Loi sur l'accès à l'information Rapport annuel 2022-2023 Comité externe d'examen de la GRC

Le Comité externe d’examen de la GRC (CEE), constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, favorise des relations de travail justes et équitables ainsi que la responsabilisation au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en procédant à l’examen de dossiers d’appel en toute impartialité et indépendance. Le CEE présente des conclusions et des recommandations au commissaire de la GRC pour qu’il rende des décisions définitives sur des appels concernant des questions d’importance capitale (p. ex., des appels de décisions sur des plaintes de harcèlement ainsi que des appels de décisions de licencier ou de rétrograder un membre de la GRC pour inconduite, de décisions de cesser le versement de la solde et des indemnités d’un membre suspendu de ses fonctions ou de décisions de licencier un membre pour des raisons médicales ou des raisons de rendement). La Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et le Règlement de la Gendarmerie royale du Canada obligent la GRC à renvoyer les dossiers d’appel devant le CEE, qui les examine et présente ses conclusions et ses recommandations à leur égard. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique.

Vu la petite taille du CEE (moins de 30 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à l’accès à l’information sont assumées par la directrice générale, Services généraux et DPF, et l’agente principale, Planification et rapports. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour établir s’il y a lieu de la transmettre à une autreinstitution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et latransmet au demandeur avec une lettre d’accompagnement;
• il classe la demande et tous les documents connexes dans le registre desdemandes liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignementspersonnels (AIPRP) du CEE.

Les renseignements du CEE assujettis à la publication proactive peuvent être consultés dans le registre du gouvernement ouvert.

Le CEE applique les lignes directrices en vigueur du Conseil du Trésor sur l’accès à l’information.

Le CEE n’a conclu aucune entente de services en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information pendant la période visée par le présent rapport.

Selon la Loi sur l’accès à l’information, les institutions doivent disposer d’une salle de lecture où le public peut consulter les documents communiqués par le CEE au cours des trois dernières années. La consultation des documents est gratuite. Des frais de photocopie de 0,20 $ par page s’appliquent. La salle de lecture publique du CEE se trouve dans la pièce 600 du 60, rue Queen, à Ottawa, et est ouverte du lundi au vendredi de 10 h à 15 h. Les personnes qui souhaitent consulter des documents doivent prendre rendez-vous avec le CEE en envoyant un courriel à l’adresse générique corporateandhrservicesservicesgenerauxetrh@erc-cee.gc.ca ou en appelant à la réception au 613-998-2134. Le CEE a mis en place des procédures et des protocoles sanitaires pour assurer la santé et la sécurité de ses employés et des personnes qui souhaitent consulter les documents ayant été communiqués.

En vertu de l’article 95 de la Loi sur l’accès à l’information, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, à la directrice générale des Services généraux et au coordonnateur de l’AIPRP du CEE les attributions dont il est investi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale (en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC) au titre de certaines dispositions de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur l’accès à l’information consistent notamment à informer les demandeurs qu’un délai a été prorogé et à transmettre des demandes à d’autres institutions (voir l’annexe A : Arrêté de délégation).

Au cours de l’exercice 2022-2023, le CEE a reçu et réglé six (6) demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Ces demandes ont été réglées comme suit :

Quatre (4) demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, tandis qu’une (1) demande a été traitée à l’intérieur d’un délai de 30 jours. Le CEE a reçu une (1) demande concernant des documents qui ne lui appartenaient pas. Cette demande a été transférée au ministère dont relevaient ces documents.

Parmi les six (6) demandes reçues au cours de la période visée par le présent rapport, cinq (5) provenaient du public et une (1) provenait d’une entreprise (secteur privé).

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE a été consulté onze (11) fois au sujet de demandes officielles reçues par d’autres institutions et organisations. Dans ces demandes, le CEE ne s’est pas opposé à communiquer l’information demandée au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Dix (10) des demandes de consultation ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, tandis qu’une (1) demande a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours.

Dans la mesure du possible, les employés du CEE communiquent l’information au public de façon informelle. De plus, le site Web du CEE contient des renseignements utiles sur le programme du CEE, dont les rapports annuels présentés au Parlement et des renseignements financiers. Comme les dossiers internes de la GRC renvoyés devant le CEE contiennent surtout des renseignements de nature délicate, le CEE ne peut pas souvent communiquer informellement d’autres renseignements sur le programme.

Aucune information n’a été communiquée informellement au cours de la période visée par le présent rapport.

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

L’annexe B présente un rapport statistique sommaire sur les demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information traitées par le CEE du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Il est difficile d’évaluer les tendances sur plusieurs années vu le très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. En 2022-2023, le nombre et les types de demandes et de consultations traitées par le CEE étaient généralement les mêmes par rapport aux années précédentes. Le CEE a reçu et traité 9,2 demandes par année en moyenne au cours des cinq dernières années (voir le graphique ci-après).

Requests Under the Access to Information Act (number of requests)

Les mesures prises pendant la pandémie de COVID-19 n’ont eu aucune répercussion sur la capacité du CEE à assumer ses responsabilités prévues par la Loi sur l’accès à l’information. Aucune mesure d’atténuation n’a été nécessaire.

Aucune formation officielle sur l’accès à l’information n’a été offerte au personnel du CEE au cours de la période visée par le présent rapport. Certains conseillers juridiques du CEE ont suivi une formation juridique sur les questions d’AIPRP, puisqu’une analyse ou des conseils juridiques sont parfois nécessaires pour évaluer certaines demandes.

En 2022-2023, trois (3) employés du CEE ont suivi le cours en ligne intitulé « Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels » (I015). Ce cours, offert par l’École de la fonction publique du Canada, est obligatoire pour tous les nouveaux employés du CEE.

Les employés du CEE reçoivent régulièrement des renseignements sur le programme et les activités concernant l’accès à l’information dans le cadre des activités courantes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice ou procédure nouvelle ou révisée en matière d’accès à l’information.

Le CEE est une institution fédérale mentionnée à l’annexe I.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le CEE doit procéder à la publication proactive des renseignements suivants :

• Dépenses afférentes aux déplacements
• Frais d’accueil
• Rapports déposés au Parlement
• Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $
• Ensembles des documents d’information préparés à l’intention de l’administrateurgénéral nouveau ou entrant ou de toute personne à un poste de niveau équivalentnouvelle ou entrante
• Titres et numéros de référence des notes préparées à l’intention de l’administrateurgénéral ou de la personne à un poste équivalent qui sont reçues par son bureau
• Ensembles des documents d’information préparés à l’intention de l’administrateurgénéral ou de toute personne à un poste de niveau équivalent en vue de sacomparution devant un comité parlementaire
• Reclassification de postes

La liste complète des renseignements du CEE assujettis à la publication proactive peuvent être consultés dans le registre du gouvernement ouvert. Le CEE a publié tous ses renseignements assujettis à la publication rétroactive dans les délais prescrits, et ce, chaque mois.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a pas mis en œuvre d’initiatives ou de projets nouveaux ou révisés pour améliorer l’accès à l’information.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a reçu aucune plainte du Commissariat à la protection de la vie privée concernant des dossiers d’accès à l’information et il n’a pas fait l’objet de vérifications ni d’enquêtes.

Aucune demande ni aucun appel n’a été présenté à la Cour fédérale concernant des dossiers d’accès à l’information reçus par le CEE pendant l’exercice 2022-2023.

La Loi sur les frais de service oblige l’autorité compétente à déposer chaque année un rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. Les renseignements ci-après sont déclarés conformément aux exigences de l’article 20 de la Loi sur les frais de service et font état des frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. Conformément aux modifications apportées à la Loi sur l’accès à l’information qui sont entrées en vigueur le 21 juin 2019, le CEE ne peut exiger qu’un droit de demande de 5 $, comme le prévoit l’alinéa 7(1)a) du Règlement sur l’accès à l’information. La Directive sur les demandes d’accès à l’information, publiée le 13 juillet 2022, prévoit que les institutions peuvent accorder une dispense de ce droit de demande si elles le jugent approprié.

Autorité habilitante :

Loi sur l’accès à l’information

Montant des frais :

25 $

Total des recettes :

0 $

Frais dispensés :

0 $

Coûts de fonctionnement du programme :

16 306 $

Le CEE a reçu une (1) demande concernant des documents qui ne lui appartenaient pas. Cette demande a été transférée au ministère dont relevaient ces documents et le frais de 5 $ n’a pas été encaissé par le CEE.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE a assuré un suivi du délai de traitement des demandes d’accès à l’information au cas par cas. Le comité de gestion compétent discute aussi du délai de traitement des demandes, au besoin.

En vertu de l'article 95(1) de la Loi sur l'accès à l'information, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 27e jour de août, 2020

L’honorable William Sterling Blair, P.C., C.O.M., député

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

^{*A.I. : Affaires internationales    Déf. : Défense du Canada     A.S. : Activités subversives}

4.5 Complexité

4.6 Demandes fermées

4.7 Présomptions de refus

Section 5: Prorogations