Services de gestion et de surveillance

Table des matières

• Définition de l'activité
• Rapport avec les autres outils générique d'évaluation (OGE)
• Rapport avec la base commune de gestion de l'information (BCGI)
• Processus opérationnels
• Délais de conservation
• Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés
  1. Planification stratégique et relations gouvernementales
  2. Services exécutifs
  3. Politiques, normes et lignes directrices
  4. Planification des investissements
  5. Gestion de projet
  6. Gestion des risques
  7. Gestion des résultats et établissement de rapports
  8. Audit
  9. Évaluation
  10. Gestion ministérielle de l'AIPRP

Comment utiliser cet outil :

• Cet outil est conçu à l'intention des spécialistes de la gestion de l'information chargés de répertorier les ressources documentaires à valeur opérationnelle (RDVO) et les délais de conservation dans les secteurs d'activités pertinents.
• Les RDVO et les délais de conservation figurant dans ce document sont des recommandations seulement et doivent être adaptés à chaque contexte institutionnel avant d'être utilisés. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant de mettre en œuvre les recommandations.
• Cet outil générique d'évaluation ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l'autorisation de disposer de ressources documentaires. Les outils génériques d'évaluation (OGE) ne constituent pas des autorisations de disposition (AD) et ne remplacent pas les autorisations de disposition pluri-institutionnelles (ADP).

Validation : Des experts en la matière des ministères suivants ont validé les processus opérationnels et les RDVO de cet outil générique d'évaluation : Pêches et Océans Canada, Citoyenneté et Immigration Canada, Ministère de la Justice Canada, Santé Canada, Ressources naturelles Canada, Services partagés Canada. En 2019, la version révisée a été validée par les ministères faisant partie du groupe de travail sur la base commune de gestion de l'information (BCGI).

Définition de l'activité

Les services de gestion et de surveillance englobent les activités que l'on mène en vue de déterminer une orientation stratégique et de répartir des ressources entre les services et les processus, ainsi que les activités en lien avec l'analyse de l'exposition au risque et la détermination des mesures de prévention appropriées. Ces services permettent de s'assurer que les activités et les programmes du gouvernement fédéral sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques ou aux plans qui s'appliquent.

Cet OGE fournit des recommandations sur la valeur opérationnelle et les délais de conservation en lien uniquement avec les activités internes de gestion et de surveillance. Il ne vise pas les processus opérationnels stratégiques ou horizontaux ayant trait à la gestion et à la surveillance exécutées au nom de l'ensemble du gouvernement du Canada (GC), comme celles menées par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT), le Bureau du Conseil privé, le Bureau du vérificateur général du Canada, le Bureau du contrôleur général, etc.

Rapport avec les autres OGE

Il arrive souvent que les processus opérationnels se chevauchent. Lorsqu'une RDVO a été repérée dans le cadre d'une sous-activité au moyen d'un autre OGE, une note figure au tableau des RDVO et des recommandations aux délais de conservation (voir ci-dessous), afin de diriger l'utilisateur vers l'outil approprié.

Le présent OGE sert à décrire les principales activités ministérielles; par conséquent, il est lié à plusieurs autres services internes et activités opérationnelles (ainsi qu'aux OGE connexes).

Les OGE Affaires du Cabinet et Présentations au Conseil du Trésor renferment eux aussi des processus opérationnels semblables à ceux utilisés dans le cadre de la gestion et de la surveillance; ils devraient donc être employés de concert avec le présent OGE.

Rapport avec la base commune de gestion de l'information (BCGI)

Les fonctions et les sous-fonctions décrites dans cet OGE sont conformes à celles figurant dans le plan de classification des documents communs, document obligatoire pour tous les systèmes de gestion électronique des documents et des dossiers (SGEDD) du gouvernement du Canada.

Processus opérationnels

1. Planification stratégique et relations gouvernementales

La planification stratégique se traduit par la détermination d'orientations stratégiques ainsi que la planification, l'organisation et l'orientation de l'institution afin d'atteindre des objectifs opérationnels. Les relations gouvernementales comprennent la consultation, la collaboration et les ententes avec d'autres ordres de gouvernement de manière à tirer parti des actifs et à faciliter l'exécution des programmes et la prestation des services.

2. Services à la haute direction

Les services à la haute direction englobent la fourniture de conseils ministériels et le soutien aux bureaux administratifs de la haute direction au sein des organisations. Ses activités comprennent la coordination des réponses pour la période de questions, les affaires parlementaires, la correspondance des cadres, les activités de gouvernance par l'entremise de conseils de direction, ainsi que la planification et la coordination des conférences, des visites et des programmes d'accueil. Les processus et les RDVO liés aux affaires du Cabinet figurent dans l'OGE Affaires du Cabinet. La haute direction comprend les postes de niveau directeur à ministre. Cela peut inclure les sous-ministres, les présidents-directeurs généraux ou les présidents, selon la nature de l'institution.

À noter : Dans le cabinet d'un ministre, les documents portant sur les fonctions institutionnelles et reflétant le rôle du ministre à titre de chef d'un ministère doivent être maintenus dans le système de classement de l'organisation.

3. Politiques, normes et lignes directrices

Ces activités comprennent la création et le peaufinage de politiques, de normes et de lignes directrices opérationnelles et administratives, de documents d'orientation et d'initiatives.

4. Planification des investissements

Cette activité englobe l'élaboration et l'exécution de plans liés à l'affectation et à la réaffectation de ressources aux actifs existants et nouveaux et aux services acquis qui sont essentiels à la réalisation de programmes. La planification des investissements institutionnels est étroitement liée à la gestion de projet.

Le présent OGE couvre, à un haut niveau, l'activité liée à la planification des investissements, selon les exigences et les objectifs décrits dans la Politique de planification des investissements — Actifs et services acquis (2009) et le Guide de planification des investissements — Actifs et services acquis, ainsi qu'une analyse des procédures actuelles du GC.

5. Gestion de projet

La Politique sur la gestion des projets (2009) du SCT définit la gestion de projet comme étant « la planification, l'organisation et la surveillance systématiques des ressources attribuées pour atteindre certains objectifs et résultats des projets. La gestion de projets est généralement réservée à des activités ciblées, non répétitives et limitées dans le temps, assorties d'un certain degré de risque et débordant l'étendue habituelle des activités (opérationnelles) des programmes. »

Cet OGE couvre l'activité liée à la gestion de projet, et ce, à un haut niveau, en fonction des objectifs et des exigences décrits dans les instruments stratégiques du SCT, ainsi que d'une analyse des procédures actuelles du GC.

6. Gestion du risque

Le Cadre stratégique de gestion du risque (2010) du SCT définit la gestion du risque comme « un processus systématique servant à déterminer la meilleure voie à suivre en cas d'incertitude en identifiant, en évaluant, en comprenant, en communiquant des questions liées aux risques et en prenant des mesures à leur égard. »

Les principes énoncés s'appliquent à toutes les politiques du SCT; ils requièrent que les institutions fédérales intègrent la gestion du risque dans tous les processus opérationnels mis de l'avant afin de soutenir l'exécution d'un programme ou la prestation d'un service.

7. Gestion des résultats et établissement de rapports

Cette activité comprend la surveillance du rendement organisationnel et la déclaration des résultats, dans le respect des principes et des attentes du GC en lien avec la gestion des résultats, au moyen de la Politique sur les résultats et de la Directive sur les résultats.

8. Audit

Dans sa Politique sur l'audit interne (2017), le SCT ne définit pas l'audit directement, mais le décrit comme étant une « fonction [...] indépendante de la direction du ministère [procurant] l'assurance de savoir si les activités du gouvernement sont régies d'une façon qui démontre aux Canadiens une gestion responsable des ressources. »

La fonction d'audit interne est appuyée et évaluée par le contrôleur général du Canada. Parmi les exigences, les ministères doivent nommer un dirigeant principal de l'audit qui gère la fonction d'audit interne, concevoir un plan d'audit pluriannuel mettant surtout l'accent sur l'assurance, et mettre sur pied un comité ministériel d'audit indépendant principalement composé de membres ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale. Les comités ministériels d'audit sont chargés de fournir des conseils et des recommandations en fonction des résultats des audits internes et des affaires connexes, et d'examiner les processus ministériels de gestion, de contrôle et d'obligation de rendre compte liés à leur champ de responsabilité.

Selon le Directive sur l'audit interne les procédures obligatoires d'audit interne comprennent les audits internes des programmes et des services relevés par le contrôleur général du Canada ou le Secrétariat du Conseil du Trésor, la production de rapports sur les audits internes, le respect des exigences liées aux rapports publics, y compris la diffusion d'information sur les résultats du rendement pour la fonction d'audit interne ainsi que l'établissement d'une liste des missions d'audit prévues pour le prochain exercice.

Cette activité comprend également la réponse aux audits externes, comme ceux menés par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG), la Commission de la fonction publique ou le Commissariat aux langues officielles. (Le terme « audit externe » n'englobe pas les audits internes effectués par une tierce entreprise privée.) Bon nombre de documents créés au cours d'un audit par le BVG sont soumis à un contrôle et numérotés, et ils doivent être retournés au BVG au plus tard une semaine après le dépôt du rapport devant le Parlement. Ces documents comprennent le sommaire du plan de vérification et les versions provisoires du chapitre de vérification, et ne sont, par conséquent, pas énumérés dans le tableau des RDVO. En raison de l'importance d'une vérification du BVG, des copies des ressources documentaires transmises au BVG sont conservées et une copie du rapport de vérification définitif est gardée en dossier aux fins de référence du ministère.

Les processus et les recommandations de RDVO connexes ont été établis conformément au document Description des attentes : le processus d'audit de performance — Guide à l'intention des entités auditées du Bureau du vérificateur général du Canada (2016).

9. Évaluation

Les politiques du SCT, qui orientaient auparavant les fonctions d'évaluation et de reddition de comptes, ont été remplacées par la Politique sur les résultats et de la Directive sur les résultats. Les processus liés à l'évaluation des programmes effectuée par le ministère sont la planification, la vérification, l'établissement des rapports connexes ainsi que les mesures de suivi recommandées. On y retrouve aussi la formulation de conseils et d'orientations aux secteurs de programme quant à l'utilisation des résultats de l'évaluation.

Délais de conservation

Les recommandations concernant la conservation dans les outils génériques d'évaluation sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

Les recommandations minimales en matière de conservation énoncées dans le présent OGE sont fondées sur les commentaires reçus des ministères durant les séances de validation et sur les pratiques traditionnelles des ministères fédéraux et des organisations relevant d'autres administrations ainsi qu'une revue de la législation et des politiques à l'échelle gouvernementale. 

Ressources documentaires à valeur opérationnelle et délais de conservation recommandés

Sous-fonctions	Activités	Exemples de ressources documentaires à valeur opérationnelle	Recommandations : Délai de conservation
Planification stratégique et relations gouvernementales	Planification stratégique et opérationnelle	Architecture des activités de programme (AAP) et descriptions Rapport sur les plans et les priorités (RPP)/Plans ministériels Plans organisationnels ou annuels, ou plans intégrés d'activités et de ressources humaines Plans stratégiques Plans directeurs Plans de travail des directions générales Plans opérationnels des secteurs Comptes rendus de décisions nécessitant des changements importants Lettres d'appel internes Profils de risque et stratégies Fiches d'évaluation équilibrée Plans d'urgence Rapports sur la veille économique Livres blancs Notes de breffage Analyses de l'environnement Ordres du jour et procès-verbaux de réunion Analyse des tendances	Dix ans après le remplacement
	Gestion organisationnelle	Structure de gouvernance Organigrammes	Dix ans après le remplacement
	Relations gouvernementales	Traités provinciaux et internationaux Accords sur les niveaux de service Résultats de négociation (modification de processus, modalités, etc.) Accords définitifs Contrats Protocoles d'entente (PE) Ordres du jour, procès-verbaux Correspondance avec le Bureau des affaires intergouvernementales, les intervenants d'autres compétences Comptes rendus de symposiums, de tables rondes et de conférences Rapports définitifs d'études de cas Documents sur les activités de consultation Rapports sur les activités internationales	Cinq ans après le remplacement ou la fin de l'entente
Services exécutifs	Affaires parlementaires	Demandes de renseignements (découlant de la période des questions ou des questions à inscrire au Feuilleton) Correspondance Ébauches importantes des réponses (contenant des eléments portant sur le fond ou des modifications qui ne figurent pas dans les versions définitives) Réponse approuvée pour la période de questions Énoncé d'intégralité approuvé Lettre de confirmation Système de suivi de la période des questions Séances d'information Discours Conseils	Cinq ans après la dernière mesure administrative
	Participation de la haute direction à des conférences, des activités, des déplacements et des marques d'hospitalité	Demande ou invitation Liste des participants Ordres du jour et procès-verbaux des réunions de planification Programme Conseils du secteur de programme Discours/notes d'allocution (y compris les ébauches importantes qui contiennent des modifications ne figurant pas dans les versions définitives) Présentations Correspondance Confirmations Itinéraire	Deux ans après la dernière mesure administrative
	Correspondance de la direction	Correspondance reçue (lettre, courriel, demande de rencontre, invitation, carte postale) Réponse Documents à l'appui au besoin (justification de réponse) Rapports sur la correspondance	Deux ans après la dernière mesure administrative
	Séances d'information pour les cadres supérieurs	Cahiers de breffage Cahiers de transition Notes de breffage Rapports Sommaires Présentations	Cinq ans après la dernière mesure administrative
	Comités de la direction	Mandat des comités Ordres du jour, procès-verbaux et comptes rendus de décisions Dossiers de présentation Séances d'information	Deux ans après le remplacement ou la dissolution du comité
	Délégation de pouvoirs (autres que financiers)	Documents de délégation de pouvoirs	Six ans après la cessation des fonctions
	Gestion d'œuvres de charité	Ordre du jour Procès-verbaux Rapports	Deux ans après la dernière utilisation administrative
Politiques, normes et lignes directrices	Planification des initiatives stratégiques et ébauches des instruments stratégiques	Décisions stratégiques à examiner Définition officielle de la question stratégique Notes de breffage Documents relatifs aux politiques Ébauches importantes contenant des modifications qui ne figurent pas dans les versions définitives Documents à examiner Ébauches importantes contenant des modifications qui ne figurent pas dans les versions définitives	Cinq ans après la dernière mesure administrative
	Gestion de la gouvernance stratégique	Ordres du jour Procès-verbaux Comptes rendus de décisions Mandats	Cinq ans après la dernière mesure administrative
	Instruments de politique	Instruments de politique définitifs	Cinq ans après le remplacement
Planification des investissements	Élaboration du plan d'investissement	Rapport/évaluation des investissements antérieurs Analyse des écarts de capacité Procès-verbaux/présentations des séances d'information à l'intention des participants Information sur les projets à l'étude : Notes de résumé des investissements/rapports d'analyse des investissements; Évaluation des priorités de projet, autrement dit la contribution des intervenants ou d'autres sections sur les priorités et les propositions Procès-verbaux du Conseil/groupe de travail chargé de l'élaboration du plan d'investissement Mandat du projet en vue de l'élaboration du plan d'investissement Mandats Rôles et responsabilités Jalons Paramètres de rendement Mécanismes de gouvernance et de rapport Ébauches de plan Approbation de la haute direction Plan d'investissement définitif	Dix ans après la fin de l'exercice auquel correspond la ressource documentaire
	Suivi du plan d'investissement	Résultats, évaluations et rapports sur le rendement Note d'information à l'intention de la haute direction en lien avec les enjeux Rapports des bureaux régionaux Rapports au Cabinet Commentaires sur la révision du processus de planification Rapports de clôture de projet Leçons apprises Indicateurs de rendement ciblés Tableau de mesure du rendement	Dix ans après la fin de l'exercice auquel correspond la ressource documentaire
	Offre de conseils aux ministres	Consultation du SCT Commentaires sur les ébauches, les plans, etc. Rapports de suivi Approbation du SCT Communication avec le SCT au sujet de l'apport de changements au plan d'investissement après son approbation Communication avec les intervenants	Dix ans après la fin de l'exercice auquel correspond la ressource documentaire
Gestion de projet	s/o	Évaluation de la capacité organisationnelle de la gestion de projet (ECOGP)	Dix ans après l'évaluation
Gestion des risques	s/o	Rapport du Modèle de la capacité en matière de gestion des risques Profil de risque de l'organisation (y compris les plans d'action) Politique de gestion intégrée des risques (GIR) Plan de mise en œuvre de la politique de GIR Taxonomie des risques Liste ou répertoire des risques Plans de surveillance et de mise à jour du profil de risque Rapports de surveillance	Sept ans après le remplacement
Mesure des résultats et rapports	Mesure du rendement et des résultats	Cadre ministériel des résultats Indicateurs de résultats ministériels Répertoire des programmes Profils d'information sur le rendement Stratégies de mesure du rendement Information sur le rendement Données probantes à l'appui du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) Profils de risque et stratégies Plans de développement durable Fiches d'évaluation équilibrée Analyses de l'environnement Plans d'urgence Analyse des tendances	Dix ans après la dernière utilisation administrative
	Rapports	Rapports financiers trimestriels Réponse de la direction Rapport sur les résultats ministériels (RRM) Rapports sur la mesure du rendement, y compris les tendances et les paramètres Plans d'action de la direction Stratégie ministérielle de développement durable Copies des résultats du Cadre de responsabilisation de gestion	Dix ans après la dernière utilisation administrative
Audit	Gestion de la fonction de vérification interne du ministère	Plan de vérification interne fondé sur les risques	10 ans après le remplacement (fondé sur un cycle de 5 ans, donc deux cycles)
		Rapport annuel du Comité ministériel de vérification Rapport annuel du dirigeant principal de la vérification Notes de breffage Avis et recommandations Rapports d'inspection des pratiques	Dix ans après la dernière utilisation administrative
		Procès-verbaux ou comptes rendus des décisions du comité ministériel de vérification ou du comité de vérification indépendant Mandat du Comité ministériel de vérification	Dix ans après la dissolution du Comité
	Offre de conseils	Documentation des conseils offerts aux clients, autres que dans le cadre de vérifications officielles	Trois ans après la dernière utilisation administrative
	Planification de la vérification	Note de service sur le lancement du projet Mandat pour la vérification (approuvé) Rapports d'enquête préliminaire/évaluations Évaluation des risques Offre de conseils à la direction Procès-verbaux Entrevues préliminaires Outils et listes de vérification Guides d'entrevue Méthodes de vérification Calendriers des vérifications Examens de conformité et rapports externes Politiques propres à l'institution Modèles de maturité	Trois ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier, selon les délais de conservation traditionnels pour les vérifications
	Réalisation de la vérification	Ébauches importantes contenant des changements qui ne figurent pas dans la version définitive Révisions au plan d'audit Documents de travail, y compris : Documents à examiner Tous les éléments probants Notes d'entrevue Liste de contrôle des documents Analyse Fiches d'observation et de constatations (approuvées) Présentation au client Réponse du client aux fiches d'observation et de constatations Lettres à la direction (c.-à-d. les recommandations envoyées à la direction avant la remise du rapport en raison de l'urgence d'un enjeu ou parce que celui-ci sort du cadre de la vérification officielle)	Trois ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier, selon les délais de conservation traditionnels pour les vérifications
	Rapport de vérification	Rapports de vérification interne définitifs Validation du client Approbation du dirigeant principal de la vérification Approbation du Comité ministériel de vérification Approbation de l'administrateur général Plan d'action de la direction approuvé (peut être intégré au rapport définitif) Analyses de l'incidence et études spéciales	Dix ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier
	Gestion du suivi	Demande de mise à jour Réponse du client Rapports de situation périodiques au Comité ministériel de vérification Comptes rendus de décisions du Comité ministériel de vérification	Trois ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier, selon les délais de conservation traditionnels pour les vérifications
	Vérifications externes — réponse aux vérifications du Bureau du vérificateur général	Lettre d'intention en vue de mener une vérification (« avis relatif à la vérification et garde des documents ») et demande d'accès du Bureau du vérificateur général (BVG) Réponse de l'administrateur général (copie) Réponse de l'administrateur général au résumé du plan de vérification (copie) Procès-verbaux des réunions et séances d'information entre le BVG et le ministère Commentaires et rétroaction du ministère à la version préliminaire du chapitre (copie) Confirmation de la version définitive du chapitre par l'administrateur général (copie) Lettre du BVG à la direction Réponse de l'administrateur général à la lettre à la direction (copie) Plan d'action (pour répondre aux exigences liées à la vérification) Copie du rapport de vérification	Cinq ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier, selon les délais de conservation traditionnels pour les vérifications
	Vérifications externes — Réponse aux vérifications menées par d'autres ministères (p. ex. le Commissariat aux langues officielles et la Commission de la fonction publique)	Lettre annonçant l'intention de réaliser une vérification Procès-verbaux des réunions, séances d'information et communications entre le ministère faisant l'objet de la vérification et le ministère menant la vérification Ébauche de la vérification Réponse à l'ébauche du rapport de vérification Rapport de vérification définitif, y compris le plan d'action Avis de suivi Rapport de suivi	Cinq ans après l'achèvement de tout programme de suivi et la fermeture du dossier, selon les délais de conservation traditionnels pour les vérifications
Évaluation	Gestion de la fonction d'évaluation et de rendement du ministère	Plan d'évaluation du ministère (5 ans) Mandat du Comité de la mesure du rendement et de l'évaluation Rapport annuel du Comité ministériel de la mesure du rendement et de l'évaluation Ordres du jour, procès-verbaux et comptes rendus de décisions du Comité ministériel de la mesure du rendement et de l'évaluation Examen de la fonction d'évaluation	Dix ans après la dernière mesure administrative.
	Offre de conseils	Notes de breffage Documents sur les avis et les recommandations fournis aux clients, comme les registres ou les gabarits	Six ans après la dernière mesure administrative
	Évaluation du plan	Note de service de lancement Plan d'évaluation Mandat de l'évaluation Évaluations de l'évaluabilité Méthodologies Calendriers Modèles de maturité	Six ans après la dernière mesure administrative
	Évaluation de la conduite	Outils d'analyse et de mesure Documents de consultation Rapports techniques	Six ans après la dernière mesure administrative
	Rapport d'évaluation	Constatations provisoires Ébauches importantes contenant des changements qui ne figurent pas dans la version définitive Rapports d'évaluation définitifs (approuvés) Analyses d'influence	Six ans après la dernière mesure administrative
	Gestion du suivi	Plan d'action de la direction Rapports de suivi de la direction Rapports d'état périodiques pour le Comité ministériel d'évaluation Demande de mises à jour Réponse du client	Six ans après la dernière mesure administrative
Gestion ministérielle de l'AIPRP	s/o	Descriptions des fichiers de renseignements personnels Structures informationnelles sur les fichiers de renseignements personnels Mise à jour annuelle sur le chapitre d'information sur les programmes et les fonds de renseignement (auparavant InfoSource) Demande (accès à l'information) Demande (accès à des renseignements personnels) Rapport de décision sur les informations recueillies Correspondance avec le demandeur Communication des présentations de l'organisme Recommandations Affidavits à l'appui de réponses liées à des litiges Document sur un incident lié à la vie privée ou une violation de la vie privée Évaluation d'un incident lié à la vie privée ou d'une violation de la vie privée	Deux ans après la dernière utilisation administrative (selon le Règlement sur la protection des renseignements personnels, article 7)