Lignes directrices sur la documentation de la disposition des documents

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Objectif
Qu’est-ce que la disposition?
Qu’est-ce qu’un processus documenté de disposition?
Avantages d’un processus documenté de disposition
Éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un processus documenté de disposition
Élaboration d’un processus documenté de disposition
Mise en œuvre d’un processus de disposition documenté
Annexe A : Définitions
Annexe B : Échantillon d’un gabarit sur la disposition documentée (légèrement adapté des processus internes de gestion de l’information à BAC)

Objectif

Afin de faciliter et d’appuyer la prestation de programmes et de services à la population canadienne, les institutions gouvernementales créent, acquièrent, maintiennent et gèrent de grandes quantités de documents. Ceux-ci nous renseignent sur les activités gouvernementales, la prise de décisions et l’élaboration de politiques, en plus de constituer une preuve de transparence et de responsabilité. La gestion des documents créés dans le cadre de l’exercice des fonctions est essentielle. Le personnel à tous les niveaux doit savoir : quelles informations sont nécessaires à leurs activités; où trouver ces informations; qui en a besoin, quand et pendant combien de temps; et ce qu’il convient d’en faire une fois que le besoin a été satisfait.

Le présent guide conseille les représentants des ministères concernant l’élaboration et l’application de processus de disposition pour tous les documents, comme le prévoient la section 4.4.8 de la Directive sur les services et le numérique et les articles 12 et 13 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (LBAC).

Le document s’adresse aux gestionnaires de programme, aux professionnels de l’information et aux autres membres du personnel du gouvernement du Canada (GC) chargés de préparer, documenter et appliquer les processus de disposition. Il est principalement conçu pour les organismes fédéraux auxquels s’applique la Politique sur les services et le numérique. Ceux qui ne sont pas visés par les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor^{Note de bas de page 1} (c’est-à-dire les ministères mentionnés à l’annexe II de la Loi sur la gestion des finances publiques) sont néanmoins invités à suivre le présent guide dans la mesure du possible.

Précisons que le guide fait référence à la disposition adéquate des documents que les institutions créent, recueillent et gèrent pour remplir leur mandat, prendre des décisions, exécuter des programmes et assumer leurs responsabilités envers la population canadienne. Le mot « document » est utilisé au sens large; il fait référence à toute information et donnée concernant les activités du GC. Cet usage correspond aux définitions fournies dans la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada et la Loi sur l’accès à l’information, ainsi qu’à la définition du mot information à l’annexe A de la Politique sur les services et le numérique.

Qu’est-ce que la disposition?

Dans le contexte de la gestion de l’information du GC, la disposition est le processus qui permet aux institutions fédérales de se défaire de documents qui n’ont plus de valeur opérationnelle.

Pour les institutions du GC, la disposition prend généralement l’une des trois formes suivantes :

la destruction
le transfert à BAC
la cession, par le GC, de la garde à une partie externe

Conformément à l’article 12 de la LBAC, la permission de transférer ou de détruire des documents (soit à BAC, soit par aliénation) est accordée au moyen d’autorisations de disposition, des instruments officiels délivrés par BAC. Ces instruments peuvent être :

propres à une institution (autorisations de disposition spécifiques (ADS))
pluri-institutionnelles (autorisations de disposition pluri-institutionnelles (ADP))

Qu’est-ce qu’un processus documenté de disposition?

Un processus documenté de disposition est une politique interne officiellement approuvée décrivant les procédures à suivre lorsque l’information devient admissible à la disposition. Il consiste à documenter les mesures de disposition particulières qui ont été prises ainsi que les éventuels écarts avec le processus prévu, par exemple dans le but de respecter une mise en suspens pour des raisons juridiques ou un avis de préservation.

Le processus s’applique aux documents requis pour encadrer, appuyer ou documenter l’exécution des programmes et les opérations, prendre des décisions ou fournir des données rendant compte des activités du GC en tout temps. Les documents éphémères peuvent être détruits à la fin de leur vie utile, sauf si une demande d’AIPRP est en cours ou en cas de mise en suspens pour des raisons juridiques. Pour en savoir plus sur les documents éphémères, consultez l’autorisation de disposition de documents éphémères de BAC.

Avantages d’un processus documenté de disposition

Le respect d’un processus approuvé pour documenter la disposition garantit une disposition efficace et complète de tous les documents admissibles. Il en découle un environnement d’archivage responsable et transparent qui permet aux institutions de remplir de manière cohérente, transparente et vérifiable leurs obligations légales ainsi que leurs responsabilités envers les intervenants, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du GC.

Un processus de disposition bien documenté :

permet aux institutions de réduire la quantité de documents dont le délai de conservation est dépassé, ce qui améliore l’efficience et l’efficacité de la recherche et de la récupération des documents courants
aide les institutions à déterminer si des documents ont été éliminés (par leur destruction, leur transfert ou leur aliénation)
permet aux institutions de rendre compte de leurs mesures de disposition et de recréer le contexte de la prise de décisions, en montrant les documents dont on a disposé et le processus d’approbation connexe
réduit le risque que des mesures de disposition soient prises par inadvertance, sans que le processus ait été documenté et approuvé comme il se doit
assurer que la disposition soit complète
garantit que les décisions relatives à la disposition sont appliquées de la même façon à tous les documents liés à une même classification des dossiers (par exemple aux copies), peu importe le support ou la forme
aide à utiliser efficacement les systèmes de gestion des documents puisque les capacités d’entreposage sont gérées en fonction des besoins réels

Éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un processus documenté de disposition

1. Gestion efficace des documents

La mise en œuvre réussie d’un processus documenté de disposition repose sur une gestion appropriée des documents concernés, y compris l’existence d’un système de classification des documents avec des titres, des dates, des délais de conservation, etc. Toutes les institutions gouvernementales, même celles qui ne sont pas soumises à l’autorité du SCT, devraient gérer leurs documents selon les méthodologies, les mécanismes et les outils énoncés à la section 4.3 de la Directive sur les services et le numérique (Gestion ouverte et stratégique de l’information et des données). En outre, la section J.2.2.2 de l’annexe J : Norme sur les systèmes qui gèrent l’information et les données exige que les systèmes aient « la capacité de gérer la conservation et l’élimination de l’information et des données de façon procédurale et vérifiable ».

2. Établir des méthodes normalisées de suivi des mesures de disposition institutionnelles

Afin d’atténuer les risques et de donner rapidement accès aux décisions relatives à la disposition, il convient d’élaborer des méthodes normalisées de suivi des mesures de disposition institutionnelles. Tous les dossiers créés pour documenter le processus de disposition devraient être conservés conformément aux pratiques exemplaires suivantes en matière de gestion de l’information :

Élaborer une trousse de documentation normalisée : un ensemble normalisé de renseignements doit être consigné à propos de chaque mesure de disposition, de préférence de manière normalisée. Ces renseignements peuvent être accompagnés de listes de dossiers ou d’autres documents, s’il y a lieu.
Utiliser le système de classification ministériel des dossiers : toutes les sources décrivant la disposition de documents devraient être organisées au moyen du système de classification de l’institution.
Maintenir des systèmes organisationnels pour gérer les documents : tous les documents liés au processus de disposition doivent être conservés dans un système adéquat et gérés en conformité avec les exigences en matière de conservation et de disposition.
Respecter les délais de conservation : chaque institution établir les délais de conservation en fonction de ses propres besoins et exigences. Toutefois, BAC fournit des recommandations dans les Outils génériques d’évaluation.

3. Préoccupations liées à la sécurité

Après avoir consulté le bureau de première responsabilité (BPR) sur les exigences de sécurité, les responsables devraient prendre note des décisions de disposition relatives à chaque groupe de documents, selon la classification de sécurité. Certaines préoccupations liées à la sécurité peuvent faire varier le processus de disposition. Par exemple, des documents de niveau « Protégé B » sont déchiquetés, tandis que des documents secrets sont brûlés.

4. Transfert de la garde au sein du gouvernement du Canada

Lorsque la responsabilité est cédée à un autre secteur de programme, les documents visés peuvent être transférés à une autre unité opérationnelle ou institution au sein du GC. Bien qu’un tel transfert ne soit pas nécessairement considéré comme un type de disposition, il est nécessaire d’en documenter les détails (dont le moment, la méthode et l’autorité responsable) afin d’assurer la responsabilisation et la transparence. On évite ainsi de consacrer des ressources à la recherche de documents que l’organisation ne possède plus. Cette documentation prouve que les transactions sont autorisées et réussies; elle peut faire partie des métadonnées laissées après le transfert.

5. Détérioration physique ou obsolescence

Si les documents sont dégradés au point de ne plus être accessibles (dommages, documents numériques dans un format inaccessible ou désuet, etc.), il faut le mentionner pour justifier la disposition.

Lorsque des documents d’archives sont détériorées, il convient de communiquer avec l’archiviste pour connaître la marche à suivre.

6. Gestion des copies

Pour s’assurer que le processus de disposition est complet, toutes les copies des documents, y compris les sauvegardes, devraient être repérées et gérées conformément à la politique de disposition.

Élaboration d’un processus documenté de disposition

L’élaboration d’un processus documenté de disposition devrait se faire en consultation avec le BPR des documents. Les éléments suivants doivent être pris en considération :

1. Portée de l’autorisation de disposition existante

Vérifier que tous les documents en question sont visés par une autorisation de disposition valide délivrée par BAC. La mesure de disposition appropriée est déterminée en fonction des modalités de ces autorisations, des cadres et des guides d’application. Communiquer avec les archivistes de BAC pour obtenir de l’aide ou des précisions, au besoin.

2. Classification de sécurité

Vérifier la classification de sécurité des documents afin de déterminer si des procédures spéciales de disposition sont nécessaires (par exemple la destruction sécurisée).

3. Éventuelle obligation de préservation de la preuve

S’assurer qu’aucune obligation de préservation de preuve ou demande d’accès à l’information ou de renseignements personnels (AIPRP), actuelle ou prévue, n’empêche la disposition des documents en question.

4. Documentation des décisions

La documentation des décisions relatives à la disposition devrait également être assujettie à une politique de conservation. Voir l’outil générique d’évaluation sur les services de gestion de l’information pour des recommandations sur la durée de conservation de ces documents.

Mise en œuvre d’un processus de disposition documenté

Une fois la période de conservation expirée, la mise en œuvre du processus de disposition documenté comprend les étapes suivantes :

1. Vérification de l’information

Les renseignements recueillis pour créer le processus documenté de disposition (c’est-à-dire la portée de l’autorisation de disposition, la classification de sécurité des documents et les obligations de préservation potentielles) devraient être vérifiés pour s’assurer qu’ils demeurent exacts.

2. Approbation du BPR

Pour que la disposition ait lieu, il faut d’abord obtenir et documenter l’approbation du BPR (confirmation par courriel, formulaire dûment rempli et signé, etc.).

Dans de rares cas, le BPR ne donne pas son accord et un nouveau délai de conservation est fixé. Dans un tel cas, il convient de mettre à jour le calendrier de conservation et de préserver une justification expliquant pourquoi la mesure de disposition n’a pas été prise, ainsi que la raison du nouveau délai de conservation. On ne parle pas ici des cas où la disposition est empêchée par des demandes d’AIPRP ou des mises en suspens pour raisons juridiques. Dans de telles situations, le délai de conservation ne change pas, même si les mesures de disposition sont interrompues.

3. Mise en œuvre et documentation de la mesure de disposition

Les renseignements suivants sur la disposition devraient être saisis et consignés dans le système de gestion des documents, tout au long du cycle de vie de ces derniers :

Métadonnées sur les documents : information d’identification (titre du fichier, du document ou de la série), dates, support, délai de conservation et section de l’autorisation de disposition. Pour plus de renseignements sur les documents d’archives, consultez la norme opérationnelle de BAC sur les métadonnées des documents numériques archivistiques, qui s’applique aux documents sous la garde des institutions du gouvernement du Canada qui seront transférés à Bibliothèque et Archives Canada.
Information sur la disposition : nom de la personne qui recommande la disposition, date de l’autorisation interne de la méthode de disposition, date de la disposition, autorisation interne de la mesure et confirmation de son exécution.
Information fournie par le nouveau dépositaire : si des documents sont transférés à une autre institution, l’information d’identification devrait être fournie par le nouveau dépositaire, y compris un numéro de contrôle ou d’identification.

La forme exacte de la documentation varie en fonction de la nature et de la quantité des documents dont on dispose. Par exemple, s’il s’agit de documents numériques stockés dans un système qui gère l’information et les données, la documentation peut prendre la forme d’un rapport généré à l’aide du système au moment de la destruction. L’institution peut également conserver les journaux de vérification ou d’autres métadonnées associées aux ressources numériques détruites, afin de documenter la disposition ou de satisfaire à des exigences légales particulières.

Annexe A : Définitions

Aliénation

Définition 1 : Retrait de ressources documentaires placées sous la garde et la responsabilité du gouvernement du Canada.

Source : Politique de gestion de la collection

Définition 2 : Processus par lequel une institution assujettie à la Loi sur BAC transfert des documents à une partie qui n’y est pas assujettie.

Documents opérationnels

Documents qui soutiennent les objectifs opérationnels et reflètent le processus décisionnel de l’institution.

Source : Bibliothèque et Archives Canada, Autorisation de disposition de documents éphémères (2016/001)

Remarque : Selon la Directive sur les services et le numérique, le dirigeant principal de l’information du ministère a la responsabilité de déterminer l’information ayant une valeur opérationnelle, en s’appuyant sur une analyse des fonctions et des activités exécutées par le ministère pour faciliter ou appuyer le mandat que lui confère la loi (4.3.1.10). La détermination de l’information ayant une valeur opérationnelle permet de démontrer qu’un ministère exécute les activités exigées par son mandat. Cette information et ces données servent de documentation (ou de preuve) des activités menées; elles doivent être créées, saisies et gérées de manière appropriée tout au long du cycle de vie des documents, jusqu’à la disposition.

Classement

Identification systématique et/ou classement des activités et/ou des documents d’activité en catégories suivant des conventions et méthodes structurées logiquement, ainsi que des règles de procédures

Note : Ne pas confondre avec la classification de sécurité.

Source : Norme internationale ISO 15489-1:2016

Destruction

La destruction définitive d’un document ou d’un dossier, de manière à rendre toute reconstitution impossible.

Source : ARMA International, Glossary of Records Management and Information Governance Terms (en anglais seulement).

Disposition

Destruction ou aliénation de documents, ou transfert de documents ayant un intérêt archivistique à BAC.

Source : Bibliothèque et Archives Canada, Norme opérationnelle sur l’utilisation des autorisations de disposition

Autorisation de disposition

Outils délivrés par Bibliothèque et Archives Canada qui permettent aux institutions fédérales de disposer des documents dont elles n’ont plus besoin pour fonctionner, que ce soit en leur permettant de les détruire, en exigeant leur transfert à Bibliothèque et Archives Canada ou en consentant à ce qu’ils passent sous le contrôle d’une autre entité que l’administration fédérale.

Source : Bibliothèque et Archives Canada. Disposition des documents gouvernementaux. Foire aux questions

Cycle de vie de l’information

Englobe la planification, la collecte, la création, la réception, la saisie, l’organisation, l’utilisation, la réutilisation, la diffusion, la conservation, la protection, la préservation, l’élimination et l’évaluation de l’information.

Source : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Politique sur les services et le numérique

Métadonnées

Information utilisée pour contextualiser, gérer et préserver le patrimoine documentaire et pour offrir un accès à celui-ci.

Source : Bibliothèque et Archives Canada, Politique de gestion de la collection

Bureau de première responsabilité (BPR)

Institution fédérale – qu’il s’agisse d’un ministère, d’une agence, d’une commission, d’un bureau ou d’un autre organisme – qui reçoit spécifiquement d’une loi, d’un règlement, d’une politique ou d’un mandat l’autorité et la responsabilité d’accomplir une fonction particulière.

Source : Bibliothèque et Archives Canada, Disposition des documents gouvernementaux. Foire aux questions

Documents

Éléments d’information, quel qu’en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications.

Source : Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada

Répertoire

Endroit de conservation pour des ressources de données et d’information, ce qui comprend des espaces de stockage physiques ou électroniques précis et l’architecture connexe nécessaire à son entretien.

Source : : Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Politique sur les services et le numérique

Délai de conservation

Période pendant laquelle un document doit être conservé pour respecter les exigences administratives, fiscales, légales ou historiques. Elle dépend généralement des besoins opérationnels, du type de documents, des exigences législatives ou réglementaires ou des attentes sociétales.

Spécifications de conservation

Comprennent trois éléments : i) un « délai de conservation » (une période pendant laquelle un document est conservé); ii) un « déclencheur de la conservation » (un événement ponctuel qui déclenche un « délai de conservation »); et iii) une « justification de la conservation », qui explique ou justifie le délai et son déclencheur.

Documents éphémères

Documents non requis pour surveiller, soutenir ou documenter l’exécution des programmes, mener à bien les opérations, prendre des décisions, ou fournir des preuves à l’appui de la reddition de comptes et du rapport sur les activités du gouvernement. Il peut s’agir de copies de documents conservés dans le dépôt d’une institution gouvernementale, de bulletins sur des produits, d’information et de fils de discussion sur un groupe LISTSERV, de copies de bulletins préparés par une équipe ou une institution, d’impressions ratées, de listes de coordonnées, de notes personnelles, etc.