Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport annuel 2017-2018 Comité externe d'examen de la GRC

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La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la confidentialité des renseignements personnels de tous les citoyens canadiens et résidents permanents dont dispose une institution fédérale. Elle accorde aussi aux personnes, y compris à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des résidents permanents ni des citoyens, le droit d'accéder à leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dispose qu'à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d'une institution fédérale doit établir pour présentation au Parlement le rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d'examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l'exercice 2017-2018.

Le Comité externe d'examen de la GRC, constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, est un tribunal administratif indépendant et impartial qui favorise un régime de relations de travail juste et équitable au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Le CEE assure un examen indépendant d'appels concernant certaines questions de relations de travail et d'emploi de la GRC (y compris des plaintes de harcèlement, des cas d'inconduite, des licenciements et des rétrogradations ainsi que des cas de cessation du versement de la solde et des indemnités) qui lui sont renvoyés en application des articles 33 et 45.15 de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada ainsi que de l'article 17 du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada. Le CEE transmet ses conclusions et recommandations au commissaire de la GRC, qui rend ensuite des décisions définitives. Le CEE rend compte directement au Parlement par l'entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

Vu la petite taille du CEE (moins de 15 ETP) et le faible nombre de demandes qu'il reçoit, toutes les fonctions relatives à l'accès à l'information sont assumées par le directeur exécutif et la gestionnaire des Services corporatifs. Le CEE n'a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l'information demandée;
• il examine la demande pour déterminer s'il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s'appliquer;
• il prépare une copie de l'information qui ne fait pas l'objet d'exceptions et la transmet à l'auteur de la demande avec une lettre d'accompagnement;
• il classe la demande et tous les documents connexes dans le registre des demandes liées à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est contrôlé afin qu'ils soient utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le CEE applique les lignes directrices en vigueur du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, au directeur exécutif et au coordonnateur de l'AIPRP du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d'une institution fédérale (en l'occurrence, le Comité externe d'examen de la GRC) en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu'un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l'annexe A, Arrêté sur la délégation).

Au cours de l'exercice 2017-2018, le CEE n'a reçu aucune demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

S.O.

Aucun document confidentiel du Cabinet n'a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n'a reçu aucune demande de consultation à la suite d'une demande officielle de communication de renseignements personnels obtenue par une autre institution fédérale.

L'annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1^er avril 2017 au 31 mars 2018.

Il est difficile d'évaluer les tendances pluriannuelles vu le très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. En 2017-2018, le CEE n'a reçu aucune demande et la tendance observée dans le graphique ci-après montre que le nombre de demandes reçues par le CEE a diminué constamment au cours des quatre dernières années (voir le graphique ci-après).

Au cours de la période visée par le rapport, aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n'a été offerte au personnel du CEE. Certains conseillers juridiques du CEE ont suivi une formation juridique sur les questions d'AIPRP, puisque l'évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.

Des renseignements concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels sont communiqués régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités normales.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n'a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée en matière de protection des renseignements personnels.

Aucune vérification n'a été commencée ou effectuée pendant la période visée par le rapport.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n'a reçu aucune plainte du Commissariat à la protection de la vie privée.

Pendant l'exercice 2017-2018, aucune demande ni aucun appel n'a été présenté à la Cour fédérale concernant des demandes de communication de renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, les délais de traitement des demandes de communication de renseignements personnels ont été surveillés lorsque le CEE a reçu des demandes. Le comité de gestion responsable discute aussi des délais de traitement des demandes, au besoin.

Il n'y a eu aucune atteinte à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n'a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances précises et limitées où une institution peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n'a communiqué aucun renseignement personnel au titre de l'alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de l'article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels*, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes sous mentionnés, ou aux personnes qui occupent ces postes à titre intérimaire, les pouvoirs et les fonctions dont il est, en qualité de responsable d'une institution fédérale, c'est-à-dire le Comité externe d'examen de la Gendarmerie royale du Canada, investi conformément à l'article de la Loi mentionné à l'égard de chaque poste.

Daté en la ville d'Ottawa, ce 4^ième jour de mai 2017

L'hon. Ralph Goodale, C.P., député

*L.R.C. (1985), ch. A-1

Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC
Période visée par le rapport : 2017-04-01 au 2018-03-31

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.