADR avaient assumé leurs fonctions de GI par la promotion de la GI, y compris des courriels de rappel, des bulletins, des programmes de formation et de sensibilisation internes, des politiques de publication, des outils et des ressources en ligne. Cependant, on a noté, dans le cadre de l’audit, qu’il y aurait lieu d’améliorer les stratégies visant à s’assurer que les exigences de GI sont adoptées et intégrées aux programmes et aux services ministériels. La formation liée à la GI pour tous les employés, par exemple, portait principalement sur la mise en œuvre d’initiatives particulières comme GCDOCS et la tenue de documents, et les objectifs de la GI n’étaient pas inclus dans les ententes de rendement de tous les employés. En outre, même si les ADR ont indiqué en entrevue qu’ils avaient établi des partenariats avec d’autres programmes et services, il est possible de tirer davantage parti de ces partenariats pour intégrer la GI à d’autres politiques, procédures, initiatives et programmes de formation. Pour y arriver, tous les employés doivent appliquer les principes, les normes et les pratiques de GI dans l’exécution de leurs fonctions. La fonction de GI offre un soutien spécialisé au sein des ministères afin d’aider les administrateurs généraux et les employés à reconnaître et à exécuter ces responsabilités.^{Voir la note en bas de page 52}

Les deux ADR ont établi des activités de planification afin d’élaborer et de soutenir leur capacité de ressources humaines au regard de la GI.

L’accès à des spécialistes de la GI compétents, qualifiés et formés est important pour appuyer la mise en œuvre fructueuse des initiatives de GI. Les deux ADR ont noté que la disponibilité de candidats qualifiés pour doter les postes de spécialistes de la GI était limitée. Malgré le fait que les deux ADR avaient indiqué les difficultés à reconnaître, la GI comme profession (par exemple, des difficultés à définir un spécialiste de la GI, les compétences désuètes et la classification connexes), les deux agences ont mis en œuvre des stratégies pour surmonter ces difficultés. L’aide temporaire, les affectations et les détachements étaient souvent utilisés comme mesure compensatoire. La rareté de spécialistes de la GI dans la collectivité du GC est également un facteur qui contribue à cette situation.

Les deux ADR avaient élaboré des activités de planification des ressources humaines afin d’élaborer et de soutenir leur capacité de ressources humaines en GI. Ces activités de planification déterminent la vision et l’orientation des ressources humaines des agences pour aider à établir les ressources requises afin de mettre en œuvre les activités et les initiatives de GI. Les activités de formation et de perfectionnement professionnel pour appuyer les spécialistes de la GI se fondent sur ces activités et ces initiatives de GI planifiées. L’audit a aussi permis de noter que DEC avait élaboré et documenté, à titre de bonne pratique, des objectifs de travail génériques pour les postes de spécialistes fonctionnels de la GI. Le renforcement de la capacité et des compétences des spécialistes fonctionnels de la GI accroît la probabilité qu’ils s’acquittent de leurs fonctions.

Recommandation : Promotion de la GI et mobilisation

5. DEC et l’APECA devraient mettre en œuvre des stratégies pour renforcer les responsabilités ministérielles et intégrer la GI dans les programmes et services ministériels.