Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2014-2015 Comité externe d'examen de la GRC

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La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution fédérale. Elle donne aussi aux personnes, y compris les personnes au Canada qui ne sont ni des résidents permanents ni des citoyens, le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

Selon l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le responsable de chaque institution fédérale doit établir un rapport annuel qui doit être déposé au Parlement au sujet de l’application de la Loi pendant l’exercice. Le présent rapport décrit la façon dont le Comité externe d’examen de la GRC a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2014-2015.

Au sujet du Comité externe d’examen de la GRC

Le Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada est un tribunal administratif indépendant et impartial établi en 1985, en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, qui favorise un régime de relations de travail juste et équitable au sein de la GRC. Le CEE assure un examen indépendant des griefs liés à certaines mesures disciplinaires et des décisions écrites concernant des plaintes de harcèlement, des révocations de nominations, des rétrogradations, des congédiements et des cessations ordonnées de la solde et des indemnités qui lui sont soumis en application des articles 33 et 45.15 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, ainsi que de l’article 17 du Règlement sur la Gendarmerie royale du Canada. Ses conclusions et ses recommandations sont transmises au commissaire de la GRC qui prend les décisions finales. Le CEE rend compte directement au Parlement, par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Étant donné la petite taille du CEE (moins de 10 ETP) et le nombre limité de demandes, toutes les fonctions liées à la protections des renseignements personnels sont remplies par le directeur exécutif et la gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n’a pas de bureaux régionaux. L’organisme traite les demandes comme suit :

• l’information demandée est définie;
• les demandes sont examinées afin de déterminer si elles doivent être transmises à une autre institution fédérale davantage concernée;
• les exceptions possibles sont considérées;
• une copie de l’information non visée par les exceptions est préparée et expédiée à l’auteur de la demande, avec une lettre d’accompagnement;
• les demandes et tous les documents connexes sont inscrits dans le registre d’AIPRP du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est restreint afin qu’ils ne soient utilisés qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. La communication en est limitée à deux cas : conformément à la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ou aux exigences administratives internes.

Le CEE applique les lignes directrices actuelles du Conseil du Trésor.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au vice-président et au directeur exécutif et avocat principal du CEE, les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada. Les responsabilités liées à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels comprennent la notification de prorogations de délai aux auteurs de demandes ainsi que la transmission de demandes à d’autres institutions (voir Annexe A, Ordonnance de délégation de pouvoirs).

Au cours de l’exercice 2014-2015, le CEE a reçu un total de 6 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Dispositions à l'égard des demandes

Toutes les demandes où aucun document n’existait avaient trait à des dossiers qui ne relevaient pas du CEE. Les demandeurs ont été informés en conséquence.

Le délai de traitement de chacune de ces demandes était de 1 à 15 jours.

Autres consultations

Il n’y a eu aucune consultation sur des documents confidentiels du Cabinet en vertu de la Loi sur la protection des renseignements de la personn et aucune demande n’a été envoyée au Bureau du Conseil privé.

Consultations par d'autres institutions

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a pas été consulté à la suite d’une demande officielle reçue par une autre institution fédérale.

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1^er avril 2014 au 31 mars 2015.

Tendances pluriannuelles

L’évaluation des tendances pluriannuelles s’avère difficile en raison du très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. Le nombre de demandes et de consultations dont s’est occupé le Comité en 2014-2015 et leur nature étaient typiques et correspondaient en général à celles des années antérieures.

Aucune formation officielle en matière de la protection des renseignements personnels n’a été offerte au personnel du CEE au cours de la période visée par le rapport. Certains conseillers juridiques du Comité ont reçu une formation juridique sur les questions d’AIPRP puisque l’évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.

L’information sur le programme et les activités concernant la protection des renseignements personnels est diffusée régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités normales.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a pas appliqué de politiques, de lignes directrices ou de directives nouvelles ou révisées ayant trait à la protection des renseignements personnels.

Le CEE n’a reçu aucune plainte et n’a fait l’objet d’aucune vérification pendant la période visée par le présent rapport.

Aucune demande ni aucun appel n’ont été présentés aux tribunaux fédéraux pendant l’exercice 2014-2015.

Au cours de la période visée par le rapport, la surveillance du temps de traitement des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels a été effectuée au cas par cas. Le comité de gestion responsable discute aussi du temps de traitement, au besoin.

Il n’y a pas eu de cas d’atteinte à la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances déterminées et limitées dans lesquelles une institution fédérale est autorisée à communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Pendant la période visée par le présent rapport, le CEE n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m)de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa, ce 25^ième jour de mai 2010

Vic Toews, C. P., député
Sécurité publique Canada

*L.R.C. (1985), ch. A-1

Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC
Période visée par le rapport : 1 avril 2014 au 31 mars 2015

2.5 Complexité

2.6 Présomptions de refus