Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2015-2016 Comité externe d'examen de la GRC
1. Introduction
La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée de tous les citoyens canadiens et résidents permanents en ce qui concerne les renseignements personnels dont dispose une institution fédérale. Elle donne aussi aux personnes, y compris celles au Canada qui ne sont ni des résidents permanents ni des citoyens, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale établisse, pour présentation au Parlement, le rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit la façon dont le Comité externe d'examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l'exercice 2015-2016.
Le Comité externe d'examen de la GRC
Le Comité externe d'examen de la GRC, constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, est un tribunal administratif indépendant et impartial qui favorise un régime de relations de travail juste et équitable au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le CEE assure un examen indépendant d'appels concernant certaines questions de relations de travail et d'emploi de la GRC (y compris des plaintes de harcèlement, des cas d'inconduite, des licenciements et des rétrogradations ainsi que des cas de cessation du versement de la solde et des indemnités) qui lui sont renvoyés en application des articles 33 et 45.15 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ainsi que de l'article 17 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada. Le CEE transmet ses conclusions et recommandations au commissaire de la GRC, qui rend ensuite des décisions finales. Le CEE rend compte directement au Parlement par l'entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.
2. Responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels
Vu la petite taille du CEE (moins de 10 ETP) et le faible nombre de demandes qu'il reçoit, toutes les fonctions relatives à la protection des renseignements personnels sont assumées par le directeur exécutif et le gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n'a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :
- il trouve l'information demandée;
- il examine la demande pour déterminer s'il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
- il examine les exceptions pouvant s'appliquer;
- il prépare une copie de l'information qui ne fait pas l'objet d'exceptions et la transmet à l'auteur de la demande avec une lettre d'accompagnement;
- il classe la demande et tous les documents connexes dans son registre des demandes d'AIPRP.
Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est restreint afin qu'ils ne soient utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis.
Le CEE applique les lignes directrices sur la protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor.
3. Ordonnance de délégation de pouvoirs
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au vice-président et au directeur exécutif et avocat principal du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d'une institution fédérale, en l'occurrence, le Comité externe d'examen de la GRC, en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu'un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l'annexe A, Arrêté sur la délégation).
Au cours de l'exercice 2015-2016, le CEE a reçu deux demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été réglées comme suit :
| Disposition | Demandes |
|---|---|
| Communication totale | 0 |
| Communication partielle | 0 |
| Exception totale | 0 |
| Exclusion totale | 0 |
| Aucun document n'existe | 1 |
| Demande abandonnée | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 |
| Total | 1 |
Nota : Une demande a été reportée à l'exercice 2016-2017.
Règlement des demandes
La demande traitée était suffisamment détaillée pour repérer l'information voulue, mais aucun document pertinent n'a été trouvé au moment d'y donner suite. Cette demande a été traitée dans un délai se situant entre 16 et 30 jours.
Une demande a été reportée à la prochaine période de référence, car elle a été reçue vers la fin de la période de référence et devait faire l'objet de consultations auprès de deux autres institutions fédérales.
Les auteurs des deux demandes ont été avisés en conséquence.
Autres consultations
Aucun document confidentiel du Cabinet n'a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et aucune demande n'a été envoyée au Bureau du Conseil privé.
Demandes de consultation de la part d'autres institutions
Au cours de la période de référence, le CEE n'a pas été consulté à la suite d'une demande officielle de communication de renseignements personnels obtenue par une autre institution fédérale.
L'annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1er avril 2015 au 31 mars 2016.
Tendances pluriannuelles
Il est difficile d'évaluer les tendances pluriannuelles étant donné le très petit nombre de demandes que reçoit le CEE chaque année. Le nombre et les types de demandes et de consultations dont s'est occupé le CEE en 2015-2016 étaient typiques et correspondaient en général à ceux des années antérieures.
5. Activités de formation
Au cours de la période de référence, le personnel du CEE n'a reçu aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels. Certains avocats du CEE possèdent une formation juridique sur des questions d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, puisque l'évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.
Des renseignements sur le programme et les activités concernant l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels sont diffusés régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités quotidiennes.
6. Politiques, lignes directrices et procédures
Au cours de la période de référence, le CEE n'a pas mis en œuvre de politiques, de lignes directrices ou de directives nouvelles ou révisées ayant trait à la protection des renseignements personnels.
7. Plaintes, vérifications et enquêtes
Le CEE n'a reçu aucune plainte et aucune vérification ou enquête n'a été menée au cours de la période de référence.
Aucune demande ni aucun appel n'ont été présentés aux tribunaux fédéraux pendant l'exercice 2015-2016.
8. Suivi du délai de traitement
Au cours de la période de référence, le suivi du délai de traitement des demandes de communication de renseignements personnels a été effectué au cas par cas. Le comité de gestion responsable discute aussi du délai de traitement des demandes, au besoin.
9. Atteintes à la vie privée
Il n'y a pas eu de cas d'atteinte à la vie privée au cours de la période de référence.
10. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée au cours de l'exercice
Au cours de la période de référence, le CEE n'a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances précises et limitées où une institution fédérale peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Pendant la période de référence, le CEE n'a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l'alinéa 8(2)m)de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Annexe A
En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le Ministre de la Sécurité publique Canada délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, les attributions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire, le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi par les articles de la Loi mentionnés en regard de chaque poste.
| Poste | Article de la Loi sur la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Président | 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 10, 15, 17(2), 18(2), 19 à 28 incl., 35(4), 51(2), 51(3), Reg./Règ. 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14 |
| Vice-président | 8(2)(j), 8(2)(m), 8(4), 8(5), 10, 15, 17(2), 18(2), 19 à 28 incl., 35(4), 51(2), 51(3), Reg./Règ. 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14 |
| Directeur exécutif et avocat principal | 8(4), 8(5), 10, 15, 17(2), 18(2), 35(4), 51(2), 51(3), Règ. 9, 11(2), 11(4), 13(1), 14 |
Daté en la ville d'Ottawa, ce 25ième jour de mai 2010
Vic Toews, C. P., député
Sécurité publique Canada
*L.R.C. (1985), ch. A-1
Annexe B
Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC
Période visée par le rapport : 1 avril 2015 au 31 mars 2016
| Nombre de demandes | |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 2 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 |
| Total | 2 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 1 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 1 |
Partie 2 - Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport
| Disposition | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)a) | 0 |
| 19(1)b) | 0 |
| 19(1)c) | 0 |
| 19(1)d) | 0 |
| 19(1)e) | 0 |
| 19(1)f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 0 |
| 22(1)a)(i) | 0 |
| 22(1)a)(ii) | 0 |
| 22(1)a)(iii) | 0 |
| 22(1)b) | 0 |
| 22(1)c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 0 |
| 23a) | 0 |
| 23b) | 0 |
| 24a) | 0 |
| 24b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 0 |
| 27 | 0 |
| 28 | 0 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)a) | 0 |
| 69(1)b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)a) | 0 |
| 70(1)b) | 0 |
| 70(1)c) | 0 |
| 70(1)d) | 0 |
| 70(1)e) | 0 |
| 70(1)f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
2.5 Complexité
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
2.6 Présomptions de refus
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Motif principal | |||
|---|---|---|---|---|
| Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres | |
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 jours | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 jours | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 jours | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 - Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| Disposition des demandes de correction reçues | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 0 |
| Total | 0 |
Partie 5 - Prorogations
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement |
15a)(ii) Consultation |
15b) Traduction ou conversion |
|
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6 - Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organismes | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 - Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | ||
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | ||
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | |
Partie 8 – Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP);
| Nombre d'ÉFVP terminées | 0 | ||||||
| Dépenses | Montant | |
|---|---|---|
| Salaires | 5 000 $ | |
| Heures supplémentaires | 0 $ | |
| Biens et services | 0 $ | |
|
0 $ | |
|
0 $ | |
| Total | 5 000 $ | |
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 0,05 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0,00 |
| Employés régionaux | 0,00 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0,00 |
| Étudiants | 0,00 |
| Total | 0,05 |
Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.