Rapport 2022-2023 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Comité externe d’examen de la GRC (CEE), constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, favorise des relations de travail justes et équitables ainsi que la responsabilisation au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en procédant à l’examen de dossiers d’appel en toute impartialité et indépendance. Le CEE présente des conclusions et des recommandations au commissaire de la GRC pour qu’il rende des décisions définitives sur des appels concernant des questions d’importance capitale (p. ex., des appels de décisions sur des plaintes de harcèlement ainsi que des appels de décisions de licencier ou de rétrograder un membre de la GRC pour inconduite, de cesser le versement de la solde et des indemnités d’un membre suspendu de ses fonctions ou de licencier un membre pour des raisons médicales ou des raisons de rendement). En vertu de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et du Règlement de la Gendarmerie royale du Canada, la GRC est tenue de renvoyer les dossiers d’appel devant le CEE, qui les examine et présente ses conclusions et ses recommandations à leur égard. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique.

Vu la petite taille du CEE (moins de 30 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à l’accès à l’information sont assumées par la directrice générale, services généraux et DFP, et l’agente principale, planification et rapports. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour déterminer s’il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et la transmet à l’auteur de la demande avec une lettre d’accompagnement;
• il classe la demande et tous les documents connexes dans le registre des demandes liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et leur accès est contrôlé afin qu’ils soient utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le CEE applique les lignes directrices en vigueur du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Le CEE n’a conclu aucune entente de service en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période de référence.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, à la directrice générale des services généraux et DPF, au coordonnateur de l’AIPRP et à l’agente principale, planification et rapports du CEE les attributions dont il est investi par les dispositions de la Loi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale (en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC) en application de certains articles de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à aviser les auteurs de demandes qu’un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l’annexe A, Arrêté sur la délégation).

Au cours de l’exercice 2022-2023, le CEE a reçu vingt-quatre (24) demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été traitées comme suit :

Aucun document n’existait pour les vingt-quatre (24) demandes envoyées au CEE. Vingt-trois (23) demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, tandis qu’une (1) demande a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours. 

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le rapport, le CEE a reçu une demande de consultation à la suite d’une demande officielle de communication de renseignements personnels obtenue par une autre institution fédérale.

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels que le CEE a traitées du 1er avril 2022 au 31 mars 2023.

Les mesures prises pendant la pandémie de COVID-19 n’ont eu aucune répercussion sur la capacité du CEE à assumer ses responsabilités prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Aucune mesure d’atténuation n’a été nécessaire. 

Il est difficile d’évaluer les tendances sur plusieurs années vu le très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. En 2022-2023, le CEE a reçu vingt-quatre (24) demandes, et la tendance observée dans le graphique ci-après montre qu’il en a reçu et traité douze (12) par année en moyenne au cours des cinq dernières années (voir le graphique ci-après).

Aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n’a été offerte au personnel du CEE au cours de la période visée par le présent rapport. Certains conseillers juridiques du CEE ont suivi une formation juridique sur les questions d’AIPRP, puisqu’une analyse ou des conseils juridiques sont parfois nécessaires pour évaluer certaines demandes.

En 2022-2023, trois (3) employés du CEE ont suivi le cours en ligne intitulé « Cours de base sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels » (I015). Ce cours, offert par l’École de la fonction publique du Canada, est obligatoire pour tous les nouveaux employés du CEE.

Les employés du CEE reçoivent régulièrement des renseignements concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre des activités courantes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée en matière de protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune initiative ni aucun projet nouveau ou révisé en matière de protection des renseignements personnels.

Aucune vérification n’a été commencée ou achevée au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CEE n’a reçu aucune plainte du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport.

Il n’y a eu aucune atteinte à la vie privée au cours de l’exercice 2022-2023.

Le CEE n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pendant l’exercice 2022-2023

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit des circonstances précises et limitées où une institution peut communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Au cours de la période visée par le rapport, le CEE n’a communiqué aucun renseignement personnel au titre de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE a assuré un suivi du délai de traitement des demandes de communication de renseignements personnels à partir du moment où il a reçu les demandes. Le comité de gestion compétent discute aussi du délai de traitement des demandes, au besoin.

En vertu de l'article 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont il est, en qualité de responsable de la Sécurité publique et de la Protection civile, investi par les dispositions de la Loi ou de son règlement mentionnées en regard de chaque poste. Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 27^e jour de août, 2020

L’honorable William Sterling Blair, P.C., C.O.M., député

Ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile

Nom de l'institution: Comité externe d'examen de la GRC
Période d'établissement de rapport: 2022-04-01 au 2023-03-31