Stratégie de gestion de l'information en route vers 2020

Janvier 2017

Table des matières

Une vision pour la GI

La GI sera visible jusqu'à ce qu'elle devienne invisible.

II sera possible d'acquérir des connaissances approfondies de l’information et des ressources du savoir en tirant profit de l'intégration des principes de gestion de l'information dans des pratiques de la GI améliorées.

Introduction

La gestion de l'information (GI) est une fonction au sein du gouvernement du Canada (GC), qui apporte une véritable valeur ajoutée. Depuis le lancement de la Politique sur la gestion de l'information du GC par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), ainsi que les normes et directives associées (ex., Directive sur les rôles et responsabilités en matière de GI, Directive sur la tenue de documents, Directive sur le gouvernement ouvert), les ministères et agences du GC ont adopté diverses approches afin de mettre en œuvre ces instruments de politique. II a été démontré qu'une mise en œuvre réussie d'un programme de GI robuste doit être constituée d'éléments de gestion du changement, de sensibilisation et de communication. La GI doit être présentée aux travailleurs du savoir comme un service et un moyen de maximiser leur rendement dans leur travail quotidien.

Les organisations efficaces du GC utilisent les conseils avances par le SCT afin d'établir leur programme de GI, par exemple, que les services offerts à leur organisation sont précieux, utiles, et se traduisent tout simplement par une meilleure gestion de l'information en tant que produit dérivé d'un comportement organisationnel éclairé. C'est l'approche adoptée à Bibliothèque et Archives Canada (BAC). À BAC, la GI se doit d'être perçue comme une valeur ajoutée pour les employés(e)s, plutôt que des règles contraignantes et de lourdes procédures. Étant donné le mandat de BAC, l'institution se doit d'être un chef de file dans le domaine de la GI. BAC sait qu'une bonne GI n'arrive pas tout seul; c'est le résultat d'une compréhension de notre modèle d'affaires, d'une gestion efficace de nos processus opérationnels et de la création d'une culture organisationnelle efficace.

La Stratégie de BAC en matière de GI n'est pas simplement un document sur la meilleure façon de se conformer aux politiques et directives du GC; elle témoigne de l'engagement de BAC à offrir et à maintenir des services de qualité au sein de son organisation, lesquels se traduiront par une meilleure GI intégrée dans les activités quotidiennes. Cette stratégie est une évolution de la précédente stratégie de BAC en matière de GI, qui mettait principalement l’accent sur la conformité. Par des activités de sensibilisation et de promotion, BAC augmentera la visibilité de la GI; par ailleurs, en améliorant ses processus opérationnels et en adoptant des outils plus efficaces, BAC réussira à rendre la GI invisible.

Approbations

Surinder Komal
Cadre supérieur responsable de la gestion de l'information (CSRGI)
Directeur général principal et Dirigeant principal de l'information (DGIDPI)
Bibliothèque et Archives Canada
Le 21 février 2017

Hervé Déry
Sous-ministre adjoint
Services corporatifs et Dirigeant principal des finances
Bibliothèque et Archives Canada
Le 22 février 2017

Guy Berthiaume
Bibliothécaire et archiviste du Canada
Bibliothèque et Archives Canada
Le 23 février 2017

La Stratégie de la gestion de l'information - en route vers 2020 de BAC, est conçue de buts et d'objectifs qui serviront de base pour le Programme de GI et le Plan de conformité de la tenue de documents de BAC.

But stratégique 1 : Connaissances approfondies

Les employé(e)s posséderont les connaissances approfondies requises pour exploiter les ressources d'information et du savoir. Les contributions au contenu par les employé(e)s sont saisies de façon systématique, elles sont authentifiées, fiables et réutilisables, favorisant la conservation du savoir et de l’information.

Objectif 1 : Axé sur le contenu

Axe sur le contenu : BAC se concentre sur l'organisation du contenu tout au long du cycle de vie de l'information afin de pouvoir l'utiliser et le réutiliser.

Objectif 1 : Contexte

Les employé(e)s de BAC produisent des montagnes de contenus, dont la plupart sont destinés à être utilisés à un moment précis. Cependant, l'information est rarement produite de manière à en faciliter la réutilisation, en tout ou en partie. Lorsqu'un nouveau document ou de nouvelles données doivent être créés, le processus est habituellement commencé du début parce qu'il est trop difficile de trouver des modèles ou de bons exemples.

Cet objectif concerne la manière dont les employé(e)s de BAC, feront évoluer le cycle de vie de l’information de façon à ce que l'accent ne soit plus seulement sur la création des documents. Grâce à une bonne compréhension de l'utilisation immédiate et à long terme des contenus créés à BAC, il sera possible de structurer ces contenus afin qu'ils possèdent une valeur durable et puissent être réutilisés au fil des ans. Cela permettra d'augmenter la productivité et d'assurer la permanence de la valeur des contenus de BAC.

Objectif 1 : Bénéfices attendus

Objectif 1 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 1 : Activités à venir

Objectif 2 : Continuité

L'information est capturée et gérée, contribuant à la croissance et la rétention du savoir organisationnel.

Objectif 2 : Contexte

Ce qui confère à BAC son caractère unique au sein du Canada est ce mélange optimal d'ingéniosité et d'expérience, employé pour assurer la valeur continue du patrimoine documentaire du Canada. En raison du départ à la retraite ou de changements de carrière de plusieurs employé(e)s ; BAC doit absolument retenir les connaissances pertinentes et essentielles, afin qu'elles puissent continuer à être utilisées par ses employé(e)s.

Cet objectif vise à faciliter le partage et la rétention des expertises des employé(e)s de BAC grâce à des activités volontaires et murement réfléchies, conçues pour conserver les connaissances et l'expérience organisationnelles. L'évolution de BAC en tant qu'institution de mémoire repose sur sa capacité à optimiser son expérience et ses expertises, afin de faire face aux nouveaux paradigmes tels que ceux proposes dans la Stratégie numérique de BAC.

Objectif 2 : Bénéfices attendus

Objectif 2 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 2 : Activités à venir

Objectif 3 : Contribution

Bâtir une main d'œuvre performante ayant les connaissances requises et les comportements appropries de sorte qu'elle sait comment utiliser l'information, maintenant et au cours des années à venir.

Objectif 3 : Contexte

Les employé(e)s de BAC doivent comprendre que l’adoption de meilleures pratiques en GI, ainsi que l'utilisation des outils de GI dans leurs activités quotidiennes est bénéfique pour tous. La Stratégie de la gestion de l'information - en route vers 2020 de BAC - sera l'élément fondamental de la GI qui contribuera à atteindre cet important changement de culture.

Cet objectif vise à ce que les employé(e)s de BAC contribuent librement et en toute connaissance de cause à la vision de la GI organisationnelle de BAC. En comprenant bien l'importance de « ce que cela va me rapporter », les employé(e)s sont davantage disposés à partager leurs connaissances et leurs informations de façon à ce qu'elles puissent servir aux tâches actuelles, ainsi qu'à d'autres usages futurs.

Objectif 3 : Bénéfices attendus

Objectif 3 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 3 : Activités à venir

But stratégique 2 : Intégration

La gestion de l'information sera intégrée et invisible. La GI deviendra invisible une fois qu'elle sera intégrée aux processus opérationnels, produisant ainsi des sources de renseignements fiables, ce qui favorisera une utilisation efficace du temps et des ressources.

Objectif 4 : Transparence

La GI est intégrée dans les processus opérationnels, et contribuera à maximiser la productivité.

Objectif 4 : Contexte

Les ministères et agences du GC doivent être conformes aux politiques et directives de GI du GC. Cependant, la GI devrait être principalement présentée comme un moyen efficace et efficient de travailler. Les organisations intelligentes comprennent que la GI doit être visible jusqu'à ce qu'elle devienne invisible. Autrement dit, si de bons principes en GI sont intégrés dans les processus opérationnels, les employé(e)s n'ont pas besoin de penser à se conformer aux exigences de la GI; ils peuvent tout simplement se concentrer sur leurs tâches quotidiennes.

Cet objectif vise à évaluer et à revoir les processus d'affaires de BAC afin qu'ils tiennent compte du cycle de vie de la gestion de l'information. À mesure que les processus opérationnels seront ajustés et supportés par les outils appropriés, les employé(e)s vont de façon naturelle se conformer aux objectifs en GI, tout en bénéficiant de méthodes de travail plus efficaces.

Objectif 4 : Bénéfices attendus

Objectif 4 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 4: Activités à venir

Objectif 5 : Fiable

Les employé(e)s font confiance à la source unique de contenu faisant autorité dans les ressources d'information de BAC.

Objectif 5 : Contexte

BAC, comme plusieurs autres institutions, se fie sur l'information fiable afin de prendre des décisions d'affaire. Au fil des ans, les organisations incluant BAC se sont tournées de plus en plus vers le numérique; en conséquence, la quantité d'information produite a augmenté de façon exponentielle.

Naturellement, les sources et les dépôts d'information sont devenus de plus en plus dispersés, déconnectés et dans certains cas, redondants. La recherche de l'information structurée et non-structurée est devenue complexe et coûteuse en temps. L'information doit être organisée et gérée afin de fournir des résultats fiables et précis.

Cet objectif vise à augmenter la fiabilité de l'information gérée par les employé(e)s de BAC. Alors que l’exploration et la repérabilité constituent des facteurs clés de l'utilisation de l'information, la confiance repose sur la qualité et l'intégrité de notre travail quotidien. En éliminant la redondance et en améliorant la gestion des systèmes d'information, BAC obtiendra des sources d'information fiables et faisant autorité, lesquelles seront gérées et utilisées pour réaliser le mandat et les priorités de l'organisation.

Objectif 5 : Bénéfices attendus

Objectif 5 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 5 : Activités à venir

Objectif 6 : Sécuritaire

La sécurité de l'information fait partie des processus, des outils et des réflexions de BAC.

Objectif 6 : Contexte

La sauvegarde et la protection de l'information sont des activités essentielles à toute organisation. Cependant, l'atteinte du statut 100% sécuritaire demande une maintenance régulière et des améliorations aux processus opérationnels et aux systèmes de BAC. Des preuves d'intrusions, de fuites et de piratage sont une réalité dans l'histoire du GC. Pour optimiser sa sécurité informationnelle, une organisation doit disposer d'une bonne combinaison de personnes, de procédures et d'outils.

Cet objectif vise à offrir un environnement sécuritaire, de manière durable, fondé sur des méthodes et des outils modernes en matière de sécurité de l'information et sur le gros bon sens. Bien que les informations que BAC produit, acquiert et gère font essentiellement partie du domaine public, BAC doit se prémunir contre toute utilisation abusive de ses informations et de ses systèmes. Ceci inclut tout, depuis les intrusions externes à des comportements inappropriés, tels que la gestion des mots de passe. La connaissance est l'une des meilleures mesures de défense pour la sécurité de l'information.

Objectif 6 : Bénéfices attendus

Objectif 6 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 6 : Activités à venir

Objectif 7 : Efficace

Les connaissances sont optimisées grâce à la collaboration et l'approche privilégiant des contenus « ouverts par défaut » au sein de BAC, soutenues par des méthodes de GI plus efficaces.

Objectif 7 : Contexte

L'initiative Destination 2020 du GC incite fortement les ministères et institutions à accroître leur efficacité et leur efficience. À BAC, le mot « efficacité » se traduit par la nécessité d'optimiser ses opérations tout en offrant un meilleur service, à l'interne, ainsi qu'aux clients externes.

Cet objectif vise à qualifier et à quantifier dans quelle mesure BAC augmente son efficacité en tant qu'organisme doté d'une culture, de méthodes et d'outils de GI appropriés. Grâce à la rationalisation des processus de BAC en GI et l'adoption d'approches collaboratives privilégiant des contenus ouverts, BAC sera en mesure d'identifier et gérer des indicateurs et des mesures qui aideront à documenter sa démarche en vue d'accroître son efficacité en tant qu'organisation gouvernementale.

Objectif 7 : Bénéfices attendus

Objectif 7 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 7 : Activités à venir

But stratégique 3 : Amélioration

Les pratiques de GI améliorées aideront BAC à rencontrer ses obligations.

BAC travaillera à améliorer les pratiques de GI en utilisant les outils appropriés, afin d’assurer la conformité aux politiques du GC et à atteindre les résultats attendus.

Objectif 8 : Engagé

Des approches intéressantes et motivantes sont en place afin d'amener les employé(e)s à adopter de meilleurs comportements à l'égard de la GI.

Objectif 8 : Contexte

La présente stratégie encourage la mise en place d'une gestion intégrée et transparente de la GI. L'atteinte de cet objectif nécessitera une main d'œuvre engagée et active. Avec le soutien de la gestion, les employé(e)s obtiendront une réponse à la question « qu'est-ce que ça m’apporte ? ». Par conséquent, la compréhension de leur rôle dans les activités de GI de BAC devient plus claire et ils sont plus enclins à voir l'avantage de leur contribution. A ce titre, l'équipe de la GI de BAC utilisera une approche stimulante pour assurer la sensibilisation et la compréhension des raisons qui incitent BAC à moderniser ses processus et outils pour les aider à être plus efficaces et plus efficients dans leur travail.

Cet objectif utilisera un mélange de techniques « pousser-tirer » pour aider les employé(e)s de BAC à modifier leurs comportements quotidiens.

Objectif 8 : Bénéfices attendus

Objectif 8 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 8 : Activités à venir

Objectif 9 : Facilitant

Les employés disposent d'outils pratiques et conviviaux pour accomplir leurs tâches, tout en remplissant les obligations du GC en matière de GI.

Objectif 9 : Contexte

Le monde de la GI est en pleine évolution au GC. Une nouvelle gestion de l'infrastructure de la technologie de l'information (Tl) et de la gestion de services Tl est maintenant établie au niveau du GC. On accorde de plus en plus d'intérêt à l'information et aux processus opérationnels, lesquels sont de véritables actifs gérés par les organisations du GC. En adoptant ce nouveau modèle de travail et en améliorant l'infrastructure numérique de BAC, les employé(e)s seront beaucoup mieux outillés pour accomplir leur travail.

L'objectif de BAC vise à alléger considérablement le fardeau administratif des employé(e)s, en facilitant leurs tâches quotidiennes et en augmentant leur productivité tout en s'acquittant des obligations du GC en matière de GI. Le choix de bons outils est essentiel à la réalisation de cet objectif.

En s'appuyant sur l'objectif 2 de la stratégie, l'intégration, visant à ce qu'une GI efficace soit intégrée dans les processus opérationnels, BAC peut automatiser ses processus grâce à un ensemble d'outils choisis, mis en place et gérés avec soin.

Objectif 9 : Bénéfices attendus

Objectif 9 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 9 : Activités à venir

Objectif 10 : Conforme

Les obligations en lien avec la politique et des lois du GC sont respectées, et les pratiques exemplaires garantissent une information authentique, fiable, intègre et utilisable.

Objectif 10 : Contexte

La GI est fréquemment perçue comme une discipline requise à des fins de conformité aux politiques du GC. Bien que la conformité aux politiques et directives en GI soit obligatoire pour tous les ministères et agences du GC, il importe qu'elle soit d'abord perçue comme simplement une bonne façon de faire les affaires. BAC inclut progressivement des pratiques exemplaires en matière de GI dans les processus opérationnels existants et nouveaux. Par conséquent, BAC travaille vers un changement de culture nécessaire pour devenir un chef de file en GI pour les ministères et agences du GC.

En avril 2015, la fonction interne de la GI à BAC a reçu son Autorisation de disposer des documents (ADD). Cet ADD est l'instrument officiel qui encadre la disposition des ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO), ainsi que le transfert des ressources documentaires à valeur archivistique (RDVA) vers la collection documentaire de BAC.

À mesure que les objectifs évoluent, BAC respectera les règles de la GI, en incorporant les éléments de la GI dès la conception des processus opérationnels, et non en alourdissant le fardeau administratif. Toutefois, la présente stratégie ne prétend pas offrir une solution parfaite ou la GI « se fait tout seul », mais grâce à une bonne combinaison de leadership, de sensibilisation, de révision des processus, de communication et de gestion du changement, la GI, actuellement visible, deviendra graduellement invisible.

Objectif 10 : Bénéfices attendus

Objectif 10 : Activités entreprises à ce jour

Objectif 10 : Activités à venir

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