Politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor
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- Introduction
- Les liens entre la Norme opérationnelle et les politiques du SCT en gestion de l’information et des données
- Annexe A : Correspondance entre la Norme opérationnelle de BAC et la Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données du Secrétariat du Conseil du Trésor (et ISO-16175-1:2020)
- Annexe B : Correspondances entre la Norme opérationnelle de BAC et la Base commune de gestion de l’information, partie 2 : Métadonnées
Introduction
Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), en tant qu’organe administratif du Conseil du Trésor du Canada, établit les politiques des ministères fédéraux mentionnés dans la Loi sur la gestion des finances publiques, dont les politiques sur la gestion de l’information (GI). En outre, les articles 7 et 8 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (la Loi sur BAC) définissent la mission de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), qui doit faciliter la GI au sein de l’administration fédérale et offrir des conseils et des services de GI. Les politiques, les outils et les conseils du SCT et de BAC assurent la saine gestion de l’information du gouvernement du Canada (GC).
Sur le plan législatif, la Loi sur BAC s’applique aux organisations assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’à d’autres organisations désignées par le gouverneur en conseil. Environ 180 organisations fédérales sont visées par ces deux lois, mais les politiques du SCT ne s’appliquent qu’à environ 80 d’entre elles, considérées comme des ministères selon la Loi sur la gestion des finances publiques. Par conséquent, certaines organisations doivent respecter les politiques tant de BAC que du SCT, tandis que d’autres ne sont assujetties qu’aux politiques de BAC. Bien que certaines organisations fédérales ne soient pas assujetties aux politiques du SCT, BAC estime que celles-ci sont utiles pour les organisations voulant établir des pratiques exemplaires dans les domaines de la GI et des métadonnées. Les liens établis par BAC dans le présent document témoignent du vaste champ d’application de ces politiques.
De plus, la Norme opérationnelle sur les métadonnées des documents numériques archivistiques a récemment été ajoutée aux Normes référentielles pangouvernementales relatives aux données du gouvernement du Canada. Après son approbation définitive, elle sera publiée avec les autres normes référentielles relatives aux données du SCT. Aucune exigence ne sera alors ajoutée à la Norme opérationnelle de BAC, mais celle-ci deviendra obligatoire pour les ministères et les organismes visés par la section 6 de la Politique sur les services et le numérique du SCT.
Le tableau suivant décrit les liens entre la Norme opérationnelle et les politiques du SCT en gestion de l’information et des données.
Les liens entre la Norme opérationnelle et les politiques du SCT en gestion de l’information et des données
| Instrument de politique du Conseil du Trésor | Correspondance avec la Norme opérationnelle de BAC |
|---|---|
| Politique sur les services et le numérique |
La section 4.3.2 de la Politique décrit les responsabilités des administrateurs généraux relativement à la gestion ouverte et stratégique de l’information. La Politique ne mentionne pas les métadonnées explicitement, mais certaines exigences dépendent au moins en partie des métadonnées.
|
| Directive sur les services et le numérique |
La Norme opérationnelle de BAC appuie directement la section 4.3.1 de la Directive sur les services et le numérique, ainsi que les instruments de politique connexes expliquant comment les ministères doivent gérer stratégiquement l’information et les données. La section 4.3 décrit les responsabilités des dirigeants principaux de l’information des ministères en matière de gestion ouverte et stratégique de l’information et des données. La Directive ne mentionne pas explicitement les métadonnées, mais certaines exigences dépendent au moins en partie des métadonnées.
|
| Directive sur le gouvernement ouvert |
Cette directive appuie les exigences en gestion de l’information fixées dans la Politique et la Directive sur les services et le numérique.
|
| Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données |
Les exigences de la Norme sont fondées sur la norme ISO 16175-1 : Information et documentation – Processus et exigences fonctionnelles applicables aux logiciels de gestion des documents d’activité – Partie 1 : Exigences fonctionnelles et recommandations associées pour toute application de gestion de documents d’activité numériques (2e édition). Les exigences ne correspondent pas directement aux concepts de la Norme opérationnelle, car elles portent sur une fonctionnalité système appuyée par les métadonnées plutôt que sur les concepts de métadonnées qu’exige cette fonctionnalité. Par exemple, la Norme sur les systèmes exige d’appuyer l’interopérabilité. Des métadonnées peuvent alors être nécessaires pour la recherche, la récupération et la diffusion des documents. Les concepts ou éléments de métadonnées requis ne sont cependant pas énumérés. L’annexe A donne plus de détails. |
| Norme pour la gestion des métadonnées (annexe L de la Directive sur les services et le numérique) |
Les exigences de cette norme comprennent les suivantes :
Une partie du mandat législatif de BAC consiste à autoriser l’aliénation des documents du gouvernement du Canada au moyen d’autorisations de disposition. Les organisations fédérales utilisent ces autorisations en conformité avec les instruments de politique de BAC consacrés à la protection et au transfert des documents archivistiques, comme la Norme opérationnelle. Celle-ci est donc à la fois un point de départ pour l’évaluation des besoins en métadonnées dans le but d’éclairer les opérations et les services (L.2.2.1) et une norme référentielle (L.2.2.2). Par ailleurs, les exigences de la Norme opérationnelle concernant les métadonnées doivent être respectées tout au long du cycle de vie des documents archivistiques, y compris au moment du transfert. Cette exigence correspond à la section L.2.2.4 : gérer les métadonnées conformément au cycle de vie de l’information et des données. L’exigence L.2.2.3 ne correspond pas directement à la Norme opérationnelle, mais elle favorise une saine gestion des métadonnées. |
| Norme sur la catégorisation de sécurité (annexe J de la Directive sur la gestion de la sécurité) | La section J.2.4 définit les catégories de confidentialité de l’information : classifié (très secret, secret et confidentiel); et protégé (protégé C, protégé B et protégé A). Selon la section 2.2.2.1 de l’annexe E de la Directive sur la gestion de la sécurité, dont fait partie la Norme sur la catégorisation de sécurité, il faut appliquer des marques de sécurité pour protéger l’information gouvernementale. Ces marques correspondent aux exigences de la Norme opérationnelle sur la gestion des droits. |
| Base commune de gestion de l’information (BCGI), partie 2 : Métadonnées |
Même si la BCGI n’est plus mise à jour par le SCT, ses recommandations furent prises en considération pendant le processus d’élaboration de la Norme opérationnelle. En effet, l’influence de la BCGI demeure évidente dans la façon dont l’administration fédérale utilise et conçoit ses systèmes. De plus, toutes les exigences de BAC en matière de métadonnées ont des correspondances avec la BCGI (à l’exception de l’information sur l’environnement technique). L’annexe B interprète et décrit ces correspondances en détail. On parle d’une « interprétation » parce que de nombreux éléments de la BCGI correspondent à un seul concept de BAC. Est-il nécessaire de fournir tous ces éléments pour chaque pièce, fichier ou transfert, ou est-ce que quelques-uns suffisent? Tout dépend de l’information disponible et de la question de savoir si des métadonnées seront tout de même fournies pour chaque pièce, fichier ou transfert. Pour bien préparer un transfert, il est important que les ministères analysent leurs métadonnées avec l’archiviste assigné de BAC afin d’examiner les options qui permettront de respecter les exigences de la Norme opérationnelle. Des documents d’orientation seront élaborés pour clarifier les processus d’évaluation et de sélection des métadonnées (le cas échéant) dans le but de faciliter les transferts provenant d’environnements variés. Ils préciseront quelles métadonnées sont requises ou souhaitables en plus de celles qu’exige la Norme opérationnelle. Ces ressources seront nécessaires, car la norme est conçue pour s’adapter à la vaste gamme de systèmes et de configurations utilisés pour gérer les documents gouvernementaux, ce qui comprend les diverses manières d’appliquer la BCGI depuis sa création. |
Annexe A : Correspondance entre la Norme opérationnelle de BAC et la Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données du Secrétariat du Conseil du Trésor (et ISO-16175-1:2020)
| Concept de la Norme opérationnelle | Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données (NSGID) | Commentaires |
|---|---|---|
| Tous | J.2.2.1 : Permettre aux utilisateurs de rechercher de l’information et des données, d’y accéder, de les créer, de les saisir, de les mettre en commun et de les transmettre, conformément aux dispositions R1.1.1, R1.1.2, R1.1.3 et R1.1.4 de la norme ISO-16175-1:2020 | La NSGID fait implicitement référence aux métadonnées, mais ne précise pas lesquelles sont nécessaires pour faciliter la recherche, l’accès, la création, la saisie, la mise en commun et la transmission. Plusieurs concepts de BAC appuient ces activités, mais tout dépend de ce que cherchent les utilisateurs (le créateur, le titre, etc.). Le concept de « gestion des droits » de BAC ne correspond pas aux contrôles d’accès dans un contexte de tenue de documents active (par exemple lecture-écriture ou lecture seule). Ces contrôles sont exclus du concept de BAC, car ils ne sont pas utiles pour la pratique archivistique. |
| Autorisation de disposition | J.2.2.2 : Avoir la capacité de gérer la conservation et l’élimination de l’information et des données de façon procédurale et vérifiable, conformément aux dispositions R2.1.1, R2.1.2, R2.1.3, R2.1.4, R2.1.5, R2.1.6 et R2.1.7 de la norme ISO-16175-1:2020 | Le transfert de documents en application d’une autorisation de disposition est la preuve qu’une disposition a eu lieu. |
|
Code de classification Identifiant du document |
J.2.2.3 : Appuyer l’utilisation des métadonnées en tant que partie active, dynamique et intégrante du processus de tenue de documents, conformément aux dispositions R1.2.1, R1.2.2, R1.2.3, R1.2.4, R1.3.1 et R1.3.2 de la norme ISO-16175-1:2020 | Sans objet |
| Code de classification | J.2.2.4 : Appuyer l’utilisation de structures de classification et de taxonomies intégrées de données et d’information pour gérer, stocker, rechercher et extraire de l’information et des données, conformément à la disposition R3.2.4 de la norme ISO-16175-1:2020 | Sans objet |
| S.O. | J.2.2.5 : Appuyer l’interopérabilité, conformément aux dispositions R4.1.1, R4.1.2 et R4.1.3 de la norme ISO-16175-1:2020 | Ces exigences de la NSGID et d’ISO portent sur la fonctionnalité système appuyée par les métadonnées, et non sur les concepts et les valeurs de métadonnées décrits dans la norme de BAC. |
| S.O. | J.2.2.6 : Avoir la capacité d’importation et d’exportation en vrac selon des formats ouverts, conformément aux dispositions R2.2.1, R2.2.2, R2.2.3, R2.2.4 et R2.2.5 de la norme ISO-16175-1:2020 | Ces exigences de la NSGID et d’ISO portent sur la fonctionnalité système appuyée par les métadonnées, et non sur les concepts et les valeurs de métadonnées décrits dans la norme de BAC. |
|
Date et heure Intégrité |
J.2.2.7 : Faciliter la gestion sécurisée de l’information et des données, et la prise en compte de la catégorisation de la protection des renseignements personnels et de la sécurité, conformément aux dispositions R3.1.1, R3.1.2, R3.1.3, R3.1.4, R4.2.1, R4.2.2, R4.2.3 de la norme ISO-16175-1:2020 | Le concept de « gestion des droits » de BAC ne correspond pas aux contrôles d’accès dans un contexte de tenue de documents active (par exemple lecture-écriture ou lecture seule). Ces contrôles sont exclus du concept de BAC, car ils ne sont pas utiles pour la pratique archivistique. |
Annexe B : Correspondances entre la Norme opérationnelle de BAC et la Base commune de gestion de l’information, partie 2 : Métadonnées
Légende
- --
- Ne s’applique pas
- X
- Obligatoire
- X(*)
- Obligatoire s’il existe
| Number | IMCC Metadata Element Name | LAC Metadata Concept | Item | Aggregation (File, Series) |
Transfer | Comments |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Restrictions à l’accès | -- | -- | -- | -- | Le concept de « gestion des droits » de BAC ne correspond pas aux contrôles d’accès dans un contexte de tenue de documents active (par exemple lecture-écriture ou lecture seule). Ces contrôles sont exclus du concept de BAC, car ils ne sont pas utiles pour la pratique archivistique. |
| 2 | Destinataire | Créateur | X(*) | -- | -- |
Le concept de créateur comprend l’idée d’acquisition (la personne qui acquiert les documents). L’élément de la BCGI ne s’applique qu’aux pièces. |
| 3 | Identifiant des agents | Créateur | X(*) | X(*) | -- | Sans objet |
| 4 | Nom de l’agent | Créateur | X(*) | X(*) | -- | Sans objet |
| 5 | Nom de l’organisation de l’agent | Créateur | X(*) | X(*) | X | Les noms des organisations à l’origine de la création et du transfert doivent être fournis à BAC au moment du transfert des documents (il peut s’agir ou non de la même organisation). |
| 6 | Nom de la section de l’agent | Créateur | X(*) | X(*) | -- | Sans objet |
| 7 | Titre du poste de l’agent | Créateur | X(*) | X(*) | -- | Sans objet |
| 8 | Rôle de l’agent | Créateur | X(*) | X(*) | -- | Sans objet |
| 9 | Cote de sécurité de l’agent | -- | -- | -- | -- | La cote de sécurité de l’agent peut régir l’accès aux documents pendant qu’ils sont créés et utilisés. À l’instar des restrictions à l’accès de la BCGI, cet élément n’est pas obligatoire en archivistique et ne correspond pas au concept de gestion des droits de BAC. |
| 10 | Agrégation | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 11 | Public cible | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 12 | Code de classification | Code de classification | X(*) | X | -- | Sans objet |
| 13 | Lien de ressource composée | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 14 | Type de conteneur | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 15 | Date du premier document du conteneur | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 16 | Date du dernier document du conteneur | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 17 | Couverture | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 18 | Description | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 19 | Mesure de disposition | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 20 | Autorisation de disposer des documents | Autorisation de disposition | -- | X | X(*) | Sans objet |
| 21 | Caractère essentiel | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 22 | Date et heure de l’événement | Date et heure | X | X(*) | -- | « Description des événements », « Identifiant des événements » et « Type d’événement » expliquent ce qui s’est passé à une date et à une heure particulières. La Norme opérationnelle de BAC mentionne plusieurs types d’événements pour lesquels la date est importante (comme la création ou la dernière modification). |
| 23 | Description des événements | Date et heure | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 24 | Identifiant des événements | Date et heure | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 25 | Type d’événement | Date et heure | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 26 | Étendue | Étendue | -- | -- | X | Sans objet |
| 27 | Identifiant de ressource externe | Étendue du document | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 28 | Type d’identifiant de ressource externe | Étendue du document | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 29 | Format | Format | X | -- | -- | Sans objet |
| 30 | Intégrité | Intégrité | X | -- | -- | Le concept d’intégrité de BAC est obligatoire pour les pièces au moment du transfert seulement. |
| 31 | Administration | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 32 | Mots-clés | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 33 | Langue | Langue | X(*) | -- | -- | Sans objet |
| 34 | Mise en suspens pour des raisons juridiques | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 35 | Emplacement | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 36 | Moyen | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 37 | Bureau de première responsabilité | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 38 | Communicable à | Gestion des droits | X(*) | X | -- | Sans objet |
| 39 | Date de la ressource | Date et heure | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 40 | Identifiant de ressource | Identification du document | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 41 | Ressource verrouillée | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 42 | Période de conservation | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 43 | Facteur de déclenchement de la période de conservation | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 44 | Date de déclenchement de la période de conservation | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 45 | Sensibilité | Gestion des droits | X(*) | X | -- | Sans objet |
| 46 | Objet | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 47 | Marquages supplémentaires | Gestion des droits | X(*) | X | -- | Sans objet |
| 48 | Titre | Titre | X | X(*) | -- | Sans objet |
| 49 | Type | -- | -- | -- | -- | Sans objet |
| 50 | Conditions d’utilisation | Gestion des droits | X(*) | X | -- | Sans objet |
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