Sommaire des dossiers de griefs - G-376

Le requérant s'est fait rembourser ses frais de repas dans le cas de voyages de moins d'un jour aux taux des indemnités suggérés par son surveillant. Par la suite, il a appris que des membres d'une autre division qui exerçaient les mêmes fonctions que lui avaient vu leurs repas être remboursés en fonction d'un taux plus élevé. Dans le grief qu'il a déposé au niveau I, le requérant a demandé que la Gendarmerie lui rembourse l'écart entre ce qu'il avait déjà reçu pour ses repas et le montant qu'il aurait reçu si sa demande initiale avait été traitée en fonction du taux d'allocation supérieur. Il a également demandé que la documentation pertinente lui soit communiquée. L'intimé a soutenu que le requérant n'avait pas respecté les délais impartis parce que ce dernier avait été informé de la politique lors d'une séance d'orientation tenue plus de 30 jours avant qu'il présente son grief. En outre, une demande de remboursement supplémentaire ne pouvait pas être examinée si elle n'était pas accompagnée des reçus nécessaires. L'arbitre de niveau I a conclu que le requérant n'avait pas qualité pour agir et a donc rejeté le grief. Le requérant s'est fait rembourser les coûts réels qu'il avait engagés. Le fait que d'autres membres avaient vu leurs repas être remboursés à des taux différents n'était pas pertinent. Le requérant a déposé son grief au niveau II.

Le grief a été déposé dans les délais impartis. En effet, il a été présenté dans les 30 jours suivant le rejet de la demande de remboursement supplémentaire du requérant au motif de la parité financière.

Le requérant a qualité pour agir. Il a été lésé par la décision de l'intimé de rejeter sa demande de remboursement supplémentaire. Cette décision l'a touché personnellement, peu importe les arguments avancés au sujet du bien-fondé du grief.

Les demandes de divulgation ont été traitées de manière acceptable. L'intimé a invité le requérant à consulter la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (DVCT) sur le site Web de cette agence pour répondre à sa demande concernant la justification des voyages. Il a également informé le requérant que les décisions des deux divisions en matière de voyages étaient fondées sur la DVCT. Les documents budgétaires demandés par le requérant n'étaient pas pertinents pour son grief et sa demande afin d'obtenir « toute autre information à l'appui de mon cas » était trop vague.

Compte tenu de recommandations formulées dans le passé, le Comité externe a conclu que la DVCT devait être lue concurremment avec les délibérations du Conseil du Trésor (DCT) nos 704761 et 710531. En cas d'écart entre la DVCT et les DCT, ce sont ces dernières qui s'appliquent. En cas d'écart entre la section VI.I du Manuel d'administration de la GRC et les documents du CT, ce sont ces derniers qui s'appliquent. En outre, la DVCT, entrée en vigueur le 1er octobre 2002, doit être lue concurremment avec les DCT. La DVCT ne pouvait pas annuler les DCT, et rien ne prouve que le Conseil du Trésor ait infirmé les DCT. Au cours des jours pour lesquels le requérant demande le remboursement de ses frais de repas, il était en déplacement selon la définition figurant à l'alinéa 4(2)d) des DCT. Il faisait un « voyage aller-retour » pendant la même journée; on ne pouvait donc pas dire qu'il était resté « dans les environs du lieu de travail ». À la suite de la recommandation du Comité externe et du commissaire dans les cas CEE 2200-00-003/4/5/6 (G-256-7-8-9), pour que l'esprit de la nouvelle DVCT puisse être intégré à l'interprétation des DCT, il faudrait que la Gendarmerie admette que, dans le cas de voyages effectués à l'extérieur des quartiers généraux, sans nuitée, les membres peuvent être admissibles à une indemnité de repas plutôt que se voir rembourser uniquement les frais réels engagés et qu'aucun reçu n'est nécessaire. Les responsables du district du requérant ont aussi commis une erreur en utilisant un taux de remboursement des soupers inférieur au taux d'indemnité du CT. Toutefois, il était raisonnable d'utiliser un taux d'indemnité en fonds canadiens, car les déplacements s'étaient produits tant au Canada qu'aux États-Unis.

Compte tenu de l'incertitude et de la confusion quant à savoir quelles politiques du CT et de la GRC s'appliquent aux voyages effectués par les membres de la GRC, et de quelle manière les politiques applicables doivent être interprétées, le Comité externe recommande que le commissaire ordonne l'examen de toutes les politiques du CT et de la GRC relatives aux voyages des membres de la GRC. Cet examen permettrait de confirmer l'état actuel des DCT, d'établir un cadre plus précis pour l'évaluation des demandes de remboursement des frais de voyage présentées par des membres de la GRC et de recommander des changements aux politiques applicables afin d'éliminer les contradictions et les incohérences. Une politique sur les voyages plus cohérente et plus transparente serait utile à la GRC, tant dans le cas des personnes qui présentent des demandes de remboursement que de celles qui les évaluent.

Le Comité externe recommande au commissaire de la GRC d'accueillir le grief et d'ordonner que les demandes de remboursement du requérant soient réévaluées en fonction des taux d'indemnité figurant dans l'annexe C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor entrée en vigueur le 1er octobre 2002.

Le commissaire a rendu sa décision dans cette affaire, telle que résumée par son personnel :

Le commissaire a tout d’abord rendu une décision concernant une question incidente relative au grief et à l’absence de documents pertinents au dossier. Grâce au pouvoir que lui confère l’article 11 des Consignes du commissaire (griefs) de 1990, le commissaire a demandé aux parties de présenter toutes les demandes de remboursement des frais de repas pertinentes, c’est-à-dire les « demandes initiales » pour lesquelles le requérant s’est vu rembourser 8 428,19 $ et les « demandes présentées de nouveau » pour lesquelles le requérant voulait se faire rembourser 1 976,38 $; il nie avoir présenté des demandes plus d’une fois. Les demandes de remboursement des frais de repas ont été fournies, comme on l’a demandé.

Le commissaire convient avec le Comité externe que l’arbitre de niveau I a commis une erreur en concluant que le requérant n’avait pas qualité pour agir et présenter son grief. Le requérant a déposé son grief dans un but personnel, et la décision de l’intimé a eu une conséquence personnelle négative sur lui.

Selon l’examen des demandes de remboursement des frais de repas, contrairement à la conclusion du Comité externe, la plupart des repas ont été pris et remboursés avant l’entrée en vigueur de la nouvelle DVCT, qui a eu lieu le 1er octobre 2002. Par conséquent, le remboursement était assujetti à l’ancienne DVCT. (Le Comité externe a appliqué la nouvelle DVCT à toutes les demandes de remboursement des frais de repas.) En appliquant les règles de l’ancienne DVCT aux 86 repas, le commissaire a constaté que le requérant pourrait être remboursé pour les dépenses réelles seulement et que l’intimé était fondé à lui demander les reçus. Par conséquent, le commissaire a rejeté la partie du grief concernant ces repas. Il a toutefois fait remarquer que le requérant pourrait voir ses dépenses réelles remboursées si elles dépassent le montant qu’il a reçu après avoir présenté les reçus pertinents à l’intimé.

Les autres repas pour lesquels le requérant veut être remboursé ont été pris après le 1er octobre 2002 et sont donc remboursables en vertu de la nouvelle DVCT. En ce qui concerne ces 28 repas, le commissaire a conclu que le requérant pourrait demander les indemnités de repas prévues à l’appendice C de la nouvelle DVCT, sans avoir à présenter de reçus. Le commissaire a donc accueilli la partie du grief concernant ces repas. Il a demandé à ce que 139,05 $ soient versés au requérant, soit la différence entre le montant qu’il a déjà reçu et celui qu’il devrait recevoir, compte tenu des indemnités de repas du CT. Cependant, le commissaire a rejeté l’argument du requérant selon lequel les indemnités de repas du CT devraient être converties en dollars américains. Comme l’a mentionné le Comité externe, il était raisonnable d’utiliser les taux d’indemnités établis en dollars canadiens, puisque les déplacements ont été effectués au Canada et aux États-Unis.

Le commissaire a également demandé à ce que l’on examine toutes les politiques du Conseil du Trésor et de la GRC touchant les déplacements effectués pour la GRC afin de confirmer l’état des délibérations du Conseil du Trésor, d’établir un cadre clair pour l’évaluation des demandes de remboursement des frais de déplacement des employés de la GRC et de recommander des modifications à apporter aux politiques pertinentes en vue d’éliminer toute contradiction et d’assurer l’uniformité.