Une valeur ajoutée au processus d’approvisionnement
Le mot surveillance revêt un aspect d’encadrement et de supervision. Mais si dans certaines situations, cette notion se transformait en allié pour assurer un processus équitable, ouvert et transparent? C’est essentiellement ce qu’offre le Programme de surveillance de l’équité de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Le Programme de surveillance de l’équité atteste que le processus d’approvisionnement fédéral est réalisé de façon juste tant pour les fournisseurs du gouvernement et les ministères clients que pour le Parlement et la population canadienne.
D’une part, les surveillants de l’équité agissent à titre de tiers indépendants et travaillent avec les spécialistes en approvisionnement qui élaborent les contrats avec les fournisseurs. D’autre part, il y a les analystes principaux de la politique du Programme à SPAC qui servent de lien entre les spécialistes en approvisionnement et les surveillants de l’équité.
Chaque projet doit être évalué pour déterminer si les services du surveillant de l’équité sont nécessaires ou pas. « Plus le projet est complexe ou de nature délicate, plus la nécessité de surveiller pourrait être requise », explique Mélanie Rivard, analyste principale de la politique.
Mélanie occupe ce poste au Programme de surveillance de l’équité de SPAC depuis 5 ans : « J’accompagne le spécialiste en approvisionnement avec l’objectif d’établir le contrat de surveillance de l’équité en temps opportun. Ma priorité est d’offrir un soutien, des outils et un accompagnement pertinents. »
Que des avantages
Le travail du surveillant de l’équité consiste à observer le déroulement du processus d’approvisionnement. « S’il entrevoit une irrégularité ou un aspect qui pourrait être problématique, il le soulève en temps réel. Il n’est pas un expert technique, mais bien un expert en équité et transparence. » L’un des principaux objectifs du Programme est d’éviter des délais ou des coûts liés aux résolutions après le fait.
Gerald Churchill, également analyste principal de la politique au Programme, croit qu’il y a parfois une incompréhension du rôle de la surveillance de l’équité : « La perception est que le surveillant de l’équité va ralentir le processus. Mais, en fait, c’est le contraire. Le surveillant de l’équité aide à prévenir les problèmes potentiels qui pourraient survenir plus tard dans le processus. Et, c’est aussi une valeur ajoutée pour les contribuables. »
Le Programme est en mesure de mettre en place le service en quelques jours seulement. Comme l’explique Gerald « le fait qu’un tiers surveillant de l’équité atteste que le processus a été équitable, ouvert et transparent est précieux et valide le travail du spécialiste en approvisionnement. »
Par souci de transparence, l’attestation du surveillant de l’équité est affichée publiquement sur le site du Programme de surveillance de l’équité dans un rapport final. Cette attestation aide à assurer que l’approvisionnement est réalisé avec transparence, intégrité et équité. Elle accroît la confiance du public à l’égard de la façon dont le gouvernement mène ses activités.
Des connaissances en approvisionnement : un atout
Qui dit information, dit aussi connaissances. Les connaissances en approvisionnement de Mélanie et Gerald sont assurément un atout pour les spécialistes en approvisionnement. « Nous devons comprendre le processus d’approvisionnement, où se situent les points délicats et les complexités », mentionne Gerald qui est arrivé du domaine de l’approvisionnement, il y a un peu plus d’un an. Pour sa part, Mélanie a déjà occupé un poste de spécialiste en approvisionnement dans un autre ministère. Elle croit que sans être essentiel « bien connaître le rôle du spécialiste en approvisionnement m’aide vraiment à comprendre le processus. »
Mais leur poste exige beaucoup d’autres qualités. Les deux analystes doivent être à l’écoute des spécialistes, posséder un sens de la diplomatie, avoir des habilités en communication et, surtout, être à l’écoute. « C’est à nous de bien comprendre le projet, pour ainsi mettre en place un contrat de surveillance de l’équité qui répond adéquatement aux attentes tout en respectant l’échéancier de l’approvisionnement », précise Mélanie. Par exemple, si le surveillant observe une lacune non résolue en matière d’équité, les analystes doivent soutenir les mesures envisagées pour faciliter la résolution et en faire part aux spécialistes en approvisionnement; ce qui exige doigté et tact.Une collaboration essentielle
Le Programme de surveillance de l’équité travaille en équipe et collabore avec la communauté de l’approvisionnement par le biais de séances régulières de sensibilisation et d’information ainsi qu’une participation à divers forums sur l’approvisionnement et la gestion du matériel. « Tout comme il est important que la communauté de l’approvisionnement connaisse notre Programme, il est tout aussi important pour nous d’être au courant des tendances émergentes en matière d’approvisionnement afin de nous assurer que nos services demeurent adaptés et adéquats », précise Gerald.
Pour Mélanie, c’est une des tâches qu’elle affectionne. « C’est probablement une des raisons pour laquelle j'aime autant ce poste. Je vais à la rencontre de nouvelles personnes et j’ai la possibilité de travailler régulièrement avec ces spécialistes », conclut-elle.
Pour consulter d’autres articles sur les gens, les projets et les initiatives de SPAC, visitez Nos histoires.