Évaluation du programme de gestion de l’information de l’ACFC - Rapport d’évaluation final

Préparé pour :

L’Agence de la consommation en matière financière du Canada

Préparé par :

Goss Gilroy Inc.
Conseillers en gestion
Bureau 900, 150, rue Metcalfe
Ottawa (Ontario) K2P 1P1

Tél. : (613) 230-5577

Courriel : ggi@ggi.ca

31 MARS 2025

1. Sommaire

1.1 Introduction

L’Agence de la consommation en matière financière du Canada (ACFC) est un organisme fédéral qui a été créé en 2001 pour protéger les consommateurs de produits et services financiers. La protection des consommateurs de produits et services financiers fait partie intégrante de la surveillance du secteur financier du gouvernement du Canada. L’ACFC veille à ce que les entités financières sous réglementation fédérale respectent les mesures de protection des consommateurs, favorisent l’éducation financière et accroissent la sensibilisation des consommateurs à l’égard de leurs droits et de leurs responsabilités.

La gestion de l’information est une discipline qui oriente et favorise une gestion efficace et efficiente de l’information dans un organisme, depuis la planification et l’élaboration des systèmes jusqu’à l’élimination ou la préservation à long terme.

Au gouvernement du Canada, l’information doit être gérée comme un bien stratégique, afin de maximiser sa valeur au profit de l’ensemble de la population canadienne. Une gestion efficace de l’information permet une prestation plus efficiente des programmes et des services gouvernementaux, appuie la transparence, favorise la collaboration et la prise de décisions éclairées concernant les activités du gouvernement, et permet de préserver l’information ayant une valeur historique.

Chaque employé du gouvernement est responsable de la gestion de toute l’information qu’il crée ou recueille dans l’exercice de ses fonctions. L’information numérique et l’information physique doivent être gérées selon des principes rigoureux de gestion de l’information. L’information doit être classée dans les systèmes d’archivage ministériels afin de protéger l’intégrité de l’information afin qu’elle reste disponible et accessible pour faciliter la prise de décisions ainsi que la prestation des programmes et des services.

Deux organisations orientent et guident les pratiques du gouvernement du Canada en matière de gestion de l’information :

• Le Conseil du Trésor, au moyen de la Politique sur les services et le numérique et d’instruments connexes, établit les règles qui décrivent la façon dont les organisations fédérales gèrent la prestation de services, l’information et les données, la technologie de l’information et la cybersécurité à l’ère du numérique.
• Bibliothèque et Archives Canada oriente la communauté de la gestion de l’information du gouvernement du Canada en travaillant en collaboration avec des organisations pour élaborer des normes, des outils et des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information.

En tant qu’organisme de réglementation ayant un rôle important de surveillance et d’éducation, une bonne gestion de l’information est essentielle à la réussite de l’ACFC dans la protection des consommateurs de produits et services financiers. L’information doit être saisie de manière sécuritaire, uniforme et efficace afin qu’elle puisse être utilisée pour éclairer la prise de décisions stratégiques et déterminer les questions émergentes touchant la protection des consommateurs. Au sein de l’ACFC, l’équipe de gestion de l’information et de technologie de l’information (GI-TI) dirige un programme d’activités de gestion de l’information afin d’assurer une gestion efficace et efficiente de l’information.

2. Objectifs, portée et méthodologie

L’évaluation de la gestion de l’information a été relevée dans le plan d’évaluation de 2024-2025 pour les raisons suivantes :

• la complexité élevée de la gestion de l’information compte tenu du nombre élevé de dépôts d’information au sein de l’ACFC et du nombre croissant de changements technologiques dans ce domaine;
• l’importance d’une gestion de l’information efficace grâce à l’intelligence artificielle (IA).

L’évaluation avait pour objectif de déterminer si un cadre de contrôle de gestion adéquat était en place pour la gestion de l’information et, le cas échéant, s’il fonctionnait conformément aux politiques pertinentes du Conseil du Trésor.

L’évaluation portait principalement sur les secteurs suivants :

• la gouvernance et la responsabilisation
  • orientation et objectifs stratégiques de la gestion de l’information, y compris le soutien aux plans de mise en œuvre, la surveillance et la production de rapports
• les processus et les outils de programme
  • mécanismes de diffusion et de conservation de l’information
• la formation et l’encadrement
  • activités de formation, de sensibilisation et de visibilité en matière de gestion de l’information^{Note de bas de page 1}

Cette évaluation couvre la période du 1er avril 2023 au 1er mars 2025 et a été conçue pour fournir des données probantes complètes et fiables afin d’étayer les décisions relatives à la prestation du programme de gestion de l’information.

La méthodologie d’évaluation comprend les méthodes de collecte de données suivantes :

• Examen de documents, y compris la section 4.3 de la Politique sur les services et le numérique du Conseil du Trésor et la directive connexe; la stratégie en matière de données de l’ACFC; le matériel de formation sur la gestion de l’information; examen de la documentation pertinente du comité et des comptes rendus de décisions.
• Données disponibles sur la taille de mémoire, les numéros de dossier et l’âge des plateformes de renseignements principales.
• Entrevues avec des intervenants clés, y compris l’équipe de GI-TI et des membres du groupe des spécialistes de la gestion de l’information, qui ont été fusionnés au Réseau de responsables des données.
• Consultations avec trois autres groupes fédéraux de GI-TI sur la structure de gouvernance, les systèmes et les outils, ainsi que sur le matériel de formation et d’orientation connexes.

L’évaluation s’appuyait sur une évaluation qualitative de l’efficacité, fondée en grande partie sur les perceptions des intervenants internes. Le travail d’évaluation a été réalisé de décembre 2024 à mars 2025.

3. Observations et recommandations

3.1 Aperçu

Pour l’exercice 2024-2025, l’ACFC a prévu des dépenses de 64,8 millions de dollars pour les programmes et les services internes, avec 259 ETP^{Note de bas de page 2} . Au sein de la Direction générale des services intégrés, l’équipe de GI-TI dispose d’un budget de fonctionnement de 9 millions de dollars et de 35 ETP, et assume la principale responsabilité de fournir des lignes directrices, des procédures, des outils et des conseils en matière de gestion de l’information.

Les systèmes électroniques constituent les moyens privilégiés de créer, d’utiliser et de gérer l’information. Les plateformes de renseignements principales sont les suivantes^{Note de bas de page 3}  :

Figure 1. Survol des plateformes de renseignement principales 

D’autres plateformes de renseignements comprennent des systèmes de gestion des cas pour soutenir les activités au sein de la Direction générale de la surveillance et de la mise en application et du Centre d’information aux consommateurs. Ensemble, les systèmes de gestion des cas représentent dix gigaoctets de données, soit moins de 1 % de la taille de mémoire des plateformes principales.

3.2 Gouvernance et surveillance

La gouvernance de l’information définit l’approche globale de toute la gestion de l’information organisationnelle. Elle établit les processus et les autorités qui permettent à l’information de l’organisation d’être un actif utile en fonction des exigences opérationnelles et de la tolérance au risque. Un cadre de gouvernance en matière de gestion de l’information permet à une organisation de gérer l’information tout au long de son cycle de vie et d’appuyer les résultats des programmes, des services, des besoins opérationnels et des responsabilités. Il aide également les employés à assumer leurs responsabilités en matière de gestion de l’information.

Des rôles et des responsabilités clairement définis permettent une prise de décision transparente fondée sur les risques et sont essentiels pour assurer une bonne gestion de l’information. Comme il est indiqué dans la Stratégie de données de l’ACFC, une orientation et une surveillance claires permettent de veiller à ce que l’information soit gérée en toute sécurité, de manière globale et en tant qu’actif de l’Agence. Un cadre de gestion de l’information efficace permet également d’assurer la conformité aux principales exigences législatives et de soutenir la production de rapports destinés aux intervenants internes et externes.

Les éléments fondamentaux de la gouvernance de la gestion de l’information sont en place

La structure et les processus de gouvernance de la gestion de l’information ont été mis à jour en 2023 afin de simplifier la surveillance et l’orientation exercées par le comité de la haute direction dans le cadre des activités liées à la gestion de l’information. Relevant du dirigeant principal de l’information (DPI) au sein de la Direction générale des services intégrés de l’ACFC, l’équipe de GI-TI est l’autorité fonctionnelle en matière de gestion de l’information au sein de l’Agence. Les activités prioritaires en matière de GI-TI sont intégrées et suivies dans le cadre du plan d’activités de 2024-2025. Des mises à jour trimestrielles sur la GI-TI ont également été fournies aux comités de la haute direction. Le Comité des directeurs est responsable de la surveillance et de la prise de décision en ce qui concerne les projets de gestion de l’information.

L’équipe de GI-TI est chargée de mettre en œuvre des outils, des politiques et des pratiques exemplaires pour répondre aux besoins opérationnels et soutenir la gestion des actifs informationnels de l’ACFC tout au long de leur cycle de vie. Pour y parvenir, l’équipe de GI-TI a publié la dernière Stratégie de données en juillet 2024, accompagnée du plan d’action en février 2025.

La Stratégie de données de l’ACFC prévoit une orientation stratégique et des objectifs définis pour la gestion des données qui cadrent avec la politique du Conseil du Trésor. Elle vise à améliorer la gestion de l’information en tant qu’actif stratégique tout au long de son cycle de vie, notamment sa vision, ses principes directeurs, ses objectifs, ses activités et ses résultats. Toujours dans le cadre de la Stratégie, le Bureau de la gestion et de l’adoption des données, nouvellement créé, a été autorisé à mettre en œuvre des pratiques exemplaires de gestion des données pour les activités liées aux données dans l’ensemble de l’Agence.

La Stratégie de données mise à jour a été approuvée par les comités opérationnels et exécutifs, mais n’a pas été communiquée à grande échelle au sein de l’Agence ni mise à disposition sur l’intranet.

Fusion des spécialistes fonctionnels avec les responsables de données

La Stratégie de données confie les aspects opérationnels des initiatives et des pratiques exemplaires en matière de données de la GI-TI à deux groupes de travail, le groupe des spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information et le Réseau des responsables de données. Sous la direction de l’équipe de GI-TI, des représentants des directions générales opérationnelles et administratives de toute l’Agence participent à ce projet dans le but de promouvoir de meilleures habitudes en matière de gestion de l’information et de données. Conformément à son mandat, le groupe des spécialistes de la gestion de l’information est chargé de fournir des conseils sur les stratégies, les principes directeurs, les pratiques exemplaires et la gouvernance de l’ACFC en matière de gestion de l’information, et de les mettre en œuvre. Les membres doivent être des spécialistes au sein de leur propre unité opérationnelle en ce qui concerne les renseignements et les outils utilisés dans le travail quotidien de leurs équipes et doivent se réunir en tant que groupe au moins une fois par trimestre.

Les entrevues avec les membres du groupe des spécialistes de la gestion de l’information^{Note de bas de page 4}  et les responsables de la GI-TI ont montré que le groupe ne fonctionnait pas comme prévu. La plupart des spécialistes interrogés ne savaient pas clairement quel était leur rôle, mentionnant un chevauchement avec le rôle des responsables de données ainsi qu’une charge de travail supplémentaire aux responsabilités qui leur avaient été attribuées. Tous ont soulevé des préoccupations au sujet du manque de directives et de mesures de contrôle centralisées pour favoriser de saines pratiques de gestion de l’information sur les plateformes de données principales de l’ACFC. Le Réseau s’est réuni moins souvent que ce qui était prévu dans son mandat et les comptes rendus de ses discussions n’étaient pas disponibles. En février 2025, les deux groupes de travail ont été fusionnés sous le Réseau des responsables de données et son mandat devait être mis à jour en conséquence.

Couverture limitée des dépôts ministériels

Le cadre de gestion de l’information actuel est axé sur la gestion des documents dans GCDocs. En 2023-2024, les membres du groupe des spécialistes de la gestion de l’information ont été consultés pendant six mois afin de passer en revue les définitions, les déclencheurs de conservation et les classifications des documents conservés dans GCDocs. Le plan de classement maître final et le calendrier de conservation qui en résultent ont été approuvés aux fins de mise en œuvre en février 2024. Cependant, GCDocs représente seulement 3 % du fonds de renseignements de l’Agence. Le cadre de gouvernance stratégique ne contenait pas de vision claire pour les dépôts ministériels actuels où des volumes importants d’information sont entreposés, comme SharePoint et les systèmes de gestion des cas.

En l’absence de directives sur les pratiques exemplaires, des structures de fichiers et des pratiques de gestion incohérentes ont évolué dans les dépôts ministériels des différentes directions générales. Les spécialistes de la gestion de l’information ont tous fait état des difficultés liées à la gestion de l’information et à la prolifération des données dans plusieurs endroits, ce qui entraîne des inefficacités et des problèmes de conformité.

Difficultés à surveiller le respect des politiques et des procédures de gestion de l’information

L’équipe de GI-TI fournit des mises à jour trimestrielles au comité de la direction qui assure une surveillance globale de certains projets. Toutefois, peu d’analyses sont effectuées sur la conformité globale de la gestion de l’information, et il y a peu de surveillance de l’utilisation quotidienne et des pratiques de gestion de la tenue de documents (p. ex. les tableaux de bord de la gestion de l’information), ce qui limite la visibilité et la mobilisation de la haute direction. De nombreuses pratiques reposent sur le fait que les utilisateurs connaissent et respectent les protocoles de gestion de l’information. Il incombe principalement aux spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information de chaque direction générale, qui ont maintenant le titre de responsables de données, de mettre en œuvre leurs propres pratiques de surveillance. Toutefois, plus de détails sur la surveillance du rendement et la production de rapports doivent encore être définis.

3.3 Systèmes et outils

Selon les directives du Conseil du Trésor, l’information doit être gérée tout au long de son cycle de vie. L’ACFC dispose de plusieurs dépôts et outils numériques pour aider les employés à créer, à collaborer, à mettre en commun et à gérer l’information et les données qu’ils produisent. La Stratégie de données de l’ACFC reconnaît l’efficacité opérationnelle comme un résultat clé de l’utilisation efficace des outils de gestion des données.

À l’heure actuelle, GCDocs est reconnu comme le dépôt ministériel officiel pour les documents ayant une valeur opérationnelle accompagnés d’un plan de classement maître et d’un calendrier de disposition mis à jour et approuvés en février 2024.

Des calendriers de conservation et de disposition sont établis

Des périodes de conservation ont été établies pour les documents d’information conservés dans GCDocs. Les entrevues effectuées avec les membres de l’équipe de GI-TI ont révélé qu’il n’y avait pas eu de disposition de documents depuis la migration vers GCDocs en 2022. Par ailleurs, les difficultés rencontrées lors de la migration ont limité la capacité de recherche et de récupération des documents, ainsi que l’application des autorisations d’accès et la structure des fichiers. Tous les spécialistes fonctionnels ont affirmé avoir eu de la difficulté à trouver et à récupérer des documents dans GCDocs et certains ont même évité de l’utiliser. Par conséquent, il est probable que de nombreux documents ministériels ne soient pas entreposés correctement dans GCDocs. Il est également probable que GCDocs contienne actuellement une grande quantité de renseignements éphémères ainsi que des renseignements dont la période de conservation est dépassée.

Aucune période de conservation ni aucun processus de disposition documenté n’était en place pour l’information et les données conservées dans les dépôts ministériels à l’extérieur de GCDocs. Selon les entrevues réalisées avec les membres de l’équipe de GI-TI, ceux-ci s’étaient concentrés sur la disposition des documents papier, conformément à l’autorisation de Bibliothèque et Archives Canada et aux processus documentés. L’objectif était de réduire à 441 le nombre de boîtes de documents papier entreposés à long terme.

Au moment de l’évaluation, l’équipe de GI-TI mettait au point un outil électronique pour permettre la disposition automatisée des documents dans GCDocs. Un processus de disposition documenté pour les documents électroniques conservés dans GCDocs au-delà de leur période de conservation était également en cours d’élaboration.

Outils de tenue des documents nécessaires à une gestion efficace de l’information et des données

Fournir aux employés les ressources et les outils appropriés pour les aider à s’acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion de l’information permet une utilisation efficace et efficiente de l’information organisationnelle. Comme le reconnaît la Stratégie de données, l’efficacité opérationnelle est le résultat attendu si les employés ont les compétences et les outils nécessaires pour gérer leur information et leurs données.

Les outils de gestion de l’information actuels ne prennent pas en charge toutes les phases du cycle de vie de la gestion de l’information. Un plan de classement maître et des directives connexes sont en place pour ce qui est de GCDocs, mais pas dans le cas des autres dépôts ministériels où sont entreposés la plupart des documents.

En l’absence de directives sur les pratiques exemplaires en matière de tenue de documents pour les dépôts ministériels autres que GCDocs, des structures de fichiers et des pratiques de gestion incohérentes ont évolué dans les différentes directions générales. Les spécialistes de la gestion de l’information ont signalé des difficultés dans la gestion de l’information et la prolifération des données à plusieurs endroits, ce qui entraîne des inefficacités et des problèmes de conformité.

L’analyse de l’utilisation de chaque dépôt a montré une augmentation importante d’information non gérée :

• la taille de mémoire sur OneDrive et SharePoint a triplé depuis avril 2023;
• 90 % des employés avaient plus d’un Go de données dans OneDrive;
• 93 % des employés avaient plus de 5 000 éléments dans leur boîte de réception, et la plupart d’entre eux atteignaient la limite de 50 mégaoctets.

Figure 2.

En revanche, la taille de GCDocs est demeurée relativement stable depuis avril 2023, à 340 gigaoctets, soit un dixième de la taille actuelle de OneDrive ou de SharePoint.

Aucun programme d’assurance de la qualité pour appuyer l’intégrité des données

Aucun programme d’assurance de la qualité n’est en place à l’ACFC en ce qui concerne l’information et les données, ce qui présente un risque pour leur fiabilité et leur intégrité, ainsi que pour leur utilisation potentielle dans l’analytique avancée.

Des procédures sont en place pour appliquer la classification de sécurité et les marques de protection dès que l’information est créée. Des installations améliorées visant à protéger les renseignements secrets doivent être mises en place d’ici la fin du mois de mars 2025, en plus des formations et des directives connexes.

3.4 Formation et sensibilisation

Il est essentiel de disposer d’une formation et de ressources pertinentes pour assurer la réussite globale de la gestion de l’information. La formation joue un rôle essentiel dans la gestion du changement, car elle permet aux utilisateurs de tirer parti des avantages qu’offrent les nouveaux processus ou outils et de s’acquitter de leurs responsabilités en matière de gestion de l’information. Le fait de montrer clairement comment gérer l’information correctement contribue au respect des exigences.

Du matériel de formation supplémentaire est nécessaire pour promouvoir des pratiques efficaces de gestion de l’information.

Certains documents de formation sur la gestion de l’information sont mis à la disposition du personnel sur le site intranet de l’équipe de GI-TI. Par l’intermédiaire de ServiceNow, le Bureau de l’adoption et de la gestion des données au sein de la GI-TI a reçu 462 demandes d’aide, dont la majorité portait sur la création ou la suppression d’un compte. Des séances de formation individuelle sont également offertes sur demande aux personnes ou aux groupes : six séances sur GCDocs et onze séances de sensibilisation sous forme de présentation ont été organisées dans l’ensemble de l’Agence en 2024-2025.

Tous les nouveaux employés doivent suivre un cours de formation préliminaire à la gestion de l’information dans le cadre de leur intégration par l’intermédiaire de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC)^{Note de bas de page 5} . De plus, tous les employés doivent suivre le même cours de formation sur la gestion de l’information par l’intermédiaire de l’EFPC à titre de rappel. En février 2025, 60 % des employés avaient suivi la formation obligatoire sur la gestion de l’information. Tous les employés embauchés au cours du dernier exercice ont suivi la formation obligatoire sur la gestion de l’information.

Selon les réponses obtenues lors des entrevues avec les spécialistes fonctionnels de la gestion de l’information au sein des directions générales de l’Agence, le Bureau de l’adoption et de la gestion des données répondent rapidement aux demandes de service de formation. Les réponses indiquaient également que des documents d’orientation supplémentaire sur l’endroit où déposer l’information et sur la façon de faire seraient utiles, en particulier pour les nouveaux employés.

L’équipe de GI-TI n’a pas évalué l’efficacité de la formation et des ressources disponibles en matière de gestion de l’information pour déterminer l’écart entre les connaissances, les compétences et les aptitudes actuelles et souhaitées des employés.

L’application d’une approche de gestion du changement est une pratique exemplaire pour les initiatives relatives à la gestion de l’information

L’équipe de GI-TI n’a pas élaboré de processus de gestion du changement pour soutenir l’adoption par les utilisateurs. Un processus de gestion du changement accompagné d’un plan de communication et de formation évolutif et reproductible contribuerait davantage à l’efficacité de la mise en œuvre d’une initiative : même une initiative bien gérée peut échouer si les utilisateurs ne sont pas disposés à l’adopter. Des consultations avec d’autres groupes fédéraux de GI-TI ont confirmé l’importance d’un processus de gestion du changement pour la gestion de l’information.

4. Pratiques comparables en matière de gestion de l’information

Dans le cadre de l’évaluation, les groupes de gestion de l’information de trois organisations fédérales ont été consultés au sujet de leurs cadres de gouvernance et de politique, comme points de comparaison. Tous ont indiqué qu’ils étaient en période de transition et ont fait état de réussites et de défis semblables. Les principales observations qui se sont dégagées des discussions sont les suivantes :

• Les trois organisations ont suivi la gestion de la gouvernance d’un système fédéré.
• Les trois organisations utilisent SharePoint et M365 comme dépôts ministériels, l’une d’elles a continué d’utiliser GCDocs pour l’entreposage des documents finaux, car elle détient un grand nombre de dossiers papier.
• Les besoins en matière de gestion des documents (structure des dossiers, autorisations, limites de taille) ont été définis de manière centralisée en collaboration avec les utilisateurs finaux (directions générales).
• L’équipe de GI-TI a conçu des sites en collaboration avec les directions générales et la mise en place de ces nouveaux sites a été déléguée aux directions générales ou contrôlée de façon centralisée.
• La disposition est appliquée lorsque les renseignements deviennent inactifs, mais la disposition automatisée des renseignements inactifs a été interrompue pour les dossiers préservés en cas de litiges.
• Défis liés à la surveillance de l’état de la gestion de l’information : Tableaux de bord de gestion de l’information créés à l’aide de PowerBI pour suivre visuellement les tendances en matière d’utilisation et de taille dans l’ensemble de l’organisation.

Les trois organisations ont souligné que la gestion du changement est essentielle à l’adoption des données et à la mobilisation des utilisateurs, ainsi qu’à la préparation de documents d’orientation adaptés (p. ex. des infographies) et des séances de sensibilisation.

5. Conclusion

L’évaluation portait sur l’efficience et l’efficacité des processus et du cadre stratégique de gestion de l’information de l’ACFC par rapport aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor. Dans l’ensemble, la structure de gouvernance et les principales activités de gestion de l’information de l’ACFC soutiennent ses objectifs dans ce domaine et sont conformes aux exigences législatives et politiques applicables du gouvernement du Canada.

L’évaluation a permis de constater que l’ACFC a mis en place des éléments fondamentaux de la gouvernance de la gestion de l’information, ainsi qu’une stratégie d’orientation des données et un plan d’action. Cependant, même si le cadre de gouvernance de la gestion de l’information actuel est conforme aux exigences de la politique du Conseil du Trésor, le niveau de couverture actuel des dépôts ministériels n’est pas suffisant pour être pleinement conforme.

De plus, l’évaluation a révélé que les outils de gestion de l’information (c’est-à-dire les structures de dépôt, les processus et les procédures) ne prennent pas en charge toutes les phases du cycle de vie de la gestion de l’information, y compris la conservation, la disposition et l’entreposage de l’information organisationnelle. En conséquence, des pratiques incohérentes de gestion de l’information ont évolué dans l’ensemble de l’organisation, ce qui menace l’intégrité et la disponibilité des actifs informationnels.

Le matériel de formation et de sensibilisation soutient et renforce les saines pratiques de gestion de l’information et joue un rôle essentiel dans la mise en œuvre efficace du programme de gestion de l’information. Une analyse des besoins est recommandée pour mettre en évidence les lacunes dans les connaissances et prendre des mesures concrètes en vue d’une amélioration. Un processus de gestion du changement structuré est une pratique exemplaire recommandée pour assurer une mise en œuvre plus efficace des initiatives.

Annexe A : Matrice d’évaluation

Enjeu: Efficacité

Question 1. Dans quelle mesure les processus et les outils de gestion de l’information sont-ils efficaces?

Indicateur :

• Preuve que des outils de gestion de l’information sont mis en place pour les différentes phases du cycle de vie de la gestion de l’information.

Méthode :

• Examen des documents.

Indicateur :

• Les processus et les outils favorisent la conservation, l’entreposage et la disposition des renseignements non classifiés ayant une valeur opérationnelle, comme en témoignent la surveillance et les rapports visant à atténuer les risques, les réponses rapides aux demandes d’AIPRP et la saine gestion des courriels.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• Les processus et les outils favorisent la conservation, l’entreposage et la disposition des renseignements sensibles, comme en témoignent la surveillance et les rapports visant à atténuer les risques, les réponses rapides aux demandes d’AIPRP et la saine gestion des courriels.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• L’architecture de l’information de l’ACFC est conforme aux exigences ou aux lignes directrices établies par la Politique sur les services et le numérique.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants.

Enjeu: Efficience

Question 2. Dans quelle mesure le cadre de gouvernance et de responsabilisation est-il approprié?

Indicateur :

• Les rôles et les responsabilités sont définis de manière adéquate et bien compris dans l’ensemble de l’Agence.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• Les organismes de surveillance sont établis et fonctionnent comme prévu.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• Les responsabilités sont définies et communiquées.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• Les politiques et procédures du programme de gestion de l’information sont conformes aux exigences législatives et politiques fédérales.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Question 3. Dans quelle mesure les employés connaissent-ils le processus de gestion de l’information et les pratiques exemplaires en matière de procédures?

Indicateur :

• Le matériel de formation et de sensibilisation est à jour, répond aux exigences et est utilisé.

Méthode :

• Examen des documents.
• Entrevues avec les intervenants

Indicateur :

• Le nombre d’activités de sensibilisation à la gestion de l’information, y compris le nombre de participants, et la nature de celles-ci.

Méthode :

• Examen des documents.

Indicateur :

• Commentaires des participants aux cours de formation sur la mesure dans laquelle le contenu a répondu à leurs besoins et amélioré leurs connaissances.

Méthode :

• Examen des documents.

Indicateur :

• Les employés connaissent les pratiques exemplaires en matière de classification des documents.

Méthode :

• Examen des documents.

Indicateur :

• Les employés connaissent les processus et les procédures de conservation des documents ayant une valeur opérationnelle.

Méthode :

• Entrevue avec les intervenants.