Mandat du Comité consultatif

Mandat

1 Le Comité consultatif indépendant sur les nominations au Sénat (le « Comité consultatif ») est un organisme indépendant et non partisan qui a pour mandat de fournir au premier ministre des recommandations non contraignantes fondées sur le mérite en ce qui concerne les nominations au Sénat.

Composition du Comité consultatif

2 (1) Les membres du Comité consultatif sont nommés à titre de conseillers spéciaux du premier ministre en vertu de l’alinéa 127.1‍(1)c) de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique.
(2) Le Comité consultatif est composé :
a) de trois membres permanents fédéraux (« membres fédéraux »), dont l’un est nommé président;
b) de deux membres ad hoc provenant de chacune des provinces et de chacun des territoires pour lesquels les sièges sont à pourvoir (« membres provinciaux »)‍.
(3) Les membres fédéraux participent aux délibérations liées à tous les sièges vacants ou qui le deviendront.
(4) Les membres provinciaux participent uniquement aux délibérations liées aux sièges vacants ou qui le deviendront dans leur province ou territoire.

Durée des mandats

3 (1) Les membres du Comité consultatif sont nommés pour un mandat maximal de trois ans.
(2) Malgré le paragraphe (1), la durée des mandats des premiers membres fédéraux est les suivants, afin de permettre l’échelonnement des mandats :
a) le premier président a un mandat de trente mois;
b) en ce qui concerne les deux autres premiers membres fédéraux, l’un a un mandat de 24 mois et l’autre, un mandat de 18 mois.
(3) Le mandat des membres du Comité consultatif peut être renouvelé.
(4) Le Comité consultatif est convoqué à la discrétion et à la demande du premier ministre, qui peut établir, revoir ou reporter les échéances établies dans le mandat.

Soutien

4  Le Comité consultatif reçoit le soutien du Bureau du Conseil privé. Le chef du Secrétariat du personnel supérieur ou son délégué agit d’office comme secrétaire du Comité consultatif.

Recommandations

5  Conformément au présent mandat, le Comité consultatif soumet à l’examen du premier ministre, dans la période que ce dernier précise lors de la constitution du Comité consultatif, une liste de cinq candidats qualifiés pour chaque siège qui est vacant au Sénat ou qui le deviendra à l’égard d’une province ou d’un territoire et pour lequel le Comité consultatif a été constitué. Le premier ministre peut évaluer l’ensemble des candidats qualifiés à l’égard de tous les postes vacants pour cette province ou ce territoire.

Processus de recommandation

6 Les membres du Comité consultatif :
a) respectent en tout temps les normes les plus strictes d’impartialité, d’intégrité et d’objectivité dans l’examen des candidatures;
b) se rencontrent à une fréquence appropriée pour établir l’ordre du jour, évaluer les candidats et délibérer;
c) appliquent équitablement et uniformément les critères énoncés par le premier ministre afin de déterminer si les candidats possèdent les qualifications nécessaires pour être nommées au Sénat, y compris celles prévues par la Loi constitutionnelle de 1867;
d) convoquent, à leur discrétion, les candidats en entretien et vérifient les références fournies par ceux-ci;
e) pour établir la liste de candidats qualifiés, cherche à appuyer le gouvernement du Canada dans son intention d’atteindre l’équilibre entre hommes et femmes et d’assurer la représentation des peuples autochtones et des groupes linguistiques, minoritaires et culturels au Sénat;
f) respectent la Loi sur la protection des renseignements personnels, la Loi sur les conflits d’intérêts et les Lignes directrices en matière d’éthique et d’activités politiques à l’intention des titulaires de charge publique.
7 (1) Les membres du Comité consultatif doivent déclarer tout intérêt personnel et toute relation professionnelle ou d’affaires, qu’ils soient directs ou indirects, à l’égard de tout candidat, s’il est raisonnable de croire que cet intérêt ou cette relation pourrait constituer un conflit d’intérêts réel ou une apparence de conflit d’intérêts.
(2) La déclaration visée au paragraphe (1) fait état de tout cadeau ou marque d’hospitalité reçus du candidat.
(3) En cas de telle déclaration, le Comité consultatif décide, selon la nature de la relation, si le membre doit se retirer de toute délibération concernant le candidat.
(4) Si le Comité consultatif décide que le membre doit se retirer de toute délibération concernant le candidat, ces délibérations sont entreprises par les autres membres du Comité consultatif, à condition qu’ils soient au moins trois.

Consultations

8 (1) Dans le présent mandat, le « processus de transition » vise les premières recommandations formulées par le Comité consultatif au début de 2016 en vue de la nomination de cinq sénateurs pour pourvoir deux sièges vacants en Ontario, un siège vacant au Québec et deux sièges vacants au Manitoba.
(2) Dans le cadre du processus de transition, le Comité consultatif mène des consultations, lesquelles peuvent être menées auprès de groupes qui représentent les peuples autochtones, de groupes linguistiques, minoritaires et culturels, d’organisations provinciales, territoriales et municipales, d’organisations syndicales, de groupes de service communautaire, de conseils des arts et de chambres de commerce provinciales et territoriales, pour veiller à ce qu’un éventail de personnes d’horizons variés et possédant les compétences, les connaissances et l’expérience voulues pour assurer le bon fonctionnement du Sénat soient soumises à l’examen du Comité consultatif.
9 Une fois le processus de transition terminé, un processus de sélection ouvert sera mis en place afin de permettre aux Canadiens et aux Canadiennes de présenter leur candidature au Sénat.
10 Les membres du Comité consultatif peuvent voyager pour remplir leur mandat, notamment pour rencontrer des candidats, des individus ou des groupes dans le cadre des consultations.

Confidentialité

11 (1) Les délibérations du Comité consultatif ainsi que tous les renseignements personnels qui lui sont communiqués sont confidentiels et sont traités conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
(2) Tout document créé ou reçu par un membre du Comité consultatif et qui est ou devient sous le contrôle du Bureau du Conseil privé est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
(3) Les membres du Comité consultatif assurent la confidentialité de tout renseignement dont ils sont saisis dans l’exercice de leurs fonctions.
(4) La signature d’une entente de confidentialité est une condition préalable à la nomination des membres du Comité consultatif.
12 Les noms des candidats ne sont pas annoncés publiquement sans le consentement écrit des candidats concernés.

Rapport

13 (1) Dans les trois mois suivants la remise des noms de candidats qualifiés au premier ministre dans le cadre du processus de transition et suivant chaque processus de nomination subséquent, le Comité consultatif lui présente un rapport dans les deux langues officielles, contenant de l’information sur le processus, notamment sur l’exécution du mandat, sur les frais liés aux activités, et sur les statistiques relatives aux candidatures reçues.
(2) En outre, le rapport peut contenir des recommandations visant à améliorer le processus.
(3) Le rapport est rendu public.