Commençons par le commencement : aux origines des archives

Discours

Guy Berthiaume, Bibliothécaire et archiviste du Canada
Conférence de l’Association canadienne des archivistes
6 juin 2019, Toronto (Ontario)

Sous réserve de modifications


Merci de m’avoir invité à partager avec vous ce que je retiens des cinq années que j’ai passées à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Ce retour sur le passé est complètement en accord avec le thème du congrès de cette année, Let’s Start at the Beginning: Archival Origins (Commençons par le commencement : aux origines des archives).

Ce n’est sûrement pas moi qui vais m’inscrire en faux contre ce thème, puisque ma formation initiale est en histoire de la Grèce ancienne et que j’ai consacré de nombreuses années de ma vie à étudier des phénomènes vieux de 25 siècles en croyant fermement qu’ils nous aident à comprendre notre présent.

Dès mon arrivée à BAC, il y a cinq ans, j’ai voulu partager ma vision d’avenir avec les employés et les partenaires.

Je voulais rapidement affirmer que mon mandat ne s’inscrirait pas sous le signe de la tabula rasa, mais qu’il y avait des améliorations auxquelles je voulais m’attaquer sans attendre.

En ne donnant pas un programme détaillé, mais plutôt quelques éléments de vision, je voulais aussi me donner du temps pour comprendre cette institution très complexe et assimiler le modus operandi du gouvernement du Canada, lequel est fort différent de celui du gouvernement du Québec, auquel j’avais été habitué.

Donc, j’ai voulu partager rapidement une vision, mais non un programme.

D’ailleurs, je n’ai pas voulu utiliser le terme « vision », pour des raisons stratégiques.

Les employés et les partenaires de BAC avaient connu de nombreux énoncés grandiloquents au fil des ans, et ils en avaient conçu une méfiance à l’égard des grandes visions venues d’en haut mais qui ne tenaient pas compte de leurs réalités.

J’ai donc parlé de quatre « engagements », et j’ai voulu qu’ils soient formulés aussi simplement que possible et qu’ils soient faciles à retenir.

Outre leur simplicité de formulation, ces engagements étaient volontairement peu nombreux.

Si on veut que les engagements prennent un caractère de quasi-mantra, l’on ne peut les multiplier à l’infini.

Mes quatre engagements ont pris du galon au fil des ans.

Au moment de concevoir notre plan triennal 2016-2019, mes collègues de la direction de BAC m’ont convaincu de leur donner le statut de priorités.

C’est donc autour d’eux que s’est articulé notre plan d’action pour les trois années suivantes.

Les quatre engagements du départ ont alors pris une vie qui leur est propre, un peu comme les personnages de roman qui échappent à leur auteur.

Des activités nouvelles en ont découlé, de façon organique, sans que nous les ayons prévues au départ.

Je vous en donnerai quelques exemples en cours de route.

Quels sont ces quatre engagements, et pourquoi ai-je choisi ceux-là et pas d’autres?

Le premier engagement était de faire de BAC une institution résolument au service des clients, de tous ses clients : les institutions gouvernementales, les donateurs, les universitaires, les chercheurs, les étudiants, les généalogistes et le grand public.

Cet engagement semble être le plus banal, mais en fait, c’est le plus fondamental.

BAC avait cessé de tenir compte des besoins différents de ses usagers et se comportait comme si tous étaient sur le même pied, aussi bien ceux qui consultent ses documents sur le Web que ceux qui sont dans ses locaux 12 mois par année : les chercheurs, les professeurs et les étudiants des cycles supérieurs.

Les relations directes entre chercheurs et archivistes n’étaient pas encouragées, les services de première ligne étaient basés sur le recours à des généralistes et, en matière de référence, BAC se conduisait un peu comme une bibliothèque publique d’une ville de taille moyenne.

Mais, plus fondamental encore, BAC agissait comme s’il était détenteur de la vérité tranquille et comme si lui seul savait ce qui était bon pour ses usagers.

Il faut expliquer ici que la formule de gouvernance de BAC se prête particulièrement bien à cette dérive.

En effet, BAC n’est pas une société de la Couronne ou une société d’État, mais plutôt un organisme gouvernemental qui relève directement du ministre du Patrimoine canadien.

BAC n’est donc pas doté d’un conseil d’administration et de comités d’usagers légalement constitués.

Cela veut dire que, si l’on n’y prête pas attention, on peut complètement perdre le contact avec le milieu et vivre totalement dans une bulle bureaucratique.

Nous nous sommes donc empressés de mettre en place toute une batterie de comités-conseils pour valider nos initiatives : un sur les services, un sur les acquisitions, un sur la programmation publique et, récemment, un cercle autochtone et un conseil consultatif jeunesse.

Et par-dessus tout, nous avons ressuscité le Forum des partenaires, où siègent des représentants des 12 associations professionnelles desquelles BAC est membre, y compris l’Association canadienne des archivistes, bien sûr.

À ce Forum des partenaires, nous nous autorisons à présenter des idées très en amont, quitte à nous faire dire que nous faisons fausse route.

La règle du jeu est de garder nos conversations discrètes, de sorte que nos partenaires aient la primeur avant que tout ne soit officiellement ficelé, et que nous ne craignions pas de proposer des projets pas encore totalement ficelés.

Mais il ne suffit pas d’écouter.

Il faut aussi agir en fonction de ce dialogue permanent avec nos partenaires.

Et en écoutant – même juste un peu –, il a été facile d’entendre à quel point le milieu documentaire avait désespérément besoin d’un programme pour permettre aux collectivités locales d’évoluer, de conserver leur capacité et de jouer pleinement leur rôle unique à l’échelle du pays.

C’est pourquoi j’ai fait de la mise en place du Programme pour les collectivités du patrimoine documentaire, le PCPD, ma croisade personnelle.

Bien sûr, avec l’aide de mes collègues de BAC et avec la complicité du ministère du Patrimoine canadien.

Le résultat net, c’est qu’à même son propre budget, sans injection de fonds supplémentaires, BAC a réussi à investir 1,5 million de dollars par année dans ce nouveau programme, en plus d’absorber entièrement les coûts de gestion connexes.

C’est une réalisation de taille pour laquelle je ne veux pas m’attribuer le mérite, mais dont je veux partager avec vous le contexte pour rappeler à quel point la mise en place du PCPD symbolise notre volonté de répondre aux besoins réels des partenaires.

Toujours dans ce premier engagement visant notre clientèle, j’ai aussi tenu à indiquer nommément « le grand public », pour prendre acte d’une tendance lourde dans les bibliothèques et les archives nationales : celles-ci sont de plus en plus fréquentées physiquement et virtuellement par le public en général, et non seulement par les chercheurs et les universitaires.

BAC a résolu de s’inscrire de plain-pied dans ce mouvement en se rapprochant non seulement intellectuellement, mais aussi physiquement des bibliothèques publiques.

C’est ainsi qu’en novembre 2017, nous avons déménagé nos bureaux de Vancouver, autrefois situés dans un parc technologique de la lointaine banlieue, vers la bibliothèque centrale de la métropole de la côte du Pacifique, qui, comme son nom l’indique, est située en plein centre de la ville.

Ce rapprochement de nos publics s’avère déjà un succès, non seulement en matière de fréquentation, mais aussi d’ouverture de nos employés à l’égard de leurs nouveaux collègues et de leurs nouveaux clients.

Et, en guise d’ouverture des frontières, quoi de plus symbolique que notre projet récent de relocalisation de nos services au public dans un nouvel édifice qui sera partagé avec la Bibliothèque publique d’Ottawa, dès 2024.

Ce projet novateur, proposant le mariage d’un service d’archives et d’une bibliothèque nationales avec une bibliothèque publique, n’aura comme seules limites que celles de notre imagination.

* * *

Mon deuxième engagement était que, grâce à la qualité de son personnel, BAC soit à l’avant-garde de l’archivistique, de la bibliothéconomie et des nouvelles technologies.

Je voulais signaler trois choses par cet engagement, qui lui aussi semble assez banal (nommez-moi une institution qui ne veut pas être à l’avant-garde!).

Premièrement, je voulais envoyer aux employés un signal fort : celui que leur expertise professionnelle était valorisée et que nous allions investir pour la développer.

Deuxièmement, en mentionnant nommément l’archivistique et la bibliothéconomie, je voulais signaler que j’allais respecter l’intégrité des disciplines professionnelles.

Il faut se rappeler que BAC a été la première institution occidentale à naître de la fusion d’une bibliothèque nationale et des archives nationales, en 2004 (ce qui, en passant, signifie que nous célébrons cette année notre 15e anniversaire!).

Par conséquent, en tant que pionniers, nous n’avions pas de modèle à suivre et nous avons dû fonctionner par essais et erreurs.

Au nombre des erreurs, il faut reconnaître que nous avons poussé le balancier trop loin en nous attendant à ce que les archivistes et les bibliothécaires de formation deviennent en quelque sorte interchangeables.

Nous sommes revenus sur nos pas depuis, et aujourd’hui, on retrouve à BAC une Direction générale du patrimoine publié et une Direction générale des archives, ce qui reconnaît ces deux expertises professionnelles.

Troisièmement, en mentionnant les nouvelles technologies au nombre des champs d’expertise de BAC, je voulais aussi rassurer les employés et les partenaires en affirmant que le retour aux disciplines de base ne signifiait pas un repli par rapport aux avancées numériques.

Il est nécessaire de souligner l’importance de nos services en personne, mais cela ne doit pas laisser dans l’ombre le travail formidable de démocratisation du savoir et de la culture que rendent possible les nouveaux médias.

Pour être à l’avant-garde de nos disciplines, il nous a fallu tenir compte d’une nouvelle tendance qui a fait son apparition il y a quelques années, et qui amène une redéfinition de notre relation avec nos usagers.

En effet, il me semble que, sous l’influence des modèles de service mis en place par Amazon, Google et, surtout, Wikipédia, nos usagers sont maintenant partants pour transcrire, traduire, étiqueter et décrire nos documents.

Bref, nos usagers sont dorénavant davantage des partenaires que des clients.

Pour paraphraser Marshall McLuhan, sur la planète Terre, il n’y a pas de passagers : nous sommes tous des membres d’équipage.

Je sais que la nouvelle donne crée une zone d’inconfort pour plusieurs de nos collègues archivistes, qui s’inquiètent de voir monsieur et madame Tout-le-Monde procéder à des opérations qui étaient jadis leur seul privilège.

Toutefois, je crois que l’expérience de Wikipédia et de sa fiabilité démontre la capacité de nos publics de s’autoréguler et de s’autocorriger.

Pour illustrer le changement de paradigme amené par la responsabilisation de nos clients, je veux commencer par l’exemple de notre Numéri-Lab, une initiative novatrice qui a vu le jour en mars 2017.

Grâce au Numéri-Lab, nous pouvons changer complètement la façon traditionnelle d’utiliser nos collections, car ce sont les usagers eux-mêmes qui établissent leurs priorités en matière de numérisation.

Nos usagers choisissent les documents qu’ils veulent avoir en format numérique, et, à condition que ces documents ne soient pas protégés par le droit d’auteur, ils procèdent eux-mêmes à leur numérisation à l’aide d’appareils de pointe.

Nous leur fournissons ces appareils gratuitement, en échange de quoi ils acceptent de partager le fruit de leur travail avec la communauté en nous laissant des copies numériques des documents qu’ils ont numérisés.

Sur la foi de ces succès, nous avons donc lancé en avril dernier Co-Lab, un outil de production participative qui permet au grand public de transcrire, d’étiqueter, de traduire et de décrire n’importe quels dossiers et manuscrits numérisés provenant de notre collection.

Pour stimuler les vocations, nous avons aussi proposé neuf défis Co-Lab, représentant autant de corpus et totalisant plus de 2 000 images.

Nos défis incluent des pages de journaux intimes, des lettres d’amour d’un ancien premier ministre à sa fiancée, des journaux de guerre et des documents sur la grippe espagnole.

Et le travail est terminé en un temps record chaque fois, ce qui fait que ces documents peuvent maintenant être consultés et qu’ils sont accessibles à tous.

* * *

Mon troisième engagement était de faire de BAC une institution proactive et inscrite dans des réseaux nationaux et internationaux, en position d’écoute et de respect.

Inutile de dire que les mots importants ici étaient « en position d’écoute et de respect ».

C’est un secret de polichinelle que les relations entre BAC et ses partenaires étaient devenues tendues.

Le rapport de la Société royale du Canada sur l’avenir des bibliothèques et des archives, publié en novembre 2014, n’avait pas été tendre pour BAC à ce sujet.

On peut y lire que « les relations internationales qu’entretient BAC étaient fréquemment décrites comme "un embarras national" » (page 47).

On y cite aussi deux éminents membres de la communauté des bibliothécaires, qui disent : « nous nous inquiétons du profond manque de respect à l’égard des communautés des bibliothèques et du patrimoine en ce qui a trait à la consultation et à la collaboration » (page 51).

Il faut reconnaître que sur de nombreux sujets, d’autres institutions canadiennes – et a fortiori internationales – sont mieux placées que BAC pour faire progresser certains dossiers.

J’ai parlé de leadership horizontal pour expliquer que nous ne devions pas concevoir notre place dans l’écosystème des institutions de mémoire de façon hiérarchique.

Au contraire, j’aime à penser que BAC est un maillon d’une chaîne, plutôt que le pharaon au sommet de la pyramide.

Concrètement, aucune institution au monde, fût-ce la Library of Congress ou la Bibliothèque nationale de France, n’a les moyens de tout acquérir, de tout traiter et de tout préserver.

C’est donc en réseau qu’il faut travailler pour rendre à nos concitoyens un service à la hauteur de leurs attentes légitimes.

Un bel exemple de ce travail en réseau est la mise en place de la Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire.

En février 2005, le Conseil des académies canadiennes a publié un rapport intitulé À la fine pointe du monde numérique : possibilités pour les institutions de la mémoire collective au Canada.

Dans ce rapport, le Conseil lançait un défi aux institutions de mémoire : celui de collaborer afin de répondre aux attentes des Canadiens en matière numérique.

Nous avons répondu à l’appel et nous avons élaboré la Stratégie canadienne de numérisation du patrimoine documentaire, en étroite collaboration avec les membres du Forum des partenaires dont j’ai parlé plus tôt.

Le lancement de la Stratégie a eu lieu en juin 2016, et depuis lors, 63 des principales institutions documentaires canadiennes en sont devenues membres : des bibliothèques publiques, des bibliothèques et des services d’archives universitaires, des services d’archives provinciaux ainsi que des associations nationales d’archivistes, de bibliothécaires, d’historiens, d’auteurs et de muséologues.

Notre projet est de numériser de façon coordonnée des centaines de collections d’institutions de mémoire canadiennes.

À ce jour, nous avons reçu un financement du secteur privé représentant 1,1 million de dollars canadiens, ce qui nous a permis de financer 23 projets d’un océan à l’autre, puis à l’autre!

BAC fait partie du Comité directeur de la Stratégie, et nous mettons au service de cette initiative l’une de nos employées, qui agit comme secrétaire générale.

Mais je ne préside pas le Comité, et BAC n’est qu’un participant parmi les 63 joueurs chargés de définir les volets techniques et le modèle de gouvernance de la Stratégie.

* * *

Finalement, le quatrième engagement était de faire de BAC une institution dotée d’un profil public plus affirmé, valorisant ses collections et ses services.

Pour des raisons de réductions budgétaires majeures – le fameux plan de réduction du déficit budgétaire de 2012 –, BAC avait abandonné toutes ses activités de programmation publique : expositions, lancements de livres, conférences, projections de films et j’en passe.

C’est une tentation qui menace toutes les institutions nationales, au nom du fameux core business (je parle ici de l’idée voulant que nous devions nous limiter à notre mandat fondamental).

Sauf que pour moi, le mandat fondamental des bibliothèques et des services d’archives, ce n’est pas l’acquisition et la préservation, mais bien l’accès.

Si la finalité de notre travail n’est pas l’accès, à quoi bon acquérir, traiter et conserver?

Et comment promouvoir l’accès si les gens ne savent pas ce qui se trouve dans nos collections?

Faut-il laisser se propager l’image populaire qui veut que nous n’abritions que des livres papier et de vieux documents jaunis?

Il faut montrer nos œuvres d’art, nos photographies, nos collections audiovisuelles.

Il faut mettre en vedette les personnes qui publient grâce à leur travail dans nos documents.

Il faut organiser des débats et des tables rondes sur des sujets dont l’exploration ne serait pas possible sans nos archives et nos monographies. Et j’en passe.

Et de plus, de façon égoïste, il faut se demander pourquoi les financeurs privés et publics accorderaient des fonds à une institution dont ils ne voient rien, dont ils n’entendent jamais parler, et conséquemment, dont ils ne savent rien!

Cet engagement nous a menés loin de mes attentes.

Comme je l’indiquais tout à l’heure, nous avons recommencé à organiser des expositions et des événements publics après une pause de deux ans et, tout naturellement, nous avons repris contact avec le monde des musées.

Nous nous sommes alors rendu compte que les musées avaient beaucoup en commun avec les bibliothèques et les services d’archives.

En fait, il y a une expression en anglais, les GLAM (pour galleries, libraries, archives and museums), qui désigne la réalité qu’en français on nomme « les institutions de mémoire ».

Tout ce secteur connaît une remise en question causée par la montée en puissance du numérique, qui s’accompagne d’une croissance de la fréquentation des usagers.

Donc, BAC a pris l’initiative, en collaboration avec l’Association des musées canadiens, de convoquer les principaux acteurs des « GLAM » canadiens.

Nous avons tenu trois sommets à ce jour.

Le premier, tenu à Ottawa en décembre 2016, a réuni près de 300 personnes et a débouché sur l’adoption de la Déclaration d’Ottawa, par laquelle nous nous sommes engagés à accroître la collaboration de nos réseaux.

Le deuxième sommet s’est déroulé à Toronto en janvier 2017, et 280 personnes y ont participé.

La grande conclusion qui s’en est dégagée était que les institutions de mémoire doivent se doter en urgence d’une trame narrative montrant leur rôle, leur pertinence ainsi que les avantages qu’ils peuvent offrir aux partenaires des secteurs privé, public et sans but lucratif.

Le troisième sommet a eu lieu il y a quelques semaines à Montréal, soit le lundi 13 mai dernier.

Nous avons reçu les premières conclusions d’une étude sur la valeur du secteur des institutions de mémoire, que nous avions confiée à la firme Oxford Economics.

Et nous avons discuté de la première itération de notre trame narrative, dans le cadre d’ateliers interactifs où nous avons fait un effort pour intégrer de jeunes usagers de nos services.

Encore une fois, dans ce dossier, BAC ne se voit pas seul sur la patinoire, et nous sommes parfaitement heureux de reconnaître que d’autres peuvent avoir de meilleures idées que nous.

* * *

Résumer cinq ans en quelques minutes, c’est un défi de taille.

Il y a des dizaines d’initiatives qui ont été prises par BAC depuis juin 2014 et que je n’ai pas mentionnées, faute de temps.

Que mes collègues qui en ont été responsables m’en excusent.

Qu’ils sachent toutefois que je suis convaincu que la transformation que BAC a connue au cours des cinq dernières années est avant tout le fruit d’un formidable travail collectif.

Sans l’adhésion spontanée et enthousiaste de nos 1000 employés à mes quatre engagements, ceux-ci seraient restés lettre morte.

Enfin, je ne peux passer sous silence l’appui indéfectible de l’Association canadienne des archivistes.

L’Association a été à nos côtés, sans défaillir, tout au long du périple, et elle nous a fait confiance de façon constante.

À vous tous, merci.


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