Rapport 2021-2022 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la confidentialité des renseignements personnels de tous les citoyens canadiens et résidents permanents dont dispose une institution fédérale. Elle accorde aussi aux personnes, y compris à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des résidents permanents ni des citoyens, le droit d’accéder à leurs renseignements personnels.

L’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dispose qu’à la fin de chaque exercice, chacun des responsables d’une institution fédérale doit établir pour présentation au Parlement le rapport d’application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d’examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l’exercice 2021-2022.

Le Comité externe d’examen de la GRC (CEE), constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, favorise des relations de travail justes et équitables ainsi que la responsabilisation au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en procédant à l’examen de dossiers d’appel en toute impartialité et indépendance. Le CEE présente des conclusions et des recommandations au commissaire de la GRC pour qu’il rende des décisions définitives sur des appels concernant des questions d’importance capitale (p. ex., des appels de décisions sur des plaintes de harcèlement ainsi que des appels de décisions de licencier ou de rétrograder un membre de la GRC pour inconduite, de cesser le versement de la solde et des indemnités d’un membre suspendu de ses fonctions ou de licencier un membre pour des raisons médicales ou des raisons de rendement). En vertu de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada, la GRC est tenue de renvoyer les dossiers d’appel devant le CEE, qui les examine et présente ses conclusions et ses recommandations à leur égard. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique.

Vu la petite taille du CEE (moins de 30 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à l’accès à l’information sont assumées par la directrice générale, services généraux et DFP, et l’agente principale, planification et rapports. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour déterminer s’il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et la transmet à l’auteur de la demande avec une lettre d’accompagnement;
• il classe la demande et tous les documents connexes dans le registre des demandes liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est contrôlé afin qu’ils soient utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le CEE applique les lignes directrices en vigueur du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Le CEE n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de référence.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, à la directrice générale des services généraux et DPF, au coordonnateur de l’AIPRP et à l’agente principale, planification et rapports du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale (en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC) en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu’un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l’annexe A, Arrêté sur la délégation).

Au cours de l’exercice 2021-2022, le CEE a reçu dix-sept (17) demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Quinze (15) des demandes ont été transmises aux institutions et organisations ayant le contrôle de ces dossiers, puisqu’elles ne s’adressaient pas au CEE. Une (1) demande a été divulguée en totalité et une (1) a été divulguée en partie car une partie du texte était exemptée en vertu du paragraphe 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Le délai de traitement de ces deux demandes était de 1 à 15 jours et de 16 à 30 jours.

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE a reçu une demande de consultation à la suite d’une demande officielle de communication de renseignements personnels obtenue par une autre institution fédérale.

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1er  avril 2021 au 31 mars 2022.

Il est difficile d’évaluer les tendances pluriannuelles vu le très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. En 2021-2022, le CEE a reçu dix-sept (17) demandes et la tendance observée dans le graphique ci-après montre que le CEE a reçues très peu de demandes au cours des cinq dernières années (voir le graphique ci-après).

Au cours de la période visée par le rapport, aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n’a été offerte au personnel du CEE. Certains conseillers juridiques du CEE ont suivi une formation juridique sur les questions d’AIPRP, puisque l’évaluation de certaines demandes peut nécessiter une analyse ou des conseils juridiques.

Des renseignements concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels sont communiqués régulièrement au personnel du CEE dans le cadre des activités normales.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée en matière de protection des renseignements personnels.

Les mesures relatives à la COVID-19 n’ont pas eu d’incidence sur la capacité du CEE à s’acquitter de ses responsabilités prévues dans la Loi sur la protection des renseignement personnels. Aucune mesure d’atténuation n’était requise.

Aucune vérification n’a été commencée ou effectuée pendant la période visée par le rapport.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a reçu aucune plainte du Commissariat à la protection de la vie privée.

Pendant l’exercice 2021-2022, aucune demande ni aucun appel n’a été présenté à la Cour fédérale concernant des demandes de communication de renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, les délais de traitement des demandes de communication de renseignements personnels ont été surveillés lorsque le CEE a reçu des demandes. Le comité de gestion responsable discute aussi des délais de traitement des demandes, au besoin.

Il n’y a eu aucune atteinte à la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances précises et limitées où une institution peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a communiqué aucun renseignement personnel au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 27^e jour de août, 2020

L’honorable William Sterling Blair, P.C., C.O.M., député

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Nom de l'institution: Comité externe d'examen de la GRC
Période d'établissement de rapport: 2021-04-01 au 2022-03-31

3.6 Demandes fermées

3.7 Présomptions de refus