Loi sur la protection des renseignements personnels - 2009-10

La Loi sur la protection des renseignements personnels assure la confidentialité des renseignements personnels de tous les citoyens canadiens et résidents permanents dont dispose une institution fédérale. Elle donne aussi aux personnes, y compris les personnes qui se trouvent au Canada qui ne sont ni des résidents permanents, ni des citoyens, le droit d'accéder à leurs propres renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d'examen de la GRC a administré la Loi sur la protection des renseignements personnels durant l'exercice 2009-2010.

Le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada (CEE) a été créé en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. 1985, ch. R-10, telle que modifiée, en tant qu'organisme indépendant et impartial. Il est chargé d'examiner les appels portant sur des mesures disciplinaires graves, les appels portant sur des décisions de renvoi ou de rétrogradation et certains types de griefs qui sont présentés par des membres réguliers ou civils de la GRC. Le CEE examine de façon indépendante les dossiers qui lui sont présentés et soumet ses recommandations au commissaire de la GRC.

Vu le nombre limité d'employés du CEE (moins de 10 ETP) et le nombre limité des demandes, toutes les fonctions reliées aux activités de la protection des renseignements personnels sont remplies par le Directeur exécutif et le Chef de bureau. Le CEE traite ces demandes comme suit :

• l'information demandée est délimitée et localisée,
• les demandes sont examinées afin de déterminer si elles doivent être transmises à une autre institution fédérale « davantage concernée »,
• les exceptions possibles sont considérées,
• une copie de l'information non visée par une exception est préparée et expédiée à l'auteur de la demande avec une lettre de transmission, et
• les demandes sont inscrites dans le registre d'AIPRP du CEE.

Tous les renseignements personnels sont à accès compartimenté et cet accès est restreint afin que ces renseignements ne puissent être utilisés que pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. La communication en est limitée à deux cas : comme prévu dans la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ou afin de se conformer aux nécessités administratives internes.

Les directives existantes du Conseil du Trésor ont suffi pour les besoins du CEE.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique délègue au Président, au Vice-président et au Directeur exécutif et avocat principal, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi. Les responsabilités associées à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprennent l'envoi à la personne qui a fait la demande d'un avis de prorogation de délai et la communication de dossiers au demandeur (voir Annexe A, Ordonnance de délégation de pouvoirs).

Durant l'année financière 2009-2010, le CEE a reçu un total de sept demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Veuillez consulter l'annexe B pour le rapport statistique complet des demandes qui ont été reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels entre le 1 avril 2009 et le 31 mars 2010.

Le CEE a transmis ces sept demandes à la Gendarmerie royale du Canada car il a été déterminé que les renseignements demandés étaient probablement dans les fichiers de la GRC. Les demandeurs ont été informés de cette transmission.

Il n'y a eu aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, ni évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période visée par le présent rapport.

Lorsqu'il reçoit un dossier, le CEE associe son numéro à celui du dossier de la GRC. Et lorsqu'il formule des conclusions et recommandations, son numéro de dossier est associé à la décision du commissaire de la GRC.

Il n'y a pas d'activités de partage internes au CEE car le CEE est un très petit organisme (moins de 10 ETP).

Du fait que le CEE reçoit très peu de demandes d'AIPRP et que la majorité porte sur des questions qui ne relèvent pas de l'organisation mais d'organisations plus grandes, aucune formation officielle en matière d'AIPRP n'a été fournie au cours de l'exercice. Certains employés du domaine juridique faisant partie du CEE ont cependant reçu une formation sur les aspects légaux de l'AIPRP . Les demandes qui posent des problèmes exigent une analyse à ce chapitre.

Toute information relative au programme d'AIPRP est circulée régulièrement à tous les employés du CEE. Le CEE distribue également et régulièrement des renseignements par l'entremise de sa publication trimestrielle Communiqué, de son rapport annuel, et d'autres activités de communication concernant ses opérations.

Le CEE n'a pas mis en application des politiques ou directives nouvelles ou révisées durant la période de rapport relativement à l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances déterminées et limitées dans lesquelles une institution fédérale est autorisée à divulguer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a déterminé quatre catégories de divulgations faites en vertu des alinéas de la Loi que les institutions doivent inclure dans leur rapport annuel de cette année. Ces catégories sont les divulgations faites aux fins de l'application de la Loi, aux membres du Parlement et dans l'intérêt public.

Pendant la période visée par le présent rapport, le CEE n'a divulgué aucun renseignements personnels conformément aux alinéas 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le CEE n'a reçu aucune plainte et n'a fait l'objet d'aucune enquête pendant la période visée par le présent rapport.

Aucune demande, ni appel n'a été présenté aux tribunaux pendant l'exercice 2009-2010.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique et Protection civile Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

*L.R.C. (1985), ch. A-1

Rapport statistique complet (1 avril 2009 au 31 mars 2010)

Le Secrétariat du Conseil du Trésor surveille la conformité à la Politique sur l'Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) (qui est entrée en vigueur le 2 mai 2002) par divers moyens. Les institutions sont donc tenues de déclarer les renseignements suivants pour cette période de déclaration.

• d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• d'évaluations préliminaires des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée amorcées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée achevées : 0
• d'évaluations des facteurs relatifs à la vie privée acheminées au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) : 0

Si votre institution n'a pas entrepris l'une ou l'autre des activités susmentionnées durant la période de rapport, cela doit être mentionné de façon explicite.

Divergences
Néant