Loi sur l'accès à l'information

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La Loi sur l’accès à l’information donne au public un droit d’accès général à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines conditions bien déterminées et limitées.

L’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information exige qu’à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établisse, pour présentation au Parlement, le rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d’examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur l’accès à l’information durant l’exercice 2016-2017.

Le Comité externe d’examen de la GRC, constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, est un tribunal administratif indépendant et impartial qui favorise un régime de relations de travail juste et équitable au sein de la GRC. Le CEE assure un examen indépendant d’appels concernant certaines questions de relations de travail et d’emploi de la GRC (y compris des plaintes de harcèlement, des cas d’inconduite, des licenciements et des rétrogradations ainsi que des cas de cessation du versement de la solde et des indemnités) qui lui sont renvoyés en application des articles 33 et 45.15 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ainsi que de l’article 17 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada. Le CEE transmet ses conclusions et recommandations au commissaire de la GRC, qui rend ensuite des décisions finales. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Vu la petite taille du CEE (moins de 10 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à l’accès à l’information sont assumées par le directeur exécutif et le gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour déterminer s’il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et la transmet à l’auteur de la demande avec une lettre d’accompagnement;
• la demande et tous les documents associés sont classés dans le registre des demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Le CEE applique les lignes directrices existantes sur l’accès à l’information du Conseil du Trésor.

La Loi sur l’accès à l’information exige que les institutions offrent une salle de lecture où le public peut consulter les documents communiqués par le CEE au cours des trois dernières années. Les documents peuvent être consultés sans frais. Des coûts de photocopie de 0,20 $ par page s’appliquent. La salle de lecture publique du CEE se trouve dans la pièce 600 du 60, rue Queen, à Ottawa, et est ouverte de 10 h à 15 h, du lundi au vendredi. Les personnes qui souhaitent consulter des documents doivent prendre rendez-vous auprès du CEE.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au vice-président et au directeur exécutif du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC, en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur l’accès à l’information consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu’un délai a été prorogé et à transmettre des demandes à d’autres institutions (voir l’annexe A, Arrêté sur la délégation).

Au cours de l’exercice 2016-2017, le CEE a reçu et traité six demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Trois (3) demandes qui ont été reportées de l’exercice 2015-2016 ont également été traitées durant cet exercice. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Une demande a fait l’objet d’une communication totale et elle a été traitée dans un délai d’un à quinze jours.

Deux demandes ont fait l’objet d’une communication partielle, car certaines parties étaient exemptées aux termes du paragraphe 16(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information. Ces deux demandes ont été traitées dans un délai de 61 à 120 jours, car des consultations auprès de deux autres institutions fédérales étaient nécessaires.

Trois demandes fournissaient suffisamment d’information pour déterminer quel renseignement était demandé, mais aucun document pertinent n’a été trouvé. Ces trois demandes ont été traitées dans un délai d’un à trente jours.

Le CEE a transféré une demande au coordonnateur de l’accès à l’information de la GRC, car le CEE ne possède pas l’information demandée. Cette demande a été traitée dans un délai d’un à quinze jours.

Une demande a été abandonnée par le demandeur dans un délai d’un à quinze jours après sa soumission.

Le paragraphe 10(2) de la Loi sur l’accès à l’information a été appliqué pour une des demandes. Le paragraphe 10(2) prévoit que, lorsque l’accès est refusé aux termes du paragraphe 10(1), le responsable de l’institution fédérale peut faire état de l’existence du document demandé, mais il n’est pas obligé de le faire. Cette demande a été traitée dans un délai d’un à quinze jours.

Pour l’ensemble des demandes précitées, les auteurs ont été avisés en conséquence.

Parmi les six demandes reçues au cours de la période visée par le rapport, une demande provenait des médias, deux provenaient d’organisations et les trois autres provenaient du public.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE a été consulté à deux reprises concernant des demandes officielles reçues une autre institution fédérale. Dans ces demandes, le CEE ne s’est pas opposé à la communication de l’information demandée aux termes de la Loi sur l’accès à l’information. Chaque demande de consultation a été traitée dans un délai d’un à quinze jours.

Dans la mesure du possible, l’information est fournie de façon officieuse au public par les employés du CEE. De plus, le site Web du CEE est une précieuse source d’information sur le programme du CEE; on y trouve notamment les rapports annuels présentés au Parlement et de l’information financière. Compte tenu de la nature délicate de la plupart des renseignements contenus dans les dossiers qui sont confiés au CEE, il y a peu d’occasions de divulguer d’autres renseignements sur le programme de manière officieuse.

Il y a eu cinq cas où de l’information a été communiquée officieusement à la suite de la publication en ligne de sommaires de demandes formelles traitées au cours de la période visée par le rapport.

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Deux demandes ont été envoyées au Bureau du Conseil privé aux fins de consultation concernant des exemptions proposées. Le Bureau du Conseil privé a approuvé les exemptions proposées du CEE aux termes du paragraphe 16(1)c) de la Loi sur l’accès à l’information.

L’annexe B présente un rapport statistique sommaire sur les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information qui ont été traitées par le CEE entre le 1er avril 2016 et le 31 mars 2017.

L’évaluation des tendances pluriannuelles est difficile compte tenu du très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. Le nombre et le type de demandes, ainsi que les consultations traitées par le CEE en 2016-2017 étaient généralement conformes aux dernières années. En moyenne, dix demandes sont reçues et traitées chaque année (voir le tableau ci-dessous).

Aucune formation officielle sur l’accès à l’information n’a été offerte au personnel du CEE au cours de la période visée par le rapport. Certains conseillers juridiques du CEE ont reçu une formation juridique sur les questions d’AIPRP puisque l’évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.

L’information sur le programme et les activités concernant l’accès à l’information est diffusée régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités normales.

Le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative, nouvelle ou révisée, au cours de la période visée par le rapport.

Le CEE n’a reçu aucune plainte, et aucune vérification ou enquête n’a été menée au cours de la période visée par le rapport.

Aucune demande ni appel n’a été présenté à la Cour fédérale concernant des demandes d’accès à l’information reçues par le CEE pendant l’exercice 2016-2017.

Au cours de la période visée par le rapport, la surveillance des délais de traitement des demandes d’accès à l’information a été effectuée au cas par cas. Le comité de gestion responsable discute aussi des délais de traitement, au besoin.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information*, le Ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

*L.R.C. 1985, ch. A-1

Nom de I'institution : Comité externe d'examen de Ia GRC
Période visée par le rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Remarque : Toutes les demandes documentées comme étant « traitées de façon informelle » seront désormais indiquées dans cette section seulement.