Loi sur la protection des renseignements personnels Rapport 2024-2025 Comité externe d'examen de la GRC

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la confidentialité des renseignements personnels détenus par les institutions fédérales sur tous les citoyens canadiens et résidents permanents. Elle confère aussi aux personnes, dont celles au Canada qui ne sont pas résidents permanents ni citoyens, le droit d’accéder aux renseignements personnels qui les concernent.

Le présent rapport a été établi et déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui dispose que le responsable de chaque institution fédérale doit établir un rapport annuel sur l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l’exercice. Le présent rapport décrit comment le Comité externe d’examen de la GRC (CEE) a appliqué la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant l’exercice 2024-2025.

Le CEE n’avait aucune filiale non opérationnelle (« papier ») pendant la période visée par le présent rapport. 

Le CEE, constitué en 1986 en vertu de la partie II de la Loi sur la Gendarmerie royale du Canada, favorise des relations de travail justes et équitables ainsi que la responsabilisation au sein de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) en procédant à l’examen de dossiers d’appel en toute impartialité et indépendance. Le CEE présente des conclusions et des recommandations au commissaire de la GRC pour qu’il rende des décisions définitives sur des appels concernant des questions d’importance capitale (p. ex., des appels de décisions sur des plaintes de harcèlement ainsi que des appels de décisions de licencier ou de rétrograder un membre de la GRC pour inconduite, de décisions de cesser le versement de la solde et des indemnités d’un membre suspendu de ses fonctions ou de décisions de licencier un membre pour des raisons médicales ou des raisons de rendement). La Loi sur la Gendarmerie royale du Canada et le Règlement de la Gendarmerie royale du Canada obligent la GRC à renvoyer les dossiers d’appel devant le CEE, qui les examine et présente ses conclusions et ses recommandations à leur égard. Le CEE rend compte directement au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique, des Institutions démocratiques et des Affaires intergouvernementales.

Vu la petite taille du CEE (moins de 30 ETP) et le faible nombre de demandes qu’il reçoit, toutes les fonctions relatives à la protection des renseignements personnels sont assumées par la directrice générale, Services généraux, et l’agente principale, services généraux. Le CEE n’a aucun bureau régional. Il traite chaque demande comme suit :

• il trouve l’information demandée;
• il examine la demande pour établir s’il y a lieu de la transmettre à une autre institution fédérale davantage concernée;
• il examine les exceptions pouvant s’appliquer;
• il prépare une copie de l’information qui ne fait pas l’objet d’exceptions et la transmet au demandeur avec une lettre d’accompagnement;
• il classe la demande et tous les documents y afférents dans le registre des demandes liées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) du CEE.

Tous les renseignements personnels sont classés séparément et soumis à un accès contrôlé pour qu’ils soient utilisés uniquement aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Le CEE applique les lignes directrices en vigueur du Conseil du Trésor sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Le CEE n’a conclu aucun accord de services en vertu de l’article 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le présent rapport.

En vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile délègue au président, à la directrice générale des Services généraux et au coordonnateur de l’AIPRP du CEE les attributions dont il est investi en sa qualité de responsable d’une institution fédérale (en l’occurrence, le Comité externe d’examen de la GRC) au titre de certaines dispositions de la Loi. Les responsabilités relatives à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels consistent notamment à informer les demandeurs qu’un délai a été prorogé et à leur communiquer des documents (voir l’annexe A : Arrêté de délégation).

Au cours de l’exercice 2024-2025, le CEE a reçu treize (13) demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces demandes ont été réglées comme suit :

Aucun document n’existait pour douze (12) demandes envoyées au CEE, tandis qu’une (1) demande a donné lieu à la communication partielle de documents. Douze (12) demandes ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, tandis qu’une (1) demande a été traitée dans un délai de 16 à 30 jours. Le CEE a répondu à 100 % des demandes dans les délais prescrits par la Loi.

Il n’y avait aucune demande active au dernier jour de la période de référence 2024-2025.

Il n’y avait aucune plainte active à la fin de la période de référence 2024-2025.

À la fin de la période de référence 2024-2025, 100 % des demandes traitées pour lesquelles des documents ont été communiqués ont donné lieu à la communication partielle de documents.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a pas été consulté au sujet de demandes officielles de communication de renseignements personnels obtenues par d’autres institutions fédérales.

Aucun document confidentiel du Cabinet n’a été consulté en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

L’annexe B et l’annexe C présentent un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par le CEE du 1^er avril 2024 au 31 mars 2025.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a pas été consulté au sujet de demandes officielles de communication de renseignements personnels obtenues par d’autres institutions fédérales.

L’annexe B présente un résumé statistique des demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels traitées par le CEE du 1er avril 2023 au 31 mars 2024.

Il est difficile d’évaluer les tendances sur plusieurs années vu le très petit nombre de demandes reçues chaque année par le CEE. Le CEE a reçu et traité 17,2 demandes par année en moyenne au cours des cinq (5) dernières années (voir le graphique ci-dessous). Au cours de l’exercice 2024-2025, le CEE a reçu treize (13) demandes, lesquelles ont toutes été traitées.

Bien qu’aucune formation officielle sur la protection des renseignements personnels n’ait été offerte au personnel du CEE, en 2024-2025, 100 % des employés ont suivi la formation obligatoire du CEE sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels offerte en par l’École de la fonction publique du Canada. De plus, certains conseillers juridiques du CEE ont suivi une formation juridique sur les questions d’AIPRP, puisqu’une analyse ou des conseils juridiques sont parfois nécessaires pour évaluer certaines demandes.

Par ailleurs, les employés du CEE reçoivent régulièrement des renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre des activités courantes.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune politique, ligne directrice, procédure ou initiative nouvelle ou révisée en matière de protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a mis en œuvre aucune initiative ni aucun projet nouveau ou révisé en matière de protection des renseignements personnels.

Aucune vérification n’a été commencée ou achevée au cours de la période visée par le présent rapport.

Le CEE a reçu deux (2) plainte du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le présent rapport. Les deux (2) plaintes ont été fermées au moyen du processus de règlement rapide et le Commissariat n’a pas émis de rapport de conclusion.

Il n’y a eu aucune atteinte à la vie privée au cours de l’exercice 2024-2025.

Le CEE n’a effectué aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pendant l’exercice 2024-2025.

Le paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit certaines circonstances précises dans lesquelles les institutions fédérales peuvent communiquer des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée. Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Au cours de la période visée par le présent rapport, le CEE a assuré un suivi du délai de traitement des demandes de communication de renseignements personnels à partir du moment où il a reçu les demandes. Le comité de gestion compétent discute aussi du délai de traitement des demandes, au besoin.

En vertu des paragraphes 95(1) de la Loi sur l’accès à l’information et 73(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Ministre de la Sécurité publique délègue aux titulaires des postes mentionnés à l'annexe ci-après, ainsi qu'aux personnes occupant à titre intérimaire lesdits postes, les attributions dont le Ministre est, en qualité de responsable de la Sécurité publique, investi par les dispositions des Lois ou des règlements mentionnées en regard de chaque poste.

Le présent document remplace et annule tout arrêté antérieur.

Daté, en la ville d’Ottawa, ce 22^e jour de janvier, 2025

L’honorable David J. McGuinty, C.P., député

Ministre de la Sécurité publique Canada

Nom de l'institution: Comité externe d'examen de la GRC
Période d'établissement de rapport: 2024-04-01 au 2025-03-31

Nom de l'institution : Comité externe d'examen de la GRC

Période d'établissement de rapport : 2024-04-01 au 2025-03-31