Créer des locaux aux multiples possibilités
Il est révolu le temps où tous les bureaux du gouvernement du Canada consistaient en des rangées de cubicules et de salles de conférence fermées. Aujourd'hui, bon nombre des locaux du gouvernement du Canada sont réaménagés dans le but de favoriser l'innovation, la collaboration et la productivité non seulement au sein des ministères, mais aussi dans l'ensemble du gouvernement. Les locaux qui sont créés ou réaménagés sont équipés de technologies modernes et conçus de manière à répondre aux divers besoins que les employés peuvent avoir au cours de leur journée.
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) mène cette transformation en réaménageant les bureaux conventionnels et en créant des locaux de travail plus collaboratifs. Le concept du cotravail du gouvernement du Canada ou du cotravailGC, comme il est appelé plus couramment, permet aux employés des 48 ministères fédéraux participants de travailler dans les mêmes locaux. Des sites sont mis à leur disposition à des endroits clés de plusieurs grandes villes du pays.
Différents aménagements pour différents modes de travail possibles
Le plus récent site de cotravailGC, et aussi le plus grand, se trouve à Gatineau, au Québec. Sa superficie est de 2 232 mètres carrés, soit l'équivalent d'une patinoire de hockey et demie. Le site peut accueillir jusqu'à 203 personnes chaque jour. Il offre un mélange de points de travail et d'aires de collaboration pourvus de différentes technologies, où les employés peuvent entre autres travailler ensemble.
Les nouveaux bureaux sont conçus dans un souci de fonctionnalité. Par exemple, si un employé en a assez d'être assis à un bureau, il peut aller travailler à un comptoir, sur un fauteuil décontracté ou sur un pouf. S'il a besoin de tranquillité pour faire un appel ou se concentrer, il peut utiliser une cabine téléphonique ou une salle de concentration. Et s’il souhaite collaborer avec des collègues, il y a bien entendu des salles de conférence et des aires de collaboration équipées d’écrans et de tableaux blancs. Les concepteurs ont essayé d'offrir le plus d'options possible aux employés et aux équipes afin de favoriser la productivité, la collaboration et l'innovation.
Les nouveaux locaux sont aussi plus accessibles. Selon Vicky Dicaire-Longpré, gestionnaire principale de la conception à SPAC, « l'accessibilité fait partie intégrante de la conception. Toutes les aires de collaboration sont accessibles aux fauteuils roulants, ainsi que la plupart des points de travail individuels. Pour les personnes qui ont besoin d'un endroit calme pour travailler, nous avons aménagé des pièces fermées à leur intention. »
Les nouveaux locaux comportent également des éléments naturels extérieurs qui contribuent au mieux être des employés. « Parmi les nouveautés que nous avons introduites, nous avons appliqué certains aspects de la biophilie », indique Mme Dicaire-Longpré. « Ce concept, qui consiste à essayer de faire entrer l'extérieur à l'intérieur, vise à rapprocher de la nature les employés qui travaillent au bureau. J'aime donner comme exemples à cet égard les murs de mousse végétale et les décorations murales de paysages naturels. »
Planifier pour réussir
Ryan Tannahill, gestionnaire de projet à SPAC, était chargée de la réalisation du projet. « J’ai un style de gestion pragmatique. Alors, quand on me confie un projet, j’aime me rendre sur le terrain. » Comme Mme Tannahill était sur place et côtoyait les électriciens, les plombiers et les ouvriers responsables des travaux de menuiserie, elle a pu saisir toute la portée des travaux et gérer les imprévus, ce qui lui a permis de mener à bien le projet selon les délais et le budget établis.
« Pour ce projet, nous devions rénover intégralement les locaux dans un délai de 8 mois. » Mme Tannahill a beaucoup aimé la rapidité avec laquelle le projet s'est déroulé, ainsi que les défis qu'il a fallu relever pour respecter les délais tout en essayant de nouveaux processus. Or, l'aspect du projet qui lui a plu le plus a aussi été le plus difficile. « Nous tracions une nouvelle voie », indique-t-elle. « C'était la première fois que nous utilisions un processus d'attribution de contrats à la fois pour la conception des locaux et l'exécution des travaux de construction. » Cette façon de faire efficace a permis de gagner beaucoup de temps.
De plus, l'équipe a réutilisé des matériaux afin de protéger l'environnement et de réduire les coûts. Mme Dicaire-Longpré souligne que « tous les locaux ont été conçus dans le souci de faire des économies et de répondre aux besoins de tous les employés. L'équipe a essayé de réutiliser le plus de matériaux possible. Par exemple, les bureaux, les luminaires, les tapis et les cloisons des anciens bureaux ont été conservés et utilisés dans les nouveaux locaux. »
La suite des choses
SPAC a déjà créé 11 sites du genre au Canada (à Vancouver, à Toronto, à Laval, à Dartmouth, à la Première Nation de Fort William et dans les régions d'Ottawa et de Gatineau), et il n’entend pas s'arrêter là. Il prévoit ouvrir 2 autres sites d’ici le printemps 2024, soit un à Charlottetown et un autre à Moncton. SPAC est déterminé à continuer d'élargir son réseau de locaux modernes où les employés peuvent aller travailler.
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