Sommaire des dossiers de griefs - G-448

Le requérant a envoyé une demande d'accès aux renseignements personnels à la Gendarmerie. Plus d'un mois plus tard, l'intimé a accusé réception de la demande d'accès du requérant, mais l'a aussi informé que la Gendarmerie ne pourrait y répondre dans le délai prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). à la suite d'un autre délai de plus d'un mois, l'intimé a répété que la Gendarmerie ne pourrait répondre à sa demande dans le délai prévu par la LPRP.

Le requérant a présenté un grief. Suite au dépôt du grief, l'intimé a fait parvenir au requérant les documents demandés. L'intimé a soutenu que le grief était donc devenu théorique, et le Bureau de coordination des griefs (BCG) a envoyé le dossier à l'arbitre de niveau I afin de décider cette question. Le dossier a été acheminé au niveau I sans les représentations du requérant quant à cette question. L'arbitre de niveau I a conclu que le requérant avait obtenu la réparation recherchée et n'avait plus d'intérêt dans le grief.

Le requérant a présenté le grief au niveau II. Par la suite, il a envoyé un autre formulaire de grief au BCG pour se plaindre de la façon dont le BCG avait traité son grief. Le BCG a avisé le requérant que ce nouveau formulaire serait ajouté au présent dossier pour révision au niveau II. Le requérant a exprimé son désaccord quant à la façon de procéder choisie par le BCG.

Le requérant a été privé de son droit de se faire entendre sur la question du caractère théorique du grief. La correspondance du BCG avisant le requérant de son droit de fournir des représentations à ce sujet portait à confusion, et a contribué au fait que le requérant a fourni ses représentations après l'envoi du dossier à l'arbitre.

Quant aux autres objections soulevées par le requérant au sujet du traitement de son grief par le BCG, il était approprié pour le BCG de traiter ces questions comme étant incidentes pour qu'elles soient considérées dans le cadre du présent grief. Toutefois, le dossier ne permet pas de conclure que le BCG a agi de façon inappropriée ou de mauvaise foi à l'égard du requérant.

Pour ce qui est du fond du grief, le Comité externe est d'avis que la question faisant l'objet du grief n'est pas théorique. Malgré le fait que les documents lui aient été remis, le requérant affirme avoir subi un préjudice en raison du délai excessif encouru pour les fournir. Bien que la Gendarmerie ait avisé le requérant à deux reprises qu'elle ne pourrait respecter les délais prévus par la LPRP, elle n'a pas expliqué pourquoi, et il n'y a donc aucune façon de déterminer si la Gendarmerie avait un motif légal de ne pas respecter le délai. Puisque l'article 16(3) de la LPRP indique qu'un manquement aux délais équivaut à une décision de refus de communication, le Comité externe a conclu que la Gendarmerie n'avait pas agi en conformité avec la LPRP dans le traitement de la demande d'accès du requérant.

Le Comité externe a recommandé au commissaire de la GRC d'accueillir le grief et d'offrir au requérant des excuses au nom de la Gendarmerie pour tous les préjudices qui auraient été causés par cette lacune.

Le commissaire a rendu sa décision dans cette affaire, telle que résumée par son personnel :

À l’instar du CEE, le commissaire a conclu que le requérant avait été privé de son droit de se faire entendre sur la question du caractère théorique du grief.

Le commissaire a noté que le BCG a reféré le dossier à l’arbitre de niveau I pour décision sur la question du caractère théorique du grief comme s’il s’agissait d’une question préliminaire. Toutefois, la Politique sur les griefs n’inclut pas la question du caractère théorique dans la définition des questions préliminaires ou incidentes qu’un arbitre doit trancher, avant de prendre une décision sur le fond du grief. Tel qu’affirmé par la présidente du CEE dans son rapport, un « membre a qualité pour agir s’il subit un préjudice dans le sens qu’une décision, action ou omission contestée lui cause un effet personnel direct. Le fait que le requérant ait obtenu le remède demandé n’affecte pas le fait qu’une décision ait pu avoir un effet personnel direct sur le requérant ». Il ne s’agit donc pas d’une question relative à la qualité pour agir du requérant, mais plutôt d’une question relative au fond du grief, puisqu’il s’agit de déterminer si le requérant dispose toujours d’un droit affirmé dans le grief. Ainsi donc, lorsqu’une partie affirme qu’un grief est devenu théorique, il est préférable que cette question soit traitée comme faisant partie du fond du grief, et non pas comme une question préliminaire au sens de la Politique sur les griefs.

Le commissaire a également conclu que la question faisant l’objet du grief n’était pas théorique. La portée du grief était plus large que la seule divulgation des renseignements personnels demandés par le requérant. Il comprenait en outre de déterminer si les droits du requérant en vertu de la LPRP avaient été violés et, si oui, s’il était possible de quantifier et de réparer le préjudice subi, s’il y a lieu.

Le commissaire a exprimé son désaccord avec l’argument du répondant selon lequel le requérant ne pouvait présenter un grief, puisque le recours approprié était de faire une plainte auprès du commissaire à la vie privée en vertu de la procédure pour ce faire décrite dans la LPRP. Le commissaire a indiqué que le requérant avait le droit de présenter le grief en l’espèce, nonobstant l’existence d’un recours en vertu de la LPRP.

Le commissaire a conclu qu’un nouveau dossier de grief aurait dû être ouvert par le BCG à l’égard du grief logé par le requérant contre l’employée du BCG chargée de la gestion du présent dossier de grief. Seule cette employée pouvait agir comme répondante au grief et fournir une explication pour ses actions, décisions ou omissions faisant l’objet du grief. On ne pouvait demander au répondant dans le présent dossier, soit l’officier responsable de l’Accès à l’information, de présenter ces arguments à sa place.

De plus, l’article I. 1 de la Politique sur les griefs de la GRC (M.A. II.38) ne donne pas de discrétion au BCG quant au traitement des formules de griefs. Le BCG doit ouvrir un dossier de grief lorsqu’il reçoit une formule 3081. C’est à un arbitre de griefs, et non au BCG, de décider ensuite si le grief doit être joint à un autre grief et ce, après que les parties aient été invitées à présenter leur point de vue sur la question.

Si le délai de traitement du présent dossier n’avait pas été aussi long, le commissaire aurait peut-être ordonné le retour du dossier au niveau I afin qu’un dossier de grief soit ouvert à l’égard du grief contre l’employée du BCG, qui aurait ensuite dû être traité selon les étapes de résolution d’un grief prévues dans la Politique sur les griefs. Toutefois, vu le délai de 7 ans environ, le commissaire a jugé qu’il était plus que temps de résoudre cette affaire. Il a exprimé son accord avec la conclusion de la présidente du CEE à l’effet que l’employée avait agi de façon appropriée en répondant aux communications du requérant, et que le dossier ne révélait pas de mauvaise foi à l’endroit de celui-ci.

Vu le long délai écoulé depuis la présentation du grief, le commissaire a jugé préférable de se prononcer sur le fond de l’affaire plutôt que de retourner le dossier au niveau I.

Comme la présidente du CEE, le commissaire a conclu que la Gendarmerie n’avait pas agi en conformité avec la LPRP dans le traitement de la demande d’accès du requérant.

Tel que recommandé par le CEE, le commissaire a accueilli le grief et il a présenté des excuses au requérant, au nom de la Gendarmerie, pour le retard dans le traitement de sa demande d’accès à l’information. Puisque le requérant a éventuellement reçu la documentation demandée et n’a pas étayé le préjudice financier allégué, le commissaire n’a pas jugé opportun d’octroyer un tel remède.