Une porte d’entrée au Canada pour les Ukrainiens qui fuient la guerre

Cela ne date pas d’hier que le Canada accueille des gens venus de pays déchirés par la guerre, comme il le fait aujourd’hui en raison du conflit en Ukraine. En effet, la situation actuelle a incité le gouvernement du Canada à adopter des mesures d’immigration temporaires pour aider des milliers de ressortissants ukrainiens à trouver la sécurité à l’intérieur de nos frontières.

Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) dirige l’effort du Canada, avec le soutien de partenaires comme Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

SPAC a joué un rôle clé dans l’organisation du transport aérien d’un premier groupe d’Ukrainiens déplacés. Le Ministère a également conclu des marchés avec des hôtels et mis au point un système de réservation d’hôtels pour veiller à ce que les arrivants ukrainiens aient un endroit où loger pendant leurs premiers jours au Canada.

Premières mesures prises

L’équipe des Services de voyage partagés de SPAC offre des solutions de voyages d’affaires à l’ensemble des fonctionnaires fédéraux. Elle a été appelée à mettre à profit son expertise et à conclure un marché avec un fournisseur de services de gestion des voyages pour aider IRCC. « Nous étions là dès le début pour aider à préciser les exigences, fournir des conseils et offrir des services, » explique Eugénie Beaudoin, de l’équipe des voyages de SPAC.

En mai 2022, le gouvernement a annoncé qu’il avait organisé trois vols nolisés fédéraux pour les Ukrainiens voulant venir au Canada à partir de la Pologne et à destination de Winnipeg, de Montréal et d’Halifax. L’équipe des voyages de SPAC a créé un formulaire pour recueillir les renseignements des Ukrainiens qui souhaitaient prendre un de ces vols, puis elle a collaboré avec IRCC afin d’établir les manifestes énumérant les passagers et le fret attendus.

Une fois les détails réglés, les spécialistes de l’approvisionnement de SPAC ont pu passer un marché pour les vols. « Nous avons utilisé des protocoles d’urgence pour accélérer le processus, » explique l’agent d’approvisionnement Paul Rolland. « Après avoir contacté des transporteurs commerciaux et des exploitants de vols nolisés, nous avons reçu trois offres et avons retenu la meilleure offre globale. » Le marché a été conclu rapidement, et les vols ont amené plus de 900 Ukrainiens dans un refuge temporaire au Canada.

Il était tout aussi urgent de trouver des chambres d’hôtel. On a donc demandé à l’agente d’approvisionnement de SPAC, Nathalie Sielatycki, et ses collègues de réserver des blocs de chambres en plein cœur de la saison des vacances, au printemps et à l’été 2022. « Nous avons tout de suite envoyé une lettre d’appel aux hôtels, ce qui nous a permis de réserver un certain nombre de chambres. Mais nous avons également dû penser hors des sentiers battus et nous nous sommes tournés vers les universités et les collèges afin d’utiliser leurs logements pour étudiants, » mentionne Mme Sielatycki. Plus tard la même année, alors qu’il y avait plus de temps pour planifier, l’équipe d’approvisionnement a lancé une demande de propositions au secteur hôtelier à l’échelle nationale, ce qui a permis à SPAC de constituer un grand inventaire de chambres d’hôtel.

L’expertise de l’équipe des voyages de SPAC a été essentielle le moment venu de déterminer les exigences contractuelles pour les vols et les hôtels. « Nous pensons à des détails que d’autres pourraient ne pas prendre en compte, » précise Lisa Henderson, membre de l’équipe des voyages, « par exemple à savoir si les gens ont des animaux de compagnie ou sont en fauteuil roulant, ou s’ils ont des médicaments qui doivent être réfrigérés. »

De nouvelles solutions

Devant un tel afflux d’Ukrainiens déplacés arrivant au Canada à l’été 2022, il est rapidement devenu évident qu’il fallait mettre en place un système de réservation d’hôtel. L’équipe des voyages de SPAC a travaillé avec le fournisseur de services de gestion des voyages du gouvernement pour élaborer un outil personnalisé permettant de réserver jusqu’à 14 nuitées à l’hôtel pour les nouveaux arrivants ukrainiens.

« Le système de réservation nous a permis d’automatiser et de rationaliser un processus manuel qui était très laborieux. Toutes les chambres sont maintenant inscrites dans une base de données centralisée, et les disponibilités s’affichent en temps réel, » explique Mme Henderson. « Il est donc beaucoup plus facile pour IRCC et ses organismes partenaires sur le terrain de trouver des chambres, puisqu’ils ont accès au système à l’aéroport même où ils accueillent les ressortissants ukrainiens qui ont besoin d’aide. »

L’équipe des voyages de SPAC a participé à la définition des paramètres du système, à l’examen de l’offre de l’industrie en vue de répondre aux besoins et à la réalisation d’essais techniques avant le lancement. Il n’aura fallu que deux mois pour développer et déployer le système. « Nous avons réussi parce que nous disposions de l’expertise, de la collaboration et des marchés nécessaires pour y arriver, » ajoute Mme Beaudoin. D’octobre 2022 à mars 2023 seulement, il y a eu plus de 9 000 inscriptions dans le système, qui correspondent soit à des personnes soit à des familles.

L’équipe des voyages continue de superviser le système et le marché connexe conclu avec le fournisseur de services de gestion des voyages afin de s’assurer d’atteindre tous les objectifs du projet. « C’est la responsabilité de SPAC. Le service fournit par notre entrepreneur doit permettre au Canada de respecter ses engagements envers les Ukrainiens déplacés, » souligne Mme Beaudoin.

Le succès de ce système montre bien comment les mesures prises par le gouvernement fédéral pour améliorer les opérations et les services grâce à la technologie, dans le cadre de la stratégie Ambition numérique, peuvent procurer des avantages bien réels.

Un effort significatif

SPAC maintiendra les processus d’approvisionnement et les technologies aussi longtemps qu’il le faudra pour appuyer IRCC.

« Le projet est parfois source de stress, » dis Mme Henderson. « Mais il est tout aussi gratifiant et important. Nous aidons des personnes qui souffrent et qui ont besoin de nous. C’est pourquoi nous sommes heureux de relever ce défi. »

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