Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2016-2017 Comité externe d'examen de la GRC

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La Loi sur la protection des renseignements personnels assure la confidentialité des renseignements personnels de tous les citoyens canadiens et résidents permanents dont dispose une institution fédérale. Elle donne aussi aux personnes, y compris les personnes qui se trouvent au Canada qui ne sont ni des résidents permanents, ni des citoyens, le droit d’accéder à leurs propres renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels stipule qu’à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale établit pour présentation au Parlement le rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d’examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels durant l’exercice 2016-2017.

Le Comité externe d’examen de la GRC, constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, est un tribunal administratif indépendant et impartial qui favorise un régime de relations de travail juste et équitable au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le CEE assure un examen indépendant d’appels concernant certaines questions de relations de travail et d’emploi de la GRC (y compris des plaintes de harcèlement, des cas d’inconduite, des licenciements et des rétrogradations ainsi que des cas de cessation du versement de la solde et des indemnités) qui lui sont renvoyés en application des articles 33 et 45.15 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ainsi que de l’article 17 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada. Le CEE transmet ses conclusions et recommandations au commissaire de la GRC, qui rend ensuite des décisions finales. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Vu la petite taille du CEE (moins de 10 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à l’accès à l’information sont assumées par le directeur exécutif et le gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour déterminer s’il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et la transmet à l’auteur de la demande avec une lettre d’accompagnement;
• la demande et tous les documents associés sont classés dans le registre des demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est restreint afin qu’ils ne soient utilisés qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le CEE applique les lignes directrices sur la protection des renseignements personnels du Conseil du Trésor.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au vice-président et au directeur exécutif du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale, en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC, en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu’un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l’annexe A, Arrêté sur la délégation).

Au cours de l’exercice 2016-2017, le CEE a reçu une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une demande qui a été reportée de l’exercice 2015-2016 a également été traitée durant la période visée par le rapport. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Une demande a fait l’objet d’une communication partielle, car certaines parties étaient exemptées aux termes du paragraphe 22(1)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette demande a été traitée dans un délai de 31 à 60 jours, car des consultations auprès de deux autres institutions fédérales étaient nécessaires.

Une des demandes fournissait suffisamment d’information pour déterminer quel renseignement était demandé, mais aucun document pertinent n’a été trouvé. Cette demande a été traitée dans un délai d’un à quinze jours.

Pour l’ensemble des demandes précitées, les auteurs ont été avisés en conséquence.

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une demande a été envoyée au Bureau du Conseil privé aux fins de consultation concernant des exemptions proposées. Le Bureau du Conseil privé a approuvé les exemptions proposées du CEE aux termes du paragraphe 22(1)b) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a pas reçu de demande de consultation à la suite d’une demande officielle de communication de renseignements personnels obtenue par une autre institution fédérale.

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1^er avril 2016 au 31 mars 2017.

L’évaluation des tendances pluriannuelles est difficile compte tenu du très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. Les types de demandes traitées par le CEE en 2016-2017 étaient généralement conformes à celles des dernières années. Le nombre de demandes était inférieur à la moyenne de huit demandes par année des cinq dernières années (voir le tableau ci ci-dessous).

Aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n’a été offerte au personnel du CEE au cours de la période visée par le rapport. Certains conseillers juridiques du CEE ont reçu une formation juridique sur les questions d’AIPRP puisque l’évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.

L’information sur le programme et les activités concernant l’AIPRP est diffusée régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités normales.

Le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative, nouvelle ou révisée, au cours de la période visée par le rapport.

Aucune vérification n’a été réalisée durant la période visée par le rapport.

Aux termes de l’article 31 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le CEE a reçu quatre plaintes du Bureau du Commissaire à la vie privée au cours de la période visée par le rapport. Après enquête, le Bureau du Commissaire à la vie privée a conclu que deux de ces plaintes n’étaient pas fondées. L’auteur a été avisé en conséquence par le Bureau du Commissaire à la vie privée. Les deux autres plaintes faisaient encore l’objet d’une enquête à la fin de la période visée par le rapport.

Aucune demande ni appel n’a été présenté à la Cour fédérale concernant des demandes de renseignements personnels reçues par le CEE pendant l’exercice 2016-2017.

La surveillance du délai de traitement des demandes de communication de renseignements personnels a été effectuée au cas par cas. Le comité de gestion responsable discute aussi du délai de traitement des demandes, au besoin.

Aucune atteinte à la protection des renseignements personnels n’est survenue au cours de la période visée par le présent rapport.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances précises et limitées où une institution fédérale peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Pendant la période de référence, le CEE n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d’une institution fédérale, c’est-à-dire le Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa, ce 4^ième jour de mai 2017

L’hon. Ralph Goodale, C.P., député

*L.R.C. (1985), ch. A-1

Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC
Période visée par le rapport : 2016-04-01 au 2017-03-31

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.