Aperçu

Cette page établit les principes de base des outils génériques d’évaluation (OGE). Il est recommandé de la lire avant de commencer à utiliser ces outils. Elle présente les OGE, les situe dans le cadre des exigences en matière de tenue de documents des institutions du gouvernement du Canada (GC), explique leur objectif et leur format, et décrit les conditions de leur utilisation.

Sur cette page

• Introduction
• Format
• Catégories d’activités
• Identification des documents
• Spécifications de conservation
• Autorisation de disposer
• Pour plus de détails

Introduction

Les OGE offrent aux institutions fédérales un point de départ pour répondre à deux exigences clés de la Directive sur les services et le numérique (2020) du Conseil du Trésor (CT), soit l’identification de l’information ayant une valeur opérationnelle et l’établissement de périodes de conservation. Bien que la Directive exige l’établissement, la mise en œuvre et le maintien de périodes de conservation pour toutes les informations et données, les OGE se concentrent sur la gestion des documents.

BAC élabore des OGE pour que les pratiques de gestion de l’information et de tenue de documents soient plus uniformes et efficientes dans l’ensemble du GC, Les institutions fédérales reçoivent dans ces outils des conseils normalisés sur la gestion des documents liés à une gamme d’activités opérationnelles courantes. Les OGE n’offrent que des recommandations; les institutions peuvent adopter, adapter ou personnaliser les conseils en fonction de leur contexte et de leurs besoins particuliers.

Les conseils fournis dans les OGE concernent surtout les institutions fédérales considérées comme des « ministères » selon l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LDFP), car celles-ci sont assujetties à la politique en matière de gestion de l’information. Bien qu’ils soient conçus pour le GC, les OGE demeurent suffisamment génériques pour être utilisés par les organismes indépendants désirant appliquer des pratiques exemplaires, même s’ils ne sont pas assujettis à cette politique. Peuvent ainsi profiter de ces outils les organismes visés uniquement par certaines parties de la Loi (comme les sociétés d’État), ceux qui ne sont pas visés du tout (par exemple les organismes à gouvernance partagée) et ceux qui font l’objet d’autres exceptions.

Les OGE visent à renforcer les pratiques de gestion des documents dans l’ensemble de l’administration fédérale, afin d’améliorer la responsabilité, l’intendance et la prise de décisions éclairées pour la population canadienne. Pour bien gérer l’information, les institutions fédérales doivent traiter les documents comme des biens stratégiques.

Les OGE sont des outils génériques pouvant être adaptés au contexte opérationnel de chaque institution. Ils visent à simplifier la tâche de répertorier les documents et d’établir des exigences de conservation ; ils n’éliminent pas la responsabilité pour les institutions d’effectuer leurs propres analyses et d’exercer leur jugement professionnel. Ils doivent donc faire l’objet de discussions et être appliqués en collaboration avec les secteurs opérationnels responsables.

Les institutions sont chargées de gérer les risques liés à leurs activités, y compris dans les domaines de la gestion de l’information et des documents. Les risques peuvent comprendre, sans s’y limiter : les atteintes à la vie privée; l’exposition à des litiges; le non-respect des règlements; et les vulnérabilités en matière de sécurité. Les institutions assument l’entière responsabilité des décisions relatives à la création, au maintien et à la gestion des documents, ainsi que du choix des périodes de conservation.

Format

Chaque OGE aborde des activités courantes précises au sein du gouvernement du Canada et comprend les éléments suivants :

Contexte de l’activité

Cette section établit la portée et les limites de l’activité couverte par l’OGE.

Elle décrit les fonctions, les processus et les responsabilités essentielles de l'activité, avec des références aux lois, aux politiques et aux cadres d’autorité applicables. L'objectif est de garantir une compréhension commune de ce qu'implique cette activité et de la distinguer des activités connexes ou qui se recoupent.

Liens avec d’autres OGE

Cette section identifie et explique les intersections ou dépendances entre l’OGE actuel et d’autres OGE. Comme les opérations gouvernementales impliquent souvent des processus intégrés ou chevauchants, cette section aide à clarifier les responsabilités et les documents qui peuvent être partagés ou référencés entre différents secteurs opérationnels. Elle assure la cohérence des pratiques de tenue de documents en orientant les utilisateurs vers les outils connexes, le cas échéant.

Contexte de conservation

Cette section décrit les facteurs juridiques, réglementaires et opérationnels qui orientent les périodes de conservation des documents liés à l’activité. Elle fait référence aux lois, aux instruments de politique et aux pratiques exemplaires applicables afin de justifier les périodes de conservation recommandées. Elle vise à favoriser la conformité, la responsabilité et la gestion du risque ainsi qu’à permettre aux institutions de prendre des décisions éclairées concernant le cycle de vie de leurs sources d’information.

Recommandations sur les documents et la conservation

Cette section donne un aperçu des principaux processus et sous-processus opérationnels, en plus de mentionner les documents qui en découlent généralement. Elle fournit également des recommandations sur la conservation, dont période de conservation, les déclencheurs de conservation applicables et les exceptions.

Catégories d’activités

Services internes

Les OGE de cette catégorie traitent les services internes énumérés par le Secrétariat du Conseil du Trésor, dont les suivants :

Activités opérationnelles courantes

Les OGE de cette catégorie concernent des activités opérationnelles courantes de nombreuses institutions :

Identification des documents

La Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada (2004) définit un document comme « éléments d’information, quel qu’en soit le support; la présente définition ne vise pas les publications ».. Les documents sont généralement consignés pour documenter des mesures, des décisions, des transactions ou des événements. L’information (le document) est créée, maintenue et gérée pour appuyer les besoins opérationnels, la conformité juridique, la responsabilité administrative et la protection des droits des citoyens, ce qui comprend les initiatives pour un gouvernement ouvert.

La Directive sur les services et le numérique (2020) exige que les institutions du GC identifient l’information ayant une valeur opérationnelle au moyen d’une analyse structurée des fonctions et des activités qu’elles mènent pour remplir leur mandat législatif. Ce processus garantit que l’information essentielle à la prise de décisions, à la responsabilisation et à la prestation de services est reconnue, gérée et protégée tout au long du cycle de vie d’un document. L’harmonisation des pratiques de gestion de l’information avec les objectifs et les responsabilités juridiques des institutions favorisent la transparence, l’efficience opérationnelle et l’administration à long terme de l’information gouvernementale.

L’annexe E de la Ligne directrice sur les services et le numérique explique en détail comment distinguer l’information à valeur opérationnelle de l’information éphémère, définit les rôles et les responsabilités, et propose des exemples pour que les institutions fédérales répertorient et gèrent l’information de manière uniforme.

Les recommandations dans les OGE sont validées à l’aide de consultations avec des communautés de pratique bien établies et des responsables horizontaux du gouvernement du Canada. Cette collaboration assure l’uniformité et la cohérence des pratiques de repérage et de gestion des documents entre les institutions.

Les recommandations sont aussi le fruit d’une analyse approfondie des lois, des directives, des politiques et des normes pertinentes. Des analyses opérationnelles réalisées par des spécialistes furent également utilisées. Lorsqu’il n’y en avait pas, de nouvelles analyses ont été effectuées en collaboration avec des communautés de pratique.

Les recommandations demeurent générales pour que de nombreuses institutions puissent les appliquer. Elles ne sont donc pas exhaustives. Chaque institution doit les examiner et les adapter à son contexte opérationnel afin de bien répertorier et gérer ses documents.

Spécifications de conservation

La Directive sur les services et le numérique (2020) demande aux institutions fédérales d’établir, de mettre en œuvre et de respecter les périodes de conservation de toute l’information et de toutes les données. Pour les aider, les OGE recommandent des délais de conservation à même d’orienter les institutions dans la gestion de leurs documents.

Chaque délai de conservation comprend trois éléments clés :

• Une période de conservation : la durée pendant laquelle un document doit être conservé par l’institution
• Un déclencheur de conservation : l’événement qui marque le début de la période de conservation (par exemple la date de création, la fermeture d’un dossier ou la fin de l’année financière)
• Une justification de conservation : la raison de la période de conservation et de son déclencheur, fondée sur des considérations légales, des politiques ou des facteurs opérationnels

Les OGE prévoient parfois des exceptions aux périodes de conservation habituelles, par exemple en raison d’obligations liées à la divulgation proactive.

Soulignons que les délais de conservation ne sont que des recommandations. BAC ne prescrit ou n’approuve aucune période de conservation. Les recommandations sont le fruit d’un examen exhaustif des lois fédérales applicables (dont la Loi sur la gestion des finances publiques, la Loi sur la protection des renseignements personnels [article 6] et le Règlement sur la protection des renseignements personnels [articles 4 et 7]), ainsi que des politiques, des directives, des normes et des lignes directrices du Conseil du Trésor. Lorsque les exigences de conservation sont explicitement prescrites par ces instruments, elles sont clairement indiquées dans le OGE.

Dans le cas contraire, les spécifications de conservation reposent sur des pratiques^{Note de bas de page 1}gouvernementales éprouvées par le temps et validées au moyen de consultations avec des communautés de pratique. Bien que ces recommandations fournissent une base cohérente, chaque institution doit les évaluer et les adapter en fonction de ses obligations légales, de ses besoins opérationnels et de son environnement de risque afin d’assurer une conservation appropriée de ses documents.

Autorisation de disposer

Rappel – les OGE n’autorisent en aucun cas la disposition de documents, que ce soit au moyen de la destruction, de l’aliénation ou du transfert à BAC. Ce pouvoir est accordé dans des autorisations de disposition accordées par le ou la bibliothécaire et archiviste du Canada. Communiquez avec votre archiviste de BAC pour obtenir plus de détails ou poser des questions sur la disposition de documents.

Pour plus de détails

Centre de liaison
Bibliothèque et Archives Canada
Courriel : centredeliaison-liaisoncentre@bac-lac.gc.ca