45 ans plus tard, notre bureau de Matane continue de croître

En 1976, le gouvernement du Canada a choisi la petite ville de Matane, au Québec, comme nouvel endroit pour y installer un bureau de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Cette décision s’inscrivait dans l’initiative du gouvernement visant à créer des emplois partout au pays.

La cérémonie d’ouverture du nouvel édifice a mené à un avenir que personne n’aurait pu prédire. Les organisateurs de la cérémonie d’inauguration ont choisi un ruban d’ordinateur au lieu d’un ruban en tissu. À l’époque, les participants étaient loin de se douter à quel point l’évolution de ce bureau allait contribuer à l’écologisation des activités du gouvernement fédéral et à la numérisation des documents gouvernementaux, et appuyer la volonté du gouvernement du Canada d’accroître la reddition de comptes et la transparence.

Des débuts à la mitaine

À l’origine, le bureau accueillait la Direction du contrôle du remboursement des chèques du receveur général du Canada. Le travail effectué était simple, mais comptait de nombreuses étapes, comme la vérification, l’envoi par la poste, la vérification par recoupement avec un grand livre et l’authentification de chaque chèque émis par le gouvernement du Canada pour s’assurer que le montant était exact. Ensuite, les chèques étaient classés par numéro de série et entreposés pendant 6 ans plus 1 jour, après quoi, ils étaient déchiquetés sur place.

L’entrepôt où des millions de chèques sont entreposés.

Cette pratique se poursuit, mais la façon de travailler des employés a considérablement changé. Jusqu’en 1995, les employés faisaient tout à la main, ce qui veut dire que les 100 personnes qui y travaillaient traitaient manuellement plus de 100 millions de chèques par année.

En 1996, le passage au dépôt direct s’est accéléré et il y a eu une diminution du nombre de chèques traités. En 2022, le nombre de chèques était passé à environ 30 millions par année. Le traitement de ces chèques s’était également simplifié. « Les chèques sont maintenant traités à l’aide d’un lecteur de chèques, ce qui rend le processus très rapide, avec un taux de 40 000 chèques par heure », selon Steeve Bourassa, chef des opérations comptables et du traitement des remises à Matane.

Solutions en imagerie documentaire : un petit bureau qui voit grand

Maintenant appelé la Direction de l’imagerie et des opérations du receveur général à Matane, le bureau est très important pour les gens de la région, car il offre un travail stable que les employés trouvent intéressant, pertinent et valorisant. Au début des années 2000, le directeur du bureau a constaté la baisse du nombre de chèques papier. Pour s’assurer que tous ses employés répondaient aux besoins actuels et futurs du gouvernement, il devait assurer le passage à l’innovation et à la numérisation.

C’est en partie pour cette raison qu’il a introduit en 2001 les premiers numériseurs. Petit à petit, le nombre et la taille des numériseurs ont augmenté, tout comme le travail. En 2007, le bureau a numérisé 2,1 millions de pages de papier, un chiffre qui est passé à 40,1 millions en 2015.

Nancy Vignola a vu tous ces changements pendant ses 38 ans de service au bureau de Matane. Lorsqu’elle est entrée en fonction en 1986, elle était commis-dactylographe et elle a progressé jusqu’au poste de gestionnaire de projet au Centre de solutions en imagerie de documents. Selon Mme Vignola, « l’ajout du Centre a au moins doublé le nombre d’employés depuis le début. À un moment donné, 500 personnes travaillaient dans l’immeuble de bureaux à Matane. C’est une énorme différence par rapport aux 100 personnes qui ont commencé à travailler ici en 1977. »

Nancy Vignola, dans les années 1980
Nancy Vignola, aujourd’hui

Les numériseurs du bureau sont capables de numériser des documents de n’importe quelle taille, qu’il s’agisse d’une carte professionnelle ou d’un plan de bâtiment de 4 pieds sur 21 pieds. Dans l’optique de poursuivre la croissance et d’offrir un service de qualité supérieure, le personnel du Centre a trouvé un moyen de consolider les fichiers numériques, les télécopies et les courriers électroniques dans des bases de données créées pour les clients, ce qui contribue à créer un environnement sans papier. Mme Vignola nous dit fièrement qu’en 2023, le « Centre des pensions du gouvernement du Canada a célébré 13 ans de travail sans papier ». 

Le numériseur qui peut numériser du papier de la taille allant d’une carte de visite à celle d’une page de 11 x 17 pouces
Le numériseur qui peut numériser un plan de bâtiment de 4 pieds sur 21 pieds de long

Un avenir prometteur

Mme Vignola est maintenant à la retraite. Bien que son départ lui a serré le cœur, elle confirme que le travail à la Direction de l’imagerie et des opérations du receveur général continuera de croître. Comme elle l’indique : « Des idées sont à l’étude pour accroître notre capacité de servir les Canadiens dans le monde de la numérisation. Même si je ne suis plus aux premières lignes, je sais que je resterai en contact avec mes collègues, ou ma deuxième famille devrais-je dire, afin d’entendre parler de leurs progrès. Tout le monde me manquera et je continuerai d’être fière du travail que nous faisons ici, à Matane. »

Ce petit bureau, qui était à l’origine le lieu d’entreposage des chèques du gouvernement, a changé et grandi à pas de géant au cours de ses 45 années d’existence. Grâce à son important travail, la Direction à Matane continuera de contribuer à la stratégie d’écologisation du gouvernement du Canada et à une démocratie ouverte et transparente pour les Canadiens.

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