Vérification des contrôles de base du Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada
Juillet 2012
Bureau du contrôleur général
Objectif et portée
Cette vérification avait pour but de déterminer si les contrôles de base de la gestion financière Note de bas de page 1 en place au Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada (CEE) sont effectués conformément aux exigences clés prévues dans les lois, politiques et directives applicables. Pour connaître les critères de vérification précis, veuillez consulter le lien suivant : http://www.tbs-sct.gc.ca/report/orp/2011/ccac-cvcb-fra.asp.
La portée de la vérification a inclue toutes les opérations, tous les dossiers et tous les processus du CEE du 1er avril 2011 au 31 mars 2012. Veuillez noter que l’opération de paiement et de règlement de toutes les transactions n’a pas été testée au cours de cette vérification, car ce processus est géré par Sécurité publique Canada au nom du CEE suivant les termes d’un protocole d’entente.
Les opérations ont été choisies parmi celles de l’année financière 2011-2012. La vérification a examiné un échantillon de transactions pour chacune des politiques et directives énumérées dans l’Annexe A du présent rapport.
Conformité aux normes professionnelles
Cette vérification a été effectuée en conformité avec les normes de vérification interne du gouvernement du Canada comprenant les normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne de l’Institute of Internal Auditors (IIA)Note de bas de page 2.
Anthea English, CA
Contrôleur général adjointe
Secteur de la vérification interne, Bureau du contrôleur général
Pourquoi est-ce important
La population canadienne s’attend à ce que le gouvernement fédéral soit géré efficacement, que les fonds publics fassent l’objet d’une gestion prudente, que les biens publics soient protégés et que les ressources publiques soient utilisées de façon efficace, efficiente et économique. Elle s’attend également à des rapports fiables qui montrent de façon transparente et responsable comment le gouvernement dépense les fonds publics en vue d’obtenir des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens.
La Loi sur la gestion des finances publiques désigne les administrateurs généraux à titre d’administrateurs des comptes de leur ministère et organisme respectif. En leur qualité d’administrateur des comptes, les administrateurs généraux doivent rendre compte de l’organisation des ressources de façon que les objectifs ministériels soient réalisés conformément aux politiques et aux directives gouvernementales; veiller à ce que des systèmes de contrôle interne soient en place; signer les comptes ministériels; et s’acquitter d’autres responsabilités particulières prévues par la loi ou la réglementation aux fins de l’administration de leur ministère ou de leur organisme.
Constatations de la vérification et conclusion
Les contrôles de base de la gestion financière en ce qui concerne les transactions examinées du Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada sont effectués conformément aux exigences clés dans trois des douze politiques et directivesNote de bas de page 3 et en partie dans trois politiques, directives et lois connexes qui ont été prises en compte aux fins de la vérification. Le CEE ne s’est pas conformé aux exigences clés dans six des politiques et directives applicables.
Il a été déterminé que certains engagements de dépenses et engagements de fonds n’ont pas été préalablement approuvés, notamment en ce qui concerne les cartes d’achat et l’accueil. Ensuite, les pouvoir financiers ont été délégués à une personne qui n'avait pas reçu la formation obligatoire pour exercer leur pouvoir délégué. De plus, la documentation dans la plupart des dossiers d’approvisionnement était insuffisante pour justifier les décisions prises concernant la passation de marchés. Enfin, on a remarqué que la vérification des comptes n’était pas toujours faite par une personne ayant le pouvoir délégué, ou ségrégué du bénéficiaire de la transaction, particulièrement dans le domaine des avances comptables.
Recommandations
Le CEE devrait veiller à ce que l’engagement des dépenses soit documenté avant que celles-ci soient effectuées; la formation obligatoire soit fournie à toutes les personnes qui ont été déléguées les pouvoirs financiers; les décisions concernant la passation de marchés soient documentées de manière cohérente; qu'une séparation appropriée des tâches est mise en place dans le domaine de la vérification des comptes et qu'il est toujours fait par une personne dûment autorisée à le faire.
Plans d’action de la direction
La direction a accepté les constatations de la vérification et elle a mis au point un plan d’action en vue de donner suite aux recommandations détaillées. Ce plan d’action peut être consulté sur le site web du CEE.
Les résultats de la vérification et le plan d’action de la direction ont fait l’objet de discussions avec la présidente du CEE et le Comité de vérification des petits ministères. Le Bureau du contrôleur général assurera un suivi concernant ce plan d’action jusqu’à ce que des mesures soient prises relativement à chaque constatation.
Annexe A : Politiques et directives prises en compte aux fins de la vérification
| Politiques et directives prises en compte | Conformité |
|---|---|
| Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses | Non respectée |
| Directive sur les cartes d’achat | Respectée en partie |
| Directive sur les avances comptables | Non respectée |
| Politique sur les marchés | Non respectée |
| Directive du Conseil national mixte sur les voyages et Directive sur les cartes de voyage et les chèques de voyage | Respectée |
| Politique sur l’accueil et Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d’accueil et de conférences | Non respectée |
| Directive sur les congés et les modalités de travail spéciales | Respectée en partie |
| Politique sur l'administration de la rémunérationNote de bas de page 4 | Respectée |
| Directive sur la gestion financière de l’administration de la paye | Respectée en partie |
| Directive sur l'engagement des dépenses et le contrôle des engagementsNote de bas de page 5 | Non respectée |
| Directive sur la vérification des comptesNote de bas de page 6 | Non respectée |
| Légende | Légende des seuils de conformitéNote de bas de page 7 |
|---|---|
| Respectée | Conformité dans une proportion d’au moins 98 %. |
| Respectée en partie | Conformité dans une proportion d’au moins 80 %, mais de moins de 98 %. |
| Non respectée | Conformité dans une proportion inférieure à 80 %. |
Opinion du Comité externe d’examen de la Gendarmerie royale du Canada (CEE) au sujet du rapport de vérification :
Le CEE a examiné les conclusions et les recommandations, lesquelles représentent fidèlement, dans le cadre de la présente vérification, le contrôle exercé sur la gestion financière, la passation des marchés, les déplacements et l’accueil ainsi que les ressources humaines.
Catherine Ebbs
Présidente
Comité externe d’examen de la GRC
Date: 13 juillet 2012
Plans d’action de la direction
| Recommandations | Priorité | Réponse et mesures prévues | Responsabilités (titre du poste responsable de la mesure) | Calendrier (dates prévues de mise en œuvre) |
|---|---|---|---|---|
| 1. Le CEE doit veiller à ce que tous les employés suivent la formation obligatoire, conformément aux exigences relatives à la gestion financière, à la passation des marchés et aux ressources humaines, et à ce qu’ils vérifient leurs connaissances tous les cinq ans. | Élevée | La direction accepte la recommandation. Le CEE veillera à ce que les employés soient inscrits, au besoin, à la formation sur la gestion financière, la passation des marchés et les ressources humaines. Une base de données sera élaborée pour assurer un suivi des exigences relatives à la vérification périodique des connaissances. Ces exigences en matière de formation et de vérification des connaissances seront consignées dans les plans d’apprentissage des employés. |
Directeur financier | Des séances de formation seront offertes en septembre ou en octobre 2012. L’outil de suivi interne sera prêt d’ici octobre 2012. |
| 2. Le CEE doit veiller à ce que les avances comptables fassent régulièrement l’objet d’une vérification indépendante lorsque le dépositaire reste le même pour une longue période. | Faible | La direction accepte la recommandation. La mesure prévue consiste à établir un mécanisme interne permettant de vérifier les avances comptables de façon régulière et indépendante. Plus précisément, une personne autre que le dépositaire des fonds procédera au dénombrement des montants et établira ensuite un état de rapprochement. Au moins deux vérifications seront effectuées au hasard chaque année. |
Directeur financier | La procédure sera élaborée et mise en œuvre d’ici octobre 2012. |
3. Le CEE doit veiller à ce que : - Un énoncé des travaux soit rédigé et consigné avant l’attribution d’un marché; - Les dossiers des marchés sans appel d’offres comprennent de l’information justifiant l’attribution des marchés à un fournisseur exclusif, conformément à l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État; - Les documents à l’appui des évaluations du meilleur rapport qualité/prix soient conservés dans les dossiers; - Des outils d’approvisionnement appropriés soient choisis et employés conformément à leurs conditions d’utilisation; - Les évaluations des marchés soient signées par au moins deux évaluateurs dûment nommés; - Les marchés soient signés par une personne dûment autorisée, en fonction des montants des marchés. |
Élevée | La direction accepte la recommandation. Voir aussi les mesures prévues pour donner suite à la recommandation no 1. Le CEE veillera à ce que les employés soient inscrits, au besoin, à la formation sur la passation des marchés. Le CEE élaborera une liste de contrôle des marchés qui comprendra les éléments suivants : - Plafonds des marchés; - Exigences relatives à chaque type de marchés (énoncé des travaux, justification et évaluation du meilleur rapport qualité/prix); - Processus de sélection lié à la passation des marchés (méthodes disponibles et outils obligatoires ou optionnels); - L’information relative au processus d’évaluation est consignée par au moins deux évaluateurs dûment nommés. |
Directeur financier | La liste de contrôle sera prête et mise en application d’ici décembre 2012. |
| 4. Le CEE doit veiller à ce que tous les congés applicables soient autorisés à l’avance. | Faible | La direction accepte la recommandation. Le CEE élaborera une politique interne sur la gestion des congés pour rappeler aux employés qu’ils doivent faire approuver leurs congés à l’avance. |
Directeur financier | La politique interne sera mise en vigueur d’ici octobre 2012. |
| 5. Le CEE doit veiller à ce que les dépenses soient engagées par une personne dûment autorisée. | Élevée | La direction accepte cette recommandation. Le CEE veillera à ce que la formation sur la gestion financière (qui porte notamment sur l’engagement des dépenses), mentionnée comme mesure pour donner suite à la recommandation no 1, soit offerte à ses employés au besoin. Le CEE créera un formulaire d’engagement des dépenses. Cet outil interne permettra d’engager les dépenses comme il se doit. |
Directeur financier | Des séances de formation seront offertes en septembre ou en octobre 2012. L’outil sera prêt et mis en application d’ici octobre 2012. |
| 6. Le CEE doit veiller à ce que les comptes soient vérifiés par une personne dûment autorisée qui n’a pas profité directement ou indirectement des dépenses. | Élevée | La direction accepte cette recommandation. Le CEE veillera à ce que la formation sur la gestion financière (qui porte notamment sur la vérification des comptes), mentionnée comme mesure pour donner suite à la recommandation no 1, soit offerte à ses employés au besoin. De plus, le CEE établira une procédure interne pour que les comptes soient vérifiés par une personne dûment autorisée n’ayant pas profité des dépenses. Dans l’éventualité où la personne vérifiant les comptes aura profité des dépenses, les comptes seront vérifiés par deux employés dûment autorisés. Dans l’éventualité où tous les employés du CEE dûment autorisés auront profité des dépenses, les comptes seront vérifiés par la présidente du CEE. |
Directeur financier | Des séances de formation seront offertes en septembre ou en octobre 2012. La procédure sera élaborée et mise en application d’ici octobre 2012. |
Notes en bas de page
- 1
On trouvera à l’annexe A la liste complète des politiques et des directives qui ont été prises en compte aux fins de cette vérification.
- 2
Le Bureau du contrôleur général n’a pas été sujet à une évaluation externe pour supporter la conformité de cet énoncé.
- 3
Se référer à l’annexe A pour la liste de conformité globale de la CEE aux politiques et directives qui ont été examinées.
- 4
Comprend la Politique de gestion des cadres supérieurs, la Directive sur les conditions d'emploi de certains employés exclus ou non représentés et la Directive sur la rémunération des cadres supérieurs.
- 5
Comprend l’article 32 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
- 6
Comprend l’article 33 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
- 7
Seuils de conformité pour les opérations prises en compte.