Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2013-2014 Comité externe d'examen de la GRC

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La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution fédérale. Elle donne aussi aux personnes, y compris les personnes au Canada qui ne sont ni des résidents permanents ni des citoyens, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

Selon l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit présenter au Parlement un rapport annuel sur l'application de la Loi pendant l'exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Comité externe d'examen de la GRC a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l'exercice 2013-2014.

Au sujet du Comité externe d'examen de la GRC

Le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada (CEE) a été créé en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, L.R.C. 1985, ch. R-10, dans sa version modifiée, en tant qu'organisme indépendant et impartial. Il est chargé d'examiner les appels portant sur des mesures disciplinaires graves, les appels portant sur des décisions de renvoi ou de rétrogradation et certaines catégories de griefs concernant des membres réguliers ou civils de la GRC. Le CEE procède à un examen indépendant des dossiers qui lui sont présentés et soumet ses recommandations au commissaire de la GRC.

Étant donné la petite taille du CEE (moins de 10 ETP) et le nombre limité de demandes, toutes les fonctions liées à l'accès à l'information sont remplies par le directeur exécutif et la gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n'a pas de bureaux régionaux. L'organisme traite les demandes comme suit :

• l'information demandée est définie;
• les demandes sont examinées afin de déterminer si elles doivent être transmises à une autre institution fédérale davantage concernée;
• les exceptions possibles sont considérées;
• une copie de l'information non visée par les exceptions est préparée et expédiée une l'auteur de la demande avec une lettre d'accompagnement;
• les demandes et tous les documents connexes sont inscrits dans le registre d'AIPRP du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est restreint afin qu'ils ne soient utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis. La communication en est limitée à deux cas : conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ou aux exigences administratives internes.

Le CEE applique les lignes directrices actuelles du Conseil du Trésor.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au vice-président et au directeur exécutif et avocat principal du CEE, les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, en l'occurrence, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada. Les responsabilités liées à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprennent la notification de prorogations de délai aux auteurs de demandes ainsi que la transmission de demandes à d'autres institutions (voir Annexe A, Ordonnance de délégation de pouvoirs).

Au cours de l'exercice 2013-2014, le CEE a reçu un total de 18 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Dispositions à l'égard des demandes

Toutes les demandes où aucun document n'existait avaient trait à des dossiers qui ne relevaient pas du CEE. Les demandeurs ont été informés en conséquence.

Le délai de traitement de chacune de ces demandes était de 1 à 15 jours.

Autres consultations

Il n'y a eu aucune consultation de documents confidentiels du Cabinet en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels relativement à des demandes auprès des Services juridiques ou du Bureau du Conseil privé.

Consultations par d'autres institutions

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n'a pas été consulté à la suite d'une demande officielle reçue par une autre institution fédérale.

L'annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1er avril 2013 au 31 mars 2014.

Étant donné que le CEE reçoit très peu de demandes de renseignements personnels et que la plupart d'entre elles sont des demandes où aucun document n'existe, aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n'a été fournie au cours de la période visée par le présent rapport.

Toutefois, certains avocats du CEE ont suivi une formation sur des aspects juridiques liés à la protection des renseignements personnels. Les demandes qui posent des difficultés peuvent exiger une analyse juridique.

Toute information relative au programme de protection des renseignements personnels est circulée régulièrement aux employés du CEE. De plus, le CEE diffuse régulièrement des renseignements par l'intermédiaire de sa publication trimestrielle Communiqué, de son rapport annuel et d'autres activités de communication portant sur ses opérations.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n'a pas appliqué de politiques, de lignes directrices ou de directives nouvelles ou révisées ayant trait à la protection des renseignements personnels.

Le CEE n'a reçu aucune plainte et n'a fait l'objet d'aucune vérification pendant la période visée par le présent rapport.

La plainte figurant dans le rapport statistique de l'exercice 2012-2013 a fait l'objet d'une enquête, laquelle a pris fin au cours de la période visée par le présent rapport. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a conclu que la plainte n'était pas fondée et le demandeur en a été informé.

Aucune demande ni aucun appel n'ont été présentés aux tribunaux fédéraux pendant l'exercice 2013-2014.

Au cours de la période visée par le présent rapport, aucun suivi n'a été fait relativement au délai de traitement des demandes de renseignements personnels ou des demandes de correction de renseignements personnels.

Il n'y a pas eu de cas d'atteinte à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n'a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances déterminées et limitées dans lesquelles une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Pendant la période visée par le présent rapport, le CEE n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m)de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa, ce 25^ième jour de mai 2010

Vic Toews, C. P., député
Sécurité publique Canada

*L.R.C. (1985), ch. A-1

Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC
Période visée par le rapport : 1 avril 2012 au 31 mars 2013

2.5 Complexité

2.6 Retards