Sommaire des dossiers de griefs - G-408

En décembre 2003, le requérant a accepté un poste au sein d'une unité qui nécessitait qu'il voyage au Canada et aux États-Unis. Il a affirmé qu'au moment de joindre les rangs de l'unité, certains superviseurs lui ont dit de soumettre une demande de remboursement de 15 $ pour le dîner lorsqu'il se rendait aux États-Unis ou d'autres endroits au Canada pour un « déplacement de moins d'une journée ». Après qu'un représentant divisionnaire des relations fonctionnelles lui a dit que la politique de remboursement de 15 $ pour les dîners était invalide, le requérant s'est adressé au commandant pour obtenir des précisions. Le 12 août 2004, le commandant a dit au requérant que la politique de remboursement de 15 $ pour les dîners était maintenue et il lui a remis une copie d'un courriel envoyé par la direction de l'unité, en décembre 2003, indiquant que la politique de remboursement pour les dîners exigeait qu'un reçu soit fourni pour les repas s'élevant plus de 15 $.

Le requérant a déposé un grief, qui a été reçu le 30 août 2004. Il affirme avoir pris connaissance de la décision faisant l'objet du grief le 12 août 2004. Il a demandé ce qu'on lui rembourse la différence entre l'indemnité de dîner du Conseil du Trésor et les montants qu'il a reçus pour les « déplacements de moins d'une journée » pour lesquels il a présenté des demandes de remboursement du 14 janvier 2004 au 1^er août 2004. L'arbitre de niveau I a conclu que le requérant n'avait pas respecté le délai de 30 jours prescrit par la Loi. Selon lui, le requérant aurait d présenter son grief au plus tard 30 jours après avoir été informé de la politique de remboursement de 15 $ pour les dîners, en décembre 2003.

En vertu du paragraphe 31(2) de la Loi, un grief doit être présenté au niveau l « dans les trente jours suivant celui où le membre qui a subi un préjudice a connu ou aurait normalement dû connaître la décision, l'acte ou l'omission donnant lieu au grief ». Le requérant a été informé en décembre 2003 qu'il devait limiter 15 $ ses demandes de remboursement pour les dîners. Selon la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (DVCT), il incombe aux voyageurs de se familiariser avec les dispositions de cette directive. Si les consignes fournies en décembre 2003 par les superviseurs du requérant n'étaient pas conformes la DVCT, le requérant aurait d le savoir en décembre 2003. Le Comité externe est toutefois d'avis que la commissaire devrait prolonger rétroactivement le délai prescrit aux termes du paragraphe 47.4(1) de la Loi. la GRC, les déplacements de moins d'une journée sont régis par différentes politiques ambiguës et parfois contradictoires, et il aurait été difficile pour le requérant de s'informer au sujet des indemnités auxquelles il avait droit en décembre 2003. En outre, lorsqu'il a joint les rangs de l'unité, le requérant n'a pas été bien informé en ce qui a trait la politique de remboursement de 15 $ pour les dîners, et il n'a pas reçu d'avis écrit ce sujet avant août 2004.

Pour ce qui est du bien-fondé de la cause, le Comité externe est d'avis que l'article 3.2 du module 2 de la DVCT, « Voyages hors de la zone d'affectation - Sans nuitée », doit s'appliquer. Cet article prévoit le versement de l'indemnité, au taux indiqué l'Annexe C, sans obligation de fournir un reçu. L'alinéa 4(2)d) de la délibération N^o 704761 du Conseil du Trésor (DCT) s'applique également la situation du requérant puisqu'il stipule que dans le cas d'un déplacement de moins d'une journée, soit « lorsque le déplacement aller-retour a lieu le même jour », une indemnité de repas doit être versée aux membres. Un article non numéroté de la DCT N^o 704761 stipule aussi que les membres n'ont pas l'obligation de présenter des reçus pour les repas. Le Comité externe a conclu qu'aux termes de l'article 4(2)d) de la DCT N^o 704761 et du module 3.2 de la DVCT, le requérant aurait dû recevoir l'indemnité prévue à l'annexe C de la DVCT qu'il a réclamée pour les dîners et qu'il ne devait fournir de reçu que dans les cas où le montant demandé dépassait le taux d'indemnité.

Le Comité externe a recommandé à la commissaire d'accueillir le grief et d'ordonner que les demandes de remboursement du requérant soient réexaminées en se fondant sur les taux d'indemnité du CT, conformément l'annexe C de la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor, entrée en vigueur le 1^er octobre 2002.

Le commissaire a rendu sa décision dans cette affaire, telle que résumée par son personnel :

[TRADUCTION]

Le 29 décembre 2009, le commissaire par intérim W. Sweeney a conclu que le grief au niveau I n’avait pas été présenté dans le délai de trente jours prévu à l’alinéa 31(2)a) de la Loi sur la GRC; toutefois, il s’est dit d’accord avec le CEE et a prorogé le délai en vertu du pouvoir qui lui est conféré par l’article 47.4 de la Loi.

Dans une décision rendue le 6 octobre 2011, le commissaire Elliott a accueilli le grief. Il a évoqué le paragraphe 22(1) de la Loi ainsi que l’article 74 du Règlement de la GRC. De plus, il a souscrit aux propos du CEE selon lesquels, en cas d’incompatibilité, la Directive sur les voyages du Conseil du Trésor (DVCT) prévaut sur la Directive sur les voyages de la GRC (MA VI.I) et la politique locale de la GRC.

Le commissaire a déclaré que le requérant avait droit au plein remboursement de l’indemnité de dîner prévue à l’appendice C de la DVCT sans avoir à présenter de reçus, et ce, malgré les restrictions prévues dans la politique de la GRC et dans sa politique locale. Le commissaire a appliqué sa décision dans le dossier G-376 en concluant que le requérant avait droit à la différence entre le montant qu’il avait déjà reçu (d’après la pratique locale consistant à rembourser 15,00 $ pour les indemnités de dîner sans reçus) et celui qu’il aurait dû recevoir conformément aux dispositions de la DVCT relatives aux indemnités de repas.

Le commissaire a conclu que les indemnités de repas devaient être remboursées en argent canadien et que le requérant ne pouvait pas se faire rembourser le montant prévu à l’appendice C en devises américaines. Si un membre désire se faire rembourser en devises américaines, le montant qu’il reçoit ne peut excéder celui prévu en argent canadien dans l’appendice C.

Le commissaire a jugé qu’il n’était plus nécessaire de passer en revue les politiques étant donné qu’il avait déjà ordonné qu’on procède à leur examen, conformément à la recommandation du CEE dans le dossier G-376, et que la politique sur les voyages de la GRC avait été révisée et mise en vigueur le 1er janvier 2010.