À quoi s'attendre en travaillant avec le Centre de solutions en imagerie de documents

En seulement 6 étapes, passez d'une première ébauche à un produit final pour votre projet. Découvrez comment nous pouvons aider à définir l'étendue des travaux et à convertir vos documents en un format numérique pour une utilisation intelligente, efficace et sécuritaire.

Étape 1 : Vous avez des dossiers à numériser

Vous voulez travailler de manière plus efficace avec votre information opérationnelle.

Étape 2 : Communiquez avec le Centre de solutions en imagerie de documents

Nous participons régulièrement à des colloques visant différents ordres de gouvernement.

Une fois que vous nous contactez l’un de nos gestionnaires de projet communiquera avec vous afin de discuter des prochaines étapes.

Étape 3 : Étendue du projet

Nous travaillerons en étroite collaboration avec vous afin d'en apprendre davantage au sujet de votre organisation. Ensuite, nous examinerons votre collection de documents afin de déterminer l'étendue des travaux et le type de projet. Il est important de comprendre comment vous classez, conservez, récupérez et détruisez vos documents.

Enfin, nous travaillerons avec vous afin de définir vos exigences opérationnelles.

Étape 4 : Sous-traitance

Avec l'analyse et l'évaluation de l'étendue du projet en main, nous vous aiderons à produire des devis, nous estimerons les coûts liés aux offres de services que vous choisirez et nous rédigerons une entente contractuelle. Notre structure de prix a été conçue pour que vous obteniez la meilleure valeur de vos ressources.

Étape 5 : Production et l’assurance de la qualité

Une fois vos documents reçus, nous pouvons commencer à travailler.

Préparation :

préparer votre matériel pour la numérisation peut s’avérer plus fastidieux que prévu, c’est pourquoi nous vous aidons à penser à tout : extraction des notes autocollantes, des agrafes et des trombones, jusqu’aux reliures plus complexes. Nous pouvons également incorporer des codes à barres pour trier les enregistrements avant la numérisation, ce qui accélère à la fois le processus de numérisation et l'indexation de vos images.

Imagerie :

après avoir terminé toutes les étapes précédentes, nous pouvons numériser vos documents selon les spécifications demandées. Vos documents sont traités par des employés hautement qualifiés qui utilisent des numériseurs haute vitesse et haut volume.

Assurance de la qualité et vérification de sécurité :

Un processus rigoureux d'assurance de la qualité est en place à chacune des étapes de la démarche. Nous utilisons seulement des moyens sécurisés pour le transfert des documents physiques ou la transmission des dossiers électroniques entre vos installations et les nôtres.

Étape 6 : Fin du projet

En raison de notre étroite collaboration à toutes les étapes, vous pouvez être assuré que :

• vos documents originaux sont manipulés avec soin
• vos documents originaux sont rassemblés ou détruits dans une installation sécurisée et approuvée
• vos documents récemment numérisés sont à votre portée
• le résultat final satisfait à vos exigences de numérisation
• vos commentaires concernant les projets nous aideront à améliorer nos processus