Services juridiques (mise à jour janvier 2026)

Sur cette page

• Comment utiliser cet outil
• Validation
• Définition de l’activité
• Rapport avec les autres OGE
• Éléments contributifs essentiels
• Contexte de la conservation
• Processus opérationnels
  1. Consultation et surveillance juridiques
  2. Préparation de documents juridiques
  3. Services de contentieux
  4. Rédaction législative

Comment utiliser cet outil

Le présent outil s’adresse aux spécialistes de la gestion de l’information du gouvernement du Canada (GC) chargés de répertorier les ressources documentaires et les délais de conservation dans leurs secteurs d’activité.

À des fins de clarté, veuillez noter qu’il s’agit des données et de l’information que les institutions créent, recueillent et gèrent sur les activités qu’elles mènent pour remplir leur mandat, prendre des décisions, exécuter des programmes et rendre des comptes aux Canadiens. Dans le présent outil, le terme « document » (ou « documents ») englobe l’information et les données qui attestent les activités du gouvernement du Canada.

Les recommandations quant aux documents et aux délais de conservation figurant dans le présent outil doivent être adaptées au contexte institutionnel particulier avant d’être utilisées. Veuillez lire le présent document dans son intégralité avant d’appliquer les recommandations.

Cet OGE ne donne pas aux institutions du gouvernement du Canada l’autorisation de disposer de ressources documentaires. Les OGE ne constituent pas des autorisations de disposer de documents (ADD) et ne remplacent pas les autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents (APDD).

Les conseils fournis s’appliquent aux ministères du GC visés à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), sauf à ceux qui sont exclus par des lois, règlements ou décrets en conseil. Les institutions exclues sont assujetties aux politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et sont donc susceptibles d’utiliser une terminologie et des approches communes. Néanmoins, cet OGE établit des pratiques exemplaires pour la tenue des dossiers à l’échelle fédérale. Il est donc utile pour toutes les institutions fédérales, y compris les institutions indépendantes qui ne sont soumises qu’à certaines parties de la LGFP (c’est-à-dire les sociétés d’État) et celles qui en sont exemptées (par exemple, les organismes à gouvernance partagée).

Validation

Les processus opérationnels et les documents décrits dans cet OGE ont été validés par des experts en la matière provenant des ministères suivants : le Commissariat à l’information, Bibliothèque et Archives Canada, le ministère de la Justice, le Service des poursuites pénales du Canada, le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, l’Administration portuaire d’Halifax, le Bureau de la sécurité des transports du Canada et Emploi et Développement social Canada.^{Note de bas de page 1}

Les délais de conservation établis en lien avec les services juridiques, ainsi que cet OGE, devraient également s’appuyer sur les Autorisations de disposition pluri-institutionnelles, la disposition des documents fournis, à titre confidentiel, à une institution fédérale aux fins de poursuite du gouvernement du Canada (2009-001).

Définition de l’activité

Selon Info Source — un répertoire du SCT pour les documents du GC — les services juridiques comprennent des « activités permettant aux ministères et organismes gouvernementaux de réaliser les priorités et d’atteindre les objectifs associés aux politiques, aux programmes et aux services dans un cadre juridique approprié. » Ces activités incluent « la prestation de conseils relatifs aux politiques et aux programmes; les directives pour la préparation et la rédaction du contenu juridique de projets de loi, de règlements et de lignes directrices; l’aide en matière de détermination, de réduction et de gestion des risques de nature juridique; le soutien juridique concernant le respect des normes, des règlements et des lignes directrices; et la défense des intérêts de l’État dans le contexte de litiges. » Cela peut inclure « des avis juridiques, la préparation de documents juridiques, des services de contentieux et la rédaction législative »^{Note de bas de page 2}.

Pour les ministères, les organismes et certains établissements publics, le ministère de la Justice est l’autorité centrale pour toutes les activités juridiques. En vertu de la Loi sur le ministère de la Justice, le ministre de la Justice est aussi le procureur général du Canada, responsable de conseiller les administrateurs des ministères sur toutes les questions de droit^{Note de bas de page 3}. Bien que le ministère de la Justice ait pour politique générale de confier à ses avocats salariés le travail juridique relevant du mandat qui lui est confié par la loi, il arrive que ce ministère fasse appel à des cabinets ou à des professionnels du droit du secteur privé, nommés comme mandataires, pour l’épauler dans ses fonctions^{Note de bas de page 4}.

Au sein des institutions fédérales, les approches de gestion des services juridiques varient. Certaines institutions ont des unités organisationnelles permanentes qui s’occupent des questions juridiques, en collaboration au besoin avec le ministère de la Justice. D’autres confient plutôt cette tâche à des employés liés de près à une situation donnée ou connaissant bien cette dernière. Le type d’unité qui gère les services juridiques dépend des besoins institutionnels. Par exemple, certaines institutions confient la responsabilité à des unités organisationnelles chargées d’élaborer les politiques ou les stratégies ministérielles. Les institutions qui sont souvent impliquées dans des litiges peuvent avoir des bureaux spécialisés de soutien aux litiges. D’autres ont des bureaux responsables de l’élaboration ou de la modification de règlements.

Les institutions indépendantes — telles que les sociétés d’État, les organismes à gouvernance partagée et les mandataires de la Couronne — sont responsables de la gestion de leurs propres activités juridiques, car elles n’ont pas accès aux services du ministère de la Justice. Ces institutions maintiennent généralement une équipe juridique interne ou font appel aux services de cabinets d’avocats externes.

Les recommandations présentées dans cet OGE pourraient également s’appliquer aux institutions du GC qui n’ont pas droit aux services du ministère de la Justice; cependant, les sources pertinentes à la fonction et au mandat de l’institution (législation, processus opérationnels, etc.) devraient également être prises en compte avant de mettre en place des délais de conservation.

Rapport avec les autres OGE

Bien que tous les efforts aient été déployés pour n’indiquer que les processus et les documents qui soutiennent directement l’activité principale couverte par l’OGE, des chevauchements sont inévitables. Lorsque les documents découlant d’une activité sont couverts également par un autre OGE, des références sont incluses dans les tableaux ci-dessous.

Éléments contributifs essentiels

Les processus opérationnels mentionnés ci-après ont été définis en fonction de divers instruments de politique et documents contextuels élaborés par le ministère de la Justice, le Bureau du Conseil privé et le SCT :

• Normes de service en matière de prestation de services juridiques au sein du gouvernement
• Ministère de la Justice Canada, Sondage sur la satisfaction des clients des services juridiques : Résultats du sondage – Cycle IV (2020-2022)
• Lois et règlements : l’essentiel
• Directive du Cabinet sur la rationalisation de la réglementation (Document PDF)
• Directive du Cabinet sur la réglementation (Document PDF)
• Politique sur la transparence et la responsabilisation en matière de réglementation ^{Note de bas de page 5}

La Loi sur les textes réglementaires et le Règlement sur les textes réglementaires, qui régissent la création de règlements, ont également été examinés en détail, de même que différentes exigences régissant les obligations des institutions en cas de litige (y compris la Loi sur la preuve au Canada.)

Contexte de la conservation

Les recommandations concernant les délais de conservation dans les OGE sont déterminées en fonction des pratiques traditionnelles ou exemplaires, d’une revue de la législation et des politiques à l’échelle gouvernementale et de la validation des experts en la matière. Les délais de conservation ne sont que des suggestions : les ministères sont tenus de prendre en considération leurs propres exigences législatives et leurs besoins opérationnels.

De plus, les recommandations quant aux services juridiques ont été élaborées en fonction du Calendrier de conservation et d’élimination (2012) du ministère de la Justice. Le ministère a pris en compte l’article 437 des Règles des Cours fédérales pour établir les délais de conservation recommandés qui y figurent, qui sont présumées standard dans toutes les unités de services juridiques du ministère de la Justice.

Processus opérationnels

Les services juridiques comportent quatre sous-processus opérationnels, avec plusieurs activités et dossiers associés.

1. Consultation et surveillance juridiques

Comprend la demande et la réception d’avis juridiques, les analyses des risques, la prestation de conseils au sujet des opérations et des programmes en cours des institutions gouvernementales, ainsi que le repérage et le signalement des tendances et des développements dans le domaine juridique.

Consultation et surveillance juridiques

Sous-processus opérationnel	Activités de sous-processus	Documents	Délai de conservation	Déclencheur de conservation	Exception au délai de conservation
Consultation et surveillance juridiques	Fourniture de conseils sur les politiques et les programmes Assurance du respect des normes et des règlements Fourniture d’avis juridiques Sollicitation de conseils juridiques Demande de documents juridiques	Conseils et stratégies juridiques pertinents trouvés, par exemple, dans les sources suivantes : Demandes Analyse des risques Avis juridiques Décisions juridiques Analyses juridiques Avis juridique Mémoires Ébauches d’autorisation, de permis, de licence, etc. Rapports Documents de référence Présentations Recherches de titres Correspondance Mandats, ordres du jour, notes de réunion, procès-verbaux, comptes rendus des décisions Ébauche de mémoire au Cabinet Documents d’information Fiches d’information Ébauches de présentations au Conseil du Trésor Questions et réponses/foires aux questions Documents d’information Réponses Rapports et documents d’appui, y compris de la documentation produite à l’interne Listes de vérification, lignes directrices, procédures, questions-réponses, modèles, formulaires, documents de référence, formulaires connexes Présentations * Comprend la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).	12 ans	Après la fermeture du dossier	25 ans après la fermeture du dossier lorsque les dossiers portent sur des questions touchant des Premières Nations, des Inuit et des Métis, ou des biens immobiliers et des terres

2. Préparation de documents juridiques

Comprend l’élaboration d’accords juridiques comme les contrats, les traités, les autorisations, les permis, les documents sur les biens immobiliers et les protocoles d’entente.

Préparation de documents juridiques

Sous-processus opérationnel	Activités de sous-processus	Documents	Délai de conservation	Déclencheur de conservation	Exception au délai de conservation
Préparation de documents juridiques	Négociation du contenu d’un document Évaluation des enjeux législatifs Rédaction des ébauches	Accords Contrats Protocoles d’entente Recherches de titres Autorisations Permis Traités Documents sur l’immobilier, y compris les suivants : baux covenants droits de passage servitudes documents de transfert autres titres fonciers Transferts d’administration et de contrôle Ébauches pertinentes des documents susmentionnés qui révèlent un changement d’orientation important Rapports Positions des parties Modèles, formulaires, listes de vérification et éléments connexes Questions et réponses/foires aux questions Documents d’information Rapports et documents d’appui, y compris de la documentation produite à l’interne Listes de vérification, lignes directrices, procédures, questions-réponses, modèles, formulaires, documents de référence, documents connexes Ordres du jour, notes de réunion, procès-verbaux, comptes rendus des décisions, mandats Présentations * Comprend la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).	12 ans	Après la fermeture du dossier	25 ans après la fermeture du dossier lorsque les dossiers portent sur des questions touchant des Premières Nations, des Inuit et des Métis, ou des biens immobiliers et des terres

3. Services de contentieux

Comprend les procédures judiciaires devant les tribunaux de tous les niveaux et devant les entités administratives et d’enquête, tant à l’échelle nationale qu’internationale, pour les poursuites civiles et criminelles, ainsi que les règlements à l’amiable et les modes alternatifs de règlement des différends. Les services de contentieux sont également chargés de représenter l’institution dans la résolution des questions litigieuses ou potentiellement litigieuses, de recueillir et de contester les preuves conformément aux règles de la preuve, d’élaborer des positions en droit et de faire des représentations pour protéger les intérêts de l’institution ou ceux du gouvernement fédéral en général.

Services de contentieux

Sous-processus opérationnel	Activités de sous-processus	Documents	Délai de conservation	Déclencheur de conservation	Exception au délai de conservation
Services de contentieux	Préparation et dépôt des plaidoyers Production d’affidavits, de documents et de preuves Interrogatoires préalables Préparation et conduite des procès Processus d’appel	Déclarations des témoins Avis formels Assignations à témoigner Rapports d’experts, y compris les documents générés par les ministères qui sont impliqués dans des litiges Évaluations des risques de nature juridique/rapports d’analyse des risques Avis des secteurs opérationnels connexes Injonctions Plans d’argumentation/positions juridiques/avis juridiques Avis formels Déclarations sous serment/affidavits Rapports d’enquête Brefs de mandamus Transcriptions d’interrogatoires préalables Transcriptions d’audiences Documents à divulguer Notes d’information Décisions juridiques Correspondance Lettres de préservation de la preuve, y compris des révisions, des conseils et des orientations Présentations Listes de vérification, lignes directrices, procédures, questions-réponses, modèles, formulaires (formulaires d’action, documentation et documents de référence portant sur la conservation des documents). Plaidoyers (exposés de la défense, exposés de la demande, avis d’appel, mémoires, etc.) Documents des comités du contentieux (mandats, notes de réunion, présentations, procès-verbaux, ordres du jour) Stratégies relatives aux litiges, (plans stratégiques, mémoires, évaluations des risques de résultats défavorables, les plans d’urgence, etc.) Dossiers financiers juridiques (rapports trimestriels sur les réclamations et les litiges en instance et à venir, estimations des responsabilités et des recouvrements potentiels, etc.) Correspondance * Comprend la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).	12 ans	Après la fermeture du dossier	25 ans après la fermeture du dossier lorsque les dossiers portent sur des questions touchant des Premières Nations, des Inuit et des Métis, ou des biens immobiliers et des terres

4. Rédaction législative

Comprend tout ce que fait une institution relativement à l’adoption ou à la modification d’une loi, d’un règlement ou d’un autre texte réglementaire.

Rédaction législative

Sous-processus opérationnel	Activités de sous-processus	Documents	Délai de conservation	Déclencheur de conservation	Exception au délai de conservation
Rédaction législative	Élaboration de lois	Propositions, notes d’information, plans, etc., par exemple : Propositions de politique Copies de mémoires au cabinet Note de bas de page 1 Note de bas de page 2 Instructions pour la rédaction d’ébauches Ébauches de projets de loi Projets de loi déposés Comptes rendus des délibérations des comités et documents connexes Projets de loi modifiés en comité, le cas échéant Plans, y compris les plans de projet, les plans de consultation, les communications, etc. Profils des industries ou des autres groupes touchés Analyses Aperçus des questions additionnelles soulevées durant les débats Critiques écrites des modifications proposées Notes d’information Notes de breffage à l’intention du ministre Questions et réponses, modèles, formulaires, documents Discours Présentations Consultations Contributions des intervenants Projets de loi déposés Listes de vérification, lignes directrices, procédures, ordres du jour, notes de réunion, procès-verbaux, présentations, comptes rendus des décisions, mandats Trousses d’information parlementaires (documents d’information, analyses article par article, documents de fond, questions et réponses générales, documents d’information du caucus et de l’opposition, points saillants, descriptions du processus de consultation)	12 ans	Après la fermeture du dossier	Aucun
	Élaboration de règlements et d’autres textes réglementaires	Projets de réglementation à venir Propositions de politiques et notes d’information pertinentes adressées au ministre Analyses juridiques du contexte, des coûts, des autorités habilitantes ou d’autres questions juridiques Instructions de rédaction Projets de règlement Règlements publiés dans la Partie 1 de la Gazette du Canada Consultations et dossiers d’engagement des intervenants à toutes les étapes du processus, y compris d’autres ministères et agences gouvernementales Avis d’enregistrement des textes finaux Processus de gestion réglementaire, y compris le plan de communication et la conformité et l’application des documents Plans de mesure du rendement et d’évaluation (PMRE) Note de bas de page 3 Résumés de l’étude d’impact de la réglementation (REIS) Note de bas de page 4 Examens du programme de réglementation, y compris le Plan d’examen de l’inventaire des règlements * Comprend la correspondance documentant les décisions ou les avis de fond et les ébauches de fond (c.-à-d. les ébauches contenant des modifications importantes du contenu plutôt que de simples modifications éditoriales).	12 ans	Après la fermeture du dossier	Aucun