Manipuler et copier les documents

Notre collection renferme non seulement des documents et des publications datant de plusieurs centaines d'années, mais elle comprend aussi certains exemplaires qui sont uniques. Pour nous aider à préserver et à protéger ces précieux documents, nous vous proposons quelques consignes pour bien les manipuler.

Consignes générales

• Vous devez vous laver les mains soigneusement avant de manipuler le matériel des archives.
  • Assurez-vous qu'il ne reste aucun résidu de désinfectant ou de lotion sur vos mains.
• Tous les documents d'archives et les publications (documents textuels, photographies, cartes, livres, etc.) doivent reposer sur la surface ferme de la table de consultation et rien ne doit en dépasser.
  • Il faut éviter de plier ou de déformer le matériel.
• Informez immédiatement les membres du personnel si vous remarquez des dommages ou des traces de moisissure sur le matériel consulté.
• N'utilisez que des crayons de plomb à proximité du matériel. Aucun stylo à encre n'est permis dans nos salles publiques.
• N'utilisez que les signets de papier bleu fournis dans nos salles de recherche pour marquer des pages ou l'emplacement de documents.
  • Les trombones et les papillons adhésifs peuvent endommager les documents et ne sont pas permis.
• Évitez de lécher votre doigt avant de tourner une page. Cela peut facilement endommager du papier fragile. Prenez votre temps et tournez les pages avec soin.

Manipuler les boîtes d'archives

• Tenez fermement la boîte avec vos deux mains. Placez l'une de vos mains en dessous de la boîte pour bien la soutenir.
  • Cela protège les poignées qui pourraient se briser sous le poids du contenu.
• Maintenez la boîte près de votre corps lorsque vous la déplacez d'une surface à une autre.
• Laissez la boîte sur le chariot ou sur la table.
• Sortez les documents de la boîte un à la fois pour les consulter.
  • Il est ainsi plus facile de conserver l'ordre de classement des documents.
  • Marquez l'emplacement des documents dans la boîte avec les signets de papier bleu fournis dans les salles de recherche.
• Remettez le couvercle sur la boîte lorsque vous avez extrait votre document pour le consulter.
• Utilisez les chariots fournis pour rapporter la boîte vers le chariot de retour, vers les casiers ou pour la remettre aux membres du personnel.

Manipuler le matériel publié

• Manipulez les gros volumes à deux mains.
• Utilisez les chariots pour déplacer les volumes des rayons vers les tables de consultation.
• Refermez les volumes lorsque vous ne les consultez pas.
• Si vous ouvrez un publication (pour exemple, un li et que les pages ne reposent pas à plat sur la table, demandez un support à livre à un des membres de notre personnel.
• Tenez compte des numéros de série, dans le cas des périodiques et des journaux notamment, et veillez à conserver leur ordre de publication (ordre chronologique, par exemple).

Photocopier et numériser le matériel

Si vous avez un appareil photo, un téléphone intelligent ou encore un appareil de numérisation portatif, vous pouvez prendre des images ou numériser les documents que vous consultez dans la mesure où vous respectez les restrictions applicables pour copier ces documents.

Avant de prendre des photos du matériel de nos collections, demandez aux membres de notre personnel. On vous fera remplir un formulaire dans lequel vous devrez fournir les renseignements suivants :

• votre nom;
• votre numéro de carte d'usager;
• le numéro de référence complet de l'article.

Si vous savez déjà ce que vous avez l'intention de photographier ou de numériser, vous pouvez télécharger le Formulaire pour demande de photographie libre-service et le remplir en prévision de votre visite.

Les membres de notre personnel vérifieront si des restrictions s'appliquent et vous remettront une copie de votre formulaire approuvé.

Consignes concernant les appareils photo, les téléphones intelligents et les appareils de numérisation portatifs sans contact

• Vous devez enfiler la dragonne ou la courroie de votre appareil photo ou de votre téléphone intelligent, ou encore fixer votre appareil sur un trépied.
  • Des courroies et des trépieds sont disponibles sur place pour emprunt, selon le principe du premier arrivé, premier servi. Renseignez-vous auprès de notre personnel.
• Les appareils de numérisation ne peuvent pas entrer en contact avec les documents ou les livres (pas d'appareil de numérisation à plat).
  • Assurez-vous au préalable, auprès des membres de notre personnel, que votre modèle de numériseur est autorisé.
• Les lumières et les flashs ne sont pas autorisés.
• Vous ne pouvez saisir aucune image sans en avoir d'abord obtenu l'autorisation.
• Votre formulaire d'autorisation de numériser des documents doit être visible en tout temps.
• Demandez pour une pesée ou un support si vous avez besoin d'aide pour photographier des articles de grande taille.
  • Ne forcez pas les publications à rester ouverts.

Si vous arrivez sur place après les heures de service

Vous devez avoir en votre possession un formulaire d'autorisation de prendre des photos, même si vous prévoyez vous rendre dans nos installations après les heures de service.

Vous pouvez télécharger le formulaire d'autorisation depuis notre site Web et le faire parvenir par courriel à notre bureau de consultation avant votre visite. N'oubliez pas de mentionner la date de votre visite ainsi que le numéro de casier qui vous a été assigné.

Manipuler les microfilms et microfiches

De nombreux documents dans notre collection sont disponibles sous forme de microfilms et de microfiches. Vous pouvez les trouver à nos bureaux d'Ottawa, dans le catalogue en ligne Aurora ou au moyen de notre outil de Recherche dans la collection. Voici quelques conseils pour faciliter votre visite :

• Si vous utilisez Aurora, il est préférable de commander les documents à l'avance.
  • Vous pouvez récupérer vos microfilms dans la salle de consultation, au troisième étage du 395, rue Wellington, à Ottawa. Les documents demandés seront placés sur les étagères et classés sous la première lettre de votre nom de famille.
• Il n'est pas nécessaire de commander à l'avance les microfilms en accès libre. Ils sont disponibles sur place dans la salle de consultation (la majorité se trouve là), dans la salle de référence et dans la salle de généalogie.
• Si vous avez besoin d'un lecteur de microformes, adressez-vous à un membre du personnel.
• Demandez à un membre du personnel si vous avez besoin d'aide pour charger les microformes dans un lecteur.
• Apportez votre propre dispositif de stockage pour sauvegarder des copies numériques du matériel.
• Vous pouvez faire des copies numériques à partir des lecteurs de microformes. Veuillez toutefois remplir un formulaire d'autorisation au préalable.
• Lorsque vous avez terminé, si vous êtes dans la salle de consultation, déposez les bobines de microfilm en libre-service sur l'étagère de retour. Si vous vous trouvez dans une autre salle, demandez au personnel où est le meilleur endroit pour retourner les bobines.