Bureau de l’Ombudsman de l’approvisionnement
Lettre sur la mise en œuvre de l’Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale

Mise à jour de l’été 2021

Madame Charette,

Depuis 2018, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) rehausse son attention sur la diversité et l’inclusion, tant en ce qui concerne le fonctionnement interne du bureau – par le biais d’interactions avec les employés, d’activités d’apprentissage, de pratiques d’embauche et de l’approvisionnement – que les fonctions externes telles que l’engagement avec les professionnels de l’approvisionnement du gouvernement, la collectivité des fournisseurs et les organisations non gouvernementales fournissant des services aux propriétaires d’entreprises diversifiées. Le BOA s’engage pleinement à soutenir la diversité et l’inclusion, tant sur le lieu de travail que dans la collectivité.

Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral

En 2019, le BOA a organisé son premier sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale et, à la suite de son succès, le BOA en a organisé deux autres : à Toronto en 2020 et en ligne en 2021. Le BOA a reçu des commentaires positifs de la part des fournisseurs et des fonctionnaires sur le contenu et la qualité du Sommet. Le BOA prépare actuellement son quatrième sommet, prévu pour le début de l’année 2022.

Destiné aux fournisseurs sous-représentés – les peuples autochtones, toutes les identités sexuelles, les personnes racialisées, les personnes handicapées et autres groupes minoritaires –, le sommet vise à partager les outils et les programmes disponibles pour favoriser la compréhension du processus d’approvisionnement fédéral et, en fin de compte, aider les fournisseurs sous-représentés à accéder aux occasions de contrats fédéraux. Grâce à des présentations, à des discussions de groupe et à des ateliers pratiques, l’approvisionnement fédéral est clarifié et les programmes, services et initiatives ciblés sont mis en évidence pour les groupes auxquels ils s’appliquent. Le sommet a également pour but de rassembler les gens. Sous un même toit, fournisseurs et acheteurs ont l’occasion de s’écouter et d’apprendre les uns des autres.

Comité de l’inclusion et de la diversité

Au printemps 2020, le BOA a créé un Comité sur la diversité et l’inclusion pour soutenir l’objectif du gouvernement du Canada de créer un espace où la diversité et l’inclusion sont reconnues, comprises et pratiquées.

Pour soutenir son mandat et en utilisant l’appel à l’action comme guide, le comité a créé des objectifs et des indicateurs de rendement clés pour suivre ses progrès. Les objectifs de diversité et d’inclusion ont été inclus dans le plan stratégique du bureau, accompagné d’un plan d’activité. Les objectifs de cette stratégie sont les suivants :

1. Une perspective de diversité et d’inclusion est appliquée à toutes les activités du BOA avec des tiers, y compris les ministères, les fournisseurs et le grand public.
2. Un environnement de travail plus accueillant et plus inclusif est favorisé et maintenu où les employés s’y sentent inclus et respectés pour ce qu’ils y apportent et les différences enrichissent la culture du lieu de travail du BOA et maximisent le succès de son équipe.
3. Amélioration de l’éducation et sensibilisation accrue à l’égard des avantages des programmes de diversité et de l’inclusion sur le lieu de travail.

À l’heure actuelle, des progrès ont été réalisés sur un certain nombre de facteurs tels que :

• Organiser des occasions d’apprentissage pour l’ensemble du personnel; deux d’entre elles ont porté sur les thèmes des préjugés inconscients et de la réconciliation.
• Pour soutenir l’apprentissage interne, les employés sont tenus d’ajouter des cours sur la diversité et l’inclusion à leurs plans d’apprentissage personnels.
• Adopter le défi 50/30, qui oblige les organisations à atteindre une parité hommes-femmes de 50 % et une représentation de 30 % des groupes sous-représentés.
• Afin d’appuyer la collecte d’informations sur les pratiques d’approvisionnement social et la compréhension du paysage par le bureau, 83 ministères et organismes du gouvernement fédéral ont été interrogés sur leurs initiatives en matière d’approvisionnement social. Cette enquête a permis au BOA de recueillir des informations sur les initiatives en matière de diversité pour :
  • fournir des informations aux fournisseurs qui pourraient bénéficier des initiatives d’approvisionnement du ministère;
  • partager les meilleures pratiques avec les ministères afin d’encourager l’adoption plus large des initiatives de diversité lors des réunions ministérielles.
• Collaborer avec le SCT pour l’approbation d’une « signature » courante pour les employés du BOA qui comprend une reconnaissance territoriale et leur pronom préféré.
• Participer activement au Sous-comité sur la diversité et l’inclusion de la Fédération canadienne des bureaux de l’ombudsman, qui est un forum permettant aux organismes fédéraux d’ombudsman de tout le Canada de partager des informations sur les programmes, les initiatives et les meilleures pratiques qui favoriseront un milieu de travail diversifié, inclusif et équitable.
• Élaborer une nouvelle méthode pour soutenir et promouvoir l’auto-identification des employés. Ces données permettront de déterminer où nous en sommes en tant qu’organisation, où nous devons être et quelles mesures doivent être prises pour créer un environnement diversifié et inclusif, représentatif de la population que nous servons.

Approfondissement et partage des connaissances

En 2018, le BOA a lancé l’initiative d’approfondissement et de partage des connaissances (APC). Dans le but de mieux comprendre les différents aspects ou problèmes du processus d’approvisionnement, l’initiative APC effectue des recherches, rédige et présente des documents de recherche. En 2019-2020, le BOA a terminé une étude sur l’approvisionnement social, qui est la pratique consistant à utiliser l’approvisionnement pour atteindre des objectifs stratégiques sociaux, économiques et de développement de la main-d’œuvre. En passant en revue diverses compétences, l’étude s’est penchée sur les facteurs de succès pour les organisations qui cherchent à utiliser l’approvisionnement social. Certains facteurs de réussite ont été le soutien de la direction, l’établissement d’une approche de la certification et la mise en œuvre d’un cadre solide de collecte de données. Le BOA prévoit de publier une étude de suivi dans le courant de l’année.

Défis et obstacles

Nous espérons que les initiatives et les progrès réalisés par notre bureau contribueront à un changement non seulement dans la fonction publique, mais aussi dans la communauté. En améliorant nos processus et en faisant des recherches sur le sujet, nous avons découvert les éléments suivants que nous aimerions partager en tant que domaines à améliorer :

• Normalisation du modèle de reconnaissance territoriale et du pronom préféré des employés sur la « signature » de courriel en fonction de l’emplacement géographique.
• Normalisation de la définition des groupes sous-représentés; certains ministères renvoient à la définition du groupe d’équité alors que d’autres utilisent la même définition que SPAC.
• Un répertoire des divers programmes et initiatives offerts par les ministères et organismes gouvernementaux qui s’adressent à divers groupes.
• Simplification et transparence des engagements pris par les ministères et les agences gouvernementales concernant l’attribution de leurs marchés publics aux groupes sous-représentés, ainsi que la divulgation des indicateurs de rendement clés.
• Un libellé plus large pour les qualifications essentielles sur les affiches des RH ainsi que l’ouverture d’un plus grand nombre d’affiches au public.

Prochaines étapes

Le BOA s’engage à atteindre et à dépasser ses objectifs et ses indicateurs de rendement. Qu’il s’agisse des ressources humaines, de l’emploi, du développement de carrière, de l’apprentissage personnel, des réseaux de soutien ou de la lutte contre toutes les formes de racisme et de discrimination, le BOA s’engage envers des facteurs de l’appel à l’action. Au cours de l’année à venir, le BOA espère avoir une incidence mesurable au sein du bureau, de la communauté des acheteurs fédéraux et de la communauté des fournisseurs.

Alexander Jeglic