Modèle de lettre de refus à utiliser avec l’arrangement en matière d’approvisionnement pour les services d’aide temporaire

Ce modèle de lettre est suggéré pour les appels d’offres de faible complexité ou à ressource unique. Pour les contrats plus complexes, les ministères clients sont invités à rédiger les lettres de refus qui correspondent le mieux à leur base de sélection. Il faut copier-coller le texte ci-dessous dans l’en-tête de lettre de votre ministère.

Tout texte en rouge qui se trouve entre crochets constitue soit des directives, soit un champ où il faut insérer des données.

Objet : Demande de soumissions [entrer le numéro de référence du client]

Bonjour [entrez le nom du représentant du client],

Merci d’avoir présenté une soumission en réponse à l’appel d’offres susmentionné. J’ai le regret de vous informer qu’aucun contrat ne sera attribué à votre entreprise pour ce marché. Un contrat a été attribué à [inscrire la dénomination sociale du soumissionnaire retenu] pour une valeur totale de [inscrire le montant du contrat].

[Utiliser les textes suivants selon le cas]

[La soumission ne répond pas aux exigences] Comme l’indique la demande de soumissions, la (les) ressource(s) proposée(s) doit/doivent répondre à toutes les exigences. Malheureusement, l’équipe d’évaluation a déterminé que la (les) ressource(s) que vous avez proposée(s) ne respectai(en)t pas les exigences suivantes :

[La soumission recevable ne répondait pas à l’exigence de prix le plus bas] Comme l’indique la demande de soumissions, c’est la soumission recevable au prix total évalué le plus bas que l’on retient pour l’attribution. Votre soumission était recevable, mais n’offrait pas le prix total évalué le plus bas.

[Trois soumissions ou plus ont été reçues, la soumission ne répondait pas aux critères de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) et était à l’extérieur de la fourchette de prix] Comme l’indique la demande de soumissions, pour être jugée recevable, une soumission doit inclure un prix se situant entre -20 % et +20 % du taux horaire médian total établi à partir des taux offerts parmi toutes les soumissions conformes reçues. Votre soumission comprenait des prix qui se situaient à l’extérieur de la fourchette recevable et qui ont donc été jugés non conformes. Le taux horaire médian total a été établi entre [Insérer le numéro] et [Insérer le numéro].

[Trois soumissions ou plus ont été reçues, la soumission ne répondait pas aux critères de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)] Comme l’indique la demande de soumissions, la soumission recevable qui a) comprend un prix se situant entre -20 % et +20 % du taux horaire médian total et b) fournit une ressource établie comme répondant le mieux aux critères de justification pour la sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) indiqués dans l’appel d’offres sera acceptée pour l’attribution. Même si votre soumission comprenait une tarification répondant aux critères, la ressource fournie dans une autre soumission recevable quant au prix a été jugée plus adéquate d’après les critères de justification pour la sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) : [entrez une ou plusieurs des cinq justifications].

À titre d’information, d’après les soumissions conformes que nous avons reçues, le taux horaire médian total a été établi entre [Insérer le numéro] et [Insérer le numéro].

[Deux soumissions reçues, la soumission ne répondait pas aux critères de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)] Comme l’indique la demande de soumissions, si le Canada ne reçoit que deux soumissions conformes aux critères techniques obligatoires, la soumission au prix le plus élevé peut être retenue pour l’attribution du contrat si son prix se situe à moins de 25 % de celui de la soumission au prix le plus bas. Parmi les deux soumissions conformes, la soumission au prix le plus élevé se situait à moins de 25 % de la soumission au prix le plus bas (dans ce cas, la vôtre était plus élevée/basse), mais la ressource offerte dans l’autre soumission conforme a été jugée comme répondant mieux aux critères de justification pour la sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)  : [entrez une ou plusieurs des cinq justifications].

Votre participation est appréciée, et j’espère que vous continuerez à faire des soumissions visant les occasions d’approvisionnement offertes pour [saisir le numéro de référence du client].

Si vous avez des préoccupations concernant ce processus d'approvisionnement, veuillez consulter les mécanismes des recours disponible sur Achatsetventes.gc.ca. Veuillez noter qu'il existe des délais précis pour déposer une plainte auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) ou auprès du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA).

Sincères salutations,