Femmes et Égalité des genres Canada
Lettre sur la mise en œuvre de l’Appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale

Mise à jour de l’été 2021

Chère Madame Charette,

Je vous écris en réponse à l’appel à l’action en faveur de la lutte contre le racisme, de l’équité et de l’inclusion dans la fonction publique fédérale lancé par le greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet, M. Ian Shugart, en janvier 2021. Cette lettre explique les progrès réalisés par Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC) à l’égard des engagements mentionnés dans l’appel à l’action et partage les leçons tirées de ce travail.

L’équité, la diversité et l’inclusion sont au cœur du mandat de FEGC. En tant que fonctionnaires du ministère, nous appliquons l’Analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus) dans le travail que nous effectuons et les décisions que nous prenons — nous examinons nos politiques, programmes et pratiques selon une optique intersectionnelle pour éliminer les obstacles et les inégalités systémiques, y compris le racisme systémique, les préjugés inconscients, la discrimination fondée sur le genre, les obstacles pour les personnes en situation de handicap, la discrimination contre les communautés LGBTQ2 et les inégalités auxquelles sont confrontées les personnes autochtones.

Nous appliquons également cette optique intersectionnelle à la collecte de perspectives diverses pour guider notre travail, et c’est pourquoi, pour élaborer nos mesures, nous avons recueilli des points de vue divers parmi le personnel. Les gestionnaires à tous les niveaux de l’organisme se sont rencontrés; nous avons organisé une assemblée publique avec tout le personnel qui était dédiée à la diversité et à l’inclusion; nous avons tenu des réunions avec des comités ministériels représentant divers groupes en quête d’équité, y compris des cafés-causeries; et nous avons mené trois sondages éclair auprès des membres du personnel. Nous avons également examiné les résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2020 pour notre ministère.

Mesures prises et résultats obtenus

Au cours de la dernière année, le ministère a pris des mesures dans trois domaines clés : a) établir une culture d’inclusion qui valorise la diversité, combat le racisme et élimine les obstacles systémiques; b) accroître la représentation des personnes noires, des autres personnes racisées, des Autochtones et des personnes en situation de handicap à tous les niveaux de l’organisme; et c) veiller à ce que nos politiques, programmes et pratiques ministériels soient inclusifs, exempts de racisme et d’obstacles systémiques, et accessibles.

Mise en place d’une culture d’inclusion

Pour établir une culture d’inclusion dans l’organisme, nous avons concentré nos mesures sur la promotion d’environnements positifs et sûrs pour tout le personnel; la mise en œuvre de possibilités d’apprentissage pour le personnel, les gestionnaires et les cadres; et la création de divers réseaux communautaires au ministère.

Durant l’année écoulée, le ministère a mis en place une formation obligatoire contre le racisme et l’oppression, qui a été suivie par tous les membres du personnel, sur la base des recommandations du Comité de la diversité et de l’inclusion de FEGC. De plus, nous avons introduit une formation et un encadrement obligatoires pour tous les cadres sur les préjugés inconscients. Tous les cadres ont effectué une évaluation de l’inventaire du développement interculturel qui a ensuite été utilisée pour guider leur séance d’encadrement individuel, après une séance de formation sur la reconnaissance et la lutte contre des préjugés inconscients.

Nous avons également organisé plusieurs activités pour promouvoir une culture d’inclusion au sein du ministère, notamment une assemblée publique spéciale pour commémorer le Mois de l’histoire des Noirs, des activités virtuelles pour célébrer le Mois du patrimoine asiatique, ainsi que deux « espaces de courage » et cercles de guérison pour parler des blessures et des traumatismes causés chez les membres du personnel par la mort de George Floyd et de Joyce Echaquan.

Pour aider à définir et à mettre en œuvre ces efforts tout au long de l’année, le ministère a soutenu divers réseaux représentant des groupes en quête d’équité, notamment un Comité de la diversité et de l’inclusion, un Réseau consultatif autochtone, un Comité des langues officielles et un Réseau des jeunes professionnelles et professionnels (voir l’annexe A pour la description des mandats). Nous avons alloué des ressources dédiées pour soutenir ces réseaux et créé des espaces pour que la voix de ces employées et de ces employés soit entendue régulièrement par le Comité exécutif. Les réseaux ont travaillé ensemble et avec différentes directions générales du ministère, comme les Ressources humaines.

Les résultats du SAFF de 2020 concernant la lutte contre le racisme et la promotion de la diversité et de l’inclusion sont encourageants. Dans le SAFF de 2020, plus de 80 % des membres du personnel ont indiqué que nous avons une culture dans laquelle chaque personne est acceptée comme un membre égal de l’équipe, où les gens valorisent les idées et les opinions individuelles et où ils se comportent de manière respectueuse. Plus de 80 % des employées et des employés ont également déclaré que le ministère prend des mesures pour soutenir un milieu de travail diversifié. Près de 90 % des membres du personnel ont affirmé se sentir à l’aise pour parler librement du racisme sans crainte de représailles et ont reconnu les mesures prises par le ministère pour promouvoir la lutte contre le racisme en milieu de travail. Les résultats du SAFF de 2020 du ministère ont également révélé une diminution par rapport à 2019 en ce qui concerne le harcèlement (baisse de 5 %) et la discrimination (baisse de 2 %), qui s’établissent respectivement à 9 % et 7 %, en deçà ou au même niveau que la fonction publique.

Représentation croissante

Alors que nous travaillions à assurer une culture inclusive, le ministère a également agi pour accroître la représentation et refléter la diversité à tous les niveaux de l’organisme, par le recrutement, les nominations et le perfectionnement du personnel.

Le ministère a recueilli des données sur les groupes visés par l’équité en matière d’emploi au ministère. En date du 31 mars 2021, les données sur l’équité en matière d’emploi parmi les 292 membres du personnel nommés pour une période indéterminée et les membres du personnel nommés pour une période de trois mois ou plus montrent que FEGC dépasse ou atteint la disponibilité dans la population active pour les femmes (85,6 %) et les minorités visibles (16,8 %). Cependant, la représentation des membres du personnel autochtones et en situation de handicap était inférieure à la disponibilité dans la population active, s’établissant à 3,1 % et 3,4 % respectivement. Des données plus détaillées sur la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi à FEGC sont présentées dans l’annexe B de la présente lettre.

Au cours de la dernière année, tous les gestionnaires d’embauche à FEGC se sont engagés dans leurs ententes de rendement à soutenir activement le recrutement et le maintien en poste de membres du personnel noirs, racialisés, autochtones et en situation de handicap. Pour ce faire, nous avons tiré parti de programmes de recrutement ciblés, notamment : le programme fédéral de stage pour les nouveaux arrivants (1 personne embauchée), le programme fédéral de stage pour les personnes en situation de handicap (1 personne embauchée), l’occasion d’emploi pour étudiants autochtones (8 personnes embauchées), l’occasion d’emploi pour étudiants en situation de handicap (2 personnes embauchées) et le programme pour étudiants des minorités visibles (10 personnes embauchées). Nous avons travaillé en collaboration avec des ministères de plus grande taille pour profiter des processus de dotation ciblant spécialement les personnes noires, les personnes racisées et les Autochtones. En outre, le ministère a utilisé des éléments de flexibilité dans ses politiques de ressources humaines pour recruter des membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, comme le recours à des nominations non impératives, le cas échéant, pour permettre l’embauche de membres des groupes désignés.

Pour cerner et éliminer les obstacles systémiques dans nos pratiques d’embauche d’employés diversifiés, le ministère a chargé notre Comité de la diversité et de l’inclusion et notre cohorte d’étudiantes et d’étudiants de 2020 d’entreprendre une ACS Plus de toutes les politiques, outils et pratiques d’embauche. À la suite de l’ACS Plus, le ministère a apporté un certain nombre de modifications à ses outils et pratiques, notamment : modifier les offres d’emploi pour supprimer les qualifications inutiles; modifier comment, quand et où les entrevues sont menées afin de créer un espace plus inclusif pour les employées et employés diversifiés; veiller à ce que tous les jurys de sélection soient représentatifs de la diversité; et élaborer un guide d’embauche pour tous les gestionnaires d’embauche, qui décrit les pratiques exemplaires pour l’embauche inclusive, à la fois dans un cadre virtuel et en personne.

Pour soutenir le perfectionnement professionnel du personnel, y compris des membres du personnel diversifiés, FEGC a mis en place un programme de mentorat par l’intermédiaire du Réseau des jeunes professionnelles et professionnels. Les personnes mentorées en début de carrière ont été jumelées à des mentores et mentors de l’équipe de la haute direction du ministère. De plus, une stratégie de formation en langues officielles a été adoptée à l’automne 2020 afin de réduire les obstacles à la promotion pour tous les membres du personnel, y compris les employées et employés diversifiés. Cette stratégie encourage les gestionnaires à aller au-delà des exigences linguistiques propres à l’emploi et à doter les membres de leurs équipes des compétences linguistiques nécessaires pour faire progresser leur carrière dans la fonction publique. À ce jour, 69 membres du personnel ont bénéficié de cette formation.

Mise à jour des politiques, des programmes et des pratiques du ministère

Au cours de l’année écoulée, le ministère a déployé des efforts concertés pour lutter contre la discrimination et le racisme systémiques et les obstacles à l’accessibilité et à l’inclusion des personnes en situation de handicap dans l’ensemble de ses politiques, programmes et initiatives opérationnels internes. En mars 2020, FEGC a pu passer à un environnement de travail virtuel en réponse à la pandémie. Presque tous les membres du personnel ont travaillé à distance, à l’exception d’un petit nombre dont les tâches nécessitaient la présence physique. Des mesures ont été mises en place pour relever les besoins du personnel en matière d’espace de travail virtuel et y répondre, ainsi que pour garantir le respect des normes d’accessibilité, y compris fournir au personnel malentendant un logiciel de sous-titrage codé pour toutes les réunions virtuelles, par exemple. Alors que le ministère planifie un éventuel retour sur les lieux de travail et l’avenir du travail, trois sondages éclair ont permis de recueillir des renseignements sur les facteurs qui pourraient influencer la nature et le lieu de travail du personnel, ainsi que sur la santé mentale et le bien-être des membres du personnel lorsqu’ils travaillent virtuellement. Les sondages ont collecté des données d’identité désagrégées auprès du personnel pour permettre des analyses de la façon dont différents groupes de personnes ont été ou peuvent être touchés par le travail virtuel, y compris les Autochtones et les personnes racisées, ainsi que les personnes en situation de handicap. Ces données servent à nous assurer que les besoins du personnel diversifié sont satisfaits pendant le travail virtuel, et qu’un éventuel plan de retour au travail reflète les perspectives et les réalités du personnel diversifié, tout en respectant les exigences opérationnelles.

De plus, le ministère a mené une ACS Plus de ses politiques et pratiques et un examen de son application des normes d’accessibilité. Ces normes s’alignent sur le rapport Rien sans nous : Stratégie sur l’accessibilité au sein de la fonction publique du Canada. Dans le cadre de cet examen, le ministère construit deux salles de bain neutres et veille à ce que leur conception respecte les normes d’accessibilité. Plusieurs modifications ont également été apportées aux bureaux de FEGC pour les rendre plus accessibles, notamment l’installation de portes sans contact et de vitres autour des portes pleines. De plus, à la suite de ces analyses, les nouveaux membres du personnel sont désormais consultés sur leurs exigences d’accessibilité et leurs pronoms une fois embauchés. Enfin, grâce à notre examen, tout le personnel du ministère a reçu des conseils sur la création de documents accessibles et sur le logiciel permettant de garantir que les documents de communication interne et externe sont entièrement accessibles.

Afin de s’assurer que les politiques, les programmes et les pratiques du ministère sont inclusifs et exempts de racisme et d’obstacles systémiques, le Comité de la diversité et de l’inclusion de FEGC, le Réseau consultatif autochtone et le Réseau des jeunes professionnelles et professionnels ont participé à l’examen et à la mise en œuvre des initiatives de FEGC. Par exemple, pour guider son travail, le ministère a élaboré, en collaboration avec le Réseau consultatif autochtone, un cadre de réconciliation énonçant des principes et des domaines d’action clés pour offrir un environnement culturellement sécuritaire aux membres du personnel autochtones et éliminer les obstacles systémiques au recrutement, à la rétention et au perfectionnement, et l’a distribué au personnel. En outre, la formation sur l’ACS Plus est obligatoire pour tout le personnel de FEGC et de nouveaux outils pour soutenir l’application de l’ACS Plus ont été remis à l’ensemble des membres du personnel en juin 2021. Ces initiatives contribuent à garantir que nos politiques et pratiques sont guidées par les besoins des diverses collectivités et sont exemptes de discrimination et d’obstacles systémiques.

Maintenir l’élan et tirer parti des leçons retenues

Durant l’année écoulée, le ministère a pris des mesures pour créer une culture inclusive, accroître la représentation à tous les niveaux et éliminer la discrimination et les obstacles systémiques de nos politiques et pratiques, et nous en avons tiré de nombreuses leçons. Alors que nous nous lancions ensemble dans ce travail, nous avons célébré les réussites et avons discuté des défis que nous avons rencontrés.

Les progrès et l’incidence de ce travail peuvent être attribués à plusieurs facteurs de réussite. Tout d’abord, la mobilisation de divers réseaux et communautés des membres du personnel et l’écoute des personnes ont été essentielles pour acquérir des connaissances permettant de mieux comprendre les problèmes et les expériences complexes, comme pour susciter des conversations venant guider des actions concrètes. L’allocation de ressources dédiées à ces divers réseaux d’employées et employés était tout aussi fondamentale afin que ce travail important reçoive un soutien adéquat et que les groupes déjà marginalisés ne se sentent pas davantage désavantagés. L’appui de ces réseaux aux travaux du ministère a également été reconnu dans les ententes de rendement de fin d’exercice de tous les membres des comités. De nombreux membres du personnel ont déclaré que la reconnaissance du travail par des ressources adéquates et par des évaluations de rendement individuelles démontrait un engagement et un soutien à l’égard de ce travail aux plus hauts niveaux de l’organisme.

Ensuite, s’il était important de permettre le travail des réseaux et des communautés de base au ministère et de fournir les ressources nécessaires, il était également crucial de créer un espace pour que ces voix se fassent entendre en les faisant participer aux discussions aux tables de la haute direction. Régulièrement, lors des réunions de notre comité de direction, des membres du personnel représentant les réseaux et les communautés de base ont été invités à venir faire le point sur les initiatives et à prendre part à des conversations sur des questions difficiles. Ces conversations étaient essentielles pour permettre au ministère de s’assurer qu’il était sur la bonne voie vers l’équité, la diversité et l’inclusion, et pour se tenir responsable.

Enfin, des efforts concertés à l’échelle du ministère, ainsi qu’un engagement et un leadership solides, étaient nécessaires pour générer un élan. Il était important d’intégrer les engagements envers ce travail dans les ententes de rendement du personnel à tous les niveaux de l’organisme pour assurer cette réussite. La formation et les outils pour tout le personnel étaient également essentiels afin d’établir des mentalités inclusives et de les appliquer à tous les travaux du ministère.

S’il est important de partager ces facteurs de réussite afin que d’autres puissent en tirer des leçons, il est tout aussi fondamental de reconnaître les défis auxquels nous avons été confrontés dans l’accomplissement de ce travail. Premièrement, pour suivre les progrès de nos efforts en vue d’accroître la représentation, nous avons besoin de meilleures données. Encourager le personnel à remplir les formulaires d’auto-identification reste un défi. En discutant avec le personnel de FEGC au cours de la dernière année, nous en sommes venus à comprendre les sources de ces défis, notamment : la formulation actuelle des formulaires, qui ne représentent pas adéquatement la façon dont les personnes s’identifient; la peur de la manière dont les données seront utilisées ou les conséquences que peut avoir le fait de s’identifier d’une manière particulière; et le manque de connaissance de quand, où et comment accéder aux formulaires. Pour relever ces défis, au cours de l’année écoulée, le ministère a intensifié les communications avec le personnel sur la façon d’accéder aux formulaires, ainsi que sur la manière dont les données sont utilisées pour améliorer la culture en milieu de travail et surveiller les progrès. Il a également mis en œuvre d’autres méthodes pour recueillir des données d’auto-identification, y compris des sondages éclair, qui ont été conçus en collaboration avec le personnel diversifié afin que les questions soient plus inclusives et reflètent mieux les réalités des membres du personnel.

Deuxièmement, l’établissement d’une culture d’inclusion passe par l’instauration d’une confiance et d’une compréhension mutuelles, ce qui peut être difficile dans un environnement virtuel. Pour surmonter cet obstacle, le ministère a exploité des outils de réseautage et de collaboration innovants pour le travail virtuel et a mis en place des activités hebdomadaires pour permettre aux personnes de rester en contact tout en travaillant à distance. Alors que nous nous penchons sur l’avenir du travail dans la fonction publique après la pandémie, ces innovations seront essentielles pour maintenir l’élan et favoriser une culture véritablement inclusive.

En s’appuyant sur nos progrès, le ministère a relevé quatre domaines d’action pour l’année à venir. Pour commencer, il élaborera un nouveau plan de dotation pour accroître la diversité à tous les niveaux de l’organisme, lequel tiendra compte des nouvelles ressources qui lui sont allouées dans le budget de 2021. Le plan comprendra des cibles pour chacun des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, soit au minimum la disponibilité de la main-d’œuvre pour chaque groupe. Il inclura des mesures pour atteindre ces cibles et pour suivre les progrès. L’amélioration de la collecte de données d’auto-identification du personnel sera aussi un fondement important du plan. Nous lancerons une campagne de sensibilisation au formulaire d’auto-identification à l’automne 2021. En deuxième lieu, le ministère entreprendra un examen des systèmes d’emploi en vue d’éliminer davantage les obstacles et la discrimination systémiques dans nos pratiques, outils et politiques d’emploi. Ensuite, nous continuerons à favoriser une culture inclusive grâce à l’éducation et à des conversations courageuses. Au cours de la prochaine année, nous mettrons en œuvre une formation sur l’espace positif, une formation de sensibilisation à la culture autochtone et une formation sur l’accessibilité pour tout le personnel. Enfin, pour maintenir notre élan à plus long terme, le ministère élaborera un plan d’action sur la diversité et l’inclusion, fondé sur les voix d’employées et employés diversifiés.

Grâce à ces mesures, le ministère continuera de bâtir un ministère équitable, diversifié et inclusif qui nous permettra de tirer parti des meilleurs talents au service de la population canadienne.

Cordialement,

Guylaine Roy
Sous-ministre, Femmes et Égalité des genres Canada

Femmes et Égalité des genres Canada — Annexe A

Description des comités et réseaux d’employées et employés diversifiés à FEGC

Comité de la diversité et de l’inclusion

Le Comité de la diversité et de l’inclusion vise à mettre en œuvre des initiatives pour accroître la représentation diversifiée et soutenir l’inclusion au ministère; sensibiliser à la diversité et à l’inclusion et aux défis auxquels le personnel diversifié fait face; célébrer la diversité à FEGC; et offrir au personnel du ministère une tribune pour discuter des enjeux contemporains liés à l’inclusion sociale.

Réseau consultatif autochtone

Le Réseau consultatif autochtone est composé d’employées et d’employés autochtones de FEGC. Il sert de plateforme et de communauté pour proposer des conseils et du mentorat les uns aux autres, pour soutenir et favoriser le bien-être des employées et employés autochtones, pour offrir des possibilités de perfectionnement professionnel et pour exploiter et tirer parti d’autres réseaux et des ressources pertinentes.

Comité des langues officielles

Le Comité des langues officielles vise à aider la sous-ministre à faire respecter les droits linguistiques du public et des membres du personnel, à prendre en compte les besoins des communautés de langue officielle en situation minoritaire et à profiter des possibilités de promotion des deux langues dans la société canadienne. Le Comité est composé d’employées et employés du ministère représentant les deux communautés de langue officielle.

Réseau des jeunes professionnelles et professionnels

Le Réseau des jeunes professionnelles et professionnels offre aux membres, y compris aux employées et employés diversifiés, un espace pour participer à la culture en milieu de travail de FEGC et contribuer positivement à une expérience collective en tant que fonctionnaires; offre des possibilités d’apprentissage continu et de mentorat pour devenir les leaders de demain; relie les membres à des initiatives ministérielles, interministérielles ou pangouvernementales en cours; et améliore le bien-être au travail des jeunes et des fonctionnaires en début de carrière.

Femmes et Égalité des genres Canada — Annexe B

Représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi au 31 mars 2021* 

*Les données présentées sont fondées sur l’auto-identification.