Sommaire des dossiers de griefs - G-486

G-486

Au moment où il était en congé de maladie, le requérant a reçu pour ordre de consulter un médecin-chef dans une autre ville. La veille de son départ, il a parlé à son superviseur du voyage qu'il s'apprêtait à faire. Pendant l'entretien, il n'a pas été question d'autoriser des frais de déplacement ou un moyen de transport. Plus tard, le requérant a présenté une demande de remboursement des frais de déplacement comprenant le kilométrage parcouru dans son véhicule personnel. Au début février 2007, le répondant a rejeté la demande de remboursement des frais de kilométrage en affirmant que le requérant n'avait pas obtenu au préalable l'autorisation de voyager et qu'il aurait dû prendre une voiture de police plutôt que son véhicule personnel. Néanmoins, le répondant a offert de rembourser les frais d'essence et de repas du requérant. Plus tard, le requérant a présenté sa demande au médecin-chef, qui lui a dit qu'il fallait la transmettre au répondant. Le répondant a rejeté la demande de nouveau le 22 février 2007.

Dans son grief, le requérant a fait valoir que le voyage en question était obligatoire, que personne ne lui avait dit de prendre une voiture de police et que d'autres personnes s'étaient déjà fait rembourser les frais de kilométrage dans des cas semblables. L'arbitre de niveau I a rejeté le grief en invoquant la question du délai. Selon elle, le requérant savait que sa demande avait été rejetée au début février 2007, et le deuxième refus, celui du 22 février, ne constituait pas une nouvelle décision pouvant remettre les compteurs à zéro. Elle a ajouté qu'elle aurait rejeté le grief sur le fond. Son raisonnement repose en partie sur le fait que les membres en congé de maladie ne sont pas dispensés de l'obligation de faire approuver leurs déplacements d'avance.

Conclusions du CEE

Selon le CEE, l'arbitre de niveau I aurait dû donner aux parties l'occasion de régler la question du délai avant de rendre sa décision à ce sujet. Quoi qu'il en soit, comme le temps a passé et que les parties ont toutes deux présenté des observations au niveau II, le CEE a choisi de se pencher sur l'affaire. Il s'est dit d'accord avec le fait que le grief ne respectait pas les délais. Cependant, il conviendrait également, selon lui, de prolonger la période en question rétroactivement. Si le requérant a pu présenter ses observations en retard, affirme-t-il, c'est attribuable en partie à une confusion véritable quant au destinataire de la demande.

Le CEE s'est alors penché sur le fond du grief. Selon lui, le fait pour le requérant d'être en congé de maladie ne le dispensait pas de répondre aux exigences des politiques du Conseil du Trésor ni à celles de la GRC. Ainsi, il fallait obtenir d'avance la permission de voyager pour des raisons liées au travail; le CEE a quand même déterminé que l'autorisation accordée après coup se justifiait. Il a expliqué que le requérant avait parlé à son superviseur du voyage à venir et que le superviseur savait que le voyage était obligatoire. Néanmoins, le CEE a déterminé que le répondant pouvait à juste titre refuser de rembourser les frais de kilométrage du requérant, car celui-ci n'avait pas la permission d'utiliser son propre véhicule. Le CEE a également déterminé qu'il était raisonnable pour le répondant d'autoriser le remboursement des frais d'essence et de repas du requérant. Cela s'explique par le fait que le requérant a été sommé de faire le voyage en question et qu'il s'agit de coûts qu'il aurait fallu assumer s'il avait pris un véhicule de police.

Recommandations du CEE datées le 16 février 2010

Le CEE a recommandé au commissaire de la GRC de rejeter le grief. Il lui a aussi recommandé d'ordonner que le requérant se voie rembourser les frais d'essence et de repas. Il a également recommandé au commissaire d'ordonner qu'on procède à un examen pour s'assurer qu'il existe des méthodes permettant de renseigner les membres en congé de maladie sur les exigences des politiques touchant les déplacements pour consultation médicale. L'examen en question devrait aussi permettre de s'assurer qu'il existe des procédés pour aviser le personnel de la GRC de la façon correcte de procéder pour traiter les demandes de remboursement de frais de déplacement en question.

Décision du commissaire de la GRC datée le 15 janvier 2013

Le commissaire de la GRC a rendu la décision suivante, telle que résumée par son personnel :

[TRADUCTION]

Dans une décision rendue le 15 janvier 2013, le commissaire par intérim Steve Graham a rejeté le grief.

Le commissaire a conclu, à l'instar du CEE, que le grief n'avait pas été présenté dans le délai imparti au niveau I. Le CEE a conclu que le requérant avait présenté ses observations en retard notamment parce qu'il ne savait réellement pas à qui adresser sa demande, et a recommandé que le délai soit prorogé rétroactivement. Le CEE a également indiqué que le retard occasionné par le non-respect du délai de 30 jours de la part du requérant ne causait aucun préjudice au répondant. Le commissaire a convenu avec le CEE qu'il y avait lieu de proroger le délai en l'espèce, mais pour des motifs quelque peu différents. Il a indiqué que le retard dans la présentation du grief n'était pas important et ne causait aucun préjudice au répondant. De plus, il estimait que la question en cause dans le présent grief était une question d'importance générale qui ne se limitait pas aux intérêts des parties. En l'espèce, le requérant avait droit au remboursement d'au moins certains frais. Toutefois, de façon générale, les membres qui doivent consulter un médecin par ordre de la Gendarmerie ont droit aux indemnités prévues dans la Directive sur les voyages de la GRC (AM VI.1).

En ce qui concerne le fond du grief, le commissaire a conclu, à l'instar du CEE, que le requérant n'avait pas la permission d'utiliser son propre véhicule. Le commissaire a déclaré que le requérant, en tant que personne cherchant à obtenir des indemnités au titre des politiques sur les voyages, devait veiller au respect des dispositions pertinentes des politiques. Il devait obtenir préalablement l'autorisation d'utiliser son propre véhicule s'il souhaitait se faire rembourser le kilométrage parcouru. La Directive sur les voyages de la GRC (plus précisément la disposition AM.VI.1.D.2) indique clairement que le gestionnaire doit autoriser le voyage et déterminer le moyen de transport à utiliser. Cette autorisation est une condition préalable au remboursement des frais.

Le commissaire a également déclaré que, dans les circonstances de l'espèce, il revenait aussi bien au requérant qu'à son superviseur de veiller au respect des politiques. Après que le requérant a dit à son superviseur qu'il était obligé d'aller consulter un médecin le lendemain, il incombait au superviseur de se renseigner sur le moyen de transport que le requérant comptait utiliser.

Enfin, le commissaire a conclu qu'il était raisonnable que le répondant ait offert de rembourser les frais d'essence et de repas plutôt que de rembourser tout le kilométrage parcouru, puisque le requérant avait engagé les frais d'essence lors de son voyage et que les frais de repas lui auraient été remboursés s'il avait pris une voiture de police. Par conséquent, le commissaire a souscrit à la recommandation du CEE et ordonné que le requérant se fasse rembourser les frais d'essence et de repas, comme l'avait offert le répondant.

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