Analyse : répétabilité des concepts

Les métadonnées sont parfois répétables. Autrement dit, les concepts décrits dans la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques de BAC peuvent avoir plusieurs valeurs dont BAC souhaite faire l’acquisition. Par exemple, une pièce n’a qu’une information sur l’intégrité au moment du transfert (la somme de contrôle), mais elle peut exister en plusieurs langues. La langue est donc répétable.

La présente orientation vise à garantir que toutes les métadonnées intéressantes sont relevées et transférées à BAC. Elle donne de l’information sur la répétabilité des concepts dans le cadre de la Norme opérationnelle.

Dans la présente analyse, la répétabilité est présentée du point de vue :

• D’une pièce
  • La pièce est une unité archivistique conceptuellement indivisible, complète en soi, pouvant être distinguée d’un groupe (exemples : JPEG, PDF, DOCX).
• D’un regroupement
  • Il s’agit d’un ensemble de documents (par exemple un dossier ou une série) réunis et classés de manière à rendre compte des activités de son créateur.
  • Dans le contexte de la Norme opérationnelle, un regroupement peut aussi faire référence à un ensemble de documents transférés au même moment (c’est-à-dire un transfert).
• D’un transfert
  • Le transfert est un regroupement de documents qu’une institution gouvernementale remet à BAC ou à un autre dépôt dans le cadre d’une seule transaction, suivant un calendrier de disposition.
  • Lorsqu’une organisation fédérale cède à BAC la garde et la propriété de documents fédéraux, elle applique une autorisation de disposition valide et un accord de transfert.

Comme le mentionne l’annexe C de la Norme opérationnelle, un concept peut être :

• Obligatoire : il doit être maintenu tout au long du cycle de vie du document, y compris au moment du transfert.
• Obligatoire s’il existe : si le concept de métadonnées a été maintenu tout au long du cycle de vie du document, il doit être fourni au moment du transfert; dans le cas contraire, il n’est pas exigé.
• Obligatoire au moment du transfert : le concept de métadonnées est créé (et transféré) à l’étape du transfert.
• Facultatif : le concept de métadonnées peut être fourni s’il existe; il faut en discuter avec l’archiviste de BAC.

Certains concepts s’appliquent uniquement aux pièces, ou aux regroupements, ou aux transferts. D’autres s’appliquent à plus d’un niveau (par exemple aux pièces et aux transferts).

Soulignons également qu’un document numérique ayant plusieurs éléments (éléments multimédias d’une page Web; document numérique; entrées dans une base de données; etc.) est un « document composite ».

Le tableau ci-dessous explique les concepts, indique s’ils sont obligatoires et donne un aperçu de leur répétabilité.

Le terme « fichier informatique » désigne un ensemble d’informations utilisées sur un ordinateur et traitées comme une unité de stockage (par exemple les fichiers JPEG, PDF ou DOCX).

Concept	Obligation	Répétable	Commentaires
Code de classification	Pièce : obligatoire s’il existe	Oui	Un ou plusieurs codes de classification peuvent être associés à une pièce. L’information doit être fournie au moment du transfert si elle existe.
	Regroupement : obligatoire	Oui	Les regroupements sont associés à au moins un code de classification.
	Transfert : S.O.	S.O.	Un transfert comprend généralement un regroupement ou plus. Si le transfert ne comprend qu’un regroupement, le code de classification est fourni au niveau du regroupement.
Créateur	Pièce : obligatoire s’il existe	Oui	Les créateurs de certaines pièces sont inconnus. Si l’information est disponible, elle est fournie au moment du transfert. Une pièce peut avoir plusieurs créateurs.
	Regroupement : obligatoire s’il existe	Oui	Les créateurs de certains regroupements sont inconnus. Si l’information est disponible, elle est fournie au moment du transfert. Un regroupement peut avoir plusieurs créateurs.
	Transfert : obligatoire	Oui	Au moins un créateur doit être mentionné pour un transfert (par exemple un ministère ou un organisme). Plusieurs créateurs peuvent être liés à un seul transfert, par exemple si un ministère B a assuré la garde de documents créés par un ministère A.
Date et heure	Pièce : obligatoire	Oui	Toute pièce doit avoir au moins une date et heure associée, et peut en avoir plusieurs (par exemple les dates de la création, de la dernière modification et d’un changement de système).
	Regroupement : obligatoire s’il existe	Oui	Les regroupements peuvent avoir une ou plusieurs date et heure. Si c’est le cas, l’information doit être fournie au moment du transfert.
	Transfert : S.O.	S.O.	Les organisations fédérales n’ont pas besoin de fournir la date et l’heure du transfert, car cette information est générée par le système.
Autorisation de disposition	Pièce : facultatif	Non	La disposition s’effectue généralement au niveau des regroupements. Si une seule pièce est transférée, l’autorisation de disposition applicable doit être mentionnée.
	Regroupement : obligatoire s’il existe	Non	Les regroupements ne devraient être associés qu’à une autorisation de disposition. Si c’est bien le cas, l’information doit être fournie au moment du transfert.
	Transfert : obligatoire	Non	Les transferts doivent être associés à une autorisation de disposition.
Étendue	Pièce : facultatif	Non	L’étendue de chaque pièce peut être mentionnée (facultatif).
	Regroupement : facultatif	Non	L’étendue de chaque regroupement peut être mentionnée (facultatif)
	Transfert : obligatoire	Non	L’étendue de chaque transfert doit être mentionnée.
Format	Pièce : obligatoire	Oui	Dans le sens de « fichier informatique », une pièce a un seul format, par exemple un document Word ou un tableur Excel. Dans le sens de « document composite », une pièce peut avoir plusieurs formats.
	Regroupement : S.O.	S.O.	S.O.
	Transfert : S.O.	S.O.	S.O.
Intégrité	Pièce : obligatoire pour le transfert	Non	Chaque pièce a un élément d’information (par exemple une somme de contrôle) assurant son intégrité pendant le transfert (pour vérifier que le contenu envoyé correspond au contenu reçu). Bien qu’il soit possible de produire une somme de contrôle pour un regroupement ou un transfert, l’information sur l’intégrité de chaque fichier est la plus importante pour la gestion des archives.
	Regroupement : S.O.	S.O.	Bien qu’il soit possible de produire une somme de contrôle pour un regroupement, l’information sur l’intégrité de chaque fichier est la plus importante pour la gestion des archives.
	Transfert : S.O.	S.O.	Bien qu’il soit possible de produire une somme de contrôle pour un transfert, l’information sur l’intégrité de chaque fichier est la plus importante pour la gestion des archives.
Language	Pièce : obligatoire s’il existe	Oui	Les pièces peuvent avoir une ou plusieurs langues. Si l’information existe, elle doit être fournie au moment du transfert.
	Regroupement : S.O.	Non	L’information sur la langue est propre à chaque pièce. Mentionner la langue de chaque élément d’un regroupement ne ferait que répéter l’information au niveau de la pièce. Cette information n’est donc pas nécessaire au niveau du regroupement.
	Transfert : S.O.	Non	L’information sur la langue est propre à chaque pièce. Mentionner la langue de chaque élément d’un transfert ne ferait que répéter l’information au niveau de la pièce. Cette information n’est donc pas nécessaire au niveau du transfert.
Identifiant du document	Pièce : obligatoire	Oui	Un ou plusieurs identifiants sont associés à chaque pièce.
	Regroupement : obligatoire s’il existe	Oui	Un ou plusieurs identifiants peuvent être associés à un regroupement. Si c’est le cas, l’information doit être fournie au moment du transfert.
	Transfert : S.O.	S.O.	L’organisation fédérale à l’origine du transfert n’a pas à fournir d’identifiants uniques.
Gestion des droits	Pièce : obligatoire s’il existe	Oui	Un ou plusieurs éléments d’information sur la gestion des droits peuvent être associés à une pièce. Si c’est le cas, l’information doit être fournie au moment du transfert.
	Regroupement : obligatoire	Oui	Un ou plusieurs éléments d’information sur la gestion des droits peuvent être associés à un regroupement.
	Transfert : obligatoire s’il existe	Oui	De l’information sur la gestion des droits peut être fournie au sujet du transfert (facultatif). Un ou plusieurs éléments d’information sur la gestion des droits peuvent être associés à un transfert.
Environnement technique	Pièce : facultatif	Oui	Un ou plusieurs éléments d’information sur l’environnement technique peuvent être fournis pour chaque pièce (facultatif).
	Regroupement : obligatoire	Oui	Un ou plusieurs éléments d’information sur l’environnement technique doivent être fournis pour chaque regroupement.
	Transfert : facultatif	Oui	Un ou plusieurs éléments d’information sur l’environnement technique peuvent être fournis pour chaque transfert (facultatif).
Titre	Pièce : obligatoire	Oui	Une pièce doit avoir au moins un titre. Une pièce peut avoir plusieurs titres (titre parallèle, sous-titre, etc.).
	Regroupement : obligatoire s’il existe	Oui	Un regroupement peut avoir un ou plusieurs titres. Si c’est le cas, l’information doit être fournie au moment du transfert.
	Transfert : facultatif	Oui	Si les transferts ont des titres, les organisations fédérales peuvent les fournir.